事業(yè)單位如何建立和完善內(nèi)部控制制度

劉士海

摘要：一般的事業(yè)單位屬于財政預(yù)算單位，相比其他行業(yè)的會計核算較為簡單，尚沒有專門針對事業(yè)單位內(nèi)部控制制度。但是，建立一整套管理和控制本單位內(nèi)部經(jīng)濟活動的制度，對于保證會計信息質(zhì)量的及時和準(zhǔn)確，改善事業(yè)單位的經(jīng)濟現(xiàn)狀，在實際經(jīng)濟工作中有效地施行顯得尤為重要。作者根據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制的一些經(jīng)驗和作法，提出了事業(yè)單位建立和完善內(nèi)控制度的一些原則和措施。

關(guān)鍵詞：建立完善內(nèi)部控制制度

一般的事業(yè)單位屬于財政預(yù)算單位，相比其他行業(yè)的會計核算較為簡單，尚沒有專門針對事業(yè)單位內(nèi)部控制制度。但是，事業(yè)單位內(nèi)部控制既關(guān)系到會計系統(tǒng)對單位經(jīng)濟活動反映的正確可靠性，又涉及到單位財產(chǎn)物資的安全完整性，更加關(guān)系到國有資產(chǎn)的安全。建立一整套管理和控制本單位內(nèi)部經(jīng)濟活動的制度，對于保證會計信息質(zhì)量的及時和準(zhǔn)確。改善事業(yè)單位的經(jīng)濟現(xiàn)狀，在實際經(jīng)濟工作中有效地施行顯得尤為重要。

一、內(nèi)部控制的含義

內(nèi)部控制是由單位治理層、管理層及其員工共同實施的、旨在實現(xiàn)控制目標(biāo)的過程。內(nèi)部控制的目標(biāo)是合理保證單位經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財務(wù)報告及相關(guān)信息真實完整，提高經(jīng)營效率和效果，促進單位實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。

二、建立和完善內(nèi)部控制制度的原則

(一)全面性原則。內(nèi)部控制制度應(yīng)貫穿決策、執(zhí)行和監(jiān)督全過程，覆蓋單位及其所屬機構(gòu)的各種業(yè)務(wù)和事項。

(二)重要性原則。內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)在全面控制的基礎(chǔ)上，關(guān)注重要業(yè)務(wù)事項和高風(fēng)險領(lǐng)域。

(三)制衡性原則。內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)在治理結(jié)構(gòu)、機構(gòu)設(shè)置及權(quán)責(zé)分配、業(yè)務(wù)流程等方面形成相互制約、相互監(jiān)督，同時兼顧運營效率。

(四)適時性原則。內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)與單位的規(guī)模、業(yè)務(wù)范圍、競爭狀況和風(fēng)險水平等相適應(yīng)，并隨著情況變化，單位應(yīng)根據(jù)這些變化，與時俱進地對制度進行修訂和完善。使之更好地發(fā)揮監(jiān)督和控制作用。

(五)成本效益原則。內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)實施成本與預(yù)期效益，以適當(dāng)?shù)某杀緦崿F(xiàn)有效控制。

三、建立和完善內(nèi)部控制制度的措施

(一)完善事業(yè)單位的控制環(huán)境

控制環(huán)境是指對建立、加強或削弱特定政策、程序及其效率產(chǎn)生影響的各種因素。任何事業(yè)單位的內(nèi)部都存在于一定的控制環(huán)境中，它是一種氛圍，一種文化，影響會計的意識控制和實施控制的自覺性。它是實行內(nèi)部控制的基礎(chǔ)和前提，是內(nèi)部控制體系框架的一個重要因素。

1、完善事業(yè)單位的治理結(jié)構(gòu)。內(nèi)控環(huán)境的重要內(nèi)容之一就是事業(yè)單位的法人治理結(jié)構(gòu)。管理層通過實施內(nèi)控，使內(nèi)控制度成為“單位之法”，它對每個成員都有效，都必須無條件遵循，任何人都不得游離于它之外，凌駕于它之上。從而實現(xiàn)在法律面前人人平等。否則，會出現(xiàn)漏洞。首先，應(yīng)對事業(yè)單位的機構(gòu)進行科學(xué)設(shè)置，使部門之間能夠相互制衡。將業(yè)務(wù)部門、財務(wù)管理部門、內(nèi)部審計監(jiān)督部門設(shè)立為平行部門，使其相互之間具有相對獨立性。再者，對單位領(lǐng)導(dǎo)的分工進行合理分配，明確個人責(zé)任，使領(lǐng)導(dǎo)成員之間有較明確的制衡機制。建立明確的民主議事制度，對在規(guī)定限額以上的經(jīng)濟事項應(yīng)當(dāng)采取票決制。對表決結(jié)果要記錄在案，對每一位領(lǐng)導(dǎo)成員所擔(dān)負(fù)的責(zé)任劃分一定的表決權(quán)。形成的決議必須超過60％表決權(quán)，否則不能通過。各事業(yè)單位的一把手，在塑造良好的內(nèi)部環(huán)境中發(fā)揮著關(guān)鍵作用，有關(guān)部門在制定一把手業(yè)績考核目標(biāo)時，應(yīng)當(dāng)加入對所領(lǐng)導(dǎo)部門內(nèi)部控制制度考核目標(biāo)及內(nèi)部控制執(zhí)行情況目標(biāo)。從而在內(nèi)部控制源頭上使單位一把手切實負(fù)起責(zé)任來。另外，在年終考核時，應(yīng)考核議事制度的執(zhí)行情況。應(yīng)參照企業(yè)的作法對形成的決議文件檢查是否由參加的每位領(lǐng)導(dǎo)親筆簽名并注明了意見，以明確相互責(zé)任。

2、提高管理者及職工的素質(zhì)。管理者的素質(zhì)在事業(yè)單位的管理中起著絕對的作用，素質(zhì)不同，對單位發(fā)展所產(chǎn)生的影響也完全不同，直接影響到事業(yè)單位的業(yè)績，進而影響到內(nèi)部控制的效率和效果。確立以人為本的管理思想，建立氛圍良好、能激發(fā)職工的積極性、主動性和創(chuàng)造性的科學(xué)的人力資源管理政策，如對關(guān)鍵崗位人員進行定期崗位輪換、對掌握秘密的人員的離崗做出限制性規(guī)定等，為內(nèi)部控制培育良好的環(huán)境基礎(chǔ)。加強單位所有人員的內(nèi)部控制制度的教育培訓(xùn)。使每個人都了解每一崗位在內(nèi)部控制中作用及其應(yīng)履行程序，使每個人都知道違反內(nèi)部控制制度應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任，既讓每一位員工都明確自己在單位中的權(quán)利和義務(wù)。

3、建立建全各種內(nèi)控制度，確定各個關(guān)鍵控制點，并針對其制定有效的方法和操作規(guī)范。要把內(nèi)部控制的各項原則貫徹到各個有控制系統(tǒng)的程序、方法和規(guī)范中，并形成各項制度文本對其加以說明。首先。要列明控制方法、控制程序以及要履行的簽字手序。再者，應(yīng)當(dāng)列明對違反內(nèi)部控制制度行為要承擔(dān)的責(zé)任。對各項制度應(yīng)定期修改完善，以保證內(nèi)控制度符合經(jīng)濟發(fā)展的要求，并使其具有可操作性。

(二)設(shè)立良好的控制活動

事業(yè)單位必須制定控制的政策和程序，并予以執(zhí)行，以幫助管理層為達到其控制目標(biāo)的實現(xiàn)，用以辨認(rèn)處理風(fēng)險所必須采取的行動能有效落實。控制活動存在整個單位的各個職能部門，包括不相容職務(wù)分離控制、授權(quán)審批控制、會計系統(tǒng)控制、財產(chǎn)保護控制、預(yù)算控制等。采用這些措施，將風(fēng)險控制在可承受的范圍之內(nèi)。

不相容職務(wù)分離控制要求單位全面系統(tǒng)地分析、梳理業(yè)務(wù)流程中所涉及的不相容職務(wù)，實施相應(yīng)的分離措施，形成各司其職、各負(fù)其責(zé)、相互制約的工作機制。如會計與出納為不相容職務(wù)。出納不得兼任稽核、會計檔案保管和收入支出、費用、債權(quán)債務(wù)帳目的登記工作。付款與審批為不相容職務(wù)，執(zhí)行這兩項業(yè)務(wù)不得為同一人。

授權(quán)審批控制要求事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)以明確的文本形式規(guī)范常規(guī)授權(quán)及特別授權(quán)，明確各崗位辦理業(yè)務(wù)和事項的權(quán)限范圍、審批程序和相應(yīng)責(zé)任，嚴(yán)格控制特別授權(quán)。如在預(yù)算之內(nèi)的，一定金額以下的業(yè)務(wù)采用常規(guī)授權(quán)。預(yù)算之外的、預(yù)算內(nèi)規(guī)定金額以上的采用特別授權(quán)。對于重大的業(yè)務(wù)和事項，應(yīng)當(dāng)實行集體決策審批或者聯(lián)簽制度，任何個人不得單獨進行決策或者擅自改變集體決策

會計系統(tǒng)控制要求事業(yè)單位嚴(yán)格執(zhí)行事業(yè)單位會計準(zhǔn)則及事業(yè)單位會計制度，加強會計基礎(chǔ)工作，明確會計憑證、會計帳簿和財務(wù)會計報告的處理程序，保證會計資料的真實完整。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)依法設(shè)置會計機構(gòu)，配備合格的會計人員。

財產(chǎn)保護控制要求事業(yè)單位建立財產(chǎn)日常管理制度和定期清查制度，財務(wù)財產(chǎn)記錄、實物保管、定期盤點、帳實核對等措施，確保財產(chǎn)安全。對于需要上保險的資產(chǎn)，應(yīng)當(dāng)定期檢查投保情況。設(shè)備采購應(yīng)當(dāng)按照政府采購法的規(guī)定，按規(guī)定程序辦理單位設(shè)備采購業(yè)務(wù)。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格限制未經(jīng)授權(quán)的人員接觸和處置財產(chǎn)。嚴(yán)格按照《事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理暫行辦法》規(guī)定的程序、范圍、方式辦理資產(chǎn)的購置、處置事宜。

預(yù)算控制要求事業(yè)單位根據(jù)《預(yù)算法》的要求實施預(yù)算管理

制度，按《預(yù)算法》的規(guī)定，規(guī)范預(yù)算的編制、審定、上報和執(zhí)行程序，強化預(yù)算約束。

(三)進行信息流動與溝通

事業(yè)單位應(yīng)設(shè)立一個良好的信息與溝通系統(tǒng)，信息與溝通是單位及時準(zhǔn)確收集、傳遞與內(nèi)部控制相關(guān)的信息。確保信息在單位內(nèi)部、單位與外部之間進行有效溝通，是實施內(nèi)部控制的重要條件。包括財務(wù)信息系統(tǒng)和管理信息系統(tǒng)。財務(wù)信息系統(tǒng)以會計為主，提供有關(guān)財務(wù)方面的信息，而管理系統(tǒng)還提供非財務(wù)的信息。可確保組織中每個人均清楚地知道其所承擔(dān)的特定職務(wù)，每位職工了解內(nèi)部控制制度的有關(guān)方面，這些方面如何生效以及在控制制度中所扮演的角色、所擔(dān)負(fù)的責(zé)任以及所負(fù)責(zé)的活動怎樣與他人的工作發(fā)生關(guān)聯(lián)等，職工需知道單位期望他們做出那種行為、那種行為被接受、那種行為不被接受，職工還需知道在其執(zhí)行職責(zé)時，一旦有非預(yù)期的事項發(fā)生，除了要注意該事項本身之外，尚應(yīng)注意導(dǎo)致該事項發(fā)生的原因。

(四)加強對事業(yè)單位的監(jiān)督

事業(yè)單位的內(nèi)部控制是一個過程，這個過程是通過納入管理過程的大量制度及活動實施的。因此，要確保內(nèi)部控制制度被切實地執(zhí)行且執(zhí)行的效果良好，內(nèi)部控制能夠隨時適應(yīng)新情況等，內(nèi)部控制就必須被監(jiān)督。監(jiān)督是一種隨著時間的推移而評估制度執(zhí)行質(zhì)量的過程，分為內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督。

1、內(nèi)部審計和控制自我評價。內(nèi)部審計是幫助組織進行“軟控制”環(huán)境的營造者，是內(nèi)部過程的設(shè)計顧問，是內(nèi)部監(jiān)督的主要力量。規(guī)模、業(yè)務(wù)量較大的事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)按規(guī)定設(shè)置內(nèi)部審計機構(gòu)或類似職能機構(gòu)，使其具有相對獨立性。而控制自我評估指的是各單位不定期或定期地對自己的內(nèi)控系統(tǒng)進行評價，基本特征是關(guān)注經(jīng)濟活動的過程和控制的成效，由管理部門和職工共同進行，用結(jié)構(gòu)化的方法開展評估活動，形成自我評價報告。以糾正偏差，改進控制措施。

2、促進和完善對單位內(nèi)部控制體系的外部監(jiān)督。這需要財政、審計、監(jiān)管諸方面深入到事業(yè)單位內(nèi)去對內(nèi)控進行獨立、客觀、公正的研究，對事業(yè)單位內(nèi)部控制制度的設(shè)計、內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況進行考核評價，并采取相應(yīng)的獎懲措施。以促進事業(yè)單位的內(nèi)部控制制度的建設(shè)。

綜上所述，事業(yè)單位應(yīng)以建立財務(wù)管理和會計核算為主的內(nèi)部控制制度需要，參照《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》的要求，設(shè)計出一套符合事業(yè)單位實際，科學(xué)、有效的內(nèi)部控制制度。并在實施過程中，對每一關(guān)鍵控制點的責(zé)任明確到人，使其知道自己的權(quán)責(zé)，且對每一環(huán)節(jié)由其他人進行復(fù)核，確保將內(nèi)控制度落到實處。從而促進事業(yè)單位的全面健康發(fā)展。