淺談高校會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制

陳清毫

一、高校會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

1、會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)進(jìn)入信息化的基礎(chǔ)，是高校領(lǐng)導(dǎo)層決策的重要依據(jù)，是會(huì)計(jì)體制改革的突破口。從總的情況看，經(jīng)過多年的實(shí)踐和改進(jìn)，會(huì)計(jì)電算化的形勢和基礎(chǔ)都比較好，基本完成手工會(huì)計(jì)記帳向電腦會(huì)計(jì)記帳的轉(zhuǎn)變。隨著新的會(huì)計(jì)電算化軟件的應(yīng)用，會(huì)計(jì)電算化正從簡單的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)向綜合的管理信息系統(tǒng)轉(zhuǎn)變，形成以會(huì)計(jì)軟件為核心，融管理、計(jì)劃、分析為一體的會(huì)計(jì)電算化管理信息系統(tǒng)。各級(jí)各部門都廣泛應(yīng)用會(huì)計(jì)軟件，實(shí)現(xiàn)了從DOS平臺(tái)迅速向Windows平臺(tái)轉(zhuǎn)變；后臺(tái)數(shù)據(jù)庫正逐漸由XBASE數(shù)據(jù)庫向互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)變。

2、從會(huì)計(jì)系統(tǒng)的情況看，會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)工作跟不上需要，操作人員素質(zhì)有待提高。部門管理不夠科學(xué)，安全，相應(yīng)的管理措施明顯與現(xiàn)實(shí)不符，存在漏洞；優(yōu)質(zhì)商品化的會(huì)計(jì)軟件少，性能不完善，缺乏兼容性，致使重復(fù)開發(fā)過多，造成資源浪費(fèi)；會(huì)計(jì)軟件頻繁升級(jí)；當(dāng)前會(huì)計(jì)軟件無法滿足會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)保密性的要求；先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)在會(huì)計(jì)電算化中未充分應(yīng)用，商品化軟件開發(fā)推廣與實(shí)際應(yīng)用存在差距。因此，高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)會(huì)計(jì)電算化的這些現(xiàn)實(shí)說明，高效、務(wù)實(shí)、安全、穩(wěn)定的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，任重道遠(yuǎn)。

二、高校會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制存在的主要問題

1、高校對會(huì)計(jì)電算化工作重視程度不夠

目前在有些地區(qū)高校會(huì)計(jì)電算化開展的程度非常低，究其原因，其中一個(gè)重要因素是單位部門領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)計(jì)人員對會(huì)計(jì)電算化工作的重視程度不夠。部分領(lǐng)導(dǎo)存在著一種“重硬輕軟”的思想，重視對硬件的投資而忽視對軟件的投入，甚至有些單位使用盜版的財(cái)務(wù)軟件。部門會(huì)計(jì)人員也認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化是一個(gè)形式，以至于有些高?；ㄥX買了軟件卻沒有真正使用好。事實(shí)上，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化不僅僅是記賬技術(shù)的革命，而且對于會(huì)計(jì)學(xué)科本身也是一次大的革命，可以使會(huì)計(jì)人員能從繁瑣的記賬、算賬、報(bào)賬的苦海中解脫出來，將更多的時(shí)間和精力用于資金管理、資金分析、資全評(píng)測中，進(jìn)一步深化會(huì)計(jì)職能。

2、財(cái)務(wù)軟件沒有體現(xiàn)內(nèi)部控制觀念

現(xiàn)行的財(cái)務(wù)軟件雖然具有操作員權(quán)限限制功能，但是可以設(shè)置幾個(gè)不同的操作員，通過轉(zhuǎn)換操作員姓名來進(jìn)行不同的會(huì)計(jì)操作，從而使得權(quán)限管理形同虛設(shè)。例如，記賬憑證錄入人員可以通過改變操作員姓名對憑證進(jìn)行審核，使審核功能流于形式。另外，各功能模塊之間缺乏牽制，即使“明細(xì)賬”和“總賬”不符，也依然可以報(bào)出財(cái)務(wù)報(bào)表這樣輕則易造成財(cái)務(wù)信息錯(cuò)弊，重則會(huì)造成違反財(cái)經(jīng)法規(guī)現(xiàn)象的發(fā)生，給學(xué)校經(jīng)濟(jì)管理帶來隱患。

3、數(shù)據(jù)的保密性和安全性差，存在許多安全隱患

目前，我國高校會(huì)計(jì)電算化面臨以下風(fēng)險(xiǎn)：(1)實(shí)際操作中存在風(fēng)險(xiǎn)。主要表現(xiàn)在制訂措施不全或缺乏有效監(jiān)督，導(dǎo)致玩忽職守的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生；(2)計(jì)算機(jī)維護(hù)過程中存在風(fēng)險(xiǎn)。如缺乏必要的防病毒意識(shí)和措施，對利用計(jì)算機(jī)犯罪知之甚少，缺乏相應(yīng)的控制措施；(3)會(huì)計(jì)檔案形成和保管過程中存在風(fēng)險(xiǎn)。如沒有及時(shí)備份、或備份數(shù)據(jù)沒有定期檢查，憑證、賬簿沒有及時(shí)打印等。

4、財(cái)務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)化使得利用計(jì)算機(jī)犯罪成為可能

實(shí)行網(wǎng)絡(luò)管理后。單位會(huì)計(jì)資源實(shí)現(xiàn)共享，這就給予某些通曉網(wǎng)絡(luò)知識(shí)且別有用心的人利用計(jì)算機(jī)犯罪提供了機(jī)會(huì)。再則，計(jì)算機(jī)對磁場、灰塵、過高或過低的溫度十分敏感，可能會(huì)因此導(dǎo)致計(jì)算機(jī)出現(xiàn)錯(cuò)誤，出現(xiàn)丟失或破壞數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。如果不對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)施特別的安全監(jiān)控措施，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的可靠性和完整性就無從談起。

5、缺乏合格的會(huì)計(jì)電算化專業(yè)人員

由于會(huì)計(jì)電算化是一門融計(jì)算機(jī)學(xué)、管理學(xué)、會(huì)計(jì)學(xué)、信息學(xué)于一體的邊緣學(xué)科，雖然大多數(shù)會(huì)計(jì)人員已接受計(jì)算機(jī)等級(jí)培訓(xùn)，但與實(shí)際應(yīng)用還有較大的距離，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。1復(fù)合型人才欠缺。目前既懂會(huì)計(jì)又熟悉計(jì)算機(jī)的人員相當(dāng)少，這勢必會(huì)影響我國高校會(huì)計(jì)電算化的進(jìn)程。2會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)內(nèi)容滯后。計(jì)算機(jī)的發(fā)展可以說是日新月異，在短短的幾年時(shí)間內(nèi)，硬件和軟件操作系統(tǒng)都發(fā)生了質(zhì)的變化，而目前的教材卻是幾年前的，會(huì)計(jì)人員通過培訓(xùn)所學(xué)的知識(shí)回去后卻無用武之地。3會(huì)計(jì)人員的后續(xù)教育中缺乏會(huì)計(jì)電算化由容。會(huì)計(jì)人員的后續(xù)教育中，并沒有將會(huì)計(jì)電算化作為一項(xiàng)內(nèi)容來培訓(xùn)，致使會(huì)計(jì)人員缺乏再培訓(xùn)和定期考核的機(jī)會(huì)。

三、強(qiáng)化高校會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的措施

1、加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制

會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用使會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)管理的環(huán)境發(fā)生了變化，給高校的內(nèi)部控制帶來了許多新問題，因此，建立一套適應(yīng)高校會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度勢在必行，可以把高校電算化內(nèi)部控制分為管理控制和日常控制。

管理控制主要是對計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)涉及的各個(gè)部門和人員而言的，通過管理控制，可以使各個(gè)崗位各司其職，協(xié)調(diào)和理順?biāo)麄儐柕年P(guān)系，使舞弊和犯罪的幾率減少到最低。它包括：(1)建立科學(xué)完善的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，如：可設(shè)置會(huì)計(jì)主管、微機(jī)操作、審核記賬、系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)分析等崗位，形成相互稽核、相互監(jiān)督、相互制約機(jī)制；(2)完善系統(tǒng)操作控制，如：建立完善的計(jì)算機(jī)操作管理制度，明確職責(zé)、操作程序和注意事項(xiàng)，以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行；(3)加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制，如強(qiáng)化密碼機(jī)制、制定防病毒措施、認(rèn)真做好數(shù)據(jù)備份等等；(4)對會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)應(yīng)開展全程內(nèi)部審計(jì)。

日常控制是指會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)運(yùn)行過程中的經(jīng)常性控制，目的是最大限度地保證高校財(cái)產(chǎn)物資的安全完整，使反映的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況準(zhǔn)確可靠，達(dá)到預(yù)期的管理控制目標(biāo)。它包括：(1)采用的會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)具有防范會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入差錯(cuò)的功能，能夠通過平衡關(guān)系控制、科目對應(yīng)關(guān)系控制、憑證連續(xù)編號(hào)控制等來自動(dòng)檢測數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；(2)系統(tǒng)要有數(shù)據(jù)必須經(jīng)審核后才能登賬的控制能力，要有防止或及時(shí)發(fā)現(xiàn)在處理過程中數(shù)據(jù)丟失、重復(fù)或出錯(cuò)的控制措施；(3)采取各種輸出控制及審批措施，保證打印輸出的賬本、會(huì)計(jì)報(bào)表及其它會(huì)計(jì)資料準(zhǔn)確無誤；(4)妥善保管存有會(huì)計(jì)信息的磁性介質(zhì)或其他介質(zhì)，存放地點(diǎn)應(yīng)防高溫、防漏、防塵、遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，并定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，堅(jiān)持雙重備份制度，防止會(huì)計(jì)檔案丟失。

2、提高會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，完善各項(xiàng)規(guī)章制度

實(shí)行會(huì)計(jì)電算化對會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出更高要求，除有較高的專業(yè)知識(shí)水平外，還要熟練掌握計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)并正確規(guī)范地運(yùn)用于目常的會(huì)計(jì)事務(wù)中。在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化之初，為確保系統(tǒng)安全有序運(yùn)行，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的潛能，我們把提商會(huì)計(jì)人員的計(jì)算機(jī)水平作為工作的重中之重，制定具體措施，根據(jù)崗位分工情況、會(huì)計(jì)人員掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)層面情況，分層次針對性地進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，在規(guī)定的最短時(shí)間內(nèi)取得軟件使用上崗證，會(huì)計(jì)人員都取得中級(jí)以上計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力考核證書。使之成為既精通會(huì)計(jì)又精通計(jì)算機(jī)的復(fù)合型高素質(zhì)人才，確保了會(huì)計(jì)電算化工作的正常運(yùn)行。同時(shí)制定了一系列的會(huì)計(jì)電算化規(guī)章制度，保證硬件、軟件的安全運(yùn)行。

3、高校會(huì)計(jì)人員與管理者應(yīng)積極尋求與網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)的發(fā)展趨勢相適應(yīng)

目前，高校會(huì)計(jì)人員和高校的管理者要以開放的眼光來構(gòu)架新一代的高校會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)和現(xiàn)代高校的管理信息系統(tǒng)，并為適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)的需要打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。它將促使會(huì)計(jì)人員必須懂得信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件開發(fā)與設(shè)計(jì)和軟件操作等一系列新的技能和知識(shí)。不僅要掌握國際會(huì)計(jì)理論和方法，而且要有較高的外語水平；不僅要具備有關(guān)預(yù)測、決策的基本知識(shí)和方法，而且應(yīng)具有較強(qiáng)的邏輯推理和分析判斷能力。

4、充分發(fā)揮審計(jì)人員的監(jiān)督作用

查錯(cuò)防弊一直是審計(jì)工作的一項(xiàng)重要職能，電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)提高了審計(jì)人員的工作難度，傳統(tǒng)的工作方式已不適應(yīng)需要。建議審計(jì)人員對付計(jì)算機(jī)舞弊可以從兩個(gè)方面著手：一是根據(jù)財(cái)經(jīng)法規(guī)。通過對會(huì)計(jì)資料的直接審計(jì)查出會(huì)計(jì)信息錯(cuò)弊；二是通過審核和評(píng)估內(nèi)部控制系統(tǒng)，對數(shù)據(jù)處理的重要環(huán)節(jié)和流程進(jìn)行檢測，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的弱點(diǎn)和不足，提請被審計(jì)單位改善，同時(shí)通過完善內(nèi)部控制系統(tǒng)來預(yù)防、查處計(jì)算機(jī)舞弊活動(dòng)。

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總之，隨著計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)工作中的普及，高校對由計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)、報(bào)表等會(huì)計(jì)信息的依賴越來越大，這些會(huì)計(jì)信息的產(chǎn)生只有在嚴(yán)格的控制下，才能保證其可靠性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，也只有在嚴(yán)格的控制下，才能預(yù)防和減少計(jì)算機(jī)犯罪的可能性。因此，要不斷地深入研究，促使電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下的內(nèi)部控制制度不斷地調(diào)整、改善，真正做到保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的可靠性和真實(shí)性。