基于信息集群：圖書(shū)館組織架構(gòu)研究

周文芳　金中仁

摘要分析了圖書(shū)館現(xiàn)有組織體系的弊端和集群組織結(jié)構(gòu)形式的優(yōu)勢(shì)，提出了圖書(shū)館信息集群組織結(jié)構(gòu)模型。建議在有關(guān)部門(mén)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)下，各系統(tǒng)圖書(shū)館組成實(shí)質(zhì)性信息集群共同體，這是解決彼此之間條塊分割的有效途徑。

關(guān)鍵詞信息集群組織架構(gòu)信息服務(wù)模型

1、問(wèn)題的提出

公共、高校、科研系統(tǒng)圖書(shū)館之間的資源共享雖然呼吁多年，但由于不同系統(tǒng)的圖書(shū)館條塊分割，各自為政，導(dǎo)致系統(tǒng)間的資源共享缺乏實(shí)現(xiàn)機(jī)制，實(shí)際效果不彰。近年來(lái)，國(guó)家投入了大量資金建設(shè)數(shù)字圖書(shū)館，但是并沒(méi)有從根本上解決系統(tǒng)間資源共建共享問(wèn)題，信息“孤島”問(wèn)題依然存在。因而有必要尋求克服不同系統(tǒng)之間圖書(shū)館資源共建共享問(wèn)題的策略，信息集群的提出，為解決這個(gè)問(wèn)題提供一些思路。

本文提出的圖書(shū)館信息集群是在特定的地域范圍按照一定的信息聯(lián)系集中，打破現(xiàn)有各種聯(lián)盟的形式和體制，按地域組成具有競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，促使圖書(shū)館組織結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)化、管理扁平化、決策實(shí)時(shí)化，各系統(tǒng)圖書(shū)館之間關(guān)系開(kāi)放協(xié)調(diào)化，對(duì)信息資源按照科學(xué)方法和專業(yè)組成進(jìn)行序化分級(jí)，構(gòu)成一個(gè)類(lèi)似生物有機(jī)體的信息群落，形成強(qiáng)勁、持續(xù)發(fā)揮信息競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。

在推進(jìn)信息集群的過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生一些令人擔(dān)憂的嚴(yán)重問(wèn)題。首先，圖書(shū)館集群建設(shè)落后于管理思想的變革，成為制約圖書(shū)館辦事效率和決策水平提高的主要障礙。其次，各圖書(shū)館從自身利益出發(fā)，按條塊建起各自的信息系統(tǒng)，既不能相互融合，又無(wú)法做到資源共享，實(shí)際上形成一種“集群割據(jù)”的局面。第三，系統(tǒng)缺乏信息集群建設(shè)的整體規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有形成有利于信息集群共享和順利推進(jìn)的良好氛圍與機(jī)制，很難滿足信息集群共享需求。以上不利因素，主要是現(xiàn)有管理體制下各自的利益和環(huán)境造成的，這就促使我們用“變革的思想去創(chuàng)造一個(gè)適應(yīng)需求的系統(tǒng)管理模型”?；趫D書(shū)館信息集群的定義，信息集群首先要解決的是“行為主體的結(jié)網(wǎng)和互動(dòng)”，管理模型的變革最直接的是組織的變革，即建立符合信息集群要求的組織結(jié)構(gòu)模型。

2、組織變革基礎(chǔ)

從影響組織的基礎(chǔ)因素考量，確立組織結(jié)構(gòu)的核心可以理解為組織構(gòu)建基礎(chǔ)和組織運(yùn)行基礎(chǔ)。

2.1組織構(gòu)建基礎(chǔ)

根據(jù)經(jīng)濟(jì)學(xué)資源和效益的相關(guān)研究成果。一個(gè)集群組織單元所擁有的資源和收益率呈曲線關(guān)系(圖1)，資源共享程度和效益關(guān)系則類(lèi)似于生長(zhǎng)曲線關(guān)系(圖2)。圖1中曲線的斜率是該組織單元在所擁有的資源情況下的收益。理論上，當(dāng)某集群組織單元在能夠掌握所有資源的情況下，其收益是無(wú)限的，但任何集群組織單元的資源量和收益率是有限的。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，只有通過(guò)聯(lián)合合作來(lái)達(dá)到“共贏”結(jié)果，就是通過(guò)資源的整合和共享來(lái)實(shí)現(xiàn)新的發(fā)展，圖二表示各組織單元通過(guò)資源共享使參與各方都有滿意的收益，在一定范圍內(nèi)隨著共享內(nèi)容的擴(kuò)大和共享程度的提升，效益呈快速上升趨勢(shì)，一定程度之后趨于平穩(wěn)并呈邊際遞減，在拐點(diǎn)后必需用新技術(shù)對(duì)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行改造達(dá)到第二個(gè)飛躍。

通過(guò)分析可以得出，信息集群組織結(jié)構(gòu)的重點(diǎn)是要有利于資源的集群，資源共享程度則取決于自身的條件和優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)信息集群的組織構(gòu)建基礎(chǔ)是各組織單元價(jià)值的增值，這是組織結(jié)構(gòu)的根本保障。

2.2組織運(yùn)行基礎(chǔ)

為了保證組織的運(yùn)行，必須確?！敖M織目標(biāo)、責(zé)權(quán)、分工協(xié)作”三個(gè)方面的有效性，就是在運(yùn)行中遵守一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，讓每一個(gè)組織單元和環(huán)節(jié)都產(chǎn)生積極作用。組織單元的一切活動(dòng)是建立在信任的基礎(chǔ)上，集群中的公平機(jī)制對(duì)于建立及維持信任關(guān)系起十分重要的促進(jìn)作用。集群中的各單元是互利合作關(guān)系，避免破壞集群組織行為，分散外部環(huán)境動(dòng)蕩的風(fēng)險(xiǎn)，強(qiáng)力的手段是良好的合作關(guān)系的重要保障。集群不代表內(nèi)部沒(méi)有競(jìng)爭(zhēng)，相反，各組織單元的內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)更有利于內(nèi)部管理效率提高和降低成本，同時(shí)組織單元內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)能加強(qiáng)單元生命力和適應(yīng)性。

組織運(yùn)行是在機(jī)制的規(guī)約下進(jìn)行有效的分工協(xié)作，運(yùn)行的基礎(chǔ)是建立信任、公平的關(guān)系，同時(shí)刺激各組織單元內(nèi)部的競(jìng)爭(zhēng)?？梢哉J(rèn)為信息集群在明確的共同目標(biāo)下實(shí)現(xiàn)有效的協(xié)調(diào)，加大管理的力度，減少管理層次，增強(qiáng)組織內(nèi)橫向溝通以及與外部環(huán)境的溝通，促使尋求與外部環(huán)境相對(duì)穩(wěn)定的依賴關(guān)系，實(shí)現(xiàn)信息資源的流通與共享，發(fā)揮圖書(shū)館整體作用，進(jìn)而形成自己的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

結(jié)合以上分析，基于信息集群的組織變革應(yīng)遵循以下原則：有利于維護(hù)各自的優(yōu)勢(shì)和利益，有利于形成共同的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)和效益，有利于各組織單元的自我完善和優(yōu)化，通過(guò)實(shí)施以上互為聯(lián)系的原則，信息集群不僅能夠?qū)嵤┬碌慕M織結(jié)構(gòu)，還能夠降低組織內(nèi)部互動(dòng)的復(fù)雜程度，提高內(nèi)部協(xié)同工作的質(zhì)量，以上三個(gè)基本原則的共同指向是保持集群體的生命力。

3、基礎(chǔ)組織模式

基礎(chǔ)組織模式應(yīng)該反映信息集群基本特征，即組織是一群有著共同目標(biāo)的單元聯(lián)合體，這些單元之間存在著分工與協(xié)作關(guān)系，各自有不同的責(zé)任和相匹配的權(quán)利，并且按照一定的方式互相協(xié)作，同時(shí)在分工與協(xié)作過(guò)程中，組織必須具備自己的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，來(lái)協(xié)調(diào)矛盾并解決問(wèn)題。

信息集群體包括兩部分，第一部分是集群體內(nèi)部單元的再組織，即該集群體具有內(nèi)衍性，體內(nèi)部單元以原有的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)型為基礎(chǔ)創(chuàng)新組織結(jié)構(gòu)，這些新的組織結(jié)構(gòu)有利于推動(dòng)和適應(yīng)集群體的發(fā)展；第二部分是集群向外部單元的擴(kuò)展，即集群體具有外延性，集群體可以從外部單元獲得新的資源，然后通過(guò)集群體的擴(kuò)充提升集群的資源。集群體的延伸機(jī)制不斷豐富集群體，成為一個(gè)具有生命力的發(fā)展群體，基于以上分析，可以得到信息集群的基本組織模型。

根據(jù)組織結(jié)構(gòu)相關(guān)研究成果，確保組織結(jié)構(gòu)具有可操作性和可持續(xù)性，必須建立監(jiān)督和考核機(jī)制，即集群組織機(jī)構(gòu)必須建立約束機(jī)制，主要分為行政約束和技術(shù)約束，行政約束主要包括管理制度、相關(guān)法律法規(guī)，技術(shù)約束包括標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、技術(shù)。因此應(yīng)附加約束體，與基本信息集群體組成完整的信息集群，來(lái)保證組織結(jié)構(gòu)的生命力和創(chuàng)新力。

4、組織架構(gòu)形式

基礎(chǔ)組織模式解決了信息集群各組織單元的平面和機(jī)制關(guān)系，組織架構(gòu)反應(yīng)的是通過(guò)改變不同體系組織單元整合成統(tǒng)一的集群共同聯(lián)合體，變革是多維的，按照整合后的相互關(guān)系，組織架構(gòu)從管理主體、集群層次和相互之間的融合度進(jìn)行討論。

4.1按集群后的管理主體分，可分為政府主導(dǎo)型和圖書(shū)館主導(dǎo)型兩種。

政府主導(dǎo)型：以政府為集群多方的管理主體。政府主導(dǎo)型的優(yōu)勢(shì)在于，政府可以充分發(fā)揮宏觀調(diào)控作用，利用行政權(quán)力和政策，有效地協(xié)調(diào)各方面關(guān)系，為信息集群發(fā)展提供良好的外部環(huán)境。政府主要對(duì)發(fā)展方向和戰(zhàn)略等進(jìn)行決策，并負(fù)責(zé)外部環(huán)境和基礎(chǔ)投入等方面工作。具體的活動(dòng)由各館自主決策、自主完成。

圖書(shū)館主導(dǎo)型：集群的多方是獨(dú)立的平等的，行為完全是圖書(shū)館行為。圖書(shū)館主導(dǎo)型的優(yōu)勢(shì)在于圖

書(shū)館具有反應(yīng)迅速、靈活多變的特點(diǎn)，

4.2按整合的層次分，可分為全面型、單一型和區(qū)域型三種。

全面型：相鄰的圖書(shū)館所有的資源均融合到一個(gè)集群中，事實(shí)上成為一個(gè)網(wǎng)上集群共同體圖書(shū)館。這種全面型的集群能有效地實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一管理，充分實(shí)現(xiàn)資源共享。

單一型：相鄰圖書(shū)館就某一方面開(kāi)展合作。此種合作，往往是某一大館和鄰近小館間開(kāi)展的。為了提高競(jìng)爭(zhēng)力，一些小館并不具備足夠的資源提供服務(wù)，需要借助其他館的力量，而該館也需要小館來(lái)增加其資源和服務(wù)對(duì)象。各館之間是相對(duì)獨(dú)立的，相互之間不具有從屬地位。

區(qū)域型：某一區(qū)域圖書(shū)館具有各自的資源和服務(wù)對(duì)象，而且具有自身的條件和優(yōu)勢(shì)。如果單個(gè)圖書(shū)館獨(dú)自運(yùn)作，完全服務(wù)于自己的對(duì)象，將造成資源的浪費(fèi)和服務(wù)主體的不便利，同時(shí)無(wú)法形成有效的競(jìng)爭(zhēng)資源。按照此種類(lèi)型集群的各個(gè)圖書(shū)館，既可發(fā)揮各自的專業(yè)優(yōu)勢(shì)，又可形成競(jìng)爭(zhēng)與合作的關(guān)系。集群將充分發(fā)揮各自特點(diǎn)，避免重復(fù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)錯(cuò)位發(fā)展。

4.3按集群相互滲透程度分，可分為緊密型和松散型兩種。

緊密型：是指不同的圖書(shū)館通過(guò)聯(lián)合，在網(wǎng)絡(luò)中完全可視為同一館，在可持續(xù)發(fā)展中，共同制定發(fā)展戰(zhàn)略，利益共享，風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)。緊密型是聯(lián)合的最高形式，是不同的利益體合二為一，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)要素、技術(shù)成果、信息、人才等資源的完全互動(dòng)，最大限度地利用資源，原本激烈的甚至是惡性的競(jìng)爭(zhēng)將轉(zhuǎn)變成內(nèi)部的有序競(jìng)爭(zhēng)。

松散型有兩種形式，第一種是指各主體間為了某一個(gè)共同的目標(biāo)結(jié)成集群，主體間保持相對(duì)獨(dú)立；第二種是指各主體間完全獨(dú)立，只是一種互惠互利的關(guān)系。

以上討論說(shuō)明全面和緊密型是最簡(jiǎn)單、直接的方式，是一種徹底的變革，但其面臨體制問(wèn)題所帶來(lái)的成本過(guò)大，也不符合“模式具有理論上的合理性和現(xiàn)實(shí)中的可行性”基礎(chǔ)，因此，對(duì)照基礎(chǔ)模型，圖書(shū)館信息集群組織結(jié)構(gòu)采用政府主導(dǎo)的松散區(qū)域型架構(gòu)是合適的。

5、組織結(jié)構(gòu)實(shí)踐模型

為了實(shí)踐政府主導(dǎo)的松散區(qū)域型圖書(shū)館組織架構(gòu)，進(jìn)一步討論具體組織結(jié)構(gòu)模型來(lái)指導(dǎo)實(shí)踐。赫里格爾和斯洛坎姆根據(jù)外部環(huán)境和內(nèi)部選擇兩方面因素，將組織結(jié)構(gòu)分為高度集權(quán)制、直線職能制、矩陣組織制、多分部制四種類(lèi)型。矩陣制組織是為了改進(jìn)直線職能制橫向聯(lián)系差、缺乏彈性的缺點(diǎn)而形成的一種組織形式。它的特點(diǎn)表現(xiàn)在圍繞某項(xiàng)專門(mén)任務(wù)成立跨部門(mén)的專門(mén)機(jī)構(gòu)，力圖做到條塊結(jié)合，以協(xié)調(diào)有關(guān)部門(mén)的活動(dòng)，保證任務(wù)的完成。這種組織結(jié)構(gòu)形式是固定的，人員卻是變動(dòng)的。這種組織結(jié)構(gòu)非常適用于橫向協(xié)作和管理改革任務(wù)。因此組織結(jié)構(gòu)實(shí)踐模型采用矩陣混合模式。

該組織結(jié)構(gòu)由政府、圖書(shū)館和信息集群共同組成。政府屬宏觀職能部門(mén)，對(duì)信息集群進(jìn)行規(guī)劃和調(diào)控，建立起有效的協(xié)調(diào)機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制和評(píng)估體系，加強(qiáng)約束體的建設(shè)和完善，盡可能地消除存在的障礙；各圖書(shū)館呈水平分布，其地位是平等的，但其先后順序根據(jù)貢獻(xiàn)率和權(quán)重可以調(diào)整，各館內(nèi)部由垂直的部門(mén)組成；信息集群呈垂直分布狀態(tài)，由多方面各種專長(zhǎng)的有關(guān)人員集合到一起組成，根據(jù)需要可以組合，在政府和各館的共同領(lǐng)導(dǎo)下開(kāi)展工作，是具體執(zhí)行和落實(shí)機(jī)構(gòu)，信息集群與各組織單元內(nèi)的部門(mén)關(guān)系呈網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。在該結(jié)構(gòu)中，垂直的活動(dòng)被聚集為各組織單元的內(nèi)部管理和業(yè)務(wù)功能，水平的活動(dòng)是為了實(shí)現(xiàn)信息集群的專項(xiàng)業(yè)務(wù)功能，垂直活動(dòng)相對(duì)固化，水平活動(dòng)則根據(jù)需要靈活調(diào)整。

該結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)是將橫向與縱向關(guān)系相結(jié)合，加強(qiáng)了橫向聯(lián)系，有利于協(xié)作；針對(duì)特定的任務(wù)進(jìn)行人員配置，有利于發(fā)揮個(gè)體優(yōu)勢(shì)，做到對(duì)外市場(chǎng)化，對(duì)內(nèi)計(jì)劃化，集眾家之長(zhǎng)，同時(shí)具有較大的機(jī)動(dòng)性；有利于信息交流、互相激發(fā)、相得益彰，提高自身優(yōu)勢(shì)，增加互相學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，同時(shí)該結(jié)構(gòu)強(qiáng)化了對(duì)優(yōu)先級(jí)的考慮，有利于提高專業(yè)水平和服務(wù)能力。在決策中，專業(yè)人員的參與，極大地提高了信息反饋的速度和準(zhǔn)確性，使得信息決策更具有權(quán)威性和專業(yè)性，信息集群精、專、準(zhǔn)、尖、新的特點(diǎn)進(jìn)一步得到完美發(fā)揮。

信息集群的組織結(jié)構(gòu)的組成為政府和圖書(shū)館，有效地解決了信息集群內(nèi)部組織問(wèn)題，事實(shí)上任何集群的內(nèi)部與外界不是割裂的，更大范圍內(nèi)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益平衡的問(wèn)題，即集群體內(nèi)和外部組織的效益對(duì)組織的生命力問(wèn)題可作進(jìn)一步研究。同時(shí)隨著集群的逐步完善和創(chuàng)新發(fā)展，必然會(huì)促進(jìn)和改變?cè)械慕M織模式，即存在一個(gè)反饋的過(guò)程，通過(guò)反饋會(huì)進(jìn)一步提升信息集群組織的服務(wù)能力。