會計電算化對會計檔案工作帶來的思考

侯彩俠

近些年來, 隨著會計電算化工作的開展，產(chǎn)生了大量的電子會計文件，這為檔案管理工作增加了新的內(nèi)容，檔案管理的一系列工作程序、管理方法都需要跟進。

一、電算化會計檔案管理工作的特點

1、電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，增加了管理的難度。傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質(zhì)材料, 實行會計電算化以后，產(chǎn)生了許多依附于計算機磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，包括電子化會計憑證、賬簿和報表等數(shù)據(jù), 相應電算化環(huán)境下的計算機系統(tǒng)軟件、財務軟件及其開發(fā)文檔等內(nèi)容。但同時，傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案還保留著。這兩種介質(zhì)檔案，其保存手段、保管條件都不一樣，為管理工作帶來難度。

２、管理工作依賴于計算機系統(tǒng)環(huán)境。電算化會計檔案的載體不是傳統(tǒng)的紙張而是磁性介質(zhì), 因而具有體積小、質(zhì)量輕等特點。但與傳統(tǒng)的會計檔案相比，電算化會計檔案管理工作依賴于計算機系統(tǒng)。傳統(tǒng)的會計檔案直觀性強, 人們可以不借助任何技術手段而直接查看到會計信息，而電算化會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件環(huán)境下才可重現(xiàn)。

3、電算化會計檔案的安全性、完整性要求更高。電算化會計檔案因其信息的數(shù)字化, 大大提高了會計檔案的利用效率, 便于會計檔案信息的資源共享; 但電算化會計檔案具有易破壞，難留痕跡的特點，加大了會計檔案被篡改、破壞的風險。

二、目前會計電算化下檔案管理存在的問題

1、會計檔案載體的完整性不能體現(xiàn)。很多單位由于單位領導和財會人員對電算化會計檔案的工作內(nèi)容理解不到位，缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗，只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，或雖保管但只保管一份，從而影響會計檔案的完整性。

2、會計電算化所需要的軟硬件設備不能完全到位，使得會計檔案的載體質(zhì)量難以達到相關規(guī)定的要求。目前許多單位因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用?！稌嫏n案管理辦法》規(guī)定“采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質(zhì)會計檔案”，并對保存期限做了規(guī)定，但目前由于一些單位沒有更新和升級輸出打印設備，致使打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案達不到規(guī)定的保存期限；或因為磁盤介質(zhì)的質(zhì)量問題，或未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數(shù)據(jù)的損壞或丟失。

3、會計檔案管理制度不完善。由于沒有完善的、針對電子文件的制度規(guī)范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質(zhì)文件，將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。

三、做好會計檔案管理工作的對策

（一）應加大對軟硬件設備設施的投入

比如，選用功能符合本單位實際業(yè)務需要的電算化會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統(tǒng)的安全防護功能，進行定期維護，避免因電腦安全或網(wǎng)絡安全導致會計檔案泄密或被人為惡意修改；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質(zhì)會計檔案的工具；完善硬件設施建設，提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫。

（二）完善電算化下會計檔案管理的各項制度

1、建立電算化會計檔案的立卷歸檔制度。按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬也要打印書面材料，并及時立卷。會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本。應注意的是，會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管。

2、建立電算化會計檔案保管制度。根據(jù)國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度。選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按一定順序?qū)﹄娮訒嫏n案進行分類編號和著錄，制作檔案管理文件卡片。

3、建立嚴格的借用制度。查閱會計檔案，需經(jīng)財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領導、財務部門負責人批準。

4、建立定期備份和維護制度。電算化會計檔案應定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細節(jié)信息；同時，由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些電算化會計檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。

5、建立分權限調(diào)用制度。對電算化會計檔案的各項內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權限。普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機密的數(shù)據(jù)，僅供特定的人員使用；而設計原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣的設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。

( 三) 提高思想重視程度。實現(xiàn)會計電算化的企事業(yè)單位，有關領導應當提高對電算化會計檔案資料進行科學化管理重要性的認識，并督促有關制度的建立?，F(xiàn)今不少實現(xiàn)會計電算化的企事業(yè)單位，對會計檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經(jīng)驗。因此，應當進一步提高電算化會計檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實處。

（四）提高電算化會計檔案保管人員的素質(zhì)。要管理、保存和利用好電算化會計檔案，必須有相應的檔案管理人才。管理電算化會計檔案的人員比一般的檔案管理人員綜合素質(zhì)要求高，除了要具備傳統(tǒng)的會計檔案管理專業(yè)知識外, 還必須具備電算化基礎知識、計算機軟硬件基礎知識、網(wǎng)絡工程和信息系統(tǒng)知識, 必須具備較高的計算機操作技能。要通過多種方式的培訓教育, 使我們的電算化會計檔案管理人員成為具備會計學、計算機科學、檔案學、管理學等多門學科知識, 具備良好的道德品質(zhì)和潛在的創(chuàng)新意識與能力的復合型人才。

參考文獻：

1、霍振芳：《電算化會計檔案的特點》，《唐山學院學報》2007年第5期。

2、財政部、國家檔案局：《會計檔案管理辦法》。

3、樓丹婷：《電算化會計檔案的安全管理》，《上海檔案》2007年第12期。

作者單位：全國科學技術名詞審定委員會