馮舫女
2003年底,北京市“2008”工程建設(shè)指揮部辦公室成立后,為確保在建一流奧運工程的同時,創(chuàng)一流檔案工作,市檔案局(館)先后派出趙麗萍、曲榮兩位同志,配合工程辦做好奧運工程檔案工作,取得了不俗的成績。
夯實基礎(chǔ),確保工程辦檔案工作順利進行
趙麗萍同志2004年3月就被選派到市“2008”工程建設(shè)指揮部辦公室工作,是市檔案局較早外派的工作人員之一。2007年2月,北京市檔案局(館)又派曲榮同志前往工程辦,進一步加強了工程辦檔案工作。
為了規(guī)范機關(guān)檔案管理工作,市檔案局(館)外派同志依靠領(lǐng)導(dǎo),開始了檔案工作制度化建設(shè)。幾年來,趙麗萍同志組織并參與起草了《北京市奧運工程檔案管理指南》,執(zhí)筆完成了《北京市奧運工程檔案工作檢查標(biāo)準(zhǔn)》、《關(guān)于加強奧運工程竣工檔案管理工作的通知》、《關(guān)于加強奧運工程圖紙等文檔保密工作的通知》等10余個宏觀指導(dǎo)性文件。此外,還起草了《北京市“2008”工程建設(shè)指揮部檔案工作檢查標(biāo)準(zhǔn)》、《北京市“2008”工程建設(shè)指揮部辦公室檔案工作制度》等20余項指揮部辦公室內(nèi)部檔案工作制度。
曲榮同志面對機關(guān)十幾個職能部門,根據(jù)每個部門的特點和職責(zé)分工,要求兼職檔案員認真做好檔案的收集整理歸檔工作。為了加強管理,她堅持每月召開一次機關(guān)檔案工作例會,并針對檔案工作中存在的問題,組織檔案員學(xué)習(xí)檔案知識和檔案工作的相關(guān)規(guī)定。為了提高機關(guān)檔案工作人員的素質(zhì),她針對工程辦檔案人員變化較快的特點,及時開展檔案整理的技術(shù)指導(dǎo),耐心對新來的檔案人員進行檔案整理和歸檔工作的技術(shù)培訓(xùn),督促各部門進行檔案的規(guī)范化整理,深入檢查檔案整理的質(zhì)量。并制發(fā)相關(guān)規(guī)定,保證了機關(guān)檔案工作的開展。
親身參與,確保工程辦檔案工作同步發(fā)展
指揮部辦公室是臨時機構(gòu),人員來自四面八方,檔案意識各異。兩位同志緊緊依靠領(lǐng)導(dǎo),充分發(fā)揮主觀能動性,身體力行,確保檔案工作與工程建設(shè)同步發(fā)展。針對檔案工作任務(wù)重、人員檔案業(yè)務(wù)生疏的現(xiàn)狀,趙麗萍同志向兼職檔案員耐心講解相關(guān)知識,手把手示范檔案整理程序。國家游泳中心、國家體育場、老山自行車館、北京射擊館等奧運場館剛剛平整土地的時候,她就前往現(xiàn)場,指導(dǎo)建檔工作,幫助制定檔案工作制度,敦促落實檔案人員。奧運工程相繼開工建設(shè)后,她深入一線搞調(diào)研,抓培訓(xùn)、抓檢查、抓監(jiān)督,及時協(xié)調(diào)解決各種問題。四年來,她累計深入奧運工程1200余次,組織了八次檔案培訓(xùn)和三次大規(guī)模的覆蓋式奧運工程檔案管理檢查工作,抽查了數(shù)萬件檔案資料。隨著奧運工程相繼落成,她又積極協(xié)助組織開展竣工檔案預(yù)驗收工作。
工程辦檔案的收集是曲榮同志在“08”辦工作的重要內(nèi)容,為此,她采取各種措施保證“08”辦檔案收集的齊全、完整。她非常重視對體現(xiàn)市“2008”工程辦機關(guān)特色檔案的收集,對反映奧運工程進程的聲像檔案,給予特別關(guān)注。在文書檔案歸檔方面,她深入機關(guān)各部門獨立完成每年幾千卷檔案的接收、驗收和歸檔工作。為適應(yīng)檔案信息化管理的需要,曲榮同志積極開展電子目錄檢索工具的編制工作,檔案室保管的40,000多件檔案都制作了電子目錄,并可以查詢,提高了檔案利用效率。工作以來,她接收聲像光盤、錄音、錄像和資料700多件,并指導(dǎo)、組織和發(fā)動工程部門兼職檔案員為歸檔的反映各場館工程建設(shè)內(nèi)容的各類照片編寫說明,提高了檔案質(zhì)量。在她的努力下,機關(guān)檔案室的工作井然有序,庫存的各類檔案井井有條,文書、工程管理檔案、會計檔案、光盤、錄音、錄像、照片、資料、實物等9類檔案管理到位,很好地完成了檔案的收、管、用各項工作,為各類檔案進館做好了前期準(zhǔn)備工作。
目前,奧運工程檔案已取得階段性成果。今年3月份,“2008”工程辦已經(jīng)向市檔案館移交文書檔案10,000多卷,完成了第一批檔案的移交工作。現(xiàn)在正按照市檔案館的要求,抓緊時間組織指揮部辦公室各部門完成2007年檔案移交與2008年檔案整理、歸檔工作,為第二批檔案的移交做好各項準(zhǔn)備工作。
這些成績的取得,是與她們的勤奮努力分不開的。在工程辦的四年中,趙麗萍同志平均每年工作300天,每天工作十余個小時。由于工作繁忙,沒有時間照顧家里,她的愛人包攬了家務(wù), 八十多歲一手帶大她的外婆去世時,她因參加重要會議都沒能見上最后一面。她2004年剛到指揮部辦公室的時候,體檢報告全部正常。到2006年,四項指標(biāo)處于健康的臨界邊緣。2007年,體檢顯示12項指標(biāo)不合格。
曲榮同志也是這樣。她家離“08”辦比較遠,上下班需要4個多小時,為此總是早起。她還有腿疾,到“08”辦工作的第一天,右腿膝蓋腫得就像發(fā)面的饅頭,不能走路,只好被人架著去醫(yī)院治療。醫(yī)生警告說,她的右腿膝蓋嚴(yán)重變形,造成關(guān)節(jié)腔狹窄,關(guān)節(jié)磨損嚴(yán)重和右腿肌肉萎縮,必須進行人工關(guān)節(jié)置換手術(shù),否則右腿會經(jīng)常浮腫積水和疼痛加重。但曲榮同志考慮到這時住院做手術(shù),會影響奧運檔案工作,就頑強地堅持著,默默地忍受著痛苦,將檔案工作干得有聲有色。
盡管工作辛苦,趙麗萍和曲榮同志無怨無悔。她們說:自己被選派到市“2008”工程辦工作,是領(lǐng)導(dǎo)對自己的信任。為了這份信任,為了給后人留下寶貴的文化財富,她們一定要繼續(xù)努力,把工程辦檔案工作做得更好。