大型民營(yíng)企業(yè)檔案管理體系的構(gòu)建

林未名

（紅星美凱龍家居集團(tuán)股份有限公司 上海 200333）

大型民營(yíng)企業(yè)檔案管理體系的構(gòu)建

林未名

（紅星美凱龍家居集團(tuán)股份有限公司 上海 200333）

遵循靈活實(shí)用的原則，本文結(jié)合實(shí)例較為系統(tǒng)地介紹了某大型民營(yíng)企業(yè)集團(tuán)檔案管理體系的構(gòu)建。檔案管理體系主要包括體系構(gòu)建的原則與各級(jí)檔案室的基本任務(wù)、檔案的收集與歸檔范圍、檔案歸檔和整理要求、檔案的分類(lèi)和案卷編號(hào)規(guī)則、檔案的保管及期限、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀、檔案的利用以及檔案工作的考核與激勵(lì)機(jī)制等。

民營(yíng)企業(yè) 檔案 管理 體系 構(gòu)建

企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)真實(shí)的歷史記錄，不僅記錄了企業(yè)發(fā)展的歷史，而且記載了企業(yè)所形成和積累的知識(shí)，是企業(yè)重要的知識(shí)資源。民營(yíng)企業(yè)檔案管理對(duì)于積累和保存企業(yè)知識(shí)，維護(hù)企業(yè)發(fā)展真實(shí)的歷史面貌，保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益不受侵犯，保持企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力等，都具有十分重要的戰(zhàn)略?xún)r(jià)值[1]5。

民營(yíng)企業(yè)最大的特點(diǎn)是私有性，以盈利為目的的機(jī)構(gòu)性質(zhì)決定了企業(yè)對(duì)檔案管理的特殊需求[2]3。因此，對(duì)民營(yíng)企業(yè)的檔案管理一般都強(qiáng)調(diào)靈活實(shí)用的原則[3]104。對(duì)民營(yíng)企業(yè)的檔案管理，一是不要把其看成是一種固定不變的單一的管理思想與方式；二是在工作中不要力圖去套用某種模式，而要著力研究適合本企業(yè)的檔案管理模式，適合的就是最優(yōu)的[4]5。如湖南省就明確民營(yíng)企業(yè)檔案的歸檔范圍、檔案的分類(lèi)、項(xiàng)目的設(shè)置可根據(jù)企業(yè)規(guī)模大小、檔案數(shù)量多少適當(dāng)增減。

由此可見(jiàn)，在遵循檔案管理一般原則的前提下，民營(yíng)企業(yè)的檔案管理應(yīng)該是靈活的、與企業(yè)實(shí)際情況相符的。結(jié)合實(shí)例，本文介紹某大型民營(yíng)企業(yè)集團(tuán)公司檔案管理體系的構(gòu)建。

一、大型民營(yíng)企業(yè)檔案管理體系的構(gòu)建

1.體系構(gòu)建原則與各級(jí)檔案室的基本任務(wù)。集團(tuán)檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則。集團(tuán)檔案的所有權(quán)歸集團(tuán)所有，由集團(tuán)檔案室或指定檔案人員集中統(tǒng)一管理，任何部門(mén)、個(gè)人都不得私自保存。每個(gè)獨(dú)立法人單位作為一個(gè)立檔單位，設(shè)立一個(gè)單獨(dú)全宗。

集團(tuán)檔案室主要從宏觀方面貫徹執(zhí)行檔案有關(guān)法律、法規(guī)和國(guó)家有關(guān)方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度；制定各分公司檔案員工作職責(zé)，建立公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)，組織檔案人員的培訓(xùn)。監(jiān)督和指導(dǎo)集團(tuán)各部門(mén)、分公司檔案的收集、整理、保管、利用等工作。

作為檔案管理的執(zhí)行層，各分公司檔案室要貫徹執(zhí)行集團(tuán)公司有關(guān)管理規(guī)定，根據(jù)實(shí)際情況擬訂完善分公司檔案管理制度。集中統(tǒng)一管理本公司各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，積極提供利用，為本公司各項(xiàng)工作服務(wù)。

集團(tuán)設(shè)專(zhuān)職檔案管理員，各分公司設(shè)專(zhuān)（兼）職檔案管理員。

2.檔案的收集與歸檔范圍。檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)根據(jù)檔案歸檔范圍及歸檔時(shí)間要求積極主動(dòng)地與相關(guān)人員聯(lián)系，催促其歸檔，經(jīng)催促無(wú)效后，發(fā)送文件歸檔催收單進(jìn)行催收。任何員工均應(yīng)主動(dòng)將自己手中與公司有關(guān)的文件及時(shí)交相關(guān)檔案人員歸檔，不得自行保存或者占為己有。在辦理文件歸檔時(shí)，需在文件歸檔登記簿上進(jìn)行登記，專(zhuān)（兼）職檔案管理人員仔細(xì)驗(yàn)收，確認(rèn)檔案的合規(guī)性及齊全性后再簽名確認(rèn)。

凡是反映集團(tuán)各項(xiàng)活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的各種文件材料都屬于歸檔范圍。

（1）政府有關(guān)部門(mén)文件材料。政府有關(guān)部門(mén)召開(kāi)的需要本集團(tuán)及所屬公司貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料；政府有關(guān)部門(mén)頒發(fā)的屬于集團(tuán)及所屬公司經(jīng)營(yíng)范圍并要執(zhí)行的文件；政府有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本集團(tuán)工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等聲像材料等。

（2）集團(tuán)文件材料。集團(tuán)及所屬公司設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)制、歇業(yè)、清算、注銷(xiāo)等文件材料；股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)有關(guān)的材料；集團(tuán)及所屬公司頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件修改稿；集團(tuán)及所屬公司的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；集團(tuán)及所屬公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)形成的文件、電話記錄、聲像材料；集團(tuán)及所屬各公司有關(guān)項(xiàng)目工程建設(shè)、生產(chǎn)管理及購(gòu)置大型設(shè)備、基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙、文件、證書(shū)等材料。

（3）不屬歸檔范圍的材料。普發(fā)供參閱、不辦的文件材料；各公司文件材料中，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的定稿除外）；從正式文件中抄錄或復(fù)印的以及從各方面收集的供工作參考的文件材料；參加非主管單位召開(kāi)的會(huì)議不需要貫徹執(zhí)行的無(wú)查考價(jià)值的文件材料；非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料等。

3.檔案歸檔和整理要求。電子合同（掃描版）及紙質(zhì)合同原件應(yīng)每月移交集團(tuán)行政檔案管理專(zhuān)員，并做好交接登記手續(xù)。辦理完畢的一般文件，到第二年移交集團(tuán)檔案室歸檔；會(huì)計(jì)檔案、審計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)立卷編目后自行保管，2年后給檔案室歸檔。各公司一旦發(fā)生撤銷(xiāo)、合并或歇業(yè)時(shí)，公司必須提前一個(gè)月指定人員對(duì)本公司所保管的全部檔案進(jìn)行系統(tǒng)清理，并移交給集團(tuán)檔案室，辦理移交手續(xù)。

遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。歸檔案卷整理應(yīng)做到下述幾點(diǎn)。

（1）歸檔的文件材料應(yīng)為原件。歸檔的文件實(shí)行“雙套制”管理，即在文件形成、處理、歸檔、保管、利用等過(guò)程中，紙質(zhì)文件和電子文件二者同時(shí)存在，同步歸檔。電子歸檔應(yīng)以光盤(pán)的形式進(jìn)行保存。

（2）歸檔文件必須齊全完整，遵循文件形成規(guī)律與特點(diǎn)，層次分明。不同年度、不同保管期的文件材料一般不得放在一起立卷。卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)，案卷必須按規(guī)定的格式逐份填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。聲像材料應(yīng)由拍攝者用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

（3）歸檔文件原則上按卷為保管單位。有關(guān)卷內(nèi)文件材料情況說(shuō)明，應(yīng)都逐項(xiàng)填寫(xiě)在卷內(nèi)備考表內(nèi)，若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)，備考表應(yīng)置卷尾。案卷封皮，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫(xiě)清楚，案卷題名簡(jiǎn)明，確切地反映卷內(nèi)文件材料內(nèi)容。一般包括責(zé)任者、內(nèi)容和名稱(chēng)。

（4）每年應(yīng)該形成全年檔案的全引目錄，全引目錄包括卷內(nèi)目錄、案卷目錄和檔案匯總目錄。案卷目錄應(yīng)具備案卷號(hào)、題名、頁(yè)數(shù)、期限、備注等項(xiàng)目，案卷目錄、卷內(nèi)目錄需要打印出來(lái)并裝訂成冊(cè)，形成檔案索引目錄卷。

4.檔案的分類(lèi)和案卷編號(hào)規(guī)則。以集團(tuán)的全部檔案為對(duì)象，參照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合集團(tuán)檔案的內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，并保持檔案間的有機(jī)聯(lián)系，使集團(tuán)檔案管理工作走向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，以利于科學(xué)管理及綜合開(kāi)發(fā)利用。

（1）一級(jí)類(lèi)目的設(shè)置。集團(tuán)檔案分為：黨群宣傳類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、科學(xué)技術(shù)研究類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、會(huì)計(jì)檔案類(lèi)、職工檔案類(lèi)等，分別由0-12阿拉伯?dāng)?shù)字代表。

（2）二級(jí)及二級(jí)以下類(lèi)目的設(shè)置。黨群宣傳類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)的二級(jí)及二級(jí)以下類(lèi)目按職能性質(zhì)或問(wèn)題設(shè)置；產(chǎn)品類(lèi)、設(shè)備儀器的二級(jí)及二級(jí)以下類(lèi)目按產(chǎn)品和設(shè)備儀器種類(lèi)或型號(hào)設(shè)置；科學(xué)技術(shù)研究類(lèi)按課題性質(zhì)或課題項(xiàng)目設(shè)置；基本建設(shè)類(lèi)按工程性質(zhì)或工程項(xiàng)目設(shè)置；會(huì)計(jì)類(lèi)按文件形式（名稱(chēng)）設(shè)置；人事類(lèi)按人力資源工作模塊及員工個(gè)人檔案進(jìn)行設(shè)置；特殊載體類(lèi)檔案二級(jí)目錄按載體形式進(jìn)行設(shè)置。

（3）案卷流水號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，從001開(kāi)始編制。各類(lèi)目間用“.”分開(kāi)，類(lèi)目號(hào)與流水號(hào)間用“—”分開(kāi)。中間用“/”分開(kāi)。不同的二級(jí)類(lèi)目流水號(hào)分開(kāi)編制。案卷編號(hào)中的年度用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

5.檔案的保管及期限。

（1）各公司應(yīng)設(shè)置檔案專(zhuān)用庫(kù)房，配置相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備（如帶鎖檔案柜或密集架、空調(diào)、去濕機(jī)、溫濕度記錄儀、消防器材等），使檔案庫(kù)房符合八防，即：防盜、防火、防潮、防高溫、防霉、防蟲(chóng)、防光、防塵、防有害氣體等要求，確保檔案的安全。

（2）檔案管理人員應(yīng)將檔案柜進(jìn)行系統(tǒng)編號(hào)，編號(hào)規(guī)則為：從左到右，從上到下的順序進(jìn)行，編號(hào)細(xì)化到X柜X排。檔案管理人員要將檔案實(shí)體的存檔位置存入目錄中，以便檢索用。

（3）檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期分為30年、10年。凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)集團(tuán)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管；凡是反映集團(tuán)一般活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本集團(tuán)工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為定期保管，期限為30年；凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本集團(tuán)有參考價(jià)值的文件材料，列為定期保管，期限為10年。

6.檔案的鑒定與銷(xiāo)毀。各分公司檔案室對(duì)所保存的檔案要每5年清理一次，對(duì)于保存期限已滿，無(wú)保存價(jià)值的檔案編制擬銷(xiāo)毀檔案鑒定表，提交檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定。檔案鑒定小組各成員必須出具具體的鑒定意見(jiàn)，寫(xiě)出鑒定報(bào)告，如“同意銷(xiāo)毀”、“因?yàn)閄X原因，建議再保管XX年”。檔案室根據(jù)檔案鑒定小組的意見(jiàn)，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案由該檔案保管部門(mén)再保存兩年后銷(xiāo)毀。

銷(xiāo)毀檔案材料，須由二人以上并在指定的地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)，嚴(yán)禁將需要銷(xiāo)毀的檔案作為廢紙賣(mài)出，銷(xiāo)毀人、監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署姓名及日期，銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保存。

7.檔案的利用。檔案利用主要指檔案查閱、借閱、提供復(fù)印件、提供電子文件等。利用檔案材料前，利用者必須經(jīng)審批同意后檔案管理人員才能提供檔案利用。

各部門(mén)、分（子）公司因工作需要利用與自己工作有關(guān)的一般檔案時(shí)，經(jīng)利用人所在的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核后，送辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱重要的、機(jī)密的檔案或利用與自己工作業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的檔案時(shí)，須經(jīng)利用人所在的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、本部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)及辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。非人事工作人員、非財(cái)務(wù)工作人員、非企業(yè)證照年檢人員等一般不得利用人事檔案、財(cái)務(wù)檔案；如特殊情況需要利用的須報(bào)集團(tuán)總裁最終批準(zhǔn)后，方能提供利用。外部公司，原則上不得提供檔案利用，特殊情況下需要利用的，應(yīng)經(jīng)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后，方可利用；利用單位只能在檔案人員視線范圍內(nèi)查閱，原件不得外借，不得復(fù)印。檔案、文件利用批準(zhǔn)手續(xù)，只限一次有效。

查閱檔案只限在檔案管理人員視線范圍內(nèi)進(jìn)行，查閱時(shí)不得任意更改、涂劃、拆散、剪挖、攜帶外出。檔案借閱期限最長(zhǎng)為十天，如需延期，必須重新按審批程序?qū)徟?，凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印。檔案管理人員在提供檔案利用的時(shí)候，必須在相應(yīng)的檔案查閱登記表、檔案借閱登記表及檔案復(fù)印件登記表上登記，并讓利用人簽字確認(rèn)。歸還的檔案要進(jìn)行當(dāng)面檢查、清點(diǎn)，并在登記表上注明歸還日期。借閱人對(duì)檔案要妥善保管，不得遺失和損壞，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄密。檔案利用申請(qǐng)表及利用登記表要保存10年。

8.檔案工作的考核與激勵(lì)機(jī)制。為了將檔案管理各項(xiàng)規(guī)定落實(shí)，各部門(mén)、公司要將專(zhuān)（兼）職檔案管理員納入績(jī)效考核范圍進(jìn)行考核。

集團(tuán)辦公室將根據(jù)各部門(mén)、公司日常檔案工作情況及結(jié)合半年度或年度檢查情況，評(píng)選出“年度檔案工作先進(jìn)單位”及“年度檔案工作先進(jìn)個(gè)人”，并在集團(tuán)范圍內(nèi)公開(kāi)表彰。對(duì)不執(zhí)行集團(tuán)檔案管理制度，對(duì)檔案檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)需要整改事項(xiàng)整改不力的部門(mén)、公司和有關(guān)人員，將視其情節(jié)輕重給予處罰。

對(duì)損毀、丟失屬于集團(tuán)檔案，擅自提供、抄錄、公布、銷(xiāo)毀集團(tuán)檔案，涂改、偽造檔案，倒賣(mài)檔案牟利或者擅自將檔案賣(mài)給、送給別人，將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有，拒不歸檔或不按規(guī)定期限向集團(tuán)檔案部門(mén)移交檔案，以及檔案工作人員以及對(duì)檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守，造成檔案損失，將責(zé)令限期改正，情節(jié)嚴(yán)重的對(duì)直接責(zé)任人員給予經(jīng)濟(jì)處罰，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。

三、結(jié)語(yǔ)

民營(yíng)企業(yè)的私有性決定了其檔案管理靈活實(shí)用的原則。結(jié)合實(shí)例，本文介紹某大型民營(yíng)企業(yè)集團(tuán)公司檔案管理體系的構(gòu)建。集團(tuán)檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則，集團(tuán)檔案室與各公司檔案室分別承擔(dān)宏觀管理和執(zhí)行層的角色，并設(shè)立專(zhuān)職檔案管理員；檔案收集的范圍主要有與政府部門(mén)相關(guān)的文件以及集團(tuán)文件，并明確不屬于歸檔范圍的材料；對(duì)檔案歸檔和整理作了詳細(xì)要求，包括歸檔的時(shí)間、案卷整理的具體要求等；參照國(guó)家規(guī)定及企業(yè)實(shí)際，制定檔案分類(lèi)與案卷標(biāo)號(hào)原則；對(duì)檔案保管的要求與期限，明確檔案專(zhuān)用庫(kù)房的要求與檔案柜編號(hào)原則；根據(jù)企業(yè)實(shí)際確定檔案保管分永久和定期兩種，對(duì)各類(lèi)文件的保管期限進(jìn)行明確要求；對(duì)檔案鑒定與銷(xiāo)毀有具體程序要求，銷(xiāo)毀材料要事先鑒定，銷(xiāo)毀清冊(cè)要永久保存；制定了檔案利用的程序與范圍，要求檔案利用申請(qǐng)表及登記表要有一定的保留年限；為了將檔案管理各項(xiàng)規(guī)定得到落實(shí)，制定了檔案工作的考核與激勵(lì)機(jī)制。

[1]覃兆劌，張斌.“自覺(jué)”“、自主”與“自我完善”：民營(yíng)企業(yè)檔案管理究竟應(yīng)該選擇怎樣的模式？[J].檔案管理，2008（6）.

[2]劉婉嬌.民營(yíng)企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究[D].遼寧大學(xué)碩士論文，2015.

[3]項(xiàng)桂芳.新時(shí)期下民營(yíng)企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新[J].科教導(dǎo)刊，2012（6）.

[4]宗培嶺.民營(yíng)企業(yè)檔案管理模式研究[J].浙江檔案，2005（2）.

★作者林未名為紅星美凱龍家居集團(tuán)股份有限公司檔案管理部副部長(zhǎng)，長(zhǎng)期從事檔案管理工作。

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2016-09-19