當(dāng)前企業(yè)檔案工作面臨的問題及對策

張　亭

企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，管理著企業(yè)的無形資產(chǎn)和商業(yè)技術(shù)機(jī)密，其發(fā)展水平的高低直接影響著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和改革進(jìn)程。因此，企業(yè)檔案工作者和檔案界有必要深入研究企業(yè)檔案工作目前所面臨的問題和發(fā)展機(jī)遇，采取有效對策，促使企業(yè)檔案工作獲得創(chuàng)新發(fā)展。

企業(yè)檔案工作面臨的問題

１．企業(yè)決策者的檔案意識問題。近幾年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，大部分國有企業(yè)進(jìn)行了產(chǎn)權(quán)制度改革，完成了股份制改造。由于國有經(jīng)濟(jì)在某些領(lǐng)域的淡出，國家對企業(yè)的資產(chǎn)不再擁有絕對的所有權(quán)和決策權(quán)。作為企業(yè)無形資產(chǎn)的企業(yè)檔案的處置權(quán)已經(jīng)從國家轉(zhuǎn)移到股東，在法律許可范圍內(nèi)，企業(yè)檔案的相關(guān)事宜幾乎完全取決于企業(yè)本身。因此，如何讓企業(yè)新的領(lǐng)導(dǎo)者、決策者以及股東們認(rèn)識企業(yè)檔案資源的特點(diǎn)、價值和檔案工作的意義，以便管好用好保護(hù)好這些企業(yè)資產(chǎn)，使它為企業(yè)的改革發(fā)展發(fā)揮更大的作用，是當(dāng)前檔案界尤其是企業(yè)檔案工作者必須思考的問題。

２．企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的完善問題。為適應(yīng)新形勢的變化，最近幾年來國家各部門紛紛頒發(fā)和修訂了一系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如《國家機(jī)關(guān)公文處理辦法》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等。這些文件的頒布與實(shí)施，一方面標(biāo)志著我國檔案工作日趨與現(xiàn)代化接軌，檔案管理更加科學(xué)規(guī)范，同時也使企業(yè)檔案的管理工作從文件的產(chǎn)生、收集到整理利用等各項(xiàng)工作，都面臨著調(diào)整、改革和接軌的問題。

３．業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的加強(qiáng)問題。企業(yè)經(jīng)過一系列的經(jīng)濟(jì)體制改革之后，頻繁的兼并、重組、拆分，精簡機(jī)構(gòu)，競爭上崗，對企業(yè)的檔案工作產(chǎn)生了深刻的影響。機(jī)構(gòu)的變動與管理流程的重塑，打破了企業(yè)現(xiàn)有的管理網(wǎng)絡(luò)和工作程序。檔案人員的精簡和全員競爭上崗導(dǎo)致了檔案人員結(jié)構(gòu)的變化，一部分工作經(jīng)驗(yàn)豐富的老檔案員離開了工作崗位，檔案隊(duì)伍中出現(xiàn)了大批的新面孔。新的工作程序與新的工作人員，使企業(yè)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作面臨著巨大壓力。另外，隨著政府職能的轉(zhuǎn)換和行政許可法的實(shí)施，檔案行政機(jī)構(gòu)的工作重心從微觀的業(yè)務(wù)指導(dǎo)向宏觀的執(zhí)法監(jiān)督方向轉(zhuǎn)移，其業(yè)務(wù)指導(dǎo)力度銳減，使習(xí)慣了幾十年行政機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)的企業(yè)檔案部門不得不自己強(qiáng)筋壯骨，承擔(dān)起對整個企業(yè)專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和整個企業(yè)檔案工作的指導(dǎo)監(jiān)督。

４．企業(yè)檔案管理流程的重構(gòu)問題。國家電子政務(wù)的推廣與普及使企業(yè)電子文件大量涌現(xiàn)，與紙質(zhì)文件相比，電子文件不只具有對系統(tǒng)的依賴性、易變性、密集性等特點(diǎn)，而且其管理流程也不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件。企業(yè)檔案部門為了保證企業(yè)檔案的齊全完整，保護(hù)好檔案的安全，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，必須要按照國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，進(jìn)行管理流程的重構(gòu)。

５．企業(yè)檔案利用的新變化。企業(yè)檔案的利用長期以來一直以本企業(yè)工作查考為主，為企業(yè)的日常事物性管理服務(wù)。但最近幾年企業(yè)檔案的利用正悄然發(fā)生變化，利用者對檔案的需求標(biāo)準(zhǔn)越來越高，利用次數(shù)越來越頻繁，利用領(lǐng)域越來越寬廣，而且檔案的利用者已不再局限在企業(yè)內(nèi)部，許多中介機(jī)構(gòu)、學(xué)術(shù)部門和個人也加入了利用者的行列。檔案利用的目的也不再僅僅為企業(yè)服務(wù)，企業(yè)檔案的社會功能逐漸顯現(xiàn)。

企業(yè)檔案工作的發(fā)展策略

新形勢為企業(yè)檔案工作帶來沖擊的同時，也使企業(yè)檔案工作面臨著眾多的發(fā)展機(jī)遇。企業(yè)檔案工作者要緊緊抓住這個機(jī)遇，適應(yīng)企業(yè)改革和發(fā)展的需要，創(chuàng)新企業(yè)檔案工作的管理理念、管理機(jī)制和管理方法，使企業(yè)的檔案工作在改革中求進(jìn)步，在調(diào)整中得發(fā)展。

１．加大宣傳力度，增強(qiáng)全員檔案意識。宣傳教育是檔案工作的基礎(chǔ)。企業(yè)檔案種類眾多，產(chǎn)生于企業(yè)的每一個部門。針對企業(yè)員工檔案意識比較薄弱的情況，企業(yè)檔案部門要進(jìn)行全方位的宣傳，一方面可通過企業(yè)內(nèi)部刊物、墻報、知識征答等形式進(jìn)行集中式的宣傳教育，另一方面可將宣傳教育寓于整個檔案管理過程之中。在文件收集時，可進(jìn)行檔案齊全性完整性方面的教育，在檔案提供利用時進(jìn)行檔案重要性和安全方面的教育，以增強(qiáng)全員的檔案意識，加深人們對檔案工作的理解和支持，為企業(yè)檔案工作的開展創(chuàng)造良好的思想和環(huán)境氛圍。

２．完善管理制度，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要。規(guī)章制度是各項(xiàng)工作順利開展的保證。對于企業(yè)來說，上世紀(jì)八、九十年代都制訂有一套切實(shí)可行的檔案管理制度。隨著經(jīng)濟(jì)形式的變化和企業(yè)的改革發(fā)展，這些制度已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的需求，急需對這些制度進(jìn)行重新修訂，補(bǔ)充新的內(nèi)容。

３．優(yōu)化管理流程，注重電子文件收集。當(dāng)前不少企業(yè)為了提升自己的競爭能力，進(jìn)行了機(jī)構(gòu)調(diào)整和管理流程重塑。企業(yè)檔案部門要緊緊抓住這一契機(jī)，對企業(yè)現(xiàn)有的管理流程進(jìn)行改進(jìn)，建立精簡、高效、與企業(yè)發(fā)展相一致的檔案管理網(wǎng)絡(luò)和業(yè)務(wù)流程。特別是要針對電子文件信息易于更改易于流逝的特點(diǎn)，建立確保電子文件隨時歸檔的運(yùn)行機(jī)制，構(gòu)建電子文件歸檔管理的工作程序，對電子文件進(jìn)行全過程的監(jiān)控，使收集、鑒定、著錄等工作環(huán)節(jié)都能恰如其分地嵌入文件控制程序之中，既達(dá)到簡化整理、提高效率的目的，又能嚴(yán)密配合相得宜彰。

４．強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)。人是興盛之基、發(fā)展之本，提高企業(yè)檔案人員專業(yè)素質(zhì)是做好企業(yè)檔案工作的關(guān)鍵，而業(yè)務(wù)培訓(xùn)是提高檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)和企業(yè)檔案工作水平的主要手段。針對企業(yè)基層檔案人員非專業(yè)人員多、工作經(jīng)驗(yàn)缺乏和企業(yè)情況復(fù)雜等特點(diǎn)，企業(yè)檔案部門不但要開展檔案理論知識、法律知識、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的系統(tǒng)培訓(xùn)，而且要結(jié)合企業(yè)實(shí)際進(jìn)行具體工作方法的傳授。

５．圍繞“效益”主題，做好檔案資源開發(fā)。我們知道，企業(yè)雖然承擔(dān)著一定的社會責(zé)任，但其畢竟是一個經(jīng)濟(jì)實(shí)體。企業(yè)經(jīng)營的目標(biāo)就是在市場競爭中獲得生存、發(fā)展、壯大并取得最大的經(jīng)營效益。在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)全球化，競爭白熱化的情況下，企業(yè)的一切活動皆是圍繞著“效益”而進(jìn)行的。企業(yè)檔案工作要想獲得生存和發(fā)展，也必須與企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)相一致，緊緊扣住“效益”這個主題。企業(yè)檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn)，是企業(yè)信息資源的核心，對企業(yè)具有重要的憑證價值和參考價值。目前，國內(nèi)企業(yè)在質(zhì)量、技術(shù)、服務(wù)等方面不能與國外優(yōu)秀企業(yè)相抗衡的情況下，要想在競爭中獲得發(fā)展，必須重視并善于運(yùn)用企業(yè)的無形資產(chǎn)，特別是對商標(biāo)、信譽(yù)、銷售渠道以及企業(yè)文化等方面市場價值的保護(hù)和開發(fā)。因此，企業(yè)檔案部門要保護(hù)好企業(yè)的商標(biāo)檔案、專利權(quán)檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案等各種關(guān)乎企業(yè)機(jī)密的檔案，保證其在必要時能夠充分發(fā)揮憑證價值，維護(hù)好企業(yè)應(yīng)有的權(quán)益，并積極進(jìn)行檔案信息資源的綜合開發(fā)，為企業(yè)的各項(xiàng)發(fā)展發(fā)揮決策參考作用。（作者單位：中國神馬集團(tuán)）