運(yùn)用管理審核方式　強(qiáng)化制度執(zhí)行監(jiān)督

冀旗洲

延煉石油化工股份有限公司是一個(gè)大型煉油化工型企業(yè)，生產(chǎn)連續(xù)性強(qiáng)，管理環(huán)節(jié)多，管理的復(fù)雜程度也相對(duì)較大，為了有效地對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)進(jìn)行控制，多年以來經(jīng)過全公司領(lǐng)導(dǎo)班子的不懈努力和管理部門艱苦工作，健全了全公司的綜合管理制度與各專業(yè)管理工作制度，形成了較為完整的規(guī)章制度體系。但在制度的貫徹執(zhí)行方面，卻一直不如人意。多年來盡管公司組織開展過多次整頓，開展了各種各樣的檢查活動(dòng)，制定了較為嚴(yán)厲的違紀(jì)處罰條例并予以嚴(yán)格兌現(xiàn)，但違紀(jì)現(xiàn)象仍不斷發(fā)生，陷入了抓一下緊一緊、放一下松一松的循環(huán)之中，成為各級(jí)管理者最為頭疼的難題。

為了解決這一難題，公司企管處于２００３年初成立了專門課題組，經(jīng)過近三個(gè)月的下基層調(diào)查，召集各級(jí)管理人員開會(huì)研究，征求職工群眾意見，認(rèn)真予以分析，認(rèn)為造成這種情況的根本原因有五：一是基層部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)制度的貫徹執(zhí)行重視不足，在日常工作忙亂時(shí)，往往忽視對(duì)制度的嚴(yán)格執(zhí)行。二是部分職工對(duì)制度的認(rèn)識(shí)不到位，對(duì)制度的條款不熟悉，理解不深。三是與制度執(zhí)行相配套的臺(tái)帳記錄等原始資料不齊全，執(zhí)行過程難以監(jiān)督。四是制度的修訂不及時(shí)，部分制度不適應(yīng)變化了的管理活動(dòng)，難以執(zhí)行。五是現(xiàn)有的檢查監(jiān)督方式簡(jiǎn)單落后，難以發(fā)揮監(jiān)督的功能。

針對(duì)以上原因，公司認(rèn)為要徹底地解決制度執(zhí)行不嚴(yán)的難題，必須采用一種新的制度管理模式，把制度的宣貫、修訂、監(jiān)督檢查融為一體，形成一個(gè)有機(jī)的體系。改變傳統(tǒng)管理方式中制度宣貫、修訂、檢查分部門管理，監(jiān)督檢查分散簡(jiǎn)單的狀況，進(jìn)一步提高規(guī)章制度的管理水平。

按照這一思路，公司借鑒質(zhì)量體系認(rèn)證的經(jīng)驗(yàn)，決定采用體系審核的方式，對(duì)全公司各單位的制度執(zhí)行情況，有計(jì)劃地分單位進(jìn)行審核。通過一年的探索，取得了一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，初步形成了一套以審核為核心環(huán)節(jié)的制度管理模式。

由于制度執(zhí)行審核與質(zhì)量體系審核的性質(zhì)、目的不同，所以不能照搬質(zhì)量體系審核的方式。公司領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)過認(rèn)真分析研究，對(duì)比質(zhì)量體系審核的理念、內(nèi)容、方法，提出了一套新的審核辦法：首先，由于質(zhì)量體系審核是一種第三方驗(yàn)證審核，而審核方對(duì)被審方具體的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理工作不可能十分熟悉，所以只能依據(jù)被審方的程序文件進(jìn)行。要求被審核方貫徹“怎么說的就怎么干”的原則，只求發(fā)現(xiàn)問題，驗(yàn)證是否符合標(biāo)準(zhǔn)。而制度執(zhí)行審核是一種內(nèi)部促進(jìn)型審核，其原則也應(yīng)為“應(yīng)該怎么說，必須怎么干”。不允許有任何超越制度的行為存在。其次，質(zhì)量體系審核是外部審核，審核的對(duì)象只能是管理活動(dòng)的結(jié)果，即各種記錄資料，而制度執(zhí)行審核是內(nèi)部審核，主要審核制度執(zhí)行的過程，除審核記錄資料外，還要根據(jù)職工反映的問題和意見進(jìn)行查證，比之質(zhì)量體系審核，對(duì)象范圍要大得多。第三，質(zhì)量體系審核過程是一種完全的驗(yàn)證過程，被審核方完全處于一種被動(dòng)的應(yīng)對(duì)狀態(tài)。而管理審核過程是一種促進(jìn)過程，審核方與被審方處于一種互動(dòng)關(guān)系的狀態(tài)。審核方按制度條款檢查被審方在日常管理活動(dòng)中的執(zhí)行情況，被審方也要根據(jù)制度在執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問題，對(duì)制度的修訂提出意見和建議。第四，制度審核除以上之外，還有一個(gè)宣貫的作用。審核的過程要成為一個(gè)制度的宣貫的過程。審核過程要盡可能地讓職工參與。審核的結(jié)果也必須向被審方全體職工公布。同時(shí)還要檢查職工對(duì)制度的學(xué)習(xí)掌握情況。

確定了管理審核的原則、目的、內(nèi)容和方法，公司以此為核心，結(jié)合管理實(shí)際情況，開始構(gòu)建規(guī)章制度貫徹執(zhí)行的管理模式。由于大型企業(yè)管理環(huán)節(jié)多，規(guī)章制度種類繁多，任何一個(gè)部門和基層單位的工作都不可能涉及到全部制度條款。除專門的制度管理部門外，其它單位的人員也不可能對(duì)全公司所有的制度都能熟悉掌握。這就要按各部門的工作、性質(zhì)建立各自的規(guī)章制度體系。為此，我們針對(duì)各單位的工作把制度分為三類：凡屬本單位主要工作業(yè)務(wù)所必須執(zhí)行的制度及本單位內(nèi)部工作制度歸為第一類。屬本單位在經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)管理等業(yè)務(wù)中應(yīng)執(zhí)行的綜合制度和相關(guān)專業(yè)制度歸為第二類。本單位所涉及的其它制度歸為第三類。對(duì)三類制度從學(xué)習(xí)、宣貫掌握程度、配套資料、檢查的頻次都作了不同的要求。對(duì)于第一類制度要求全體職工都必須熟悉和掌握，并有深刻的理解。相配套的記錄資料臺(tái)帳必須齊全、詳盡。每月由單位領(lǐng)導(dǎo)定期檢查執(zhí)行情況。第二類制度要求單位領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)的管理業(yè)務(wù)崗位必須能熟悉掌握，配備有必要的記錄臺(tái)帳資料。由各單位分管業(yè)務(wù)的副職定期予以檢查。對(duì)于第三類制度，要求單位領(lǐng)導(dǎo)能夠熟悉掌握。但要求全體職工對(duì)二、三類制度也應(yīng)了解。對(duì)各單位制度執(zhí)行的檢查、監(jiān)督，實(shí)行一把手責(zé)任制。落實(shí)負(fù)責(zé)人及檢查的時(shí)間。通過以上工作，使各單位分別建立起各自的制度執(zhí)行管理體系。與此同時(shí)，公司抽調(diào)了四名領(lǐng)導(dǎo)組成審核領(lǐng)導(dǎo)小組，由企管處牽頭，抽調(diào)生產(chǎn)、技術(shù)、管理、紀(jì)檢及黨群系統(tǒng)處室部分人員組成審核小組實(shí)施審核。

為了使審核工作盡可能地規(guī)范化，提高審核效果，達(dá)到審核的目的，公司按審核體系的要求，擬定了審核的基本程序和方法，按被審單位分別編制了審核表，設(shè)置了審核記錄表格等資料。要求參與審核的人員嚴(yán)格按程序，按規(guī)定方法進(jìn)行審核，及時(shí)簽寫記錄表格，避免敷衍了事、走過場(chǎng)。對(duì)于審核結(jié)果的處理，規(guī)定要按以下程序進(jìn)行：一是把審核中發(fā)現(xiàn)的問題與單位領(lǐng)導(dǎo)座談溝通，獲得確認(rèn)。然后召開審核組會(huì)議，對(duì)被審單位的制度執(zhí)行管理情況進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。最后再召開被審單位職工大會(huì)，宣講審核結(jié)果。二是由審核組針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出糾正措施和整改期限，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，填寫整改單，下發(fā)被審單位，要求按期整改。三是把審核出的嚴(yán)重違紀(jì)行為，被審方對(duì)規(guī)章制度條款提出的修改意見及屬于部門之間協(xié)調(diào)配合中的矛盾問題，分類記錄，待本階段審核結(jié)束后寫入總結(jié)報(bào)告，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。四是年度審核結(jié)束后，由公司總經(jīng)理召開管理評(píng)審會(huì)議?？偨Y(jié)審核情況，對(duì)全公司的制度管理進(jìn)行評(píng)價(jià)，研究制度修訂、嚴(yán)重違紀(jì)處理等事宜。確定各部門之間協(xié)調(diào)方式及今后制度管理的發(fā)展方向與思路。

２００３年公司按照以上模式，對(duì)原油、基建等四個(gè)單位的制度執(zhí)行管理進(jìn)行審核，取得了較好效果。今年又安排７個(gè)單位的審核活動(dòng)，目前正在進(jìn)行之中。

經(jīng)過一年多來管理審核活動(dòng)的開展，公司與傳統(tǒng)的檢查監(jiān)督方式相比，管理審核這一新的模式至少有以下幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)：

１、克服了傳統(tǒng)檢查方式的分散性，符合現(xiàn)代大型企業(yè)制度種類多、數(shù)量大的特點(diǎn)和管理活動(dòng)系統(tǒng)性的要求。傳統(tǒng)檢查一般都是由各職能部門各自組織進(jìn)行的，由于各部門只負(fù)責(zé)對(duì)自己所管業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查，難以全面反映一個(gè)部門、單位的總體情況。且往往各自強(qiáng)調(diào)各自工作的重要性要求基層重視。這樣上面千條線，下面一根針，窮于應(yīng)付，使檢查工作無(wú)法真正落到實(shí)處。如果再把各職能部門的工作矛盾，推諉扯皮帶到檢查之中，則更讓基層手足無(wú)措，難以應(yīng)付。雖然各企業(yè)都要在一定時(shí)期組織一些綜合檢查，但因基層無(wú)制度管理體系，在工作千頭萬(wàn)緒、制度條款繁多的情況下，根本無(wú)從下手。所以這種綜合檢查只能針對(duì)一些特定的管理活動(dòng)進(jìn)行。且綜合檢查往往是在短時(shí)期內(nèi)對(duì)全廠各單位逐一檢查，時(shí)間上也不允許對(duì)大量的日常管理制度執(zhí)行情況進(jìn)行細(xì)查。管理審核是一種既綜合又有針對(duì)性的審核。從方法、人員組成方面，它是綜合的。但審核內(nèi)容、范圍又是有針對(duì)性的，是專門對(duì)規(guī)章制度執(zhí)行進(jìn)行的審核既克服了各部門專門檢查的分散性，又避免了綜合檢查雜亂。加之它首先要求基層健全體系，使檢查的對(duì)象明確具體，客觀上提高了檢查的水平和公正有效性。管理審核要求按計(jì)劃分段進(jìn)行，不強(qiáng)求全面檢查，時(shí)間上也允許檢查工作向深向細(xì)進(jìn)行。

２、檢查人員固定，能確保檢查的質(zhì)量。傳統(tǒng)的檢查是由各部門自行組織的，每次抽調(diào)的人員也大多不固定。由于檢查人員的素質(zhì)、責(zé)任心以及對(duì)業(yè)務(wù)的熟悉程度不同，因而檢查的隨意性很大。每次檢查的內(nèi)容范圍，粗細(xì)程度各不相同，檢查的結(jié)果很難說十分公正和切合實(shí)際。這就給檢查后的處理帶來很大困難。所以往往是有檢查無(wú)處理，降低了檢查的效果，甚至使檢查流于形式，失去檢查監(jiān)督的作用。管理審核是按規(guī)范程序組織進(jìn)行的，人員固定，且要經(jīng)過必要的培訓(xùn)。檢查的內(nèi)容、方法、范圍、過程，都要嚴(yán)格按事前擬定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。對(duì)每個(gè)被審對(duì)象一視同仁，既保證了過程的公正性，又保證了結(jié)果的公正性。對(duì)檢查的結(jié)果也要求按程序處理，提高了檢查的效果。使檢查真正發(fā)揮了教育、警示和糾正的作用。

３、采用多種方式，廣泛征求意見。傳統(tǒng)的檢查是一種被動(dòng)式的檢查，檢查人與被檢查單位不易很好地溝通。一方面無(wú)法了解到被查單位對(duì)制度及檢查工作的意見，不利于制度的修訂與檢查方法的改進(jìn)。另一方面難以調(diào)動(dòng)被查單位的積極性，有時(shí)甚至引起一些抵觸情緒，既降低了檢查的效果，也影響了雙方的工作協(xié)調(diào)關(guān)系。管理審核采用互動(dòng)的方式，通過座談會(huì)、職工大會(huì)的形式，不僅使被檢查單位深刻認(rèn)識(shí)所存在的問題，心悅誠(chéng)服。而且征求了被查單位對(duì)制度檢查工作的意見，同時(shí)還可起到制度宣貫學(xué)習(xí)的作用。

４、掌握重要環(huán)節(jié)，搞好管理評(píng)審。管理審核最后一步程序是管理評(píng)審。這是從總體上評(píng)價(jià)管理現(xiàn)狀的重要環(huán)節(jié)。通過討論審核報(bào)告，研究審核中發(fā)現(xiàn)問題的性質(zhì)、對(duì)整體管理系統(tǒng)的影響，從總體上把握系統(tǒng)運(yùn)行狀況，確定改革完善及發(fā)展的方向。使管理直接處于公司最高領(lǐng)導(dǎo)層的控制之下，保證管理工作健康發(fā)展，不斷提高。評(píng)審工作一般由總經(jīng)理主持，公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員與管理職能部門參加，加大了審核結(jié)果處理的力度。使糾正問題、處罰違紀(jì)、修訂制度、改進(jìn)檢查方法等一系列工作進(jìn)展得更加順利，效果顯著提高。徹底避免了只有檢查，不問后果的現(xiàn)象的發(fā)生。

５、搞好配合，共同提高。管理審核比之傳統(tǒng)的檢查方式，雖有其顯著的優(yōu)越性，但也有其不足之處。如參與人員多，涉及部門多，程序環(huán)節(jié)多，只能有計(jì)劃地分階段開展。所以它不能完全代替日常專業(yè)檢查活動(dòng)。應(yīng)該與日常檢查相配合，相互促進(jìn)，共同提高。

一年多來，延煉石油化工股份有限公司通過建立體系、開展審核、會(huì)議評(píng)審、糾正問題四個(gè)環(huán)節(jié)的工作，初步建立起一套新的制度管理模式，較好地解決了制度執(zhí)行難、監(jiān)督檢查難、事后處理難的老大難問題，使制度的學(xué)習(xí)、貫徹、執(zhí)行、檢查、修訂完善，形成了一個(gè)完整的系統(tǒng)，步入良性循環(huán)，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的順利進(jìn)展提供了可靠的保障。

（作者單位：延煉石油化工股份有限公司）