數(shù)字化時代構(gòu)建高校檔案管理的信息化

閆麗俠

(長春師范大學(xué)，長春 130032)

數(shù)字化時代背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)被不斷發(fā)展應(yīng)用，大數(shù)據(jù)運算方式已經(jīng)成為大勢所趨。在我國傳統(tǒng)高校的檔案管理工作中，主要以紙質(zhì)文件作為數(shù)據(jù)儲存途徑，難以適應(yīng)數(shù)字化時代的要求。從客觀上來看，受近幾年教育政策的影響，高校不斷擴招，導(dǎo)致學(xué)生數(shù)量增大，增加了檔案管理工作的復(fù)雜性。高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)時代發(fā)展背景，選擇更為便捷高效的儲存方式進(jìn)行檔案管理。

1 大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理信息化的意義

高校檔案管理工作作為高校教學(xué)管理工作的重要組成部分，實現(xiàn)高校檔案管理信息化，不僅是時代發(fā)展的要求，也是高校自我發(fā)展的要求。在數(shù)據(jù)化背景下，信息技術(shù)的不斷發(fā)展，促進(jìn)信息量規(guī)模不斷增長，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)與目前高校管理需求不匹配。同時，數(shù)據(jù)化時代是資源共享的時代，紙質(zhì)化檔案管理工作的局限性不僅在于交流共享功能的缺失，也在于其工作步驟的繁瑣。傳統(tǒng)檔案管理工作中，主要通過人工完成檔案收集、歸納工作。工作量巨大且缺乏效率，易出現(xiàn)工作錯誤。在數(shù)據(jù)化背景下，采用信息技術(shù)可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件收發(fā)，智能化記錄入歸檔檔案，提高了檔案管理效率[1]。高校檔案管理信息化對于高校教學(xué)管理的整體工作效果具有積極的影響。

2 高校檔案管理信息化過程中存在的問題

2.1 缺乏對檔案管理信息化的認(rèn)識

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作被應(yīng)用到社會各方面。但目前許多高校檔案管理人員仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，將紙質(zhì)檔案管理作為主要工作內(nèi)容，難以適應(yīng)時代發(fā)展的需求[2]。同時，大部分高校通常將學(xué)校建設(shè)的重點放在提升教學(xué)質(zhì)量上，而不注重對檔案的管理。導(dǎo)致高校檔案管理工作優(yōu)化意識的缺失，不注重對檔案管理信息化發(fā)展規(guī)劃的制訂。

2.2 檔案管理信息化建設(shè)缺少資金投入

高校檔案管理工作具有系統(tǒng)性、全面性、復(fù)雜性，而實現(xiàn)檔案管理信息化不僅要優(yōu)化工作形式，也對現(xiàn)有管理工作提出挑戰(zhàn)，需要在檔案管理工作中投入的資金和設(shè)備，特別是高校各類檔案較為復(fù)雜，需要先進(jìn)的硬件設(shè)備以及軟件設(shè)備作為開展檔案工作的基礎(chǔ)。但目前許多高校對檔案信息化管理工作的重要性缺乏認(rèn)識，在實際工作中不注重資金設(shè)備的投入，影響了高校檔案管理的信息化進(jìn)程，難以滿足現(xiàn)代化教學(xué)管理工作的需求，也影響了高校管理工作的效率。

2.3 缺乏專業(yè)檔案管理信息化建設(shè)隊伍

近年來，受我國教育政策的影響，為培養(yǎng)出更多的高素質(zhì)人才，許多高校都采取擴招策略，導(dǎo)致學(xué)生規(guī)模不斷擴大，也導(dǎo)致檔案管理工作更加復(fù)雜。但在目前的高校管理系統(tǒng)中，一些高校缺乏專業(yè)的檔案管理工作者，大多為兼職人員，他們沒有進(jìn)行過系統(tǒng)的培訓(xùn)，缺乏與檔案管理相關(guān)的知識，不具備開展檔案管理信息化工作的能力和水平。在大部分高校中，檔案管理部門與教學(xué)、人事部門融為一體，不僅不能體現(xiàn)檔案管理的重要性，也使從業(yè)人員難以發(fā)揮自身的價值，導(dǎo)致檔案專業(yè)人才流失。

3 實現(xiàn)高校檔案管理信息化的有效策略

3.1 強化對檔案管理的認(rèn)識，設(shè)計具體發(fā)展方案

為進(jìn)一步適應(yīng)現(xiàn)代化高校管理工作，高校必須對檔案管理信息化工作加以重視。首先，要強化檔案管理信息化建設(shè)的意識，不斷重視檔案部門的作用，將檔案管理信息化工作與高校的發(fā)展規(guī)劃相結(jié)合，給檔案管理信息化建設(shè)工作提供總體方向。其次，要從檔案管理部門入手，采取合理措施，增強工作人員對檔案管理信息化的認(rèn)識，從實際工作出發(fā)，設(shè)計出優(yōu)化檔案管理工作的具體方案[3]。

為強化相關(guān)部門對檔案管理工作的認(rèn)識，需要高校管理部門重視檔案管理信息化建設(shè)工作。校方可以從教學(xué)的總體管理層面出發(fā)，分析檔案信息化建設(shè)對高?？傮w布局發(fā)展的重要性，使學(xué)校管理者認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。其次，采取合理措施，建立員工交流會或績效考核機制，強化檔案管理部門的工作，深刻理解優(yōu)化檔案管理工作的重要性。再次，提升高校總體對檔案管理信息化工作的認(rèn)識，為檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)步打好基礎(chǔ)。

3.2 加大資金投入力度，扎實開展檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)

實現(xiàn)高校檔案信息化管理，首先,要有先進(jìn)技術(shù)設(shè)備作支持，才能進(jìn)一步開展工作。在管理人員具備檔案管理信息化建設(shè)意識的前提下，要優(yōu)化落后的檔案設(shè)施，通過應(yīng)用先進(jìn)管理設(shè)施軟件，為檔案管理信息化工作的有效進(jìn)行提供保障。為獲得更多的資金投入，首先，檔案管理部門要提升在高校教學(xué)管理中的地位，爭取高校的建設(shè)資金；其次，要注重計算機設(shè)備的更新，充分利用建設(shè)資金，更新優(yōu)化檔案管理信息化設(shè)備，保證資金的充分利用；再次，要秉持科學(xué)化、效率化、實用化理念，對檔案管理信息化軟件進(jìn)行升級，構(gòu)建起符合數(shù)據(jù)化時代要求的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)。要重視網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，通過流暢快捷的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，保證檔案傳輸與保存的順利進(jìn)行。最后，檔案管理部門在爭取資金與設(shè)備投入的過程中，必須保證資金的利用效率，避免出現(xiàn)資金浪費、濫用的情況發(fā)生，有效地推動檔案管理信息化工作[4]。

3.3 強化專業(yè)隊伍建設(shè)，培養(yǎng)優(yōu)秀檔案管理人才

為推動檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)一步適應(yīng)數(shù)據(jù)化時代的要求，高校必須將專業(yè)隊伍建設(shè)重視起來，培養(yǎng)出一批高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案人才。只有建立一支高素質(zhì)的檔案人才隊伍，才能不斷優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)工作。在數(shù)據(jù)化時代，對人才的要求不斷變化，因此，檔案管理部門必須進(jìn)一步重視檔案人員業(yè)務(wù)水平與工作能力的提升，適應(yīng)時代發(fā)展對檔案管理信息化的要求[5]。

為了更好地開展檔案管理信息化建設(shè)工作，需要檔案管理部門對相關(guān)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)。采取合理措施，充分調(diào)動檔案管理人員的學(xué)習(xí)積極性，使其積極主動地參與到檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)中。在實際培訓(xùn)過程中，管理部門必須先了解工作人員的實際工作能力，選擇多種培訓(xùn)方式來幫助檔案管理人員提升專業(yè)知識。如檔案人員對總體信息技術(shù)不了解，難以正確操作相關(guān)設(shè)備時，檔案管理部門就可以聘請專業(yè)人員進(jìn)行操作培訓(xùn)，提升檔案管理人員的操作水平。當(dāng)檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)缺失時，可以引進(jìn)高素質(zhì)檔案管理人才，對現(xiàn)有人員進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)，完善其知識結(jié)構(gòu)，保證檔案管理人員具備專業(yè)理論知識，能夠在檔案管理信息化工作中發(fā)揮積極作用。

4 結(jié)語

數(shù)字化技術(shù)作為高校檔案管理的良好載體，有利于實現(xiàn)檔案管理便捷化、輕盈化、系統(tǒng)化。同時，數(shù)據(jù)化時代信息交流與儲存方式的改變，加快了高校檔案管理工作的信息化速度，因此，高校必須采取合理措施，通過提升檔案管理人員意識、人才培養(yǎng)、制度建設(shè)等多種措施，推動檔案信息化工作的發(fā)展，提高檔案管理工作效率。