淺議工程檔案管理現(xiàn)狀及改進(jìn)措施

周明

摘 要：近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，使工程建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，特別是對(duì)于水利工程來(lái)說(shuō)，越來(lái)越多水利工程的建設(shè)，在方便了人們?nèi)粘Ｉ畹耐瑫r(shí)，也為人們的飲水安全提供了可靠保障。與此同時(shí)，在水利工程建設(shè)中，檔案管理工作在其中也發(fā)揮著越來(lái)越重要的地位，對(duì)工程檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，能夠?yàn)楣こ探ㄔO(shè)、管理、維護(hù)、改造等相關(guān)工作提供重要依據(jù)。鑒于此，該文便以寧夏中南部城鄉(xiāng)飲水安全水源工程的檔案管理作為實(shí)例，以此探討工程檔案管理現(xiàn)狀，并針對(duì)工程檔寧管理中存在的問(wèn)題提出相應(yīng)的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：工程檔案 管理現(xiàn)狀 改進(jìn)措施

中圖分類(lèi)號(hào)：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2019）01（a）-00-02

在工程建設(shè)中，工程檔案作為一種十分重要的技術(shù)類(lèi)文件，具備極高的保存價(jià)值，其能夠?yàn)楣こ踢\(yùn)行管理、使用、事故處理、改造、擴(kuò)建及鑒定等工作提供有價(jià)值的載體文件資料。工程檔案不僅能夠?yàn)楣こ桃?guī)劃和建設(shè)提供重要依據(jù)，還包含著大量的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對(duì)工程檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，不僅能夠使這些載體文件資料得到有效保護(hù)，還能幫助建設(shè)單位與相關(guān)部門(mén)在遇到相應(yīng)問(wèn)題時(shí)能夠做出合理的決策。

1 寧夏中南部城鄉(xiāng)飲水安全水源工程的項(xiàng)目介紹

寧夏中南部城鄉(xiāng)飲水安全水源工程是六盤(pán)山地區(qū)的重要水利工程之一，也是寧夏頭號(hào)民生工程，其能夠有效解決該地區(qū)城鄉(xiāng)居民的供水問(wèn)題，保障居民的飲水安全，這對(duì)于促進(jìn)地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，盡快實(shí)現(xiàn)全面小康社會(huì)有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。工程共由輸水、泵站、截引及水庫(kù)工程共同組成，設(shè)計(jì)多年平均引水量3980萬(wàn)m3，輸水線路總長(zhǎng)75.92km，其中，隧洞12座總長(zhǎng)37.07km，壓力管道38.85km，設(shè)計(jì)引水流量3.75m3/s，并且新建有中莊水庫(kù)與秦家溝水庫(kù)，并對(duì)龍?zhí)端畮?kù)進(jìn)行了加固改造，同時(shí)增設(shè)加壓泵站共計(jì)3座，在該輸水線路中共分布有190多座各種類(lèi)型的建筑物。主要解決寧夏南部貧困山區(qū)4個(gè)縣區(qū)現(xiàn)狀110.8萬(wàn)城鄉(xiāng)居民飲水安全問(wèn)題，水源工程總投資17.78億元。該工程利用調(diào)水工程將六盤(pán)山東簏涇河水引至寧夏的中南部地區(qū)，由于六盤(pán)山簏涇河的水位較高、水量充足，并且水質(zhì)較好，而寧夏中南部地區(qū)則較為干旱缺水，因此將六盤(pán)山簏涇河水引至寧夏中南部地區(qū)，不僅能夠有效緩解該地區(qū)的干旱問(wèn)題，還能從根本上保障該地區(qū)居民的飲水安全，從而促進(jìn)當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)發(fā)展。

2 工程檔案管理現(xiàn)狀

2.1 管理體制問(wèn)題

由于我國(guó)在水利工程建設(shè)中真正開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)間比較晚，這也使我國(guó)的工程檔案管理體制在許多方面都存在一定問(wèn)題，自我國(guó)進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)相關(guān)部門(mén)便相繼出臺(tái)了一系列的政策和辦法，以此規(guī)范水利工程的檔案管理工作。不過(guò)，雖然水利工程檔案管理得到了一定程度的規(guī)范，但相比于其他行業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理水平仍舊過(guò)于滯后，至今尚未建立一個(gè)全方面、系統(tǒng)化的檔案管理體系，這也造成水利工程在檔案管理過(guò)程中常常存在執(zhí)法力不足的現(xiàn)象。

2.2 管理組織問(wèn)題

隨著我國(guó)水利工程項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，工程檔案管理工作在其中也發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，由于水利工程項(xiàng)目建設(shè)涉及參建單位較多，各單位對(duì)檔案管理工作重視程度不足，許多單位未建立檔案管理部門(mén)，檔案管理人員大多是由其他部門(mén)人員所兼職管理的，且綜合能力和業(yè)務(wù)水平較低，這在很大程度上降低了水利工程的檔案管理水平。并且，由于檔案管理部門(mén)的專(zhuān)業(yè)性較為缺乏，而國(guó)家所建立的檔案管理部門(mén)又無(wú)法進(jìn)行全程化的監(jiān)管水利工程項(xiàng)目的檔案管理工作，這也給水利工程的檔案管理造成了很大影響。

2.3 管理技術(shù)問(wèn)題

由于水利工程項(xiàng)目的建設(shè)規(guī)模及性質(zhì)有所不同，這也使檔案管理工作的復(fù)雜程度也有很大差異，而對(duì)于大部分水利工程項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，其在檔案管理工作中仍舊是以紙質(zhì)文件來(lái)進(jìn)行檔案管理工作的，缺乏相應(yīng)的信息化技術(shù)管理手段，這也為水利工程的檔案管理工作帶來(lái)了極大的不便。

3 寧夏中南部城鄉(xiāng)飲水安全水源工程的改進(jìn)措施

3.1 管理體制的改進(jìn)措施

在寧夏中南部城鄉(xiāng)飲水安全水源工程中，集團(tuán)公司在工程項(xiàng)目建設(shè)初期便已經(jīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作所具有的重要性，并根據(jù)該工程建設(shè)的實(shí)際情況及特點(diǎn)，對(duì)管理體制進(jìn)行了相應(yīng)的改進(jìn)。集團(tuán)公司首先建立了專(zhuān)業(yè)化的檔案管理部門(mén)，由集團(tuán)副總直接對(duì)檔案管理工作進(jìn)行負(fù)責(zé)，并在該部門(mén)中專(zhuān)門(mén)配備了專(zhuān)職檔案管理人員，同時(shí)采取統(tǒng)分結(jié)合的管理方式來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)該部門(mén)的分級(jí)管理與統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。除此之外，集團(tuán)公司還分別建立了檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組與業(yè)務(wù)指導(dǎo)組，由各部門(mén)部長(zhǎng)作為領(lǐng)導(dǎo)小組成員、業(yè)務(wù)指導(dǎo)組負(fù)責(zé)指導(dǎo)編制、歸檔與整理檔案，計(jì)劃投資部對(duì)前期檔案進(jìn)行編制、整理，工程部對(duì)技術(shù)類(lèi)檔案進(jìn)行收集、歸檔與整理。除此之外，集團(tuán)企業(yè)還制定了多個(gè)關(guān)于檔案管理的制度，在明確檔案管理人員的職責(zé)和工作內(nèi)容的同時(shí)，還重視與自治區(qū)檔案局以及自治區(qū)水利安全生產(chǎn)與質(zhì)量監(jiān)督管理局之間的積極密切職系，以此強(qiáng)化相關(guān)部門(mén)對(duì)該工程的監(jiān)管能力，并嚴(yán)格按照制度規(guī)定對(duì)聲像檔案與文件檔案進(jìn)行科學(xué)的整理、存儲(chǔ)與利用，同時(shí)做好檔案的防盜、防光、防火、防潮等八防工作。

3.2 管理組織的改進(jìn)措施

在管理組織的改進(jìn)措施方面，寧夏中南部城鄉(xiāng)飲水安全水源工程定期組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)、進(jìn)修與學(xué)習(xí)，并聘請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)家對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)輔導(dǎo)與問(wèn)題咨詢(xún)服務(wù)，同時(shí)按照檔案管理工作要求，邀請(qǐng)相關(guān)主管部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)及專(zhuān)家到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行檢查、指導(dǎo)，并為該工程各參建單位及檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)宣傳、輔導(dǎo)與講解，以此幫助檔案管理人員能夠盡快適應(yīng)檔案管理工作，滿(mǎn)足檔案管理要求及內(nèi)容。為了使檔案管理能夠盡可能完整、準(zhǔn)確，集團(tuán)公司還多次邀請(qǐng)自治區(qū)檔案局領(lǐng)導(dǎo)及專(zhuān)家對(duì)各參建單位的檔案管理情況進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查、指導(dǎo)，使工程各參建單位能夠規(guī)范地進(jìn)行檔案管理工作。

3.3 管理技術(shù)的改進(jìn)措施

在管理技術(shù)的改進(jìn)措施方面，寧夏水務(wù)投資集團(tuán)有限公司以工程為依托，積極在集團(tuán)內(nèi)部開(kāi)展信息化建設(shè)，利用檔案信息管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)工程檔案的信息化管理，并嚴(yán)格按照管理規(guī)定要求對(duì)檔案進(jìn)行核查、整理、歸檔與存儲(chǔ)，以此滿(mǎn)足檔案管理工作的需要。為了避免檔案資料在管理過(guò)程中出現(xiàn)遺漏和混淆現(xiàn)象，利用物聯(lián)網(wǎng)等信息化手段對(duì)檔案信息進(jìn)行了工程分類(lèi)和編號(hào)，以此實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子版與紙質(zhì)版能夠?qū)μ?hào)入座。同時(shí)，為方便工程檔案資料查詢(xún)和檢索，建設(shè)單位對(duì)所有驗(yàn)收合格并移交的項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行了錄入掃描。另外，在進(jìn)行檔案整理時(shí)，對(duì)各參建單位檔案收集進(jìn)行跟蹤核查，確保檔案資料為原始件，并利用計(jì)算機(jī)對(duì)卷內(nèi)目錄進(jìn)行打印，嚴(yán)格執(zhí)行檔案簽字手續(xù)，并由第三方檔案管理單位來(lái)對(duì)集團(tuán)內(nèi)部的信息化檔案管理水平進(jìn)行檢查與驗(yàn)收。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，本文以寧夏中南部城鄉(xiāng)飲水安全水源工程為例，針對(duì)目前水利工程檔案管理工作的現(xiàn)狀，提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施，通過(guò)不斷完善檔案管理體制，改進(jìn)管理組織，強(qiáng)化集團(tuán)公司工程檔案信息化管理建設(shè)，提高檔案管理工作的信息化技術(shù)水平，從而對(duì)寧夏中南部城鄉(xiāng)飲水安全水源工程工程檔案資料進(jìn)行科學(xué)的管理，進(jìn)而為該工程收益群眾的安全用水提供了可靠保障。

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