檔案管理工作效率提升策略分析

顏嘉琪

（廣西壯族自治區(qū)水利廳機(jī)關(guān)服務(wù)中心，廣西南寧 530023）

檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，受到單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，但是在具體工作開展中存在一定問題，容易對管理效率產(chǎn)生負(fù)面影響。因此，單位要給予檔案管理工作足夠的重視，結(jié)合時代發(fā)展創(chuàng)新管理手段、管理模式和管理理念，充分發(fā)揮檔案資源的潛在價值。

一、檔案管理的重要性

（一）記錄單位發(fā)展歷程

單位在長期發(fā)展進(jìn)程中形成了大量具有參考價值的寶貴資源，通過對各項(xiàng)資源數(shù)據(jù)的科學(xué)整理形成檔案，利用合理的保存保管方式，能夠確保檔案資源的安全性和價值性。檔案真實(shí)記錄了單位的發(fā)展歷程，其中很多檔案都具有較高的機(jī)密性，對于單位而言是一筆珍貴的財富。

（二）為決策制定提供支撐

檔案是一種具有可利用價值的珍貴資源，對于政府機(jī)關(guān)和事業(yè)單位而言，檔案可以為各項(xiàng)決策提供數(shù)據(jù)支撐，確保決策的合理性和正確性。在社會發(fā)展新形勢下，單位面臨的競爭壓力和工作壓力持續(xù)增加，領(lǐng)導(dǎo)每天都要面對多項(xiàng)決策，如果出現(xiàn)決策失誤，就會影響單位的正常發(fā)展。通過對檔案的科學(xué)管理，可以挖掘出具有價值的資源，將其整理后提供給領(lǐng)導(dǎo)，為其決策提供信息依據(jù)。

（三）單位工作考察憑證

檔案真實(shí)、準(zhǔn)確地記錄了單位的人事變動、業(yè)務(wù)活動、公務(wù)活動以及取得榮譽(yù)，體現(xiàn)了單位的事態(tài)變化、發(fā)展軌跡以及運(yùn)行全貌，通過查閱檔案，能夠?qū)挝还ぷ鏖_展考察，是評價工作質(zhì)量和效率的重要憑證。同時，單位在運(yùn)行中會形成大量信息資源，是開展單位管理工作的重要輔助工具，是履行社會職能和處理各項(xiàng)業(yè)務(wù)的關(guān)鍵資料，通過檔案管理可以對單位的實(shí)踐成效和經(jīng)營風(fēng)險進(jìn)行準(zhǔn)確而客觀的分析。

（四）宣傳教育主要素材

對于政府機(jī)關(guān)和事業(yè)單位而言，宣傳教育屬于日常管理的主要工作，檔案的形成伴隨著單位發(fā)展，檔案是對單位歷史的全記錄，其中包含經(jīng)營經(jīng)濟(jì)、日常生活、單位展覽、文藝創(chuàng)作以及思政工作等內(nèi)容，是單位開展愛國教育、民族教育、思政工作的重要素材。

（五）輔助單位科學(xué)研究

參考性是檔案資源的重要特點(diǎn)，在檔案的形成中，會收集大量數(shù)據(jù)信息，對前人的研究經(jīng)驗(yàn)和研究成果進(jìn)行真實(shí)記錄，其可靠性和真實(shí)性是其他資料無法比擬的。在單位開展的科學(xué)研究活動中，可以將檔案資料作為重要參考和依據(jù)，根據(jù)檔案中的記錄調(diào)整研究過程和科研要素，進(jìn)而縮短科研時間。

二、檔案管理工作中影響效率的幾點(diǎn)問題

（一）管理人員素質(zhì)有待提升

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中逐漸獲得深入應(yīng)用，檔案管理模式、手段和理念都發(fā)生了一定的變化，這對管理人員的綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、崗位經(jīng)驗(yàn)和崗位技能也提出了新要求。但是在當(dāng)前檔案管理工作中，部分管理人員的素質(zhì)和能力難以滿足崗位要求，具體體現(xiàn)在以下三點(diǎn)：第一，現(xiàn)有的管理人員年齡較大，信息技術(shù)操作能力不強(qiáng)，管理理念陳舊，學(xué)習(xí)能力不足，在工作中缺少創(chuàng)新意識和改革意識，對管理效率產(chǎn)生較大影響；第二，單位沒有定期組織管理人員開展崗位培訓(xùn)，人員的知識結(jié)構(gòu)沒有機(jī)會得到完善，雖然部分單位組織了培訓(xùn)工作，但是存在流于形式、浮于表面的問題，難以體現(xiàn)培訓(xùn)的作用；第三，現(xiàn)有的管理人員數(shù)量不足，工作量和壓力較大，沒有時間自主學(xué)習(xí)、提升自我。

（二）管理硬件設(shè)施不足

檔案管理需要以完善的硬件設(shè)施為支撐，但是當(dāng)前部分單位對檔案工作缺乏重視，硬件設(shè)施建設(shè)不足，難以滿足工作的實(shí)際需求。例如，檔案信息化管理中所需的打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、計算機(jī)等設(shè)備數(shù)量不足，在采購相關(guān)設(shè)備后，缺乏后期維護(hù)和保養(yǎng)，設(shè)備頻繁出現(xiàn)故障問題，對管理效率產(chǎn)生一定影響。同時，紙質(zhì)檔案是檔案管理的主要內(nèi)容，很多珍貴的檔案都以紙質(zhì)形式保管，紙質(zhì)檔案的保管要求較高，需要獨(dú)立、完善的檔案室。部分單位的檔案室不符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，例如，一些單位沒有設(shè)立單獨(dú)的檔案室，將倉庫、辦公室或者會議室改裝為檔案室，防潮、防水、防盜、防光、防蟲蛀等工作做得并不到位，使得紙質(zhì)檔案在長期保管中出現(xiàn)紙張損壞、字跡不清等問題，給后期檔案利用帶來了阻礙。

（三）信息化管理程度較低

信息化管理需要完善的硬件設(shè)施、人力資源和管理體系作為支撐，而部分單位存在信息化管理程度低的問題。例如，管理工作依然以紙質(zhì)檔案為主，沒有將其轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案資源；單位沒有建立檔案信息管理平臺，檔案資源的收集、整理和利用受到阻礙；電子檔案安全防護(hù)工作不到位，很多檔案都具有較高的機(jī)密性，如果出現(xiàn)泄露或者丟失等問題，就會對單位產(chǎn)生巨大影響；電子檔案的優(yōu)勢在于儲存安全、使用便捷，突破了以往檔案查閱的空間和時間制約，但是部分單位沒有利用信息技術(shù)加大檔案共享力度，存在重視保管而忽視利用的問題，并未發(fā)揮出檔案資源的價值。

（四）管理制度不健全

制度是開展管理工作的基礎(chǔ)和前提，對于檔案管理工作而言，真實(shí)性和可靠性是首要前提，而想要確保檔案內(nèi)容準(zhǔn)確，則要按照既定的制度標(biāo)準(zhǔn)開展各項(xiàng)工作。但是在當(dāng)前檔案管理中，制度建設(shè)存在盲區(qū)和不足，在檔案收集、檔案整理、數(shù)據(jù)核對以及歸檔利用等方面，制度沒有得到充分落實(shí)，難以對管理人員的行為起到規(guī)范和約束作用。同時，管理制度也沒有根據(jù)崗位需求和工作變化進(jìn)行動態(tài)修改，部分制度與管理需求脫節(jié)，給管理工作帶來一定的不便。

（五）過期檔案沒有及時清理

檔案具有較強(qiáng)的指導(dǎo)性、規(guī)范性及參考性。單位在長期發(fā)展中，檔案資源在不斷增加，很多檔案都具有保管期，到期后沒有進(jìn)行延期處理或者及時清理，不僅會浪費(fèi)大量的財力和物力資源，也給管理增加了難度。同時，在檔案清理中還存在不規(guī)范的問題，很多檔案都具有較高的機(jī)密性，如果出現(xiàn)泄露就會對單位造成損失，然而管理人員沒有使用碎紙機(jī)將檔案粉碎或采用焚燒的方式進(jìn)行處理，而是隨意丟棄檔案資源，這無疑增加了檔案泄露的概率。

（六）部門之間存在信息孤島現(xiàn)象

檔案管理涉及單位內(nèi)部各個部門，需要內(nèi)部所有部門積極參與其中。但是，當(dāng)前在單位內(nèi)部存在信息孤島，各個部門參與檔案管理的程度較低，信息收集需要檔案管理人員主動完成，其他部門處于被動配合的狀態(tài)。同時，在信息化平臺建設(shè)中，其他部門沒有及時將檔案信息上傳到平臺中，信息收集存在割裂狀況，不利于檔案管理效率的提升。

三、檔案管理工作效率提升策略

（一）提升管理人員素質(zhì)

管理人員是開展檔案管理工作的主體，其業(yè)務(wù)能力、知識背景、專業(yè)技術(shù)、創(chuàng)新意識與工作效率密切相關(guān)，因此，單位要注重提升管理人員的綜合素質(zhì)，打造一支能力強(qiáng)、素質(zhì)高、懂業(yè)務(wù)的專業(yè)化管理隊伍。首先，積極從社會和高校中公開招聘，吸納具有一定專業(yè)背景、操作能力、崗位經(jīng)驗(yàn)的現(xiàn)代化管理人員，優(yōu)化現(xiàn)有檔案管理隊伍，優(yōu)化隊伍的學(xué)歷結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)以及知識結(jié)構(gòu)，適當(dāng)提升崗位薪酬待遇，吸引人才加入。其次，定期組織現(xiàn)有的檔案人員開展專業(yè)培訓(xùn)，內(nèi)容涉及檔案管理的各個環(huán)節(jié)，包括檔案收集、資料整理、檔案歸檔以及安全保管等，制定培訓(xùn)考核機(jī)制，將考核結(jié)果與人員的薪酬績效和職位晉升掛鉤，提升人員對培訓(xùn)的重視程度。最后，制定有關(guān)檔案管理員的制度，明確獎懲的具體細(xì)節(jié)，明確崗位權(quán)利和責(zé)任，使管理人員樹立責(zé)任意識，以認(rèn)真的態(tài)度對待崗位工作。

（二）完善管理硬件設(shè)施

檔案資源日積月累，具有價值的檔案資源持續(xù)增加，要想提升工作效率，就必須注重完善管理硬件設(shè)施。首先，單位要給予檔案管理高度重視，將其作為日常的主要工作，加大資金和物力資源投入，采購管理所需的各種設(shè)施設(shè)備，包括打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、計算機(jī)等，創(chuàng)設(shè)良好的管理環(huán)境；其次，加強(qiáng)檔案室建設(shè)，當(dāng)前很多檔案文件都是紙質(zhì)檔案，為了避免檔案出現(xiàn)損壞的情況，要將其集中放置在專業(yè)的檔案室中，要按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置獨(dú)立的檔案室，做好檔案室的防潮、防火、防盜、防蟲蛀等工作，確保檔案安全；最后，定期對檔案管理設(shè)施進(jìn)行維護(hù)和管理，安排專職人員負(fù)責(zé)相關(guān)工作，確保管理硬件設(shè)施能夠正常使用。

（三）積極應(yīng)用信息技術(shù)

隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域獲得了廣泛而深入的應(yīng)用，信息化成為行業(yè)發(fā)展的必然趨勢。單位領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到信息化管理的價值和作用，在檔案管理工作中充分應(yīng)用信息技術(shù)提升工作效率。首先，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，對電子檔案進(jìn)行分類管理，便于及時調(diào)取和應(yīng)用。同時，單位還要建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，可與當(dāng)?shù)乜萍脊竞献?，打造?shí)用性較強(qiáng)的檔案管理平臺，便于管理人員利用互聯(lián)網(wǎng)收集和整理檔案信息。其次，很多檔案都具有較強(qiáng)的機(jī)密性，基于互聯(lián)網(wǎng)的開放性特點(diǎn)，單位要注重加強(qiáng)檔案資源安全管理，利用殺毒軟件、防火墻以及生物識別等技術(shù)，確保檔案在保存和傳輸中的安全性，避免檔案資源丟失或者被盜取。最后，充分利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，發(fā)揮檔案的實(shí)用性和價值性，科學(xué)設(shè)定訪問權(quán)限，實(shí)現(xiàn)異地、異空間的檔案調(diào)取利用。

（四）制定完善管理制度

制度是開展各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)和前提，尤其是對于檔案管理而言，其工作具有一定的嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性，需要管理人員在一定的制度規(guī)范下進(jìn)行操作，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性，提升工作效率。首先，要構(gòu)建完善的制度體系，應(yīng)涵蓋檔案管理的整個流程，起到指導(dǎo)和約束作用，所有管理人員都要加強(qiáng)制度學(xué)習(xí)，按照制度要求開展各項(xiàng)管理工作。其次，基于檔案的特殊性，制度要具有較強(qiáng)的操作性，根據(jù)管理需求進(jìn)行動態(tài)調(diào)整，尤其要制定檔案保密制度，規(guī)范管理人員的權(quán)限。在調(diào)取檔案時，要按照制度要求出具相關(guān)手續(xù)文件。最后，在制定各項(xiàng)制度時，要積極聽取基層管理人員的建議和意見，提升其對制度的接受程度，以便使各項(xiàng)制度規(guī)范得到更好的落實(shí)。

（五）定期清理無效檔案

部分檔案資料具有時效性，因此要想提升管理效率，單位就要定期組織人員清理無效檔案。首先，在檔案清理過程中需要評估檔案的價值性和實(shí)效性，如果確定為無效檔案，則可進(jìn)入清理程序，對超過使用時間但仍具有價值性的檔案資源，可延長其保管時間。其次，在電子檔案清理中，不能只進(jìn)行簡單刪除，而是需要運(yùn)用專用的文件粉碎軟件，避免有人利用系統(tǒng)恢復(fù)功能恢復(fù)文件，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息泄露。最后，對紙質(zhì)檔案，需要使用碎紙機(jī)進(jìn)行粉碎，同時還可以采用燒毀的方式。

（六）加強(qiáng)部門信息互動

隨著單位的快速發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)和信息也在持續(xù)增加，其中很多信息都具有較高的機(jī)密性。因此，要想提升管理效率，則要加強(qiáng)各個部門的信息互動，突破以往的信息孤島，形成完善的檔案管理機(jī)制和制度。首先，所有部門領(lǐng)導(dǎo)和人員都要樹立正確的檔案意識，積極參與到檔案管理工作中，配合管理人員進(jìn)行信息收集，定期將檔案信息和數(shù)據(jù)傳輸?shù)叫畔⑵脚_上。其次，單位內(nèi)部要構(gòu)建完善的檔案管理流程，科學(xué)制定檔案數(shù)據(jù)安全管理和內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)細(xì)則，提升檔案資源的共享程度。同時，檔案部門還要細(xì)化具體崗位工作，加強(qiáng)與其他部門的合作。最后，制定檔案數(shù)據(jù)信息核對制度，針對各個部門提供的檔案數(shù)據(jù)，要認(rèn)真進(jìn)行核對分析，一旦發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)問題，要立即與責(zé)任人溝通，確保檔案數(shù)據(jù)的可靠性和準(zhǔn)確性。

四、結(jié)語

對于政府機(jī)關(guān)和事業(yè)單位而言，檔案是一種珍貴的資源，其涉及單位運(yùn)行的各個方面，具有重要的參考價值和借鑒價值。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)和所有人員都要樹立正確的檔案管理意識，積極開展管理創(chuàng)新、提升管理效率，發(fā)揮檔案資源的服務(wù)作用，為單位制定各項(xiàng)決策提供參考，實(shí)現(xiàn)單位的穩(wěn)定和可持續(xù)發(fā)展。