財務檔案管理的問題及完善對策

■劉媛媛（靖宇縣審計局）

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展企業(yè)內部對財務管理方面也越來越重視，尤其是近年來很多企業(yè)都在開始關注企業(yè)財務檔案管理工作，也在逐漸的開始落實，但是由于受多種原因的影響，落實的效果并不理想，還存在著很大的完善空間。

一、財務檔案管理工作中存在的問題

（一）財務檔案管理意識相對薄弱

現(xiàn)階段很多企業(yè)的會計人員對于財務檔案管理工作和會計工作的界限沒有清楚的劃分，甚至認為二者的工作性質一樣，沒有清楚地認識到財務檔案管理工作的重要性，因此在工作中沒有做好公司財務方面的檔案管理，導致公司相關的財務信息丟失等問題的發(fā)生，給公司的日常運營以及未來的發(fā)展都造成了嚴重的阻礙，甚至造成巨大的經(jīng)濟損失。

（二）缺乏健全的管理制度

在企業(yè)中具備一個健全的財務檔案管理制度以及相應的科學管理方法是維持檔案管理工作正常進展的關鍵，但是大部分的企業(yè)并沒有具備健全的財務檔案管理相關體系和制度，不僅缺乏細節(jié)具體的財務檔案管理操作流程，甚至連財務檔案管理工作的基本輪廓也不夠完整，導致在企業(yè)實際的財務檔案管理過程中工作流程比較隨意混亂，對于各類財務資料的管理也不具備系統(tǒng)性和規(guī)范性，不僅財務檔案管理工作中常常出現(xiàn)問題，而且發(fā)現(xiàn)問題后找不到相關的負責人，大家相互推脫責任的現(xiàn)象屢屢發(fā)生，不僅不利于企業(yè)資金的合理化利用，同時也會影響企業(yè)的經(jīng)濟效益[1]。

（三）財務檔案歸檔不規(guī)范，缺乏完善的基礎設施建設

目前在多數(shù)企業(yè)的財務檔案管理工作中對于各類財務信息的歸檔都存在嚴重不規(guī)范的問題，很多財務檔案管理人員只是進行財務憑證的收集以及相關賬表的制作，但是對于企業(yè)的合同以及企業(yè)的資產(chǎn)評估等等資料都沒有列入到企業(yè)財務檔案管理中，所以對于目前的企業(yè)財務檔案管理工作中還是無法實現(xiàn)對于企業(yè)財務信息的全面歸檔和管理。而且在現(xiàn)有的歸檔資料中企業(yè)內部也沒有給出相應的管理措施，導致這些資料在管理中也常常出現(xiàn)問題。

另外，現(xiàn)在多數(shù)企業(yè)并沒有根據(jù)企業(yè)財務檔案管理工作的需求而成立專門的資料存儲室，在財務檔案管理工作的基礎設施上還比較匱乏，也沒有相對專業(yè)的人員專門負責該項工作，多數(shù)都是由會計人員兼職完成。即便部分企業(yè)設有獨立的財務檔案存儲室，但是應為疏于管理，內部安全保護措施不到位導致檔案信息受損甚至丟失。

（四）財務檔案管理人員素質有待提高

在財務檔案管理工作中財務檔案管理人員自身的工作水平以及素質對工作的順利開展有著很大的影響，但是目前多數(shù)的企業(yè)中在財務檔案管理工作上并沒有專門聘請專業(yè)人員來負責，多數(shù)都是選用兼職人員或者直接有會計人員擔任，這樣就會使檔案管理人員因缺乏基礎的財務檔案管理知識和相關的業(yè)務水平無法滿足現(xiàn)階段財務檔案管理的需求，導致最終的財務檔案管理工作無法順利進行。

二、做好財務檔案管理工作的相關對策

（一）加強財務檔案管理意識

要想能夠更高效的落實企業(yè)財務檔案管理工作，首先必須要在意識層面上了解檔案管理工作的重要性，以及財務檔案管理工作對于企業(yè)日常的運轉以及未來發(fā)展中的重要作用。所以企業(yè)應在內部加強對于財務檔案管理工作的宣傳，從而達到企業(yè)全體員工都能意識到財務檔案管理對于企業(yè)的重要性。（1）企業(yè)的領導要充分認識到財務檔案管理工作的重要，領導的高度重視才能在后續(xù)的工作開展中給予更大的支持，并能夠在企業(yè)中起到帶頭作用給員工做個好的標桿；（2）財務檔案管理人員自身更高充分意識到自己本職工作對于企業(yè)發(fā)展的重要作用，從而在工作中做到謹慎小心；（3）企業(yè)的全體員工都應做好財務檔案管理工作的監(jiān)督工作，從而保障企業(yè)財務檔案管理工作的順利進行。

（二）建立完善的財務檔案管理制度

企業(yè)中任何一項工作的進展都離不開相關規(guī)章制度的約束，只有在科學合理的制度下進行工作再能保障工作的可持續(xù)性以及有效性，企業(yè)財務檔案管理工作也是一樣，必須建立符合本企業(yè)財務檔案管理的相關制度才能促進財務檔案管理工作的順利進行和持續(xù)管理[2]。在實際的財務檔案管理工作中所涉及到各個方面的信息內容非常繁雜，這也給財務檔案管理工作帶來了一定的難度，所以企業(yè)更應該制定完善的財務檔案管理制度來進行相關工作程序以及工作內容的規(guī)范，讓財務檔案管理工作能夠有序的進行。對于財務檔案管理人員的工作必須進行崗位責任制，將每個崗位的工作內容和所承擔的責任都進行明文規(guī)定，同時也要將工作的具體流程進行細分，以此來避免問題出現(xiàn)時大家相互推脫責任的問題。在國家相關的標準下來進行財務檔案管理工作中的檔案收集、整理以及移交和歸檔等方面的具體內容的工作制度的制定。

（三）加強檔案的歸檔處理以及基礎設施的建設

上文已經(jīng)提到在目前企業(yè)財務檔案管理工作中涉及到的資料信息種類多內容雜，所以必須將檔案歸檔進行規(guī)范化，根據(jù)企業(yè)的實際情況來給財務檔案歸檔進行合理的分類。通過使用計算機技術進行網(wǎng)絡財務檔案信息庫的建立，將書面形式以及音像形式存在的財務信息都進行數(shù)字化處理，以電子版的形式進行存儲歸檔。在互聯(lián)網(wǎng)的財務檔案數(shù)據(jù)庫中要將財務歸檔內容進行完善，做到企業(yè)財務信息全面管理，并根據(jù)不同性質的資料進行電子檔的細化分類，使企業(yè)財務管理工作能夠向信息化數(shù)據(jù)化的方向發(fā)展，從而方便財務檔案的管理，提升財務檔案管理的工作效率。

另外要加強財務檔案管理的基礎設施建設，加大財務檔案管理方面的資金投入，引進先進的管理設備，尤其是在管理信息化方面應該更多的引進信息化的設施來促進管理向信息化發(fā)展。在檔案管理信息化發(fā)展的同時也不要忽略傳統(tǒng)的紙質檔案的存儲管理，企業(yè)應該單獨設立一個財務檔案存儲室，并配以單獨負責人進行管理，內部的安全防護措施要做好，保持室內清潔干燥，做好防鼠防蟲處理，以免紙質資料被蟲鼠要壞造成信息的丟失，另外要配備滅火器以及干燥劑等防護措施以備不時之需。

（四）加強財務檔案管理人員的素質培養(yǎng)

提高財務檔案管理人員的素質和工作能力可以快速的提高財務檔案管理工作的效率和工作質量，所以企業(yè)在進行各項管理制度的制定以及基礎設施完善的同時也要加強對于財務檔案管理人員的素質培養(yǎng)。（1）企業(yè)必須在財務檔案管理人員的聘用上進行嚴格的篩選，選用具備較強管理能力以及具備較高的職業(yè)素養(yǎng)的人才來擔任此項工作，在入職前要進行相關法律方面的教育，以防止因為不了解法律而在工作中做出違法行為；（2）企業(yè)要定期進行財務管理人員的能力培養(yǎng)，一方面要學習其他企業(yè)優(yōu)秀案例來不斷的完善本企業(yè)的財務檔案管理工作，另一方面要學習先進的管理技術，從而借用先進的技術來不斷的提高財務檔案的安全性和管理的效率；（3）要加強對財務檔案管理人員的業(yè)務考核，定期考核并根據(jù)存在的問題進行研究從而達到解決問題的效果，對于工作中出現(xiàn)嚴重問題的人員也要給予相應的處罰，制定相應的獎罰機制來約束管理人員的行為，使他們能在工作中更加小心謹慎和不斷創(chuàng)新[3]。

三、結束語

目前財務檔案管理已經(jīng)成為企業(yè)經(jīng)營管理中必不可少的一項工作，而且對于企業(yè)的運營和發(fā)展有著至關重要的作用，為了確保財務檔案管理工作的順利進行以及管理工作的有效性，必須對財務檔案管理的相關制度進行完善以及提高管理人員素質等等，只有不斷的發(fā)現(xiàn)工作中的問題并采取相應的完善措施才能使財務檔案管理在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮出應有的作用。