辦好涉外公證應(yīng)注意的幾個(gè)問題

游風(fēng)華

（350300　福建省福清市公證處　福建 福清）

辦好涉外公證應(yīng)注意的幾個(gè)問題

游風(fēng)華

（350300福建省福清市公證處福建 福清）

涉外公證是一種特殊的公證業(yè)務(wù)，與國內(nèi)公證相比，其當(dāng)事人多為華僑、赴外國的中國人及在我國的外國人，涉外公證書的使用及發(fā)生法律效應(yīng)的地域多為境外，公證書既要符合我國法律法規(guī)又要受使用國法律約束。隨著我國市場(chǎng)不斷開放，與世界各國的交流日益頻繁，作為國際交往不可缺少的法律程序，涉外公證在對(duì)外交流中發(fā)揮的作用日益明顯。這要求公證行業(yè)能更靈活、更有針對(duì)性地調(diào)整涉外業(yè)務(wù)。

涉外公證；含義；應(yīng)注意的問題

公證制度是一項(xiàng)預(yù)防性的司法證明制度，是我國社會(huì)主義法律制度體系的重要組成部分。其基本價(jià)值是通過預(yù)防矛盾、減少紛爭(zhēng)，促進(jìn)民事商事活動(dòng)依法有序進(jìn)行。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，公證已廣泛地滲透到社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，并在服務(wù)社會(huì)發(fā)展大局、保障民生福祉、促進(jìn)國際交往等方面發(fā)揮了積極有效的作用。特別是作為公證活動(dòng)重要組成部分的涉外公證，其作用與價(jià)值日益凸顯。

1　涉外公證的含義

涉外公證是指公證機(jī)構(gòu)辦理的含有涉外因素的公證事項(xiàng)，即公證當(dāng)事人、證明對(duì)象或公證書使用地等因素中至少含有一個(gè)及以上涉外因素的公證。涉外公證是國際交往中不可或缺的工具和法律程序，它對(duì)促進(jìn)國際交往、穩(wěn)定社會(huì)經(jīng)濟(jì)秩序、保護(hù)國家、公民、法人及其他組織的合法權(quán)益具有重大意義。涉外公證的質(zhì)量和發(fā)展，不僅直接影響我國公民和法人在涉外事務(wù)中的合法權(quán)益，更體現(xiàn)了我國國家法律文書的嚴(yán)肅性，這直接關(guān)系著我國在他國和國際社會(huì)的國家形象。

2　辦好涉外公證應(yīng)注意的幾個(gè)問題

涉外公證因其在當(dāng)事人、使用地、效力等方面與國內(nèi)公證存在差別，這就要求我們公證員要以更加認(rèn)真、細(xì)致的態(tài)度去辦好每一個(gè)涉外公證事項(xiàng)。筆者根據(jù)多年的涉外公證辦證經(jīng)驗(yàn)，梳理出辦好涉外公證應(yīng)注意的幾個(gè)問題：

2.1辦好涉外公證，公證員要強(qiáng)化公證證明材料的審核

在涉外公證事項(xiàng)中，有相當(dāng)部分的公證證明材料是域外有關(guān)機(jī)關(guān)出具的，審核此類證明材料時(shí)，公證員無法像辦理國內(nèi)公證那樣通過公證人員親自核實(shí)、委托兄弟公證處代為核實(shí)等方式進(jìn)行核實(shí)，而要根據(jù)實(shí)際情況，采取多樣化的方式進(jìn)行核實(shí)，在證據(jù)標(biāo)準(zhǔn)上，也應(yīng)有更高的要求。如在辦理涉外的夫妻親屬關(guān)系公證中，作為辦證主要證據(jù)的結(jié)婚證，其頒發(fā)機(jī)關(guān)一般有三種：一是國內(nèi)的婚姻登記機(jī)關(guān)，二是中華人民共和國駐國外的使領(lǐng)館，三是外國的婚姻登記機(jī)關(guān)。對(duì)于不同機(jī)關(guān)頒發(fā)的結(jié)婚證，應(yīng)采取不同的方式進(jìn)行核實(shí)：（一）、對(duì)于國內(nèi)的婚姻登記機(jī)關(guān)頒發(fā)的結(jié)婚證，可直接采用辦理國內(nèi)公證的核實(shí)方式進(jìn)行核實(shí)，即通過公證人員親自向發(fā)證機(jī)關(guān)核實(shí)、委托兄弟公證處代為核實(shí)等方式進(jìn)行核實(shí)；（二）、對(duì)于中華人民共和國駐國外使領(lǐng)館頒發(fā)的結(jié)婚證，一般直接向外交部領(lǐng)事司等機(jī)關(guān)發(fā)函核實(shí)，但此種核實(shí)方式時(shí)間較長，給當(dāng)事人造成了極大的不便?，F(xiàn)在，國內(nèi)一些司法鑒定機(jī)構(gòu)經(jīng)批準(zhǔn)已開展了駐國外使領(lǐng)館的印鑒真?zhèn)舞b定業(yè)務(wù)，為能提高辦事效率，縮短出證期限，公證員也可委托有資質(zhì)的司法鑒定機(jī)構(gòu)對(duì)駐國外使領(lǐng)館頒發(fā)的結(jié)婚證的印鑒真?zhèn)芜M(jìn)行鑒定，經(jīng)鑒定為真實(shí)的，可直接采用；（三）、對(duì)于外國婚姻登記機(jī)關(guān)頒發(fā)的結(jié)婚證。因各國公證證明制度不盡相同，故結(jié)婚證的核實(shí)方式也不同。大致可按兩種方式進(jìn)行：一是將此類結(jié)婚證由當(dāng)事人交由頒發(fā)國家的法定證明機(jī)構(gòu)進(jìn)行認(rèn)證或者公證，然后再交由中國駐該國的使領(lǐng)館認(rèn)證；二是直接將此類結(jié)婚證由當(dāng)事人交中國駐頒發(fā)國的使領(lǐng)館認(rèn)證。對(duì)于此類已經(jīng)中國駐頒發(fā)國使領(lǐng)館認(rèn)證的結(jié)婚證，一般可直接采用。公證證明材料的核實(shí)方式具有多樣性，公證人員在保證公證質(zhì)量的前提下，應(yīng)盡可能的采用高效、便捷的方式進(jìn)行核實(shí)，以滿足當(dāng)事人對(duì)公證的高效要求。

2.2辦好涉外公證，公證員需注意領(lǐng)事認(rèn)證對(duì)公證的要求

領(lǐng)事認(rèn)證是指領(lǐng)事認(rèn)證機(jī)構(gòu)根據(jù)自然人、法人或其他組織的申請(qǐng)，對(duì)國內(nèi)涉外公證書及其他證明文書或國外有關(guān)文書上最后一個(gè)印鑒、簽名予以確認(rèn)的活動(dòng)。我國國內(nèi)領(lǐng)事認(rèn)證是指外交部或其委托的地方外辦對(duì)國內(nèi)涉外公證書及其他涉外文書上最后一個(gè)印鑒、簽名予以確認(rèn)的活動(dòng)。我國領(lǐng)事認(rèn)證中又有“單認(rèn)證”與“雙認(rèn)證”之分。單認(rèn)證，是指我國內(nèi)出具的涉外公證書或商業(yè)文集書擬送往國外使用前，辦理好我國外交部領(lǐng)事司或其授權(quán)的地方外辦的領(lǐng)事認(rèn)證后，文書使用國告知，無需辦理該國駐華使領(lǐng)館的領(lǐng)事認(rèn)證，文書使用國即可接受該文書。而雙認(rèn)證則是指在辦妥我國外交部領(lǐng)事司或其授權(quán)的地方外辦的認(rèn)證手續(xù)后，再辦理公證書的使用國駐華使（領(lǐng)）館的認(rèn)證。在涉外公證中，公證文書是否需要認(rèn)證？是單認(rèn)證還是雙認(rèn)證？要認(rèn)證的公證文書要作何特殊要求？公證當(dāng)事人只能根據(jù)公證文書使用國的規(guī)定按程序辦理。但部分公證當(dāng)事人受認(rèn)證信息渠道不暢、文化水平不高等因素影響，辦理此類事務(wù)時(shí)往往與公證文書使用國的規(guī)定不符，導(dǎo)致公證文書無法認(rèn)證，浪費(fèi)了大量的時(shí)間、金錢。公證員作為法律專業(yè)人員，有義務(wù)利用自身的經(jīng)驗(yàn)及知識(shí)為當(dāng)事人排憂解難，提供必要的指導(dǎo)與幫助，使公證文書能夠順利認(rèn)證、使用。在涉外公證實(shí)務(wù)中，要特別注意以下幾點(diǎn)：

2.2.1要注意文書使用國對(duì)公證事項(xiàng)的要求。不同國家對(duì)公證事項(xiàng)的認(rèn)證規(guī)定是不同的。比如在婚姻關(guān)系公證中，我國證明婚姻關(guān)系的公證事項(xiàng)主要有三種：結(jié)婚證公證、已婚公證、親屬關(guān)系公證。有的國家規(guī)定上述三種公證均可認(rèn)證，有的國家則規(guī)定只對(duì)其指定的一種類型公證予以認(rèn)證。比如意大利，其只對(duì)結(jié)婚證公證予以認(rèn)證，對(duì)于已婚公證則不予認(rèn)證。因此，公證員需指導(dǎo)當(dāng)事人按文書使用國的要求申辦公證事項(xiàng)。

2.2.2要注意文書使用國對(duì)公證文書時(shí)效的要求。不同國家對(duì)不同公證事項(xiàng)的時(shí)效要求不同，超過有效期的則不予認(rèn)證。比如阿根廷規(guī)定申請(qǐng)人在中國的無犯罪記錄公證有效期為三個(gè)月，超過有效期的不予認(rèn)證，且規(guī)定有效期以公安機(jī)關(guān)的證明日期始算，而不是公證書出具之日起始算。因此，對(duì)于公證文書時(shí)效性較短的公證事項(xiàng)，公證員要及時(shí)為當(dāng)事人出證，且要提醒當(dāng)事人要及時(shí)將公證書申辦認(rèn)證；對(duì)于當(dāng)事人申辦的但暫時(shí)不會(huì)用到且時(shí)效較短的公證，建議當(dāng)事人待使用時(shí)間鄰近時(shí)申辦，以免公證書超過時(shí)效。

2.2.3要注意文書使用國對(duì)公證文書譯文的要求。根據(jù)《公證程序規(guī)則》第43條第3款的規(guī)定：發(fā)往國外使用的公證書應(yīng)當(dāng)使用全國通用的文字。根據(jù)需要和當(dāng)事人的要求，公證書可附外文譯文。因此，當(dāng)事人有權(quán)根據(jù)需要選擇是否附譯文及附何種譯文。但是，在公證實(shí)務(wù)中有些當(dāng)事人為省錢或圖方便，不附譯文或者所附譯文種類與使用國要求不同，導(dǎo)致公證書無法認(rèn)證或者使用，最后只能將公證書“返工”。比如使用地為阿爾及利亞的公證書需附法文譯文才能認(rèn)證，而有的當(dāng)事人則直接翻譯成英文，導(dǎo)致公證書不能認(rèn)證。因此，為保障公證書順利認(rèn)證、使用，公證員在辦證過程中應(yīng)告知當(dāng)事人那些公證書需要翻譯，那些公證書需要何種翻譯，并告知相應(yīng)的法律后果。

2.3辦好涉外公證，公證員需履行好告知義務(wù)

根據(jù)《公證法》第27條第2款的規(guī)定：公證機(jī)構(gòu)受理公證申請(qǐng)后，應(yīng)告知當(dāng)事人申請(qǐng)公證事項(xiàng)的法律意義和可能產(chǎn)生的法律后果，并將告知內(nèi)容記錄存檔。因此，告知義務(wù)是公證機(jī)構(gòu)的法定義務(wù)。履行好告知義務(wù)，不僅是對(duì)當(dāng)事人知情權(quán)的保障，更可減少公證處的風(fēng)險(xiǎn)和責(zé)任。筆者曾遇到過這樣的事情：一當(dāng)事人申辦發(fā)往英國使用的出生公證，在受理時(shí)筆者就告知發(fā)往英國使用的公證文書根據(jù)筆者的辦證經(jīng)驗(yàn)一般要附英文譯文方能正常使用?？僧?dāng)事人不知何故，執(zhí)意不要附譯文。因《公證程序規(guī)則》第43條第3款的規(guī)定是根據(jù)需要和當(dāng)事人的要求，公證書可附外文譯文。所以我處只能按其要求公證書不附譯文。但筆者在詢問筆錄中特別告知了當(dāng)事人兩項(xiàng)內(nèi)容：一是其有權(quán)要求是否附譯文及應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任；二是根據(jù)公證員的辦證經(jīng)驗(yàn)，建議其此類公證附英文譯文，如不附英文譯文，可能導(dǎo)致公證書無法使用。過了一個(gè)多月，該當(dāng)事人突然跑到公證處說因?yàn)槌修k公證員不負(fù)責(zé)任，沒有給公證書附譯文，導(dǎo)致公證書不能使用，要求公證處賠償其損失，并要求處分承辦公證員。處里馬上查閱了卷宗并反饋與當(dāng)事人，在其自己簽名、按指印確認(rèn)的詢問筆錄面前，當(dāng)事人終于不再提無理要求。可見，公證告知對(duì)于減少與化解糾紛，完善公證程序，確保公證質(zhì)量有著重要的作用。

綜上所述，要辦好涉外公證，既需要我們平時(shí)不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，又要求我們?cè)诔修k每一件公證事項(xiàng)時(shí)做到謹(jǐn)慎、勤勉、盡責(zé)，只有這樣才能為我國的改革開放和對(duì)外交流提供優(yōu)質(zhì)高效的涉外公證服務(wù)。涉外公證是聯(lián)系各國的紐帶，須兼顧出具國和使用國的法律政策，更需要公證員對(duì)我國涉外事務(wù)保持關(guān)注。作為公證員，在堅(jiān)守公證質(zhì)量這道公證生命線的同時(shí)，更要秉承以人為本、執(zhí)業(yè)為民的理想信念，最大限度的維護(hù)好當(dāng)事人的合法權(quán)益，讓“公正為民”的口號(hào)落實(shí)到每一個(gè)公證事項(xiàng)中。

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