浙江省高校電子檔案共享機(jī)制研究

胡志富 倪貞燕 濮永革 張 軍

（浙江大學(xué)檔案館杭州310028）

浙江省高校電子檔案共享機(jī)制研究

胡志富 倪貞燕 濮永革 張 軍

（浙江大學(xué)檔案館杭州310028）

目前高校間電子檔案的共享存在很多的阻礙，我們通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查，了解省內(nèi)高校電子文件的現(xiàn)狀，并提出電子檔案共享平臺(tái)的機(jī)制和思考，展望電子檔案共享平臺(tái)的建設(shè)前景。

高校電子檔案共享機(jī)制

信息化社會(huì)高?？蒲小⒔虒W(xué)快速發(fā)展，對(duì)數(shù)字資源信息的渴求，使得高校不斷重視對(duì)電子檔案資源的利用和共享。但電子檔案的共享是目前高校間數(shù)字資源共享的一個(gè)難題，電子檔案作為特殊的數(shù)字資源，因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)化程度不高以及電子檔案的交換缺乏必要的手段、技術(shù)支撐和安全有效的監(jiān)控能力，無(wú)法通暢地在高校間交換，更談不上共享，個(gè)別交換的電子檔案也無(wú)法滿足高校對(duì)檔案管理的要求，常常是想要找而找不到，交出去則收不回。浙江省內(nèi)各高校之間聯(lián)系密切，人才流動(dòng)頻繁，項(xiàng)目合作眾多，校際之間的資源往來(lái)不少，各校學(xué)生的學(xué)分互認(rèn)需求迫切。因此，怎樣滿足現(xiàn)有的需求狀況，實(shí)現(xiàn)一種或多種可行的共享機(jī)制，加強(qiáng)高校間的電子檔案共享成為各高校有識(shí)之士的共識(shí)。

隨著高校檔案同仁的交流深入，我們利用省內(nèi)高校間的交流平臺(tái)宣傳推廣高校檔案管理信息標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)省內(nèi)部分高校進(jìn)行了電子檔案現(xiàn)狀和共享方面的調(diào)研，專門制作了《浙江省高校電子文件管理現(xiàn)狀調(diào)查表》，通過(guò)浙江省高校檔案學(xué)會(huì)平臺(tái)，面向會(huì)員單位發(fā)放，為研究高校間建立電子檔案的共享機(jī)制提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐，以便于真正實(shí)現(xiàn)在高校間共享電子檔案資源信息，加強(qiáng)彼此間的檔案資源互通互補(bǔ)，為高校信息開(kāi)發(fā)、課題研究等提供更為可靠和豐富的電子檔案。

一、省內(nèi)高校電子文件的現(xiàn)狀和特點(diǎn)

1.電子文件的數(shù)量和所占比率都在逐年增大，電子文件的類型和門類分布也具有一定的高校特質(zhì)。館藏的電子文件類型一般都以文本（如PDF）、圖像（如TIFF）、視頻（如AVI）、音頻（如WAV）和數(shù)據(jù)庫(kù)（如MDB）為主；圖形（如DWG）、動(dòng)畫（如SWF）和超文本標(biāo)注（如HTML）等相對(duì)較少；電子文件在黨群、行政、教學(xué)、科研以及聲像門類中占比高，而且利用率也相對(duì)較高。

2.電子文件的生成模式單一，主要是模數(shù)轉(zhuǎn)換而來(lái)，只有少量由業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的原生性電子文件。由于模數(shù)轉(zhuǎn)換的原因，電子文件歸檔時(shí)的元數(shù)據(jù)，如標(biāo)題、作者、時(shí)間、格式、軟硬件環(huán)境等元數(shù)據(jù)需要人工介入進(jìn)行手工錄入。

3.電子文件鑒定的規(guī)范性有所提高?；旧峡紤]到了電子文件的完整性、真實(shí)性和可讀性等因素，重要文件的主要處理過(guò)程、電子文件的有無(wú)非法更改、電子文件是否行使通用格式要求，以及電子文件運(yùn)行的環(huán)境信息都已列入鑒定范圍。

4.電子文件的利用率已經(jīng)開(kāi)始高于紙質(zhì)檔案。其中電子文件的利用率大大高出紙質(zhì)檔案利用率的高校約占28%、稍微高出和利用率一樣的高校都約占22%、電子文件的利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于紙質(zhì)檔案利用率的高校只占6%。

5.省內(nèi)高校之間電子文件的共享還處于一個(gè)有需求、難實(shí)現(xiàn)、提供利用相對(duì)較少的狀況，影響因素主要在于權(quán)限控制的占了70%，文件形式因素占15%，收益占5%。

6.目前各高校電子文件利用的控制權(quán)限主要是針對(duì)在線的，也有部分在線與離線雙重控制?？刂茩?quán)限的內(nèi)容主要有可查不可閱，即只顯示電子文件存在不可閱讀、可閱讀、可下載和可批注幾種。而對(duì)于電子文件的離線控制權(quán)限考慮最多的因素分別是利用者和利用控制（如復(fù)制），占到80%的比例。其中網(wǎng)絡(luò)安全無(wú)法控制是電子文件利用中最擔(dān)心的因素。

二、電子檔案共享平臺(tái)的建設(shè)基礎(chǔ)

根據(jù)調(diào)查信息和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)情況，我們認(rèn)為各高校間亟需建立一個(gè)信息資源的共享平臺(tái)，用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范來(lái)管理電子文件的生成、收集和保管利用過(guò)程，并合理解決目前電子文件的利用控制和安全性問(wèn)題，提高電子檔案的共享度。

首先浙江大學(xué)制定了由教育部組織的高校檔案管理信息元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，這一標(biāo)準(zhǔn)為高校的電子檔案交換提供了一個(gè)電子檔案管理和交換共享標(biāo)準(zhǔn)?；谠摌?biāo)準(zhǔn)，不但新建的電子檔案可以按此標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行元數(shù)據(jù)管理，為高校間的電子檔案共享提供數(shù)字資源建設(shè)的基準(zhǔn)；也可以在原有的數(shù)字檔案基礎(chǔ)上，專門針對(duì)交換進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，從而實(shí)現(xiàn)非標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)字檔案資源也可以通過(guò)電子檔案轉(zhuǎn)換工具實(shí)現(xiàn)交換、乃至實(shí)現(xiàn)共享的目標(biāo)。

浙江大學(xué)在前期研制的電子檔案封裝策略研究過(guò)程已經(jīng)為此做了一定的準(zhǔn)備，在浙江大學(xué)2012年的試點(diǎn)示范項(xiàng)目中，專門研究了電子文件的封裝策略和工具。我們利用該工具對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化和非標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)導(dǎo)出的電子文件和電子檔案進(jìn)行了一些測(cè)試，結(jié)果證明已具備了進(jìn)行電子檔案共享交換的軟件基礎(chǔ)。這一電子文件的封裝工具可以通過(guò)適當(dāng)?shù)母脑鞂㈦娮訖n案通過(guò)封裝的技術(shù)手段打包、加密、安全傳遞實(shí)現(xiàn)電子檔案的交換共享。

其次，電子檔案交換后控制要解決的是如何通過(guò)電子文件加權(quán)控制實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的瀏覽控制和下載后控制，也就是要解決在對(duì)電子檔案的查閱期間，如何防止檔案的隨意復(fù)制和下載問(wèn)題，以及在授權(quán)下載后如何在時(shí)限、人員和使用場(chǎng)所上進(jìn)行控制。目前已經(jīng)有這方面的不少現(xiàn)實(shí)案例可供借鑒。如通過(guò)WORD或PDF的只讀可以限制文檔的修改，通過(guò)文檔的安全管理可以控制有限時(shí)間的閱讀或有限次數(shù)打開(kāi)等。目前提供的測(cè)試是基于windows平臺(tái)的.net framework 4.0以上的框架結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上進(jìn)行的，雖然系統(tǒng)應(yīng)用環(huán)境受到一定的限制，但對(duì)于理論上支持離線控制提供了一個(gè)可靠的現(xiàn)實(shí)案例，說(shuō)明通過(guò)一定的技術(shù)手段確實(shí)可以解決電子檔案的離線控制。

三、對(duì)電子檔案共享平臺(tái)建設(shè)的思考

電子檔案共享平臺(tái)建設(shè)，指除高校與高校間點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的需求——個(gè)別電子檔案共享利用外，我們希望通過(guò)浙江省教育廳的行政指導(dǎo)或委托建設(shè)等方式推進(jìn)多校需求和多校電子檔案共享平臺(tái)建設(shè)，經(jīng)過(guò)調(diào)研、咨詢和分析提出以下建設(shè)思路，詳見(jiàn)圖1。

高校電子檔案共享平臺(tái)：由教育廳指導(dǎo)或牽頭提供的面向高校電子檔案共享平臺(tái)，所有接入高校提供用戶賬號(hào)進(jìn)行管理，并提供相關(guān)的工具用于檔案目錄、電子文件等內(nèi)容的上傳下載。在此平臺(tái)下，各高?？梢酝ㄟ^(guò)若干種方式進(jìn)行電子檔案的交換與共享。

共享檔案目錄：由各高校將用于共享的檔案目錄通過(guò)共享平臺(tái)提供出來(lái)，供其他高校檢索，該目錄中不含電子文件。如果需要查看更詳細(xì)的內(nèi)容或者電子文件，則可以通過(guò)相關(guān)的高校信息或者接口向提供共享目錄的高校尋求進(jìn)一步的檢索利用。

共享電子檔案：共享電子檔案包含有完整的卷、件、電子文件等詳細(xì)的內(nèi)容。該共享內(nèi)容由各高校根據(jù)情況自行選擇提供與否，一旦提供，在權(quán)限允許時(shí)，可由需求方自行瀏覽或者下載（根據(jù)獲取的權(quán)限來(lái)確定）。

共享高校目錄：是指愿意提供進(jìn)一步檔案查詢利用的高校提供的第三方接口方式。通過(guò)該接口，高校的需求方可以直接向高校的提供方進(jìn)行電子檔案的檢索利用，期間的過(guò)程不經(jīng)共享平臺(tái)管理，其中的權(quán)限控制也只由第三方接口進(jìn)行規(guī)劃。

高校一（提供方）：示例，表示提供電子檔案等實(shí)際共享內(nèi)容的高校，可以是一個(gè)或者多個(gè)。

高校二（需求方）：示例，指希望通過(guò)共享平臺(tái)獲取電子檔案等內(nèi)容信息服務(wù)的高校，可以是一個(gè)或者多個(gè)。

四、對(duì)電子檔案共享平臺(tái)建設(shè)的展望

目前我們重點(diǎn)放在共享機(jī)制的理論研究上，而對(duì)于合作搭建一個(gè)共享平臺(tái)尚缺乏現(xiàn)實(shí)的支持（如資金支持平臺(tái)建設(shè)、制度支持資源共享、資源利用的安全有效控制等）。我們相信，隨著電子檔案共享平臺(tái)研制得以實(shí)施，一個(gè)基于電子檔案的共享云平臺(tái)的前景將是非常美好的。通過(guò)一定時(shí)間的推廣，加入的高校逐步增加形成一定的規(guī)模后，將開(kāi)創(chuàng)電子檔案共享的全新局面，這對(duì)于促進(jìn)整個(gè)教育檔案面向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)是非常有利的。

[1]員寧敏.電子文件的高度共享對(duì)其可增值性的意義[J].檔案天地,2008(2)：57～59.

[2]李鳳琴.高校如何實(shí)現(xiàn)檔案資源的共建與共享[J].科技信息, 2008(23)：345.

[3]胡鳳華,袁繼軍.高校數(shù)字檔案館信息資源整合交換的策略及應(yīng)用[J].檔案學(xué)研究,2011(1)：43～46.

★2013年浙江省教育廳科研項(xiàng)目資助課題“浙江省高校電子檔案共享機(jī)制研究”（項(xiàng)目編號(hào)：Y201319579）的研究成果之一。

Research on Electronic Archives Sharing Mechanism Among Universities in Zhejiang Province

Hu Zhifu,Ni Zhenyan,Pu Yongge,Zhang Jun
(Zhejiang University Archives,Hangzhou 310028,China)

Recently there are many obstacles in sharing electronic archives among universities.Based on the questionnaire survey conducted,the article studies the current situation of electronic archives of universities in Zhejiang Province,puts forward basic theories on the construction of the electronic archives sharing platform,and provides an outlook of the prospect of this sharing platform.

universities;electronic archives;sharing;mechanism

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.18.04

G273.5

A

2017-04-13