機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性及創(chuàng)新途徑

文| 陳錦燦

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性

有利于促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部，檔案管理工作不僅是單位員工信息資料的記錄，而且是事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)。規(guī)范化的檔案管理是衡量事業(yè)單位管理能力的標(biāo)準(zhǔn)之一。事業(yè)單位檔案管理工作的水平高低，直接決定著事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)能否清楚了解本單位的具體運(yùn)行狀況，能否做出正確的決策。

因此，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，提升檔案管理的規(guī)范化程度尤為重要。同時(shí)，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理，提升檔案管理理念，探索新形勢(shì)下有效的檔案管理途徑，如實(shí)高效地將本單位的發(fā)展?fàn)顩r反映出來，不僅能促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的健全發(fā)展，而且對(duì)于提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的市場(chǎng)競爭力，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位健康發(fā)展有重要的作用。

有利于文書資料管理工作的開展

事業(yè)單位檔案管理中文書資料管理也是其中重要的工作內(nèi)容，而強(qiáng)化事業(yè)單位文書資料管理工作則成了事業(yè)單位檔案管理工作落實(shí)的保障性內(nèi)容。那么第一步就是要結(jié)合文書檔案，這樣可以更加充分地利用檔案資料，從而有效地提高單位內(nèi)控管理的質(zhì)量和效率；第二步，基于文字佐證的情況下，同樣需要文書檔案信息資源作為主要工作依據(jù)，保證檔案資料的準(zhǔn)確性；最后，關(guān)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位資料管理的現(xiàn)代化建設(shè)工作，同樣也為文書資料檔案管理提供了更為快捷準(zhǔn)確的信息資料，使工作環(huán)境得到優(yōu)化。

為機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作查考提供便利依據(jù)

檔案管理工作又具備一定的系統(tǒng)性且經(jīng)歷時(shí)期比較漫長，但如果是完善的檔案資料庫往往又可以為機(jī)關(guān)事業(yè)單位提供重要的參考依據(jù)。首先，就要做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事建設(shè)工作以及改革發(fā)展工作，此是對(duì)于以往工作的有效記錄和對(duì)新的歷史工作的創(chuàng)新改革提供歷史依據(jù)。此外，檔案資料屬于歷史活動(dòng)實(shí)踐當(dāng)中的活動(dòng)產(chǎn)物，一些是當(dāng)事人的親筆簽名或手稿，這些都可以作為檔案資料管理的歷史憑證，用于機(jī)關(guān)查考工作的開展。

另外，企事業(yè)單位的檔案管理工作具備一定的系統(tǒng)性和復(fù)雜性，所以，事業(yè)單位檔案管理工作的開展又為單位工作情況的進(jìn)展以及成果乃至內(nèi)容的歸檔整理提供良好的工作依據(jù)，以及更好的反映出來事業(yè)單位的工作現(xiàn)狀。最后，檔案管理是事業(yè)單位整體工作開展的重要部分和項(xiàng)目內(nèi)容，并且這項(xiàng)工作的開展一定要建立健全對(duì)應(yīng)完善的工作制度，最終得以保證檔案管理工作能夠切實(shí)有效的開展。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新途徑

推動(dòng)檔案信息現(xiàn)代化

現(xiàn)階段人們都開始步入了信息化時(shí)代，在這樣的時(shí)代背景下，檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)注入新的血液。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、數(shù)字化、系統(tǒng)化的管理，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理模式的發(fā)展。比方說，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，一般只是采取手工抄錄的方式進(jìn)行歸檔，不管是前期的整理工作還是后期的查閱工作都需要付出大量的人力、物力和時(shí)間，可以有效地利用聲象技術(shù)、光盤技術(shù)等進(jìn)行檔案歸檔處理，以便于歸檔、查閱工作更加快捷有效，只需要輸入特定的編碼信息就可以獲取需要的資料，使得檔案能夠充分發(fā)揮作用。同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案保密性、安全性方面也有很大的幫助，可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)機(jī)密文件進(jìn)行加密，有利于后期的維護(hù)工作，信息化的處理也可以為日后跨時(shí)間、跨區(qū)域的查閱、調(diào)檔工作提供了可能。

做好檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)與建設(shè)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，就要做好檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)與建設(shè)工作。因此，各個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位要根據(jù)自身的實(shí)際情況，了解目前單位檔案管理的現(xiàn)狀，開展檔案信息管理系統(tǒng)所需要的經(jīng)費(fèi)、檔案配置、人員情況等具體內(nèi)容，從而針對(duì)單位的現(xiàn)狀開發(fā)一套適合自身發(fā)展的信息檔案管理系統(tǒng)，才能真正解決檔案管理存在的各種問題，最終提高機(jī)關(guān)單位的檔案管理水平。

明確檔案管理人員職責(zé)

檔案工作的重要性不言而喻，這就要求相關(guān)單位必須加強(qiáng)對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)。檔案管理人員必須自己清楚的認(rèn)識(shí)到自己工作職責(zé)，自覺提升自我工作效率水平。

單位要定期組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括分別不同部門和不同性質(zhì)的文件，學(xué)習(xí)科學(xué)合理的分類方式，保障日后的檔案查閱工作能夠有條不紊的開展，各個(gè)單位之間也可以定期互相交流經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)濟(jì)借鑒其他單位在檔案管理當(dāng)中的新措施、新思路，提升自身檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，強(qiáng)化職業(yè)技能，只有這樣才能夠保證在新時(shí)代下，利用新的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理，促進(jìn)單位的管理水平的進(jìn)一步提升和發(fā)展。

結(jié)語

總之，檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要組成部分，檔案管理的質(zhì)量和效率高低與機(jī)關(guān)事業(yè)單位能否健全、快速、穩(wěn)定發(fā)展有重要關(guān)系。因此，在今后工作中管理人員要牢記檔案管理的重要性，并在實(shí)際工作中采取有效措施來提高事業(yè)單位檔案管理的水平。