現(xiàn)代企業(yè)合同管理現(xiàn)狀及策略

企業(yè)合同管理作為企業(yè)管理中的一部分，對(duì)于企業(yè)發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，科學(xué)規(guī)范的合同管理工作可以更好地推動(dòng)企業(yè)的內(nèi)部管理，有助于企業(yè)經(jīng)營(yíng)的健康開(kāi)展，有助于企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)。筆者以A公司為例，深入分析該公司近年來(lái)在合同管理工作中的主要成效與不足，針對(duì)合同管理各環(huán)節(jié)進(jìn)一步提出意見(jiàn)建議，以期對(duì)A公司合同管理現(xiàn)代化水平起到一定促進(jìn)作用，進(jìn)一步推動(dòng)內(nèi)部管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化。

合同管理在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中具有不可替代的重要地位，加強(qiáng)合同管理，是加強(qiáng)企業(yè)各項(xiàng)管理、提高企業(yè)效益水平的重要手段。在當(dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)浪潮中，對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的契約化水平要求不斷提高。因此，在推進(jìn)企業(yè)現(xiàn)代化治理過(guò)程中，要充分重視合同管理工作的重要性，降低企業(yè)遇到法律風(fēng)險(xiǎn)的概率，推動(dòng)企業(yè)穩(wěn)步健康發(fā)展。近年來(lái)，A公司認(rèn)真落實(shí)國(guó)資委關(guān)于中央企業(yè)法治合規(guī)建設(shè)總體部署安排，按照上級(jí)單位合同管理要求，建立了全級(jí)次統(tǒng)一的合同管理體制機(jī)制及信息化管理平臺(tái)，強(qiáng)化了合同全生命周期管理，健全了合規(guī)管理體系，提升了全級(jí)次生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理水平，不斷完善合同管理工作，取得了一定成效，但也存在諸多問(wèn)題。

一、A公司合同管理現(xiàn)狀與存在問(wèn)題

1.合同管理現(xiàn)狀。近年來(lái)，A公司按照上級(jí)單位合同管理要求，結(jié)合管理實(shí)際，高度重視合同管理工作，在合同管理體系建設(shè)、完善合同管理運(yùn)行機(jī)制、重點(diǎn)合同管理、合同信息化建設(shè)等方面取得顯著成效。一是合同管理工作體制基本建立。對(duì)合同管理制度進(jìn)行全面修訂，進(jìn)一步明晰合同分類(lèi)，便利與上級(jí)單位對(duì)接及合同管理、經(jīng)營(yíng)統(tǒng)計(jì)；完善合同簽訂流程，審批權(quán)限，明確各方職責(zé)；持續(xù)強(qiáng)化法律審查、財(cái)務(wù)審查在合同管理中的把關(guān)作用；將所有法人單位納入合同管理，制度化推進(jìn)全級(jí)次管理。同時(shí)，全面銜接了法律工作制度、采購(gòu)管理制度等，基本建成了符合A公司業(yè)務(wù)實(shí)際的合同管理體制。二是合同管理運(yùn)行機(jī)制不斷完善。持續(xù)加強(qiáng)所屬企業(yè)合同管理，所屬企業(yè)建立了合同管理制度；根據(jù)業(yè)務(wù)拓展需要建立并推行合同范本庫(kù)，提高合同管理效率；陸續(xù)下發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)合同管理、防范合同風(fēng)險(xiǎn)的通知》《關(guān)于扎實(shí)做好合同管理及合同額統(tǒng)計(jì)工作的通知》，經(jīng)濟(jì)合同法律審查100%覆蓋，重點(diǎn)對(duì)合同立項(xiàng)、合同簽署與用印、“先簽訂、后履行”專(zhuān)項(xiàng)排查，規(guī)范合同審查、簽訂、履行等行為，統(tǒng)一合同信息采集字段，初步形成了較為規(guī)范的合同管理運(yùn)行機(jī)制。三是合同管理信息化成果顯著。全面完成了合同履行監(jiān)管系統(tǒng)建設(shè)，并實(shí)現(xiàn)與上級(jí)單位合同履行監(jiān)管信息系統(tǒng)對(duì)接。全面實(shí)現(xiàn)了與OA系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)對(duì)接；打通業(yè)務(wù)綜合管理系統(tǒng)與合同履行監(jiān)管系統(tǒng)壁壘，完成業(yè)務(wù)合同入庫(kù)，實(shí)現(xiàn)全業(yè)務(wù)、全級(jí)次合同信息化監(jiān)管；全面完成合同履行監(jiān)管系統(tǒng)與應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)對(duì)接，支撐了以合同為原點(diǎn)的應(yīng)收賬款管控。自此，將合同管理體制機(jī)制全面固化到信息化流程中，初步實(shí)現(xiàn)了全級(jí)次合同全過(guò)程的統(tǒng)一信息化管理。

2.存在的問(wèn)題。一是對(duì)合同管理的重視程度亟待提高。目前，A公司及所屬企業(yè)對(duì)合同管理的重要性認(rèn)知依然不夠，對(duì)合同管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的關(guān)鍵所在缺乏正確認(rèn)知，對(duì)合同規(guī)范化管理重視程度不夠。二是所屬企業(yè)合同管理制度仍需完善。部分所屬企業(yè)沿用舊制度，未能根據(jù)工作實(shí)際制修訂相關(guān)制度；部分已修訂合同管理制度的單位，未能在制度中明確各方職責(zé)，導(dǎo)致合同管理職責(zé)不清、合同簽訂權(quán)限不明、管理流程不清晰等問(wèn)題。三是合同管理運(yùn)行機(jī)制仍需完善。仍存在合同未審核即簽訂、“先簽訂、后審批”“先履行、后簽訂”、在空白合同上簽字用章、通過(guò)使用公章審批流程繞開(kāi)合同審批流程等現(xiàn)象，存在極大經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。四是合同全生命周期管理需進(jìn)一步加強(qiáng)。當(dāng)前合同管理存在注重立項(xiàng)與審核管理，忽視或輕視合同履行管理的現(xiàn)象，未形成以履行合同為核心的整體行為。五是合同管理信息化水平仍需提高。所屬企業(yè)合同審批環(huán)節(jié)尚未建立信息化，部分所屬企業(yè)在手動(dòng)錄入合同信息時(shí)，仍存在不完整、不準(zhǔn)確、不及時(shí)等現(xiàn)象。六是合同管理與應(yīng)收賬款管理的動(dòng)態(tài)銜接通道尚不暢通。以合同為“原點(diǎn)”的應(yīng)收賬款“鏈條式”管理模式暫未形成，合同履行監(jiān)管系統(tǒng)與應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)偏差仍然較大。七是合同管理保障機(jī)制仍需推進(jìn)。當(dāng)前合同管理合規(guī)思想宣傳不夠、合規(guī)意識(shí)尚未建立、對(duì)合同可能造成的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)知不足、合同管理人員及合同管理實(shí)操水平專(zhuān)業(yè)素質(zhì)亟待提高。

二、管理策略探究

1.增強(qiáng)合同意識(shí)。合同是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中最有效也是最重要的法律文件、法律依據(jù)，在合同簽訂過(guò)程中，必然存在一定風(fēng)險(xiǎn)。許多企業(yè)在合同談判、簽訂過(guò)程中，因風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不夠強(qiáng)，且部分人員認(rèn)為簽訂合同僅是走過(guò)場(chǎng)、走流程，只是結(jié)算時(shí)的一個(gè)簡(jiǎn)單憑證，未能對(duì)合同該內(nèi)容進(jìn)行前置審核，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益帶來(lái)一定程度上的損失，甚至出現(xiàn)法律糾紛。為避免上述情況出現(xiàn)，企業(yè)必須增強(qiáng)管理人員及員工的合同意識(shí)，加強(qiáng)合同法制教育，培育法治意識(shí)，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，自覺(jué)踐行企業(yè)管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行合同管理工作職責(zé)。

2.對(duì)合同管理開(kāi)展全面系統(tǒng)性自查。對(duì)合同管理工作進(jìn)行一次全級(jí)次（貫穿所有管理層級(jí)）、全過(guò)程（覆蓋合同管理全流程）、全方位（合法性合規(guī)性）排查，重點(diǎn)排查是否建立合同管理責(zé)任體系、是否嚴(yán)格執(zhí)行“先審批、后簽訂”原則、是否嚴(yán)格執(zhí)行“先簽訂、后履行”原則、是否嚴(yán)格把控合同簽署用章風(fēng)險(xiǎn)、重點(diǎn)合同是否依規(guī)管理等內(nèi)容。對(duì)未明確分管領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理部門(mén)、未設(shè)置專(zhuān)職/兼職合同管理崗位的，未按制度要求履行合同審批流程就簽署的，事后補(bǔ)合同的，合同印章未統(tǒng)一管理甚至散落在各部門(mén)的，在空白合同或權(quán)利義務(wù)條款未填寫(xiě)完整的合同上簽字用印的，重點(diǎn)合同未能按照制度履行簽前備案及審批手續(xù)等存在重大風(fēng)險(xiǎn)隱患的問(wèn)題，限期整改，并視情況到各企業(yè)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)抽查。

3.深化合同管理體系建設(shè)。首先，應(yīng)把提升合同管理工作納入年度重點(diǎn)工作，結(jié)合全面系統(tǒng)性自查情況和合同管理要求，研究制定提升本單位合同管理工作步驟及安排，適時(shí)組織并開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)行動(dòng)；其次，建立健全合同管理體制，明確合同分管領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一合同歸口管理部門(mén)，組織編制或修訂合同管理制度，在合同管理制度中明確合同歸口管理部門(mén)、合同主辦部門(mén)以及合同參與管理部門(mén)等不同合同管理機(jī)構(gòu)承擔(dān)的職責(zé)，明確合同簽署前必要的業(yè)務(wù)審核、法律審核、財(cái)務(wù)審核要求及流程，進(jìn)一步優(yōu)化合同管理流程，杜絕出現(xiàn)合同管理職責(zé)不清、合同分散管理、合同簽訂權(quán)限不明、管理流程不清晰的情況；最后，出臺(tái)基于內(nèi)規(guī)的《合同合規(guī)管理指引》，從相對(duì)方資信調(diào)查、合同起草、合同談判、合同簽署流程、合同簽訂、合同履行、合同變更、合同驗(yàn)收、合同結(jié)算、合同終止等多方面提供指引，進(jìn)一步完善合同管理體系建設(shè)。

4.規(guī)范合同范本庫(kù)，加強(qiáng)制式合同管理。加強(qiáng)合同范本庫(kù)管理，更新庫(kù)內(nèi)合同范本，對(duì)合同范本分類(lèi)管理，明確各類(lèi)合同范本適用范圍；加強(qiáng)制式合同管理，合同主辦部門(mén)對(duì)已法律審核的標(biāo)準(zhǔn)制式合同條款進(jìn)行實(shí)質(zhì)性更改的，應(yīng)及時(shí)告知法律審核部門(mén)，因未告知而造成的后果由合同主辦部門(mén)承擔(dān)。

5.加強(qiáng)基于外規(guī)的合同合規(guī)管理。將持續(xù)加強(qiáng)合同法律審核，保持合同法審100%。各合同主辦部門(mén)應(yīng)重視合同法律審核意見(jiàn)，避免因未采納或未正確采納法律審查意見(jiàn)造成法律風(fēng)險(xiǎn)或產(chǎn)生法律糾紛案件；法律審核部門(mén)梳理法律審核實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)的共性問(wèn)題，梳理形成案例說(shuō)明，為各合同主辦部門(mén)提供參考；各所屬企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)合同法律審核，重大合同可提交至法律審核部門(mén)請(qǐng)求法律審查援助，確保所有合同均經(jīng)法律審核，避免合同未經(jīng)法律審核而造成法律風(fēng)險(xiǎn)。

6.加強(qiáng)合同履行階段的管理。合同主辦部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)行使合同權(quán)利、履行合同義務(wù)，加強(qiáng)本部門(mén)合同履行監(jiān)管工作，監(jiān)控合同相對(duì)方的履約情況，做好履行記錄等相關(guān)資料保存；合同履行監(jiān)管部門(mén)應(yīng)建立不定期檢查機(jī)制，盡早識(shí)別合同履行過(guò)程中可能造成的法律風(fēng)險(xiǎn)，有效減少企業(yè)法律糾紛案件的發(fā)生。

7.提升合同管理信息化水平。各所屬企業(yè)應(yīng)建立合同管理信息化流程，將全面實(shí)現(xiàn)“管理制度化、制度表單化、表單流程化、流程信息化”管控模式；通過(guò)信息化手段，規(guī)范管理流程，不斷提高管理水平。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整上傳合同數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)合同全生命周期管理并為應(yīng)收賬款等其他經(jīng)營(yíng)管理奠定良好基礎(chǔ)。

8.強(qiáng)化合同管理與應(yīng)收賬款管理的動(dòng)態(tài)銜接。合同是催收應(yīng)收賬款的法律依據(jù)，應(yīng)加強(qiáng)合同管理，合同簽署前應(yīng)對(duì)相對(duì)方進(jìn)行資信調(diào)查、合同條款規(guī)定的雙方權(quán)利義務(wù)責(zé)任應(yīng)清晰明確，避免因合同漏洞造成應(yīng)收清欠困難等現(xiàn)象；確保合同信息準(zhǔn)確及時(shí)錄入安標(biāo)合同履行監(jiān)管系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同與應(yīng)收賬款管理高效動(dòng)態(tài)銜接。

9.加強(qiáng)管理及業(yè)務(wù)人員法律知識(shí)培訓(xùn)。加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理人員、具體業(yè)務(wù)人員的法律知識(shí)培訓(xùn)及專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培育其法治意識(shí)，豐富專(zhuān)業(yè)知識(shí)，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，自覺(jué)遵守企業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行合同管理工作職責(zé)，才能打好合同管理的地基，為企業(yè)健康經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)和保障。

三、結(jié)語(yǔ)

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，合同已成為企業(yè)最常見(jiàn)的契約形式，越來(lái)越多的企業(yè)意識(shí)到合同給管理的重要性，對(duì)合同管理工作提出更高要求。企業(yè)應(yīng)立足改革發(fā)展和經(jīng)營(yíng)管理需要，全面總結(jié)合同管理工作，努力突破重點(diǎn)難點(diǎn)問(wèn)題，加快補(bǔ)短板強(qiáng)弱項(xiàng)，培育合同意識(shí)，規(guī)范合同審查、簽訂、履行以及變更等行為，利用信息化手段強(qiáng)化合同全生命周期管理，避免和減少因合同管理不當(dāng)而造成經(jīng)濟(jì)損失，推動(dòng)合同管理能力水平進(jìn)一步提升，為企業(yè)持續(xù)、健康、協(xié)調(diào)、科學(xué)高質(zhì)量發(fā)展保駕護(hù)航。