企業(yè)辦公室行政管理精益化的應(yīng)用實(shí)踐

在新形勢(shì)發(fā)展背景之下，我國(guó)經(jīng)濟(jì)進(jìn)入高質(zhì)量發(fā)展階段，數(shù)字化技術(shù)飛速發(fā)展，尤其是人工智能技術(shù)等新興數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)成為各大企業(yè)發(fā)展的必要技術(shù)，也是當(dāng)今世界發(fā)展多關(guān)注的焦點(diǎn)。新興數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)管理中的應(yīng)用能夠有效促進(jìn)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，企業(yè)辦公室行政管理主要工作內(nèi)容涉及綜合文稿整合及PPT展示，數(shù)字大腦、內(nèi)控管理、生產(chǎn)制造智能化、臨床研究平臺(tái)構(gòu)建、科研智能化、檔案管理平臺(tái)及企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，本文針對(duì)數(shù)字化技術(shù)下對(duì)企業(yè)行政管理工作精益化創(chuàng)新思路展開(kāi)探討，簡(jiǎn)述企業(yè)辦公室行政管理精益化的概念和意義，并針對(duì)目前企業(yè)辦公室行政管理精益化存在的問(wèn)題，并給出有效的改進(jìn)策略，希望能夠?yàn)槠髽I(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展和數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用實(shí)踐的有效提升提供合理化建議。

企業(yè)辦公室行政管理精益化

辦公室行政管理 企業(yè)辦公室是綜合性部門，辦公室行政管理是指根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況對(duì)辦公室的各項(xiàng)工作進(jìn)行規(guī)劃、組織、指導(dǎo)和控制，以達(dá)到提高工作效率、保障工作質(zhì)量和推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)展的管理活動(dòng)。

管理精益化 辦公室行政管理精益化發(fā)展起源于精益生產(chǎn)，是美國(guó)詹姆斯教授通過(guò)對(duì)“國(guó)際汽車計(jì)劃”對(duì)全世界17個(gè)國(guó)家90多個(gè)汽車制造廠的調(diào)查和對(duì)比分析，最終得出日本生產(chǎn)豐田汽車的方式是最適合現(xiàn)代化制造業(yè)的生產(chǎn)組織管理方式，值得所有制造業(yè)企業(yè)學(xué)習(xí)和借鑒，逐漸推廣到全球的各大企業(yè)的各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，已經(jīng)成為各大企業(yè)開(kāi)展精細(xì)化管理的戰(zhàn)略管理理念。目前，在我國(guó)企業(yè)行政管理領(lǐng)域，需要根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，深入研究用戶的需求，根據(jù)實(shí)際情況和服務(wù)內(nèi)容組織全部管理活動(dòng)，根據(jù)用戶需求定義企業(yè)行政管理要求，優(yōu)化資源配置，盡可能以最少的資源投入創(chuàng)造最大的價(jià)值，使人力、設(shè)備、資金、材料、時(shí)間和空間都能夠得到充分的利用，為客戶提供需要的產(chǎn)品和及時(shí)的服務(wù)，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

企業(yè)辦公室行政管理精益化的價(jià)值 結(jié)合企業(yè)辦公室的具體職能和精益化管理的內(nèi)核要求，目前企業(yè)辦公室行政管理精益化對(duì)于企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)具有重要的實(shí)踐價(jià)值。

在目前經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)之下，企業(yè)正經(jīng)歷著重要的變革，要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)的順利轉(zhuǎn)型就要采用科學(xué)高效的管理方式，發(fā)揮出企業(yè)辦公室樞紐的重要作用，承擔(dān)起綜合性的職能，從而更好地適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展。因此，企業(yè)必須重視辦公室行政管理水平的提升，逐步實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化。

對(duì)于企業(yè)辦公室行政管理工作而言，精益化管理的核心就是要將工作具體化、詳細(xì)化，使各項(xiàng)工作的流程更加嚴(yán)謹(jǐn)，從而有效地提升本單位的管理質(zhì)量。

精益化管理也是目前企業(yè)更好地應(yīng)對(duì)市場(chǎng)發(fā)展風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)的必要條件，能夠?yàn)槠髽I(yè)未來(lái)的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，對(duì)促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展和提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益起到積極作用。

要適應(yīng)新形勢(shì)下的需求，就必須打破常規(guī)，摒棄舊思想，不斷地改革和完善綜合行政工作，這樣才能不斷地給企業(yè)帶來(lái)發(fā)展新活力，增強(qiáng)企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。而辦公室作為一個(gè)承上啟下的綜合辦事機(jī)構(gòu)，日常工作中，發(fā)揮著辦文、辦會(huì)、辦事、協(xié)調(diào)溝通等職能，因此，對(duì)其進(jìn)行精細(xì)化管理，能使各部門工作銜接更加順暢，提高辦事效率，助推企業(yè)更好發(fā)展。

企業(yè)辦公室行政管理精益化的應(yīng)用問(wèn)題

方案完善問(wèn)題 企業(yè)辦公室行政管理面臨精益化方案完善的諸多問(wèn)題，在高質(zhì)量發(fā)展的綜合要求下，一體化、專業(yè)化、精干化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化對(duì)精益化方案提出了更高要求?，F(xiàn)階段中國(guó)企業(yè)已建立不少管理體系，提升管理規(guī)范性和科學(xué)性的同時(shí)，也面臨信息孤島、管理重復(fù)低效、資源成本增加等諸多挑戰(zhàn)。財(cái)務(wù)體系、業(yè)務(wù)體系、監(jiān)督體系等各類體系融合工作需要加快，用大管理體系牽動(dòng)小管理體系，將體系中相同效用工作環(huán)節(jié)銜接拉通，明確職能主次定位，應(yīng)盡量使用一套動(dòng)作開(kāi)展管理，引導(dǎo)實(shí)現(xiàn)更加高效的管理資源配置。

能力素養(yǎng)問(wèn)題 隨著市場(chǎng)形勢(shì)的不斷變化，企業(yè)改革不斷深入，辦公室行政管理正在朝著科學(xué)化、制度化、規(guī)范化、專業(yè)化發(fā)展，企業(yè)各部門整體素質(zhì)得到了提升，員工的能力素養(yǎng)也得到了提升。雖然目前企業(yè)辦公室行政管理服務(wù)的整體素質(zhì)得到了提升但是在實(shí)際工作中依然存在一些問(wèn)題亟待解決，如國(guó)企干部基數(shù)較大，但時(shí)常出現(xiàn)關(guān)鍵崗位空缺，且提拔上來(lái)的干部不勝任情況，干部思想滑坡、工作麻痹、缺乏持續(xù)奮斗的動(dòng)力等，這些問(wèn)題會(huì)直接影響到國(guó)企改革的深入開(kāi)展以及提質(zhì)增效，對(duì)精益化管理也提出了更高要求。

管理氛圍問(wèn)題 企業(yè)管理氛圍存在的問(wèn)題是指在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中存在的一系列問(wèn)題的總和，企業(yè)管理氛圍存在問(wèn)題將會(huì)直接影響到工作人員的工作效率和工作質(zhì)量，影響到工作人員工作的主動(dòng)性和積極性。企業(yè)管理氛圍存在的問(wèn)題主要包括效率低下、創(chuàng)新能力不足、管理不規(guī)范等，近些年較為突出的問(wèn)題還有企業(yè)文化建設(shè)流于表面、企業(yè)文化個(gè)性化遭到忽視、企業(yè)文化重視短期效益等。而企業(yè)文化正是能夠全方位影響企業(yè)發(fā)展和員工工作的重要內(nèi)容，因此企業(yè)必須十分重視管理氛圍問(wèn)題，尋找問(wèn)題背后深層次的原因，解決該方面存在的問(wèn)題需要持續(xù)改革和創(chuàng)新，推進(jìn)企業(yè)改革進(jìn)程，提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益和競(jìng)爭(zhēng)力。

信息建設(shè)問(wèn)題 進(jìn)入新時(shí)代以來(lái)，隨著新型數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展普及，對(duì)于企業(yè)發(fā)展的意義重大，各領(lǐng)域的企業(yè)也都紛紛開(kāi)始涉足信息化建設(shè)，以提高運(yùn)營(yíng)管理效率和應(yīng)對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力。但企業(yè)在信息化建設(shè)過(guò)程中也面臨著許多瓶頸和難題，主要有基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足、缺乏數(shù)字化轉(zhuǎn)型意識(shí)和能力匱乏、技術(shù)環(huán)境和制度不夠完善、集成應(yīng)用能力不夠等。在企業(yè)辦公室精益化管理方面主要表現(xiàn)為信息化建設(shè)與實(shí)際工作結(jié)合程度不足，沒(méi)有發(fā)揮出信息化技術(shù)的真正作用，反而增加了辦公室工作人員的工作量，增添了工作壓力，沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的管理效果。

企業(yè)辦公室行政管理精益化的應(yīng)用建議

健全精益化行政管理 針對(duì)企業(yè)運(yùn)行效率不高、運(yùn)轉(zhuǎn)不暢等問(wèn)題，應(yīng)建立健全企業(yè)精益化行政管理運(yùn)行體系，緊緊扭住“精益化”核心要素，結(jié)合辦公室管理的實(shí)際職責(zé)，在辦文規(guī)范、辦會(huì)規(guī)程、辦事規(guī)則上細(xì)化量化優(yōu)化各項(xiàng)流程，統(tǒng)籌高質(zhì)量發(fā)展和精細(xì)化運(yùn)維兩大重點(diǎn)，扎實(shí)推進(jìn)督辦督查督導(dǎo)工作，以強(qiáng)有力的項(xiàng)目督導(dǎo)體系將行政管理運(yùn)行效率有效提升。

建立精益化管理隊(duì)伍 首先要確定團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)和愿景。如生產(chǎn)管理精益化團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)和愿景可以包括提高生產(chǎn)效率、降低成本、優(yōu)化流程、提高質(zhì)量等，還應(yīng)確保所有團(tuán)隊(duì)成員都理解和認(rèn)同這些目標(biāo)。第二，要挑選合適的團(tuán)隊(duì)成員：選擇具備相關(guān)技能和經(jīng)驗(yàn)的成員，包括生產(chǎn)、工藝、設(shè)備、質(zhì)量、供應(yīng)鏈等領(lǐng)域的專業(yè)人員。同時(shí)，考慮團(tuán)隊(duì)成員的溝通和協(xié)作能力，以確保團(tuán)隊(duì)能夠有效地合作。三是制定實(shí)施計(jì)劃。根據(jù)目標(biāo)和愿景，制定詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃。這包括定義具體的改進(jìn)領(lǐng)域、制定實(shí)施時(shí)間表、分配資源和預(yù)算等。確保計(jì)劃具有可操作性和可衡量性。四是實(shí)施精益管理培訓(xùn)：對(duì)團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行精益管理理念的培訓(xùn)，以確保他們了解和掌握精益管理的基本原理和方法。培訓(xùn)可以包括精益工具和技巧的應(yīng)用，如價(jià)值流分析、流程圖、5S、持續(xù)改進(jìn)等。五是收集和分析數(shù)據(jù)。收集與精益管理過(guò)程相關(guān)的數(shù)據(jù)，并進(jìn)行分析。這有助于識(shí)別問(wèn)題和改進(jìn)點(diǎn)，以及跟蹤改進(jìn)效果，使用數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的決策方法來(lái)指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)的行動(dòng)。

營(yíng)造精益化管理氛圍 精益化管理氛圍應(yīng)將西方的嚴(yán)格管理和東方的人性化管理有機(jī)結(jié)合，從形成危機(jī)文化、人本文化、創(chuàng)新文化、開(kāi)放競(jìng)合文化、漸進(jìn)文化、柔性文化學(xué)習(xí)型文化入手可快速構(gòu)建營(yíng)造適應(yīng)企業(yè)快速發(fā)展的精益管理文化。強(qiáng)烈的危機(jī)意識(shí)是實(shí)施精益化生產(chǎn)方式的根本前提，著眼于企業(yè)運(yùn)行管理流程中的各種浪費(fèi)。如本田公司重在強(qiáng)調(diào)產(chǎn)品應(yīng)達(dá)到質(zhì)量零缺陷，提出了杜絕一切浪費(fèi)、徹底降低成本的思想和文化體系。杜絕效率低下和生產(chǎn)浪費(fèi)首先要依靠員工、高度信任員工，因此人本文化要求一方面要不斷提高員工的素質(zhì)，另一方面要充分給員工授權(quán)，加大他們的決策范圍，逐步建立起以“人”為中心的人本文化。創(chuàng)新文化、開(kāi)放競(jìng)合文化要求人們?cè)诎l(fā)現(xiàn)思考問(wèn)題、解決問(wèn)題時(shí)要主動(dòng)并深層次考慮，以求得從根本上解決，并在開(kāi)放合作中求得合作共贏的最大公約數(shù)。漸進(jìn)文化要求精益管理從一個(gè)模塊、一個(gè)環(huán)節(jié)開(kāi)始逐步拓展變革，而柔性和學(xué)習(xí)文化強(qiáng)調(diào)從柔化、全過(guò)程學(xué)習(xí)轉(zhuǎn)化的角度將精益化管理貫徹到全過(guò)程全線條。

辦公室行政管理在企業(yè)運(yùn)行發(fā)揮著不可替代的綜合協(xié)調(diào)、督導(dǎo)指揮、綜合保障作用，高質(zhì)量發(fā)展對(duì)辦公室行政管理工作提出了日益高效精益運(yùn)維的要求，我們必須在行政管理體系構(gòu)建、人才隊(duì)伍建設(shè)、運(yùn)維機(jī)制優(yōu)化、精益管理氛圍營(yíng)造、信息化保障上精準(zhǔn)發(fā)力，從思想站位上高度重視、緊跟核心、服務(wù)中樞，才能在企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展中做出更大貢獻(xiàn)。

（作者單位：中國(guó)生物技術(shù)股份有限公司）