高校干部人事檔案數(shù)字化服務(wù)外包的風(fēng)險與防控對策研究
——以山東開放大學(xué)為例

付士波

（山東開放大學(xué)，山東 濟(jì)南 250014）

引言

干部人事檔案是高校干部選拔任用、職稱評聘、薪酬發(fā)放、人才評鑒以及教育培訓(xùn)的重要依據(jù)。中組部在2014 年6 月下發(fā)的《關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知》中，提出“要創(chuàng)新干部檔案管理的方法和手段，積極推進(jìn)干部檔案數(shù)字化，不斷提高管檔工作水平”。近年來，山東開放大學(xué)不斷加強(qiáng)干部人事檔案信息化建設(shè)，以期為嚴(yán)格管理檔案、高效利用檔案提供有力支撐。但由于學(xué)校自身受到數(shù)字化技術(shù)、信息設(shè)備、專業(yè)人才等多方面因素的限制，只能選擇專業(yè)的數(shù)字化外包企業(yè)進(jìn)行干部人事檔案數(shù)字化工作。檔案數(shù)字化外包服務(wù)會面臨諸多不確定的風(fēng)險，需要有針對性地做好風(fēng)險的防控及應(yīng)對工作。

一、基于檔案生態(tài)位的檔案數(shù)字化外包必要性分析

山東開放大學(xué)從2020 年9 月啟動了干部人事檔案數(shù)字化外包加工項目，擬用一年時間完成500 卷干部人事檔案的數(shù)字化整理加工。利用市場化的專業(yè)人才隊伍承接人事檔案數(shù)字化服務(wù)，能夠幫助高校有效降低干部人事檔案管理的綜合成本，本文基于檔案生態(tài)位視角對檔案數(shù)字化外包進(jìn)行必要性分析。

檔案生態(tài)位理論是指檔案管理的各個主體在檔案生態(tài)環(huán)境中所占據(jù)的位置，通常包括三個維度：檔案功能生態(tài)位、檔案資源生態(tài)位和檔案時空生態(tài)位。檔案功能生態(tài)位一般指檔案主體在檔案環(huán)境中所充當(dāng)?shù)慕巧捌渌袚?dān)的社會職能；檔案資源生態(tài)位一般指檔案主體在檔案環(huán)境中占有及其利用的檔案資源的狀況，檔案時空生態(tài)位一般指檔案主體在參與檔案活動過程中所占據(jù)的時間和空間資源。[1]從檔案生態(tài)位視角判斷，任何一個生態(tài)位不重合，則構(gòu)成服務(wù)外包前提。當(dāng)檔案生態(tài)位不重合時，發(fā)包方一般面臨兩種選擇，即發(fā)包方拓寬自身生態(tài)位或者將檔案業(yè)務(wù)外包。本文從檔案管理的時間成本、經(jīng)濟(jì)成本、需求頻次三方面對外包必要性進(jìn)行分析。

（一）時間成本分析

發(fā)包方拓寬自身檔案生態(tài)位需要的時間一般較長。以山東開放大學(xué)為例，如自行組織檔案數(shù)字化工作，需培訓(xùn)檔案工作人員，熟悉檔案數(shù)字化加工的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，購進(jìn)檔案加工的硬件和軟件設(shè)備，是一項耗時的復(fù)雜工程。而選擇將檔案數(shù)字化外包則只需要進(jìn)行招投標(biāo)，選擇合適的承包方、簽訂合同，最后進(jìn)行項目驗收即可，耗時較短。所以選擇檔案數(shù)字化外包比發(fā)包方拓寬自身的檔案生態(tài)位時間成本最優(yōu)。

（二）經(jīng)濟(jì)成本分析

信息服務(wù)機(jī)構(gòu)在拓寬自身信息生態(tài)位時通常經(jīng)歷信息生態(tài)位擴(kuò)展期、信息生態(tài)位不適應(yīng)期和信息生態(tài)位特異化拓展期三個階段。在信息生態(tài)位不適應(yīng)期階段，隨著投入成本增加，產(chǎn)出效益會相應(yīng)不斷下降，由于信息生態(tài)位與其他信息服務(wù)機(jī)構(gòu)相重疊，導(dǎo)致其競爭力下降，因此在信息生態(tài)位的特異化拓展期，為了達(dá)到資源優(yōu)化利用、降低成本的目的，就應(yīng)不斷縮小信息生態(tài)位，將業(yè)務(wù)進(jìn)行外包。[2]經(jīng)濟(jì)利潤不會隨著檔案生態(tài)位的拓寬而持續(xù)增加，發(fā)包方需綜合衡量所處的生態(tài)位拓展階段，在生態(tài)位不適應(yīng)期和特異化拓展期，外包的經(jīng)濟(jì)成本會明顯低于拓展生態(tài)位成本。

（三）需求頻次分析

檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)并不是發(fā)包方經(jīng)常需要的，具有臨時性、偶然性，是偶發(fā)性的檔案業(yè)務(wù)。為避免日后檔案管理難度增大，因此發(fā)包方拓寬自身檔案生態(tài)位不具有必要性，構(gòu)成外包的必要性。例如研發(fā)干部人事檔案管理系統(tǒng)、檔案網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫等，這些只是作為檔案管理與利用等主要業(yè)務(wù)的輔助與支撐，并不需要發(fā)包方頻繁管理與開發(fā)，因此這類業(yè)務(wù)需求的頻次低，選擇將業(yè)務(wù)外包比拓寬自身檔案生態(tài)位更為合理。

二、檔案數(shù)字化外包風(fēng)險分析

檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作是一項相對復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在數(shù)字化加工的各個環(huán)節(jié)之中，存在各種不確定的安全風(fēng)險及隱患。

（一）檔案實(shí)體安全風(fēng)險

因受加工場地限制，在干部人事檔案數(shù)字化加工的過程中，通常需要將檔案卷宗從保管庫房移出到加工場所。在這個過程中，檔案通常面臨搬運(yùn)、人為接觸、設(shè)備接觸、環(huán)境變化等環(huán)節(jié)，如果管理不嚴(yán)格，常常因出入庫手續(xù)不完善，導(dǎo)致檔案交接不清，甚至出現(xiàn)實(shí)體檔案材料丟失的情況。在檔案的數(shù)字化加工過程中，需要對檔案實(shí)體材料進(jìn)行拆分、掃描和重新裝訂，不可避免出現(xiàn)檔案裝訂順序混亂，年代久遠(yuǎn)、材料脆弱的檔案材料甚至?xí)性獾狡茡p風(fēng)險。

（二）檔案信息安全風(fēng)險

干部人事檔案包含了干部的履歷、考核鑒定、學(xué)歷學(xué)位、政審和獎懲等材料，涉及干部個人隱私。數(shù)字信息的最大特點(diǎn)之一是數(shù)據(jù)與載體的可分離特性，這為數(shù)據(jù)的人為更改、復(fù)制和遷移提供了可行性。此外，存儲介質(zhì)的安全穩(wěn)定也直接影響到檔案信息安全，如計算機(jī)硬盤、移動存儲硬盤等存儲介質(zhì)遭到損壞，會直接造成存儲數(shù)據(jù)的丟失。所以在檔案數(shù)字化加工過程中，檔案信息存在擴(kuò)散、濫用、丟失，甚至泄密和篡改的諸多風(fēng)險。[3]

（三）檔案數(shù)字化質(zhì)量風(fēng)險

在檔案數(shù)字化加工的過程中，如果外包企業(yè)工作人員對檔案整理規(guī)則把握不準(zhǔn)，容易導(dǎo)致干部人事檔案的分類排序錯誤，會使目錄與實(shí)體不對應(yīng)。[4]另外，數(shù)字化掃描過程中如果操作失誤也會導(dǎo)致檔案頁面漏掃或者重復(fù)掃描的現(xiàn)象。在后期加工處理階段，對于掃描圖像的裁剪、糾偏、去污以及色彩明暗調(diào)整處理不當(dāng)，也會導(dǎo)致檔案數(shù)字化材料圖像不完整、色彩偏差大等問題，會直接影響到干部人事檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量。

（四）項目質(zhì)量監(jiān)管風(fēng)險

目前，市場上具有涉密資質(zhì)且掌握干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的外包企業(yè)較少。而且外包企業(yè)通常重視經(jīng)營，追求利潤，忽視風(fēng)險管理，存在自我管控能力較弱、制度建設(shè)不健全等諸多風(fēng)險。此外，數(shù)字化加工團(tuán)隊多是臨時組建，人員缺乏檔案學(xué)專業(yè)知識，容易出現(xiàn)工作操作隨意、片面追求速度等問題。所以，作為發(fā)包方的檔案管理部門選擇余地小、議價能力弱，面臨著一定的項目質(zhì)量監(jiān)管風(fēng)險。

三、干部人事檔案數(shù)字化外包風(fēng)險的防范對策

（一）細(xì)化外包工作方案，規(guī)范加工工作流程

要結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，認(rèn)真遴選具有資質(zhì)的檔案數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)，制定詳細(xì)的工作方案，為數(shù)字化外包工作的順利開展提供必要的人、財、物、場地等條件保障。嚴(yán)格按照《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》的要求，檔案數(shù)字化加工場所應(yīng)滿足檔案安全管理的“八防”要求，選擇緊鄰檔案庫房的獨(dú)立、封閉場所。嚴(yán)格規(guī)范加工的操作流程，檔案卷宗出入庫前必須仔細(xì)清點(diǎn)，禁止工作人員自行調(diào)檔歸卷，認(rèn)真對照人員名冊、原有檔案目錄進(jìn)行檢查核對，才能將檔案入庫。要建立數(shù)字化流程單，詳細(xì)記錄檔案編號、工序數(shù)量、處理時間、質(zhì)檢人員等信息，確保操作規(guī)范有序，安全可追溯。

（二）強(qiáng)化設(shè)備環(huán)境監(jiān)控，構(gòu)建安全保密管理機(jī)制

在檔案數(shù)字化加工場所要安裝視頻監(jiān)控設(shè)備，保證實(shí)現(xiàn)實(shí)時監(jiān)督，封閉現(xiàn)場中所有與工作無關(guān)的USB 接口、藍(lán)牙、光驅(qū)等。對存儲終端設(shè)備信息出口進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，必要時可封閉出口，加工過程中只允許就數(shù)據(jù)進(jìn)行單向傳輸，嚴(yán)厲杜絕對數(shù)據(jù)進(jìn)行更改、復(fù)制遷出。嚴(yán)格審批程序，數(shù)字化加工過程中所使用的各種移動存儲介質(zhì)禁止與其他存儲介質(zhì)交叉使用。在項目完成撤場時，加工現(xiàn)場的視頻監(jiān)控記錄、檔案實(shí)體出入庫的交接記錄，特別是檔案數(shù)字化加工介質(zhì)等進(jìn)行嚴(yán)格的安全保密驗收后，確保無誤后，再辦理交接手續(xù)。

（三）嚴(yán)格數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，提高整理加工質(zhì)量

在進(jìn)行數(shù)字化加工前，詳細(xì)檢查檔案實(shí)體和檔案目錄的一致性，對存在材料缺失的檔案，進(jìn)行補(bǔ)充入檔。加強(qiáng)日常抽查和階段驗收，提高加工整理質(zhì)量，防止批量返工。對掃描圖像進(jìn)行精細(xì)處理，對高清圖像要去除黑邊、污點(diǎn)，注意對帶有防偽技術(shù)的學(xué)歷學(xué)位證書等，進(jìn)行優(yōu)化處理，保證制作完成的數(shù)字檔案材料版面分布居中、亮度適宜、字跡清晰可辨。

（四）加強(qiáng)項目全過程管理，提高學(xué)習(xí)與創(chuàng)新能力

發(fā)包方與外包企業(yè)要簽訂完備的保密協(xié)議和加工合同，明確工作任務(wù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)度節(jié)點(diǎn)、驗收方式，用法規(guī)合同來規(guī)范約束企業(yè)行為。與外包企業(yè)聯(lián)合成立項目工作領(lǐng)導(dǎo)小組，監(jiān)督外包企業(yè)做好項目成員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。在數(shù)字化加工過程中要及時就疑難問題溝通交流，按照一定比例不定期對數(shù)字化加工的成果進(jìn)行質(zhì)檢。檔案管理部門加強(qiáng)對信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，提高創(chuàng)新能力，以保證能夠有效對數(shù)字化加工過程進(jìn)行評估。

四、結(jié)束語

加快推進(jìn)干部人事檔案信息化，開展檔案數(shù)字化服務(wù)外包，能夠有效提高人事檔案管理的工作質(zhì)量以及利用效率。檔案數(shù)字化外包工作過程中風(fēng)險是必然存在的，高校可以通過規(guī)范干部人事檔案數(shù)字化加工處理與存儲安全的工作流程，做好相應(yīng)的風(fēng)險防控措施，不斷提高檔案信息資源的利用效率和檔案信息化工作水平。