基于互聯(lián)網(wǎng)背景簡(jiǎn)析檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與應(yīng)對(duì)策略

摘要：互聯(lián)網(wǎng)的普及使得檔案信息的獲取和利用變得更加便捷，但同時(shí)也帶來了檔案信息安全和隱私保護(hù)的挑戰(zhàn)，檔案管理機(jī)構(gòu)需要更新觀念，從傳統(tǒng)的檔案保管者轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔①Y源的提供者和服務(wù)者，確保檔案信息的安全和有效利用。本文旨在探討互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)，并提出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略。通過本文所提出的應(yīng)對(duì)措施，檔案管理機(jī)構(gòu)能夠更好地適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的需求，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，確保檔案信息的安全和有效利用。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)背景；檔案管理

引言

在數(shù)字化和信息化的浪潮中，檔案管理作為信息資源管理的重要組成部分，正面臨著前所未有的機(jī)遇，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及和應(yīng)用，不僅改變了檔案信息的存儲(chǔ)、處理和傳播方式，也對(duì)檔案管理的理念、方法和實(shí)踐提出了新的要求。本文將深入分析互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)，并探討如何通過創(chuàng)新的管理策略和技術(shù)手段來應(yīng)對(duì)這些挑戰(zhàn)。

1. 互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理工作優(yōu)化的意義

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用顯著提升了檔案管理的效率，用戶可遠(yuǎn)程訪問檔案資源，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享利用。同時(shí)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為檔案安全提供了新的保障措施，如權(quán)限管理、加密技術(shù)等，有效防止信息泄露和非法訪問，確保檔案的長(zhǎng)期安全。此外，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)推動(dòng)了檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，提高了檔案服務(wù)的用戶滿意度，促進(jìn)了檔案資源的深度開發(fā)和利用。優(yōu)化檔案管理適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展需求，為檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。因此，檔案管理部門應(yīng)積極擁抱互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，不斷探索檔案管理工作的優(yōu)化路徑，以滿足時(shí)代發(fā)展的需求。

2. 互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

互聯(lián)網(wǎng)背景下，檔案管理面臨多方面的挑戰(zhàn)，主要體現(xiàn)在以下六個(gè)方面。

（1）對(duì)傳統(tǒng)檔案管理觀念的挑戰(zhàn)：互聯(lián)網(wǎng)的普及使得信息傳播速度加快，檔案管理需要適應(yīng)快速變化的信息環(huán)境，傳統(tǒng)的檔案管理觀念可能難以滿足現(xiàn)代信息社會(huì)的需求。

（2）對(duì)傳統(tǒng)檔案管理手段和方式的挑戰(zhàn)：傳統(tǒng)的檔案管理手段和方式可能無法有效應(yīng)對(duì)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案資源，需要更新管理工具和技術(shù)，以適應(yīng)數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)、檢索和利用[1]。

（3）對(duì)檔案管理人員自身素質(zhì)的挑戰(zhàn)：檔案管理人員需要具備一定的信息技術(shù)能力，以適應(yīng)數(shù)字化檔案的管理需求，這對(duì)他們的專業(yè)知識(shí)和技能提出了更高的要求。

（4）檔案文件查詢利用方式的挑戰(zhàn)：互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，用戶對(duì)檔案查詢和利用的便捷性、即時(shí)性要求更高，傳統(tǒng)的檔案查詢和利用方式可能無法滿足用戶的期望。

（5）網(wǎng)絡(luò)安全的挑戰(zhàn)：互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)的安全性面臨更大的威脅，包括數(shù)據(jù)泄露、黑客攻擊等風(fēng)險(xiǎn)，這對(duì)檔案管理的安全措施提出了更高的要求。

（6）檔案數(shù)據(jù)整合的挑戰(zhàn)：隨著檔案數(shù)據(jù)量的增加，如何有效地整合不同來源、不同格式的檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理和高效利用，是一個(gè)重要的挑戰(zhàn)[2]。

3. 互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理面臨挑戰(zhàn)的應(yīng)對(duì)策略

3.1 更新檔案管理觀念

在傳統(tǒng)觀念中，檔案管理往往被視為一種靜態(tài)的、封閉的保管工作，其主要職責(zé)是確保檔案的安全和完整。然而，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理的角色和功能已經(jīng)發(fā)生了根本性的變化[3]。檔案不再只是歷史的記錄，而是可以轉(zhuǎn)化為知識(shí)和信息資源的重要資產(chǎn)，因此，檔案管理的觀念需要從“重藏輕用”轉(zhuǎn)變?yōu)椤耙杂么俨亍?，即通過檔案的利用來促進(jìn)檔案的保護(hù)和管理。如今檔案管理的服務(wù)對(duì)象不再局限于特定的機(jī)構(gòu)或個(gè)人，而是擴(kuò)展到了更廣泛的公眾。檔案管理機(jī)構(gòu)需要主動(dòng)適應(yīng)這種變化，通過建立在線服務(wù)平臺(tái)、提供電子檔案查詢、利用和下載等服務(wù)，來滿足公眾對(duì)檔案信息的需求。

首先，想要讓更多的從業(yè)者改變固有觀念，需要營(yíng)造開放包容的環(huán)境，應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)創(chuàng)新思維和持續(xù)學(xué)習(xí)，接受新信息，逐漸改變觀念。還需要利用互聯(lián)網(wǎng)幫助他們了解最新行業(yè)趨勢(shì)、技術(shù)發(fā)展和管理理念，通過研討會(huì)、在線課程等形式，不斷更新知識(shí)庫(kù)，促進(jìn)觀念轉(zhuǎn)變。鼓勵(lì)跨學(xué)科學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)視野，通過跨部門、跨行業(yè)的交流項(xiàng)目，接觸不同工作環(huán)境和思維方式，跳出固有框架，接受新觀念。

其次，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)通過行為示范開放和創(chuàng)新觀念，展現(xiàn)對(duì)新想法的接受度，對(duì)失敗的寬容態(tài)度，激勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員勇于嘗試和創(chuàng)新。還應(yīng)當(dāng)提供實(shí)踐機(jī)會(huì)，讓人才在實(shí)踐中學(xué)習(xí)和成長(zhǎng)，實(shí)踐是檢驗(yàn)和改變觀念的有效方式，通過解決實(shí)際問題，人才可以更直觀地理解新技術(shù)融入檔案管理工作中的價(jià)值。同時(shí)，建立多元文化環(huán)境，促進(jìn)人才之間的相互理解和尊重，招聘不同背景人才，引入不同觀念和視角，幫助現(xiàn)有人才拓寬思維，接受新觀念。

最后，需要幫助人才制定個(gè)人發(fā)展規(guī)劃，明確職業(yè)目標(biāo)和成長(zhǎng)路徑，通過個(gè)人發(fā)展規(guī)劃，可以更清晰地認(rèn)識(shí)到需要改變哪些觀念，以適應(yīng)未來的發(fā)展需求。通過這些方法，可以有效地幫助人才改變觀念，適應(yīng)不斷變化的工作環(huán)境和市場(chǎng)需求[4]。

3.2 構(gòu)建基于區(qū)塊鏈的檔案安全體系

構(gòu)建基于區(qū)塊鏈的檔案安全體系是一個(gè)全面的工程，區(qū)塊鏈技術(shù)的核心優(yōu)勢(shì)在于其不可篡改性，這為檔案管理提供了新的安全維度。通過將檔案的元數(shù)據(jù)和關(guān)鍵信息存儲(chǔ)在區(qū)塊鏈上，可以確保檔案的完整性和真實(shí)性得到長(zhǎng)期保障。每個(gè)檔案的修改記錄都會(huì)被加密并存儲(chǔ)在區(qū)塊鏈中，形成一個(gè)不可逆的時(shí)間戳，任何試圖篡改檔案的行為都會(huì)被立即發(fā)現(xiàn)，這種機(jī)制特別適用于需要長(zhǎng)期保存且具有法律效力的檔案，如政府公文、合同協(xié)議等。

區(qū)塊鏈技術(shù)可以與智能合約結(jié)合，進(jìn)一步自動(dòng)化檔案管理流程。智能合約是一種自動(dòng)執(zhí)行、控制或文檔化相關(guān)事件和行動(dòng)的計(jì)算機(jī)協(xié)議，它可以在滿足特定條件時(shí)自動(dòng)執(zhí)行預(yù)設(shè)的指令。在檔案管理中，智能合約可以用于控制檔案的訪問權(quán)限、記錄檔案的使用情況、自動(dòng)更新檔案的版本信息等。例如，當(dāng)一個(gè)檔案被創(chuàng)建或修改時(shí)，智能合約可以自動(dòng)更新檔案的版本信息，并記錄下修改者的信息和時(shí)間。這不僅提高了管理效率，還減少了人為錯(cuò)誤和管理漏洞的風(fēng)險(xiǎn)。

區(qū)塊鏈技術(shù)并不是要完全替代現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)，而是作為一個(gè)安全層，增強(qiáng)現(xiàn)有系統(tǒng)的功能。因此，需要開發(fā)相應(yīng)的接口和中間件，使區(qū)塊鏈技術(shù)能夠無縫集成到現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)中，包括數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出、權(quán)限管理、用戶界面的整合等方面。通過這種方式，現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)可以利用區(qū)塊鏈技術(shù)提升其安全性和可靠性，同時(shí)保留其原有的功能和操作習(xí)慣。

區(qū)塊鏈技術(shù)的去中心化特性可能會(huì)與現(xiàn)行的法律體系產(chǎn)生沖突，特別是在數(shù)據(jù)隱私和跨境數(shù)據(jù)傳輸方面。因此，需要與法律專家合作，制定相應(yīng)的法律框架和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保區(qū)塊鏈檔案系統(tǒng)的合法性和合規(guī)性。此外，由于區(qū)塊鏈技術(shù)仍在不斷發(fā)展，檔案管理機(jī)構(gòu)需要持續(xù)關(guān)注技術(shù)進(jìn)展，及時(shí)更新和升級(jí)系統(tǒng)，以適應(yīng)未來的變化[5]。

3.3 開發(fā)檔案信息可視化工具

檔案數(shù)據(jù)通常包含大量的文本、圖片、音頻和視頻等，因此，可視化工具需要能夠處理不同類型的數(shù)據(jù)，并且能夠支持時(shí)間序列分析、關(guān)鍵詞關(guān)聯(lián)分析等高級(jí)功能。并且，考慮到用戶群體的多樣性，可視化工具的設(shè)計(jì)應(yīng)兼顧專業(yè)性和易用性，確保不同背景的用戶都能輕松上手并有效利用工具。在檔案信息可視化中，可以利用各種圖表類型，如柱狀圖、餅圖、時(shí)間線、熱力圖等，展示檔案的分布、趨勢(shì)和關(guān)聯(lián)性。例如，時(shí)間線可以用來展示檔案的創(chuàng)建和修改時(shí)間，幫助用戶快速了解檔案的歷史脈絡(luò)；熱力圖可以用來表示檔案的訪問頻率或重要性，突出顯示被頻繁查閱或具有重要價(jià)值的檔案。

此外，交互式可視化工具可以讓用戶通過點(diǎn)擊、拖拽等操作，深入探索數(shù)據(jù)的細(xì)節(jié)，從而獲得更深入的洞察。例如，用戶可以通過點(diǎn)擊某個(gè)時(shí)間點(diǎn)，查看那個(gè)時(shí)期的所有相關(guān)檔案，或者通過拖拽時(shí)間軸來觀察檔案隨時(shí)間的變化趨勢(shì)。一個(gè)優(yōu)秀的可視化工具不僅要能準(zhǔn)確地展示數(shù)據(jù)，還要提供良好的用戶體驗(yàn)，使用戶能夠輕松地進(jìn)行數(shù)據(jù)探索。同時(shí)，還需要提供過濾和排序功能，幫助用戶根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)篩選和組織檔案[6]。

3.4 優(yōu)化檔案查詢利用方式

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為提升檔案查詢和利用效率的關(guān)鍵，為適應(yīng)這一變化，檔案管理機(jī)構(gòu)需要采取一系列措施來確保檔案信息的長(zhǎng)期可讀性和互操作性。建立統(tǒng)一的檔案信息格式標(biāo)準(zhǔn)是基礎(chǔ)，這要求檔案信息以標(biāo)準(zhǔn)化的格式存儲(chǔ)，如使用開放文檔格式（ODF）、PDF/A等，這些格式被廣泛認(rèn)可并支持跨平臺(tái)使用，通過標(biāo)準(zhǔn)化，檔案信息可以無縫地在不同的系統(tǒng)和設(shè)備之間進(jìn)行兼容和轉(zhuǎn)換，從而確保長(zhǎng)期的可讀性和互操作性。

檔案管理機(jī)構(gòu)還應(yīng)重視元數(shù)據(jù)的標(biāo)注和分類，元數(shù)據(jù)是描述檔案內(nèi)容和結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)，對(duì)于檔案的檢索和利用至關(guān)重要。通過建立完善的元數(shù)據(jù)體系，包括檔案的標(biāo)題、作者、日期、主題、關(guān)鍵詞等信息，可以顯著提高檔案信息的檢索效率和準(zhǔn)確性。

檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)采用國(guó)際通用的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，如Dublin Core、MODS等，以確保元數(shù)據(jù)的互操作性和可擴(kuò)展性。美國(guó)國(guó)家檔案和記錄管理局（NARA）采用了PDF/A作為電子檔案的長(zhǎng)期保存格式，這一舉措不僅確保了檔案信息的長(zhǎng)期可讀性，還降低了長(zhǎng)期保存成本，提高了檢索效率。英國(guó)國(guó)家檔案館（TNA）開發(fā)的在線檔案檢索系統(tǒng)，用戶訪問量每年增長(zhǎng)20%，顯示了在線查詢系統(tǒng)的受歡迎程度和實(shí)用性。德國(guó)聯(lián)邦檔案館（Bundesarchiv）實(shí)施的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化項(xiàng)目，通過詳細(xì)的元數(shù)據(jù)標(biāo)注，提高了檔案檢索的準(zhǔn)確率，用戶滿意度調(diào)查顯示，90%的用戶認(rèn)為檢索結(jié)果的相關(guān)性高。歐洲檔案信息網(wǎng)絡(luò)（E-ARK）項(xiàng)目則整合了來自15個(gè)國(guó)家的檔案信息，共享平臺(tái)上線后，檔案的檢索次數(shù)增加了50%，同時(shí)，檔案的重復(fù)保存率降低了25%。這些實(shí)踐證明了檔案管理機(jī)構(gòu)在適應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中所取得的進(jìn)步和成就。通過這些努力，檔案管理機(jī)構(gòu)能夠更好地服務(wù)于公眾和學(xué)術(shù)研究，促進(jìn)檔案資源的充分利用和文化遺產(chǎn)的保護(hù)[7]。

3.5 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化確實(shí)給檔案管理機(jī)構(gòu)帶來了前所未有的網(wǎng)絡(luò)安全挑戰(zhàn)。根據(jù)國(guó)際檔案理事會(huì)（ICA）的報(bào)告，2023年全球檔案館遭遇的網(wǎng)絡(luò)安全事件數(shù)量比2022年增長(zhǎng)了20%，其中不乏一些重大的數(shù)據(jù)泄露事件，這些事件不僅造成了信息的損失，還對(duì)公眾信任和機(jī)構(gòu)聲譽(yù)造成了嚴(yán)重?fù)p害。為應(yīng)對(duì)這些挑戰(zhàn)，檔案管理機(jī)構(gòu)采取了一系列更為復(fù)雜和專業(yè)的措施。

例如，美國(guó)國(guó)家檔案和記錄管理局（NARA）在2023年實(shí)施了一項(xiàng)新的網(wǎng)絡(luò)安全框架，該框架包括對(duì)檔案信息系統(tǒng)的全面風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，以及基于風(fēng)險(xiǎn)的訪問控制策略。NARA還采用了先進(jìn)的加密技術(shù)，如AES-256位加密標(biāo)準(zhǔn)，以確保檔案信息在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全。在訪問控制方面，NARA實(shí)施了基于角色的訪問控制（RBAC）系統(tǒng)，該系統(tǒng)根據(jù)用戶的角色和職責(zé)來分配訪問權(quán)限。此外，NARA還實(shí)施了多因素認(rèn)證（MFA）機(jī)制，以增加未經(jīng)授權(quán)訪問的難度。NARA與網(wǎng)絡(luò)安全服務(wù)提供商合作，定期進(jìn)行安全審計(jì)和滲透測(cè)試，以發(fā)現(xiàn)潛在的安全漏洞，這些服務(wù)提供商還提供了實(shí)時(shí)的安全監(jiān)控服務(wù)，能夠在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)并響應(yīng)安全事件。加密技術(shù)的應(yīng)用也是NARA網(wǎng)絡(luò)安全策略的重要組成部分。除了使用先進(jìn)的加密算法，NARA還實(shí)施了嚴(yán)格的密鑰管理策略，包括定期更換密鑰和使用硬件安全模塊（HSM）來存儲(chǔ)密鑰。

為提高網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)能力，NARA還與網(wǎng)絡(luò)安全研究機(jī)構(gòu)合作，獲取最新的網(wǎng)絡(luò)安全情報(bào)和防護(hù)策略。例如，NARA與美國(guó)網(wǎng)絡(luò)安全和基礎(chǔ)設(shè)施安全局（CISA）合作，參與了多個(gè)網(wǎng)絡(luò)安全演練和培訓(xùn)項(xiàng)目。此外，NARA還建立了網(wǎng)絡(luò)安全情報(bào)共享機(jī)制，與其他檔案管理機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)安全組織共享威脅情報(bào)，共同提高網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)水平。這種共享機(jī)制不僅提高了NARA自身的安全防護(hù)能力，也為整個(gè)檔案管理行業(yè)提供了寶貴的安全資源。

通過這些綜合性的安全措施，檔案管理機(jī)構(gòu)能夠有效地保護(hù)檔案信息的安全和保密，確保公眾信任和機(jī)構(gòu)聲譽(yù)的維護(hù)，隨著網(wǎng)絡(luò)安全威脅的不斷演變，檔案管理機(jī)構(gòu)必須持續(xù)關(guān)注新技術(shù)和新策略，以保持其網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施的先進(jìn)性和有效性。

結(jié)語(yǔ)

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的推動(dòng)下，檔案管理領(lǐng)域正經(jīng)歷著深刻的變革，本文通過對(duì)互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理面臨的挑戰(zhàn)進(jìn)行深入分析，提出了相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略，旨在為檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型提供參考，檔案管理的未來將更加依賴于技術(shù)的創(chuàng)新和應(yīng)用，但是也需要檔案管理人員具備更高的專業(yè)素養(yǎng)和適應(yīng)能力。通過本文提出的應(yīng)對(duì)措施，檔案管理將能夠更好地服務(wù)社會(huì)和公眾，促進(jìn)知識(shí)的傳承和創(chuàng)新，為社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

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作者簡(jiǎn)介：曾燕評(píng)，本科，助理館員，434398946@qq.com，研究方向：檔案管理。