數(shù)字化視域下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑探討

摘要：檔案作為歷史經(jīng)歷的真實(shí)記錄載體、各項(xiàng)活動(dòng)開展及政策執(zhí)行信息的收集渠道、未來發(fā)展趨勢的預(yù)測參照依據(jù)，在事業(yè)單位決策管理、履職盡責(zé)、建設(shè)發(fā)展等領(lǐng)域均發(fā)揮著顯著作用。該文采用文獻(xiàn)綜述法對數(shù)字化視域下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)這一課題加以分析。首先從理論層面論述了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的定義及其在檔案長久保存、調(diào)取借閱、文化建設(shè)等方面的積極作用；其次客觀分析了當(dāng)前事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)所面臨的基礎(chǔ)環(huán)境、信息技術(shù)應(yīng)用、人才隊(duì)伍、安全管理等問題；最后提出了加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)、搭建檔案管理信息化平臺(tái)、建設(shè)復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍、加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)等措施，以期為相關(guān)事業(yè)單位加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程提供一些參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；現(xiàn)代化發(fā)展；職能履職

中圖分類號(hào)：G717.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-4110（2024）09（c）-0110-05

Discussion on the Information Construction Path of Archives Management in Public Institutions under the Digital Perspective

ZHANG Limin

（Xiamen Center for Disease Control and Prevention， Xiamen Fujian， 361021， China）

Abstract： Archives， as a true record carrier of historical experiences， a channel for collecting policy implementation information， and a reference for predicting future development trends， play a significant role in decision-making and management， fulfilling responsibilities， and construction and development of public institutions. This article adopts the literature review method to analyze the topic of informationization construction of archives management in public institutions from a digital perspective. Firstly， the definition of informationization construction in archives management of public institutions and its positive role in long-term preservation， retrieval and borrowing of archives， cultural construction， etc. were discussed from a theoretical perspective. Secondly， an objective analysis was conducted on the basic environment， information technology application， talent team， security management， and other issues faced by current public institutions in promoting the informatization construction of archive management. Finally， measures were proposed to strengthen the infrastructure of archive management， establish an archive management information platform， build a composite archive management team， and enhance archive network security protection， in order to provide some reference and inspiration for relevant institutions to accelerate the process of archive management information construction.

Key words： Digitization; Institution; Archives management; Information construction; Modernization development; Function performance

加快檔案管理信息化建設(shè)，是事業(yè)單位主動(dòng)順應(yīng)數(shù)字化時(shí)代發(fā)展趨勢、最大化滿足社會(huì)各界及單位內(nèi)部檔案需求的必然舉措，是打破傳統(tǒng)檔案管理模式局限、提高各類檔案開發(fā)利用價(jià)值的有效路徑。通過數(shù)字化技術(shù)賦能事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理工作，確保各類檔案在事業(yè)單位決策管理、項(xiàng)目執(zhí)行、建設(shè)發(fā)展的過程中開發(fā)利用效能最大化發(fā)揮出來[1]。隨著我國信息科技領(lǐng)域創(chuàng)新進(jìn)步，當(dāng)前多數(shù)事業(yè)單位已經(jīng)積極開展了檔案管理信息化建設(shè)活動(dòng)，但是因受到諸多因素影響和制約，信息化建設(shè)進(jìn)程較為緩慢、信息技術(shù)對檔案管理模式的改革創(chuàng)新作用并不顯著。因此，如何在數(shù)字化視域下加快推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，提高檔案管理信息化水平，已經(jīng)成為各事業(yè)單位亟待解決的發(fā)展難題。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的定義

所謂檔案管理信息化建設(shè)，具體是指針對事業(yè)單位以往所沿用的以紙質(zhì)檔案為主體、人工操作為主要形式的檔案管理模式進(jìn)行信息化技術(shù)賦能。運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)及各類智能化設(shè)備、軟件、系統(tǒng)平臺(tái)等開展資料采集整合、分類儲(chǔ)存、調(diào)取借閱、開發(fā)利用等活動(dòng)[2]。事實(shí)上，檔案管理信息化建設(shè)是在全國檔案行政管理機(jī)關(guān)統(tǒng)一組織與領(lǐng)導(dǎo)下，各事業(yè)單位對內(nèi)積極開展的一項(xiàng)“官方活動(dòng)”。因此，無論是信息技術(shù)操作流程還是檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)、傳輸口徑等均擁有統(tǒng)一科學(xué)的制度支撐與政策指引。尤其是近年來，經(jīng)濟(jì)社會(huì)飛速發(fā)展加快了信息科技領(lǐng)域的創(chuàng)新進(jìn)步，各事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程、建設(shè)成效等明顯提升，各類檔案的開發(fā)利用價(jià)值也因此得到了最大化發(fā)揮。

2 事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的必要性

第一，有利于實(shí)現(xiàn)檔案永久保存，提高檔案開發(fā)利用價(jià)值。以往事業(yè)單位所采用的傳統(tǒng)檔案管理模式以紙質(zhì)檔案為主體，該類檔案不僅在傳輸借閱過程中較容易出現(xiàn)丟失、破損等情況，同時(shí)對儲(chǔ)存空間及環(huán)境要求較高。例如，檔案儲(chǔ)存室需始終保持干燥，如果空氣濕度較大紙質(zhì)檔案很可能出現(xiàn)發(fā)霉的情況。除此之外，長期保存的紙質(zhì)檔案紙張會(huì)發(fā)黃變脆，無法在后續(xù)參考借閱活動(dòng)中發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值。而加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，可以將紙質(zhì)檔案通過儀器掃描錄入文件信息并轉(zhuǎn)化為電子文檔，并長久儲(chǔ)存于云端數(shù)據(jù)庫中[3]。不僅可以實(shí)現(xiàn)長久保存、提高各類檔案的開發(fā)利用價(jià)值，同時(shí)還可以幫助事業(yè)單位節(jié)省檔案儲(chǔ)存空間。第二，有利于提高檔案查詢便捷性。檔案作為歷史的真實(shí)記錄載體，是跟隨著時(shí)代進(jìn)步所積累形成的。因此，隨著事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展，單位所積累的檔案數(shù)量越來越多，儲(chǔ)存體量龐大。不僅占據(jù)了極大的物理空間，同時(shí)也給查詢利用檔案活動(dòng)增加了難度。通常情況下，事業(yè)單位需要在檔案查詢環(huán)節(jié)投入大量人力、物力、時(shí)間精力，從海量化檔案中找尋對應(yīng)文件資料，甚至還有可能面臨查詢無果的情況。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，事業(yè)單位檔案管理人員可以借助檔案數(shù)據(jù)庫、檔案信息化目錄等通過檢索檔案內(nèi)容相關(guān)關(guān)鍵詞、檔案生成時(shí)間、檔案名稱等獲取相應(yīng)檔案資料。與此同時(shí)，加快檔案管理信息化建設(shè)還可以降低外界對事業(yè)單位檔案管理工作的干擾，確保檔案文件資料不受時(shí)空約束，在計(jì)算機(jī)中安全、長久地儲(chǔ)存[4]。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)面臨的現(xiàn)實(shí)困境

3.1 檔案管理信息化建設(shè)環(huán)境不佳

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要基于良好的基礎(chǔ)環(huán)境開展，其中包含了思想環(huán)境、物質(zhì)環(huán)境、制度環(huán)境。就現(xiàn)階段國內(nèi)多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)情況來看，因長期使用傳統(tǒng)檔案管理模式，因此或多或少面臨著信息化建設(shè)基礎(chǔ)環(huán)境不佳的情況。具體表現(xiàn)為以下三個(gè)方面：第一，思想環(huán)境不佳。部分事業(yè)單位因受傳統(tǒng)行政管理思維、事業(yè)單位體制改革、激烈的行業(yè)競爭及復(fù)雜的內(nèi)外環(huán)境等因素影響，一直以來對檔案管理工作的重視度較低。甚至個(gè)別事業(yè)單位將檔案管理工作直接劃入后勤保障范疇，忽略了檔案管理在事業(yè)單位決策管理、發(fā)展規(guī)劃設(shè)計(jì)、問題反饋等方面的作用?；谶@一思想，事業(yè)單位業(yè)務(wù)部門對檔案收集活動(dòng)不重視、不配合，往往在業(yè)務(wù)活動(dòng)或項(xiàng)目結(jié)束很久以后才向檔案部門提交相關(guān)資料，弱化了檔案管理工作的分析指導(dǎo)職能[5]。第二，物質(zhì)環(huán)境不佳。例如，事業(yè)單位檔案管理工作所使用的計(jì)算機(jī)設(shè)備老舊，無法運(yùn)行先進(jìn)的線上檔案管理系統(tǒng)，僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料錄入。又如，檔案管理系統(tǒng)與事業(yè)單位各業(yè)務(wù)系統(tǒng)無法兼容，在檔案管理過程中檔案數(shù)據(jù)采集仍然需要人工操作，將采集到的信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中。不僅無法提高事業(yè)單位檔案管理工作效率，還會(huì)增加人力成本與時(shí)間成本。第三，制度環(huán)境不佳。檔案管理信息化建設(shè)是指傳統(tǒng)檔案管理模式與信息科技的融合創(chuàng)新，傳統(tǒng)檔案管理制度中尚未涉及信息技術(shù)相關(guān)內(nèi)容，因此無法為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提供指導(dǎo)與支撐。上述情況均不同程度地給事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)帶來了阻礙。

3.2 尚未搭建檔案管理信息化平臺(tái)

經(jīng)濟(jì)社會(huì)飛速發(fā)展帶動(dòng)了我國信息科技領(lǐng)域的創(chuàng)新與進(jìn)步，現(xiàn)如今各類數(shù)字化技術(shù)及設(shè)備日益成熟，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理工作提供良好技術(shù)支持，科學(xué)優(yōu)化檔案管理模式與管理效果。但是因部分事業(yè)單位對檔案管理、檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)知不夠深刻，因此很少運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)開展檔案管理工作。具體而言，雖然當(dāng)前多數(shù)事業(yè)單位對內(nèi)開展了信息化建設(shè)活動(dòng)，但是多將信息科技應(yīng)用于自動(dòng)化辦公、行政管理、項(xiàng)目運(yùn)營等方面，檔案管理仍然采用人工操作模式。甚至個(gè)別事業(yè)單位認(rèn)為，檔案管理工作無法為事業(yè)單位創(chuàng)造直接經(jīng)濟(jì)效益，如果在該領(lǐng)域投入信息科技，無異于是一次“虧本買賣”。這一想法極大程度上限制了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。雖然有少數(shù)事業(yè)單位搭建了檔案管理信息化平臺(tái)，但是該平臺(tái)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)無法兼容，數(shù)據(jù)傳輸口徑不一致，導(dǎo)致檔案管理人員在線上采集各部門、項(xiàng)目資料過程中，需將不同格式的數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計(jì)轉(zhuǎn)化，然后再分類整合錄入到檔案管理系統(tǒng)中[6]，導(dǎo)致檔案信息化管理效率大打折扣，還較為容易引發(fā)檔案數(shù)據(jù)整合疏漏、錄入錯(cuò)誤等情況。因此，數(shù)字化視域下各事業(yè)單位有必要主動(dòng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展新趨勢，構(gòu)建檔案管理信息化平臺(tái)，提升檔案管理效率與質(zhì)量。

3.3 缺乏復(fù)合型檔案管理人才助力

數(shù)字化視域下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)離不開專業(yè)檔案管理人才的助力與支持。檔案管理人員作為檔案管理基礎(chǔ)活動(dòng)的組織開展者、檔案管理制度及管理方案的貫徹落實(shí)者、信息技術(shù)應(yīng)用者，其檔案管理專業(yè)化技能與信息科技水平直接影響著事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)成果，關(guān)乎信息技術(shù)能否在事業(yè)單位檔案管理活動(dòng)中最大化展現(xiàn)出來?，F(xiàn)階段，部分事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程之所以止步不前，部分原因是受到檔案管理人員思想意識(shí)、專業(yè)技能問題的局限。一方面，事業(yè)單位以往沿用的傳統(tǒng)檔案管理模式中檔案管理人員僅需要負(fù)責(zé)文件資料采集與整合儲(chǔ)存這項(xiàng)內(nèi)容。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，如大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)將可以代替人工完成這部分工作。這就導(dǎo)致部分檔案管理人員遭遇了職業(yè)危機(jī)，認(rèn)為檔案管理信息化建設(shè)會(huì)造成自己失業(yè)，因此對信息化建設(shè)的參與熱情不高，甚至持有一定抵觸心理。另一方面，因事業(yè)單位長期將檔案管理工作歸結(jié)為后勤保障工作，因此多數(shù)檔案管理人員的年齡層次較大、多為臨近退休人員。甚至部分事業(yè)單位因人員編制數(shù)量有限，檔案管理崗位都是由其他崗位人員兼任，這也在一定程度上限制了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

3.4 檔案管理風(fēng)險(xiǎn)及安全隱患復(fù)雜

數(shù)字化視域下各事業(yè)單位在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中面臨著諸多新型網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)。例如，網(wǎng)絡(luò)電腦病毒、黑客不法攻擊、電子檔案傳輸泄露、檔案管理信息化系統(tǒng)癱瘓等問題，均不同程度影響著事業(yè)單位檔案管理安全性與實(shí)效性。甚至個(gè)別不法分子利用互聯(lián)網(wǎng)高度開放性及網(wǎng)絡(luò)病毒的傳染性、破壞性、潛伏性等特點(diǎn)，竊取事業(yè)單位機(jī)密檔案，或者直接損毀檔案。這一情況下，事業(yè)單位檔案完整性與安全性不僅受到了嚴(yán)重威脅，還會(huì)影響事業(yè)單位決策管理與長遠(yuǎn)發(fā)展。上述各類新型風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的原因在于，互聯(lián)網(wǎng)本身就具備高度開放性，任何人都可以靈活使用網(wǎng)絡(luò)[7]。再加上如大數(shù)據(jù)技術(shù)在為事業(yè)單位檔案管理提供資料收集服務(wù)過程中，會(huì)自動(dòng)在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上收集、下載相關(guān)文件資料，而一些文件資料中潛藏病毒，從而給事業(yè)單位檔案管理信息化系統(tǒng)運(yùn)行造成危害。除此之外，現(xiàn)階段還存在不法分子直接攻擊事業(yè)單位網(wǎng)站的情況，導(dǎo)致檔案管理信息化系統(tǒng)直接癱瘓，致使事業(yè)單位無法順利高效地開展檔案管理工作。

4 數(shù)字化視域下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

4.1 加強(qiáng)基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)，為檔案管理信息化發(fā)展打好基礎(chǔ)

針對現(xiàn)階段事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中所面臨的思想重視度不足、物質(zhì)基礎(chǔ)環(huán)境不佳、相關(guān)制度不完善等情況，可以從思想、物質(zhì)、制度三個(gè)角度“對癥下藥”，為數(shù)字化視域下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)打好堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[8]。首先，加大宣傳推廣，深化事業(yè)單位全員的檔案管理信息化建設(shè)意識(shí)。借助宣傳講座、專家教學(xué)、工作交流會(huì)議等形式，逐步引導(dǎo)事業(yè)單位全體人員對檔案管理、檔案管理信息化建設(shè)形成客觀認(rèn)知，認(rèn)清信息技術(shù)對檔案管理工作的積極作用，促使其在崗位工作中主動(dòng)參與、積極配合檔案管理信息化建設(shè)活動(dòng)，真正實(shí)現(xiàn)全員參與、全過程實(shí)施、動(dòng)態(tài)化發(fā)展的檔案管理信息化建設(shè)新格局。此外，事業(yè)單位還應(yīng)密切關(guān)注政府相關(guān)部門推出的關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)的各類指導(dǎo)文件、幫扶政策等，確保自身檔案管理信息化建設(shè)方向與國家要求、社會(huì)需求相契合。其次，拓展建設(shè)資金來源渠道，加大先進(jìn)技術(shù)及設(shè)備引進(jìn)力度。例11pb78JHynQapL7ulLiQv3vKrqK0D066ivRsdWmFh/8=如，事業(yè)單位應(yīng)積極尋求國家財(cái)政支持，通過向上級(jí)部門闡明檔案管理信息化建設(shè)的必要性，獲取充足的財(cái)政資金支持。此外，事業(yè)單位還可以通過組建科研項(xiàng)目獲取專業(yè)技術(shù)與設(shè)備支持，為檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造良好基礎(chǔ)條件。在更新技術(shù)方面，事業(yè)單位可以與通信公司合作，借助其網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、信息技術(shù)支持實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)。最后，完善相關(guān)制度。事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)的新變化，拓展傳統(tǒng)檔案管理制度內(nèi)容。如明確檔案管理信息化階段性建設(shè)目標(biāo)、檔案信息化管理流程、檔案人員工作任務(wù)與權(quán)利等，為檔案管理信息化建設(shè)活動(dòng)提供制度支撐[9]。

4.2 引進(jìn)技術(shù)支持，搭建數(shù)字化檔案管理平臺(tái)

各事業(yè)單位應(yīng)基于數(shù)字化發(fā)展大潮流、大趨勢背景，認(rèn)清搭建數(shù)字化檔案管理平臺(tái)的必要性與重要性，結(jié)合本單位檔案類型、總量及管理需求等，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化技術(shù)賦能檔案管理工作的發(fā)展目標(biāo)，不斷提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平（見圖1）。第一，引進(jìn)技術(shù)支持，搭建檔案管理數(shù)字化平臺(tái)。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等搭建集檔案資料采集、分類整合、調(diào)取查閱、傳輸共享、開發(fā)利用等功能于一體的線上管理平臺(tái)。并將該平臺(tái)與事業(yè)單位各部門運(yùn)行的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效對接，統(tǒng)一數(shù)據(jù)傳輸口徑、豐富數(shù)據(jù)傳輸渠道。借助數(shù)字化管理平臺(tái)支持，事業(yè)單位可以在業(yè)務(wù)活動(dòng)中動(dòng)態(tài)化收集資料信息，無需格式轉(zhuǎn)化即可儲(chǔ)存與利用。第二，豐富檔案管理信息化平臺(tái)功能，為各類檔案高效管理與開發(fā)利用提供技術(shù)支持。如自動(dòng)化分類檔案、自動(dòng)編制檔案目錄、關(guān)鍵詞檢索檔案、智能化推薦檔案資料等功能，將檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展中的積極作用最大化發(fā)揮出來。以智能化檔案推薦功能為例，相關(guān)工作人員在檔案管理信息化系統(tǒng)中收集某一基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目資料時(shí)，檔案管理信息化平臺(tái)借助人工智能技術(shù)，通過對“項(xiàng)目”“建設(shè)”等關(guān)鍵詞的智能化分析，為其提供該項(xiàng)目及同類項(xiàng)目的建設(shè)方案、施工記錄、工程質(zhì)檢報(bào)告、采購成本等資料。

圖1 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

4.3 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量

相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)清檔案管理信息化建設(shè)不僅需要依托于良好的基礎(chǔ)環(huán)境、先進(jìn)的技術(shù)及設(shè)備支持，同時(shí)也離不開人員操作。即便引進(jìn)再高級(jí)的管理技術(shù)與智能化設(shè)備，仍然需要人工指導(dǎo)?；诖?，事業(yè)單位也應(yīng)結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)要求及發(fā)展趨勢，從人才引進(jìn)、人員培養(yǎng)、激勵(lì)獎(jiǎng)懲三個(gè)層面著手，打造一支契合數(shù)字化視域下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需求的檔案管理工作團(tuán)隊(duì)。其一，加大人才引進(jìn)力度。相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)需求提高檔案管理崗位招聘門檻，既要考察應(yīng)聘人員的檔案管理專業(yè)知識(shí)與技能扎實(shí)程度，同時(shí)也要從眾多應(yīng)聘者中擇優(yōu)選取熟練操作各類信息軟件的人員?；蛘?，事業(yè)單位可以通過與高校合作引進(jìn)檔案管理及計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，并對其進(jìn)行定向人才培養(yǎng)，為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提供人才支持。其二，加強(qiáng)人員培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包含檔案管理理論知識(shí)與實(shí)操技能、各類檔案管理信息軟件、系統(tǒng)平臺(tái)的操作方法等，確保所有在崗檔案管理人員有能力操作信息技術(shù)開展檔案管理工作，提升事業(yè)單位檔案管理信息化水平。其三，完善激勵(lì)獎(jiǎng)懲機(jī)制。通過將檔案管理人員的日常工作表現(xiàn)、新技術(shù)學(xué)習(xí)與運(yùn)用情況、個(gè)人為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)所作出的貢獻(xiàn)等進(jìn)行客觀分析與評(píng)價(jià)，并依據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果科學(xué)獎(jiǎng)懲，以此調(diào)動(dòng)檔案管理人員推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的熱情。

4.4 創(chuàng)新管理措施，保障檔案資料信息安全

正如前文所述，數(shù)字化技術(shù)及各類智能化設(shè)備雖然為事業(yè)單位檔案管理工作提供了諸多技術(shù)便利，但是也帶來了各種新型的檔案管理風(fēng)險(xiǎn)隱患，在一定程度上影響了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)成效。對此，相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新檔案管理措施，最大化保障好檔案資料完整安全。第一，聘請專業(yè)技術(shù)人員或者與第三方軟件開發(fā)公司加強(qiáng)合作。當(dāng)前部分經(jīng)濟(jì)實(shí)力有限、信息科技水平較低的事業(yè)單位，其所使用的檔案管理信息化系統(tǒng)是直接通過外部引進(jìn)的成熟系統(tǒng)。該系統(tǒng)發(fā)行面向市場中的所有對象，因此并不具備針對性，將其應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理活動(dòng)中難免出現(xiàn)不適配的情況。再加上部分事業(yè)單位并不具備信息科技研發(fā)能力，因此加劇了檔案管理信息安全風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生概率。通過聘用專業(yè)技術(shù)人員或與軟件開發(fā)公司加強(qiáng)合作，定期對單位運(yùn)行的檔案管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢測，及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)漏洞并修補(bǔ)，防止病毒入侵。第二，構(gòu)建檔案管理信息化系統(tǒng)身份訪問機(jī)制，為各部門職工分配登錄賬號(hào)與密碼，并事前結(jié)合不同部門的業(yè)務(wù)活動(dòng)對檔案資料的需求，劃撥訪問權(quán)限。這樣不僅可以維護(hù)好事業(yè)單位檔案管理的秩序，還可以減少機(jī)密文件泄露、丟失等人為操作風(fēng)險(xiǎn)[10]。

5 結(jié)束語

綜上所述，數(shù)字化視域下加快檔案管理信息化建設(shè)對于提高檔案管理效率與質(zhì)量、最大化發(fā)揮各類檔案的開發(fā)利用價(jià)值、提升事業(yè)單位決策管理科學(xué)性等具有較強(qiáng)現(xiàn)實(shí)意義。對此，相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)主動(dòng)順應(yīng)數(shù)字化時(shí)代發(fā)展潮流，在認(rèn)清檔案管理信息化建設(shè)必要性的基礎(chǔ)上，客觀分析現(xiàn)階段檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢、建設(shè)效果不佳的原因。然后，從基礎(chǔ)環(huán)境、信息平臺(tái)、人才隊(duì)伍、安全管理4個(gè)方面，加快推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。最終，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)賦能檔案管理工作，提升檔案開發(fā)利用價(jià)值。

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