淺議水文工程基建檔案工作的規(guī)范化管理

宋秋梅

隨著我國經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展和綜合國力的提高，國家和地方對水文工程建設(shè)的投入日益加大，水文工程建設(shè)是水利工程的重要基礎(chǔ)建設(shè)，近些年，河北省石家莊水文水資源勘測局先后完成了水文自動測報系統(tǒng)建設(shè)、雨量自動監(jiān)測站網(wǎng)建設(shè)、旱情分中心項目建設(shè)、水文站危舊房工程建設(shè)、中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)，多處水文站、水位站及正定新區(qū)巡測基地建設(shè)，工程帶水文建設(shè)投資崗南水庫水文站、黃壁莊水庫水文站、深澤滹沱河北大堤整治、橫山嶺水庫水文站等一系列水文工程建設(shè)。這些水文工程建設(shè)項目具有高度分散、單位工程建設(shè)復(fù)雜、建設(shè)內(nèi)容專業(yè)性強且各項目相對獨立的特點給水文工程基建檔案管理造成很大困難。加強水文工程建設(shè)項目檔案資料的管理是提高水文基建工程質(zhì)量的一項重要工作。近日，河北省水利廳組織并通過了《河北省“十一五”水文站危舊房工程建設(shè)》、《水資源檢測能力建設(shè)改造工程》等3個項目的竣工檔案驗收。會上檔案驗收專家組對存在問題提出了具體整改意見，這將對河北省水文工程檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理起到很大的推動作用。

1.水文工程基建檔案的形成和存在問題

1.1 水文工程建設(shè)的過程就是水文工程基建檔案的形成過程，這就決定了水文工程檔案的建立是一個漫長而復(fù)雜的過程。從水文工程立項直到水文工程竣工驗收的各個階段，時間跨度有的2-3年甚至更長時間，有的工程項目建設(shè)施工與投資計劃、設(shè)計、報批同時進行，且工程資料的形成和檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施的，這就在客觀和主觀上大大增加了水文工程檔案建立的難度，所以加強水文工程基建檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理要從資料的收集管理入手，從水文工程基建工作的各方面、全方位深入分析多角度匯總，掌握文件資料形成的前后和邏輯順序，才能確保水文工程檔案完整性、真實性，提高其管理利用的效率與效益。

1.2 存在問題，水文工程監(jiān)理、安全等管理制度匯編不盡完善;歸檔文件材料內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性欠缺。案卷的標(biāo)題命名、分類有的不明確;工程圖紙竣工圖章加蓋不規(guī)范，項目內(nèi)容填寫不完全。案卷備考表內(nèi)容說明填寫不完整不詳盡，卷內(nèi)題名作為具體的檢索目錄不盡準(zhǔn)確。水文工程基建檔案人員對水文工程建設(shè)專業(yè)知識掌握不夠全面等等。

2.水文工程基建檔案工作的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理的幾點思考

2.1 建立健全水文工程基建檔案工作保障體系和各項管理制度。項目法人認(rèn)真履行對水文工程檔案負(fù)總責(zé)的職責(zé)，在管理機構(gòu)、人員配備、明確職責(zé)、經(jīng)費保障和設(shè)施設(shè)備等方面，為水文工程項目檔案工作的開展創(chuàng)造條件。明確有關(guān)部門職責(zé)與制度，用制度辦事，特別是水文工程施工各環(huán)節(jié)質(zhì)量監(jiān)理、生產(chǎn)安全等管理制度要落實完備嚴(yán)格執(zhí)行。保障有價值的檔案資料及時、完整歸檔。

2.2 遵照各項管理規(guī)定，保證水文工程歸檔文件材料質(zhì)量。歸檔文件材料內(nèi)容要具有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性。有針對性的收集整理設(shè)計及招投標(biāo)等文件、建設(shè)管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、科研項目文件、生產(chǎn)技術(shù)文件、財務(wù)資金管理文件、驗收文件、聲像材料、電子文件材料等，保證其完整性;對反應(yīng)同一問題的不同文件材料內(nèi)容應(yīng)一致。工程竣工圖編制規(guī)范，要準(zhǔn)確的反應(yīng)水文工程建設(shè)的實際，竣工圖章加蓋標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，圖章表格項目填寫完全準(zhǔn)確。歸檔材料字跡清晰、圖標(biāo)整潔審核簽字手續(xù)完備。聲像及電子等非紙質(zhì)材料要按其標(biāo)準(zhǔn)要求標(biāo)注詳細(xì)。案卷題名要符合作者、內(nèi)容、文種三要素，一般不超過30個字，卷內(nèi)目錄簡明、準(zhǔn)確、規(guī)范，符合其準(zhǔn)確性;分類科學(xué)，依據(jù)水文各項目檔案分類方案，歸檔準(zhǔn)確，每類文件材料的脈絡(luò)清晰，各類文件材料之間的關(guān)系明確。組卷合理，遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，組成的案卷能反應(yīng)相應(yīng)的主題，設(shè)計變更文件材料應(yīng)按照單位工程單獨組成一卷。排列有序，相同內(nèi)容或關(guān)系密切的文件按重要程度或時間順序排列在相關(guān)案卷中，反應(yīng)同一主題的案卷集中排列，遵從其系統(tǒng)性。

2.3 做好水文工程建設(shè)項目檔案接收后的管理。水文工程檔案管理工作規(guī)范有序，為水文工程建設(shè)與管理提供較好的服務(wù)。做好保管、統(tǒng)計工作。做好水文工程檔案利用工作，編制方便使用、有效快捷的檢索工具，有紙質(zhì)的和電子的兩套檢索目錄，積極開展多種形式的有效利用工作，積極高效的為使用者提供方便。積極開展水文工程檔案編研工作，編寫出水文工程建設(shè)項目簡介、水文工程建設(shè)大事記等編研成果。相應(yīng)開展水文工程檔案信息化工作，并運用實用先進的軟件管理水文工程檔案，做好電子文件材料的歸檔管理等。

2.4 提高檔案人員綜合素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平是規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理水文工程檔案的根本保證。組織部門要從思想上、工作上、生活上關(guān)心檔案員，使之安心、熱愛本職工作，發(fā)揮其主觀能動性。營造和諧愉快工作環(huán)境和學(xué)習(xí)氛圍提高檔案人員的綜合素質(zhì);加強專業(yè)培訓(xùn)，積極參加上級管理部門舉辦（定期或隨時）業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，使檔案員有機會系統(tǒng)學(xué)習(xí)、掌握有關(guān)水文工程專業(yè)知識。經(jīng)常與同行進行業(yè)務(wù)交流，學(xué)習(xí)先進經(jīng)驗，拓寬知識面，提高專業(yè)技能;定期有針對性的邀請主管業(yè)務(wù)部門加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)。直接深入水文工程現(xiàn)場和檔案室，根據(jù)水文工程檔案特點和出現(xiàn)的具體問題、實際情況給予及時指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正;組織觀摩、加強交流。打破檔案室封閉工作的現(xiàn)狀，檔案人員定期根據(jù)水文工程進度外出學(xué)習(xí)、調(diào)研、交流。做到同類工程之間相互學(xué)習(xí)、相互交流、相互切磋，這對于水文工程基建檔案的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理非常重要。

（作者單位：河北省石家莊水文水資源勘測局）