高職院校內(nèi)部控制流程優(yōu)化探討

［摘 要］當前，高職院校內(nèi)部管理流程要求日益提高，管理難度不斷加大，要求其在保障教學質(zhì)量與優(yōu)化管理體系的同時，確保各項財務工作有序運作。高職院校只有充分關注內(nèi)部控制工作，才能提高管理水平。本文對高職院校內(nèi)部控制工作進行研究，探討了高職院校在內(nèi)部控制環(huán)節(jié)的相關策略，認為高職院校只有全面改進內(nèi)部控制體系，才能確保各環(huán)節(jié)的管理活動能夠得到科學控制，讓高職院校實現(xiàn)有序發(fā)展及規(guī)避風險的目標。

［關鍵詞］高職院校；內(nèi)部控制；風險防范

［中圖分類號］G47 文獻標志碼：A

隨著高職院校不斷發(fā)展，高職院校管理體系日益復雜，對各項工作的要求不斷提高。內(nèi)部控制是對高職院校各項管理活動進行約束和控制的重要方法，因此高職院校在管理環(huán)節(jié)中要高度重視內(nèi)部控制工作要求，通過內(nèi)部控制體系來約束各項工作流程，防控管理活動中可能發(fā)生的風險。

1 高職院校內(nèi)部控制的問題

第一，內(nèi)部控制環(huán)境存在問題。內(nèi)部控制環(huán)境是從內(nèi)部控制視角，對各項工作流程進行約束的方法。高職院校在實施內(nèi)部控制過程中，要重視內(nèi)部控制環(huán)境建設。但是部分高職院校對內(nèi)部控制環(huán)境認識不到位，沒有在內(nèi)部形成全員主動配合內(nèi)部控制建設的體系，制約了高職院校管理工作的開展。例如，部分管理環(huán)節(jié)人員不了解自身工作職責，在管理過程中存在相互推諉等問題，導致高職院校管理工作要求無法落到實處。

第二，風險分析管理不當。高職院校實施風險管理時，要詳細分析風險情況，確保各類風險都能得到全方位分析和控制。但是部分高職院校在實施風險管理環(huán)節(jié)，風險控制不科學，無法結(jié)合高職院?？赡艽嬖诘娘L險制訂恰當?shù)目刂埔?guī)劃，當相關風險發(fā)生之后很可能給高職院校運營帶來負面影響。

第三，內(nèi)部控制活動存在不足。高職院校在實施內(nèi)部控制建設環(huán)節(jié)，應通過合理的內(nèi)部控制措施對各項工作流程進行約束和管理。但是部分高職院校內(nèi)部控制體系不完善，內(nèi)部控制工作中的關鍵活動，如預算管理、資產(chǎn)管理、收支管理等無法得到嚴格制約。高職院校由于管理環(huán)節(jié)中各事項管理不科學、工作程序不夠合理，很可能發(fā)生管理流程風險，制約高職院校的發(fā)展。

第四，信息溝通不完善。高職院校在管理過程中要明確信息溝通要求，對不同類別信息加強溝通和處理。但是部分高職院校不重視信息溝通標準，信息在傳遞環(huán)節(jié)中還存在明顯不足之處，關鍵事項無法得到人員充分配合。由于高職院校各類信息傳遞不及時、關鍵事項管理不當，給高職院校發(fā)展帶來了嚴重的負面影響。

第五，缺乏完善的內(nèi)部監(jiān)督機制。高職院校實施內(nèi)部監(jiān)督時，應該對內(nèi)部控制流程各事項形成科學的監(jiān)督標準。但是部分高職院校內(nèi)部監(jiān)督措施不完善，關鍵事項流程無法得到嚴格制約，工作流程中存在的問題可能影響高職院校管理工作的開展。

2 高職院校內(nèi)部控制流程優(yōu)化建議

2.1 健全內(nèi)部控制環(huán)境

第一，優(yōu)化高職院校組織架構(gòu)。高職院校在實施內(nèi)部控制工作環(huán)節(jié)，科學的組織架構(gòu)對高職院校各項工作實施有著重要影響。高職院校要重視組織架構(gòu)要求，通過科學的組織架構(gòu)優(yōu)化管理流程，為內(nèi)部控制工作提供支持。為保障高職院校各項工作要求得到嚴格執(zhí)行，在執(zhí)行內(nèi)部控制過程中要確保全體人員能夠在管理環(huán)節(jié)各司其職，對內(nèi)部控制要求形成約束機制。同時，建立內(nèi)部相互監(jiān)督、相互約束的體系［1］。在高職院校管理過程中，管理層作為內(nèi)部控制工作中建設的重要主體，高職院校要充分關注內(nèi)部控制工作建設要求和管理層職權，讓人員之間相互監(jiān)督、相互約束，發(fā)揮對各事項的控制職能。通過建立完善的管理機制，形成合理的監(jiān)督管理措施，為內(nèi)部控制流程開展提供支持，確保高職院校工作中人員之間形成相互約束、相互制衡的狀態(tài)。例如，高職院?？梢酝ㄟ^定期召開會議的方式，向全員解讀高職院校的相關管理要求，在工作環(huán)節(jié)中有效執(zhí)行各項相關制度，將管理要求落實到日常工作中。

第二，建立激勵機制。激勵機制對高職院校實施內(nèi)部控制工作有著重要影響，高職院校在執(zhí)行管理環(huán)節(jié)要重視對激勵機制的應用，促進員工主動提高自身工作水平，調(diào)動員工開展各項工作的規(guī)范性、積極性。合理的激勵制度要求對各項工作都形成相應的激勵機制，為高職院校內(nèi)部控制體系的發(fā)展提供支持。

2.2 實現(xiàn)風險分析與管理

第一，形成全員風險管理理念。高職院校要讓人員轉(zhuǎn)變風險管理理念，將風險管理工作要求落實到具體工作環(huán)節(jié)，形成全員參與的風險管理意識。為達到這一目標，高職院校要對風險進行深度認識，掌握風險管理工作要點，讓全體人員形成風險管理思維，并在不同工作中關注風險控制要求，利用宣講會、培訓會等一系列方式，促使人員掌握風險控制方法和要求，形成風險管理工作理念。

第二，合理確定高職院校管理的風險點。高職院校在風險管理中，為確保高職院校各級人員都能夠掌握風險控制要求，要形成合理的風險控制措施及管理機制。高職院校要明確不同類別風險的具體控制標準及管理要求，形成對不同類別風險的充分評價及監(jiān)督，落實不同類別風險的控制要求，制訂合理的風險規(guī)劃，確保高職院校能夠?qū)Σ煌悇e風險進行有序應對。在此過程中，高職院校全員都要參與其中，明確可能存在的風險點，結(jié)合風險發(fā)生的可能性以及影響程度對風險進行充分評價，并明確各類風險的控制標準和要求。同時，高職院校在確定風險點時，要明確風險發(fā)生的詳細原因，為風險管理做好準備。例如，高職院?？梢允褂枚糠治龊投ㄐ苑治鱿嘟Y(jié)合的方法，掌握不同類別風險情況，并形成風險分析報告，時刻關注各類風險變動情況。

第三，制定合理的風險管理措施。科學的風險管理要求對不同類別風險制定具體應對措施，選擇恰當?shù)娘L險應對方法。由于不同流程風險點存在一定差異，因此高職院校要結(jié)合自身管理實際對不同類別風險制定相應的應對措施，確保不同類別風險都能夠得到全方位控制，為高職院校內(nèi)部控制工作流程的開展提供必要支持。例如，對于會給高職院校整體運營產(chǎn)生重大影響的風險，應采用風險規(guī)避的方式，減小相關業(yè)務環(huán)節(jié)發(fā)生風險的可能。對于可以通過適當方式控制在可接受范圍內(nèi)的風險，采用合理方式控制，降低風險不斷擴大帶來的影響。

2.3 優(yōu)化內(nèi)部控制活動

第一，健全預算管理體系。預算管理制度是對高職院校內(nèi)部各類資源進行充分控制的重要方法，在高等職業(yè)教育不斷改革的背景下，高職院校管理要求在不斷提高，越來越多高職院校借助預算管理方式實現(xiàn)對資源的合理配置，確保內(nèi)部控制充分發(fā)揮對各工作流程的約束和控制作用，因此高職院校要高度重視預算要求。一方面，優(yōu)化預算編制。高職院校在預算管理過程中，應充分強調(diào)高職院校長期發(fā)展方向，確保預算能夠形成對各工作環(huán)節(jié)的有序控制。另一方面，健全預算執(zhí)行控制機制。高職院校在預算執(zhí)行環(huán)節(jié)為了強調(diào)內(nèi)部控制要求，要確保將各類預算控制在合理范圍內(nèi)，避免費用超支問題的發(fā)生。在此過程中，高職院校要明確預算控制方法，確保所有預算項目都得到嚴格管理，避免預算在管理環(huán)節(jié)產(chǎn)生資金浪費等一系列問題。通過定期對預算開展狀態(tài)進行分析，掌控預算工作中存在的不足及具體優(yōu)化方法，確保各類工作要求得到有序落實。

第二，優(yōu)化資產(chǎn)內(nèi)部控制流程。高職院校資產(chǎn)管理工作是高職院校管理工作的重點，在實施資產(chǎn)管理的過程中，科學的資產(chǎn)控制流程有助于高職院校各類資產(chǎn)得到規(guī)范管理，規(guī)避風險。為實現(xiàn)這一目標，高職院校要掌握各類資產(chǎn)管理工作要求，建立完善的管理制度體系，對各環(huán)節(jié)進行科學控制。一方面，將所有資產(chǎn)采購都納入預算，確保各類資產(chǎn)高效配置。若部分項目存在超預算問題，那么要對相關問題制定具體的控制標準，避免資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)產(chǎn)生超預算支出的風險。另一方面，建立資產(chǎn)日常管理機制。在資產(chǎn)管理過程中建立日常管理機制有助于對高職院校資產(chǎn)管理形成相應的監(jiān)督，確保高職院校管理各項工作能夠得到嚴格執(zhí)行。例如，高職院校要明確具體管理責任，將資產(chǎn)管理工作要求落實到具體崗位，并通過明確資產(chǎn)管理工作標準及工作流程要點，讓不同類別固定資產(chǎn)在管理過程都能夠得到約束。通過建立固定資產(chǎn)卡片的方式，保障所有資產(chǎn)賬實相符，防控資產(chǎn)管理隱患，對所存在的各類問題第一時間進行處理。

第三，重視收支管理。隨著我國高職院校的發(fā)展，高職院校業(yè)務日益復雜。只有對收支環(huán)節(jié)進行科學管理，才能避免發(fā)生風險。高職院校要對收支流程形成嚴格的管理標準，避免收支流程混亂，并根據(jù)收支屬性明確各類收支標準，做到對各類收支的嚴格控制［2］。

第四，加強合同管理。合同管理工作是高職院校管理工作的重要一環(huán)。高職院校在合同管理過程中，要了解合同管理工作的價值，并讓全員了解合同簽訂的要求及合同執(zhí)行環(huán)節(jié)的要點。高職院校在簽訂合同之前，要對合同進行詳細審核與檢查，分析合同要求，做到對合同簽訂過程的嚴格監(jiān)控，包括明確合同中關鍵條款控制要求，確保關鍵項目能夠得到嚴格執(zhí)行，以此達到規(guī)避高職院校管理活動風險的目標。

第五，加強工程項目管理。在工程項目管理環(huán)節(jié)，高職院校要明確工程項目管理工作制度，落實工程項目各環(huán)節(jié)工作要求。在工程項目執(zhí)行過程中，分析管理環(huán)節(jié)可能發(fā)生的風險，做到對項目執(zhí)行流程各項工作的動態(tài)分析及修正，為高職院校管理工作的開展提供支持。

2.4 暢通信息溝通

科學的溝通機制有助于控制管理環(huán)節(jié)中的風險，并提高管理流程的規(guī)范性。為了實現(xiàn)這一目標，高職院校要重視信息溝通要求，讓各類信息實現(xiàn)數(shù)字化和信息化，并促進高職院校管理工作得到全面控制。高職院校在管理過程中，可以對關鍵流程建立信息化管理機制，并加強內(nèi)部溝通，建立信息管理的渠道，讓人員在工作中實現(xiàn)相互監(jiān)督和相互溝通，為高職院校內(nèi)部控制工作的開展提供支持。

2.5 優(yōu)化內(nèi)部監(jiān)督

第一，發(fā)揮內(nèi)部審計的作用。高職院校實施內(nèi)部審計，應對各項管理流程進行監(jiān)督。內(nèi)部審計部門作為對高職院校管理環(huán)節(jié)中各類事項進行監(jiān)督和約束的主體，要充分發(fā)揮自身對高職院校各項工作的約束作用，使高職院校在管理環(huán)節(jié)掌握工作要求及工作方法，確保高職院校各級人員能夠主動配合。同時，內(nèi)部審計部門應該具有獨立性，能夠獨立檢查高職院校各項工作狀態(tài)，為高職院校內(nèi)部控制工作的開展及規(guī)范高職院校管理體系提供支持［3］。

第二，對高職院校管理環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)的問題形成跟進監(jiān)督機制。高職院校在管理中，對發(fā)現(xiàn)的各類問題要在內(nèi)部及時通報，并形成相應的監(jiān)督和約束機制，明確各類事項的具體控制標準，確保高職院校各級人員在工作中實現(xiàn)相互監(jiān)督、相互約束，為高職院校優(yōu)化管理流程提供支持。例如，高職院校在完成內(nèi)部審計之后，內(nèi)部審計部門要對內(nèi)部審計工作流程情況進行跟進，對內(nèi)部審計環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)的問題落實具體整改標準。

3 結(jié)語

近年來，內(nèi)部控制逐漸成為高職院校管理的重點，科學的內(nèi)部控制體系是促進高職院校管理流程趨于規(guī)范的重要方式。高職院校要高度重視內(nèi)部控制工作的建設要求，結(jié)合高職院校特點完善內(nèi)部控制活動，明確高職院校內(nèi)部控制流程和具體標準。但當前部分高職院校內(nèi)部控制體系還存在一定問題。基于此，本文對高職院校內(nèi)部控制工作進行了研究，站在內(nèi)部控制角度分析高職院校如何借助科學的內(nèi)部控制舉措來完善各項活動，希望對高職院校發(fā)展具有一定價值。

參考文獻

［1］李國飛. 高職院校內(nèi)部控制管理存在的問題及對策研究［J］. 經(jīng)營管理者，2021（10）：98-99.

［2］陳渝. 廣西高職院校內(nèi)部控制體系評價問題和應對策略［J］. 廣西教育，2022（6）：107-110.

［3］原路霞. 高職院校內(nèi)部控制建設研究［J］. 財富生活，2022（22）：181-183.

［作者簡介］萬志紅，女，江西進賢人，江西楓林涉外經(jīng)貿(mào)職業(yè)學院，中級會計師，本科，研究方向：內(nèi)部控制。