信息化環(huán)境下核電文檔服務模式創(chuàng)新應用策略

摘要：信息化環(huán)境下，核電文檔服務模式面臨著新的機遇與挑戰(zhàn)。越來越多的新技術面世，使傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔管理服務模式已經(jīng)無法滿足需求?，F(xiàn)階段，文檔服務需求呈現(xiàn)個性化、專業(yè)化發(fā)展?；诖耍茖W應用信息技術，轉(zhuǎn)變文檔服務模式，保障文檔服務質(zhì)量、提升服務效率成為核電文檔工作人員思考的重點。因此，文章結(jié)合信息化環(huán)境，從用戶需求轉(zhuǎn)變、文檔利用難點及文檔服務模式創(chuàng)新三方面展開闡述，希望通過本文章的分析，可以為核電行業(yè)在信息化時代更好地管理文檔提供有益的思路和經(jīng)驗。

關鍵詞：信息化環(huán)境；核電文檔服務；模式創(chuàng)新；應用

一、引言

隨著信息技術的不斷發(fā)展，核電行業(yè)在各種各樣新技術、新理念的支持下，迎來更廣闊的發(fā)展空間，但與此同時，也面臨更多挑戰(zhàn)。在此背景下，核電文檔服務作為信息管理的核心組成部分，也亟須結(jié)合實際做出挑戰(zhàn)，以滿足新時期需求。核電文檔服務是核電企業(yè)中一項重要管理內(nèi)容，核電企業(yè)項目多數(shù)具備投資大、建設周期長、涉及領域廣泛特點，導致其在設計、施工、采購、運行等階段產(chǎn)生大量、復雜、多樣的文檔資料，這些資料是重要資源，在維修、維護、管理應用過程中會發(fā)揮重要的作用，因此需要妥善保管和存檔。而采用傳統(tǒng)的手工檢索、被動服務模式難以滿足需求。

基于此，文章就如何創(chuàng)新核電文檔服務模式展開研究具有一定的現(xiàn)實意義。

二、信息化環(huán)境下核電文檔服務用戶的需求特點

（一）專業(yè)性

核電企業(yè)作為技術密集型企業(yè)，產(chǎn)生的文檔信息繁多、復雜，且種類多樣。例如，在實施設備維修維護時，需要以專業(yè)資料為依據(jù)，此時核電文檔服務對專業(yè)性提出了高標準要求，需要明確找出契合的所有文檔，如運行手冊、圖紙、以往維修維護記錄等，如此才能滿足技術需求[1]。

（二）個性化

檔案服務的基本原則之一是“服務用戶”，因此，“以人為本”是關注重點。檔案服務用戶群體覆蓋面較廣泛，不同用戶的文化水平、年齡、工作性質(zhì)存在差距，且不同領域的用戶對文檔需求千差萬別。因此，提供的文檔服務滿足“用戶需求、以人為本”是鮮明特點。

（三）信息化

進入21世紀，信息技術得到了迅速發(fā)展，此時越來越多的企業(yè)借助數(shù)字化、信息化技術，提升服務品質(zhì)。檔案管理工作也在數(shù)字化、信息化技術支持下進行智能升級。在此背景下，核電企業(yè)勢必也會順應時代趨勢，借助信息技術升級文檔服務模式，通過構建文檔信息系統(tǒng)實現(xiàn)智能化、自動化管理，此時傳統(tǒng)的電話咨詢、手動檢索等查詢方式逐步被取代。且隨著時代的發(fā)展，用戶需求多變，單純依靠辦公系統(tǒng)難以充分滿足需求，此時公眾號、服務APP、自助機器人也應運而生[2]。

（四）知識性

現(xiàn)階段，用戶對檔案信息的需求已經(jīng)不再局限于傳統(tǒng)的檔案整理和顯性知識查閱，更關注“深層次檔案信息”，如檔案信息之間的關聯(lián)性、檔案隱藏信息等，甚至希望檔案信息可以成為支持決策的依據(jù)。由此可知，用戶對檔案的需求專業(yè)性、知識性要求在不斷提升。

三、核電文檔服務模式概述

（一）傳統(tǒng)文檔服務模式闡述

傳統(tǒng)的文檔服務模式以紙質(zhì)文檔和手工操作為基礎，此類文檔服務模式存在一定的局限性。具體來看，集中在六個方面。

第一，紙質(zhì)檔案容易丟失、損毀，一旦丟失難以追蹤。同時，紙質(zhì)檔案對存儲空間要求較高，對溫度、濕度需要加以控制，否則時間一長，會對檔案產(chǎn)生影響，且對存儲空間需求較大，信息共享和信息查詢難度較大。

第二，手工操作繁瑣。紙質(zhì)檔案存儲過程中，依賴人工存檔，且檢索、查詢和管理需要耗費大量時間和人力，且此類方式容易出現(xiàn)失誤。

第三，文檔分類和檢索面臨困難。傳統(tǒng)的分類方法一般依靠目錄結(jié)構進行劃分，難以滿足多維數(shù)據(jù)要求，且無法滿足快速變化的文檔體量。檢索依靠關鍵詞完成需求，但此類方法在面對大量數(shù)據(jù)時，容易出現(xiàn)失誤，且無法智能識別文檔內(nèi)容的關聯(lián)性。

第四，存儲面臨限制。傳統(tǒng)模式的電子存儲依賴硬盤或者本地服務器，此類存儲方式難以實現(xiàn)遠程協(xié)作和靈活訪問，也無法應對多地同步訪問或者遠程團隊協(xié)作需求。

第五，效率低下，成本較高。傳統(tǒng)服務模式很多環(huán)節(jié)均需要人工提供服務，此類方式勢必導致文檔處理速度緩慢，且無法應對大規(guī)模管理。另外，人工成本較高，不符合“降本”目標。

第六，存在安全隱患。文檔信息更容易出現(xiàn)泄露或者篡改問題，且一旦紙質(zhì)文件被篡改，很難追溯操作歷史。同時，管理工作細碎、繁瑣，無法實時監(jiān)控檔案管理過程，更容易出現(xiàn)問題。

（二）新興技術對文檔服務模式的影響

現(xiàn)階段，隨著人工智能、大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈等技術的應用，文檔服務模式發(fā)生了較大變化。具體來看，人工智能技術使文檔分類呈現(xiàn)自動化、智能化特點，且可以為其賦予智能標簽，便于后續(xù)檢索和查找。同時，自然語言處理可以顯著提升關鍵詞檢索的準確性，并且支持語義分析，可以顯著提升文檔之間的關聯(lián)性。云計算和大數(shù)據(jù)的應用，提升了文檔遠程協(xié)作能力和存儲能力，為管理人員提供了更靈活的辦公環(huán)境，可以支持多地團隊進行遠程協(xié)同作業(yè)。且大數(shù)據(jù)的智能分析技術，可以更靈活、準確分析用戶行為，從而提供“個性化”服務。

區(qū)塊鏈的應用，使文檔安全性得到顯著提升，不僅可以支持文檔操作實現(xiàn)去中心化記錄，還能提升文檔操作透明度和可追溯性，預防文檔泄露、篡改風險。移動端技術的應用，可以為移動化辦公和靈活性管理提供可能。借助上述新興技術的合理應用，文檔服務質(zhì)量得到優(yōu)化，且智能化水平顯著提升。

四、信息化環(huán)境下核電文檔服務模式創(chuàng)新及應用

基于用戶需求，以及傳統(tǒng)文檔服務存在的局限性，核電檔案管理部門積極進行思考，結(jié)合新興技術優(yōu)勢，嘗試探索提出文檔服務創(chuàng)新路徑，以期更好滿足現(xiàn)代化需求。

（一）發(fā)展方向

結(jié)合上文分析，核電文檔服務模式創(chuàng)新發(fā)展方向包括以下方面：

第一，基于專題知識服務視角的文檔服務?；谟脩粜枨蟪霭l(fā)，借助現(xiàn)代信息技術，對文檔信息資源進行挖掘、整理和充足，從而形成知識資源平臺，此時用戶登錄平臺便可以自行查閱所需內(nèi)容[3]。

第二，基于移動應用的文檔服務。移動檔案服務是基于移動互聯(lián)網(wǎng)興起的一種新形態(tài)，信息化環(huán)境下用戶需求呈現(xiàn)多元化、個性化特征，此時借助移動技術，使文檔管理延伸向移動端，實現(xiàn)“掌上查檔”，智能化、靈活化查閱檢索，這為用戶帶來了更便利的服務體驗，借助移動APP可以遠程查看檔案、在線咨詢或者瀏覽檔案信息。

第三，基于三維數(shù)據(jù)平臺的資源整合利用服務。信息技術持續(xù)發(fā)展，核電企業(yè)信息化、智能化水平不斷提高，此時基于“互聯(lián)網(wǎng)+”虛擬現(xiàn)實的功能逐漸得到應用，智能巡檢、三維仿真等功能進一步為用戶提供便利。此時，用戶以三維模型為載體，可以更靈活訪問數(shù)據(jù)。

第四，基于智能搜索引擎技術的文檔系統(tǒng)搜索。核電文檔服務的主要功能之一是查詢，此時借助智能搜索引擎，可以實現(xiàn)多元化搜索，打造類似百度或者谷歌的一鍵式搜索功能，為用戶提供滿足偏好的便捷式查詢服務。

第五，基于智能服務機器人的文檔服務。隨著人工智能的迭代更新，機器人也可以提升核電文檔服務質(zhì)量，機器人可以基于預先設定的指令，規(guī)范完成各項功能，其在核電文檔宣傳、智能問答和業(yè)務處理方面具備明顯的優(yōu)勢，尤其在不適宜人員密集區(qū)域，借助機器人不僅可以節(jié)約人力、物力，也可以滿足用戶需求[4]。

（二）創(chuàng)新應用

結(jié)合發(fā)展方向的分析和新興技術對文檔服務模式的影響闡述，以如下核電文檔管理信息化系統(tǒng)為例，闡述信息化環(huán)境下核電文檔服務模式的創(chuàng)新及應用。

1.信息化系統(tǒng)闡述

該管理系統(tǒng)圍繞核電文檔管理特點、用戶服務需求設計而成。包括兩方面內(nèi)容：第一，文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，負責文檔信息存儲、保存等功能；第二，文檔管理平臺，負責管理文檔。

文檔管理平臺包括網(wǎng)絡、服務器、備份設備、郵件系統(tǒng)及遠程存儲設備。網(wǎng)絡是確保文檔實現(xiàn)共享和遠程訪問的基礎，文件服務器是保存文檔的基礎，備份設備為文檔信息安全性提供更全面保障，郵件系統(tǒng)主要負責遠程訪問和工作交流，遠程存儲設備主要負責為大容量文檔遠程傳輸提供途徑，從而避免出現(xiàn)信息泄露、遺失等問題。文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)主要包括軟件開發(fā)、業(yè)務管理等模塊[5]。

文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)采取B/S結(jié)構，如圖2所示。系統(tǒng)安裝在專用文件服務器中，經(jīng)授權的成員可以通過網(wǎng)絡登錄系統(tǒng)并完成操作，而其余人員無法訪問系統(tǒng)。該系統(tǒng)結(jié)構簡單，可以在多層結(jié)構中相互獨立，各部分獨立發(fā)揮作用，且具備優(yōu)良的可擴展性和可維護性，可以顯著提升系統(tǒng)安全性[6]。

2.應用闡述

該系統(tǒng)整合了多種功能，以提高文檔管理的效率、安全性和可追溯性。具體來看，該系統(tǒng)具備高級的文檔存儲和檢索功能。通過電子化文檔存儲，核電從業(yè)者可以方便上傳、存儲和檢索各類文檔，大幅度縮短了查找時間，提高了工作效率。同時，系統(tǒng)支持多級分類和標簽管理，使文檔可以按照項目、主題等多個維度進行組織，方便用戶更精準地定位所需信息，并且系統(tǒng)在協(xié)同工作方面也具備強大的功能。多用2fUvK4swJ3MxzxFOiumVtwp+mVYiP54YgWDVYrdvXzA=戶同時在線協(xié)作編輯、評論和反饋，使團隊成員能夠?qū)崟r共享信息，促進合作，確保信息的同步和一致性。

另外，系統(tǒng)通過權限控制，管理員可以精確劃定用戶的訪問權限，確保敏感信息僅對有權人員可見。系統(tǒng)還配備了加密技術，確保文檔在傳輸和存儲中的安全性，以滿足核電行業(yè)對數(shù)據(jù)保密性的高要求，且整合智能搜索引擎技術，使用戶可以通過關鍵詞、語義等多種方式進行快速而準確地搜索，提高了信息檢索的效率。

綜合分析，核電文檔管理信息化系統(tǒng)通過強大的存儲、檢索、協(xié)同、安全和搜索功能，提升了核電行業(yè)文檔管理水平[7]。

（三）應用策略

第一，科學引入先進技術。利用先進的數(shù)字化技術，如人工智能、大數(shù)據(jù)分析和區(qū)塊鏈，可以顯著提高文檔處理的效率和精度。

第二，構建集成化管理平臺。搭建集成化的文檔管理平臺，將各環(huán)節(jié)整合在一起，形成文檔創(chuàng)建、編輯、審批、存儲和檢索等功能集成化管理，可以實現(xiàn)文檔生命周期管理，提高工作的協(xié)同性。

第三，推行移動化文檔服務。針對核電從業(yè)者的需求，加快開發(fā)移動應用，為核電專業(yè)人員提供能夠隨時隨地訪問所需文件的便捷式服務軟件，可以顯著提高工作的便捷性和實時性。

第四，重視安全性管理和風險管理。采用先進的加密技術，建立嚴格的權限控制，確保文檔只對授權人員可見，可以防范信息泄露和非法訪問現(xiàn)象出現(xiàn)。

五、結(jié)束語

信息化環(huán)境下，核電行業(yè)面臨著越來越復雜的文檔管理挑戰(zhàn)，而文檔服務模式的創(chuàng)新成為提高效率、降低成本、加強信息安全的關鍵一環(huán)。文章從核電文檔服務用戶需求角度入手，梳理信息化環(huán)境下用戶對文檔服務創(chuàng)新的要求，然后結(jié)合傳統(tǒng)文檔服務模式，闡述面臨的挑戰(zhàn)以及新興技術對文檔服務的影響。最后以核電文檔信息化系統(tǒng)為例，闡述核電文檔的創(chuàng)新和應用，并提出若干建議。希望通過本研究，可以為核電企業(yè)深入了解文檔服務、提出更為切實的文檔服務創(chuàng)新模式提供些許借鑒。

作者單位：曾博文 辛鴻基 林子禎 浙江嘉興中核核電運行管理有限公司

參考文獻

[1]錢爍.核電工程項目文檔數(shù)字化移交模式研究[J].中國檔案，2023，73（5）：58-59.

[2]詹超銘，李锘雯.基于知識工程的文檔服務創(chuàng)新探索[J].中國核電，2022，15（6）：900-903+909.

[3]何靜.核電技術知識圖譜的研究與實踐[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2022，38（9）：115-117.

[4]岳振興，傅旭東.利用“云計算”技術加強核電企業(yè)文檔管理的若干策略[J].浙江檔案，2021，44（8）：62-63.

[5]李喆，曾靜怡，邱杰峰.企業(yè)文檔智能化管理躍遷的依據(jù)與方向初探[J].檔案管理，2021，39（3）：62-64.

[6]施千里.核電企業(yè)重大建設項目電子文檔管理實踐分析——以福清核電電子文檔管理試點項目為例[J].浙江檔案，2021，44（3）：58-59.

[7]龍雪茹.基于文檔一體化管理的核電文檔管理系統(tǒng)應用與思考[J].辦公室業(yè)務，2019，28（21）：44+46.