公立醫(yī)院醫(yī)用耗材應(yīng)付賬款的管理

應(yīng)付賬款反映著供求雙方的經(jīng)濟(jì)交易關(guān)系，是供求雙方因接受服務(wù)和支付款項(xiàng)的時間差而造成的負(fù)債。公立醫(yī)院應(yīng)付賬款管理質(zhì)效直接影響著醫(yī)院是否能為病人及社會提供高質(zhì)量服務(wù)，是否能夠全面履行自身公益服務(wù)職責(zé)，是否能夠?qū)崿F(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，這凸顯了公立醫(yī)院應(yīng)付賬款管理的重要性。

公立醫(yī)院醫(yī)用耗材應(yīng)付賬款管理綜述

一、醫(yī)用耗材的界定

醫(yī)用耗材是間接或直接應(yīng)用于病人體外診斷或治療、校準(zhǔn)的各類物品，具有品類多、用量大等特點(diǎn)，是醫(yī)院開展醫(yī)療服務(wù)的重要基礎(chǔ)性要素，在醫(yī)院成本支出、業(yè)務(wù)收入中占有較高比重。醫(yī)用耗材的具體分類如表1所示。

二、醫(yī)用耗材應(yīng)付賬款管理

醫(yī)用耗材賒銷在公立醫(yī)院乃至整個醫(yī)療領(lǐng)域都是極為常見的情況。走GPO采購平臺的藥品有著相對嚴(yán)格的付款周期要求，比如30天。除少量醫(yī)用耗材走集采平臺采購?fù)?，大多?shù)醫(yī)用耗材選擇的是線下自主采購，由醫(yī)院與供應(yīng)商協(xié)商付款周期。醫(yī)用耗材流動債務(wù)是包括公立醫(yī)院在內(nèi)所有醫(yī)療機(jī)構(gòu)負(fù)債結(jié)構(gòu)中占比最高的，這也從另一個側(cè)面證明醫(yī)用耗材財(cái)務(wù)管理的難度，供應(yīng)商長期掛賬、賬實(shí)不符等情況時有發(fā)生，有時甚至需要供應(yīng)商、醫(yī)用耗材會計(jì)及耗材庫三大主體聯(lián)合進(jìn)行賬實(shí)核對。

過去，為數(shù)不少的公立醫(yī)院為了更好地滿足自身對流動資金的需求，將醫(yī)用耗材應(yīng)付賬款的付款周期盡量拉長，發(fā)揮應(yīng)付賬款與銀行信用額度之間的替代效應(yīng)，采用銀行承兌匯票的形式結(jié)算醫(yī)用耗材應(yīng)付賬款，降低資金周轉(zhuǎn)的成本。供應(yīng)商則結(jié)合自身對資金的實(shí)際需求，通過到期、提前承兌匯票或抵押匯票的形式收回貨款。目前，公立醫(yī)院醫(yī)用耗材應(yīng)付賬款的周期明顯縮短，但應(yīng)收醫(yī)保賬款周期卻仍然較長，醫(yī)院職工薪酬、新型設(shè)備引進(jìn)、基礎(chǔ)建設(shè)投入等款項(xiàng)支出存在短板。同時，大量的非帶量醫(yī)用耗材采購價(jià)格未能降低，醫(yī)院的付款成本明顯增加。

三、醫(yī)用耗材應(yīng)付賬款管理的重要性

對于公立醫(yī)院而言，醫(yī)用耗材應(yīng)付賬款存在鮮明的兩面性。首先，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的融資功能。醫(yī)用耗材應(yīng)付賬款的存在，使醫(yī)院能夠在約定時間段內(nèi)免費(fèi)使用供應(yīng)商的資金，有效降低了醫(yī)院的流動資金壓力，減少了向銀行貸款的額度，從而大幅度地降低了醫(yī)院資金管理成本。其次，關(guān)系醫(yī)院的信譽(yù)度。醫(yī)院如果不按合同約定進(jìn)行醫(yī)用耗材賬款的支付，則會在一定程度上影響醫(yī)院與供應(yīng)商之間的良好關(guān)系，導(dǎo)致醫(yī)院的信譽(yù)度下降，甚至有可能影響到醫(yī)用耗材的及時足額供應(yīng)，給有需要的病人及社會帶來不好的影響。

同時，科學(xué)管理醫(yī)用耗材應(yīng)付賬款，能夠更好地利用公立醫(yī)院有限的現(xiàn)金流，以降低資金使用成本、提升資金使用效率的方式創(chuàng)造間接的經(jīng)濟(jì)效益，成為醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的助力之一，推動醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益與社會效益的同步增長。

公立醫(yī)院醫(yī)用耗材應(yīng)付賬款管理中存在的問題

一、科目設(shè)置及掛賬不及時

醫(yī)用耗材涉及種類多、數(shù)量多、進(jìn)銷存頻繁，采購與付款等都需層層審核審批，對應(yīng)付賬款科目會計(jì)核算要求極高，但少數(shù)醫(yī)院醫(yī)用耗材入賬僅設(shè)置應(yīng)付賬款一級科目，將不同品種的醫(yī)用耗材混在一起，后期核實(shí)對賬并付款的難度明顯增大，也在一定程度上增加了廉潔風(fēng)險(xiǎn)。

公立醫(yī)院大量的醫(yī)用耗材是通過賒銷的方式采購，醫(yī)用耗材送到醫(yī)院并簽收后，并不會馬上結(jié)賬，而是要等待一個較長的回款周期，這使得醫(yī)用耗材應(yīng)付賬款的查對賬工作量極大。目前，公立醫(yī)院使用的醫(yī)療信息管理系統(tǒng)雖然已與物資采購系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了部分信息共享，但并未與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)連接。醫(yī)院采供部門著手采購醫(yī)用耗材，并將相關(guān)信息錄入采供系統(tǒng)。一旦采購部門未及時與財(cái)務(wù)部門對接，上交醫(yī)用耗材的購買清單、發(fā)票及入庫單等原始憑證，醫(yī)院財(cái)務(wù)賬目就會與采購賬目之間出現(xiàn)偏差，導(dǎo)致應(yīng)付賬款處理不及時等情況，降低醫(yī)院在供應(yīng)商心中的可信度，影響雙方的良好合作。

二、內(nèi)部控制不規(guī)范

公立醫(yī)院醫(yī)用耗材應(yīng)付賬款形成的原因是滿足醫(yī)院自身先用后付的需求。但有些醫(yī)院內(nèi)部控制不夠規(guī)范，未能明確崗位分工，醫(yī)用耗材的采購并不完全結(jié)合各科室的實(shí)際采購申請開展，采供部門結(jié)合預(yù)算成本及歷史同期醫(yī)用耗材使用情況等自行采購，使得醫(yī)院醫(yī)用耗材整體的管理不夠合理。同時，負(fù)責(zé)采購與應(yīng)付賬款會計(jì)等崗位長期不輪換，內(nèi)部監(jiān)督、制約機(jī)制不夠完善，員工的職業(yè)道德與素養(yǎng)有待提高。

三、信息化水平有待提高

首先，部分公立醫(yī)院醫(yī)用耗材應(yīng)付賬款管理信息化水平不高，很多環(huán)節(jié)需要手工操作，比如供求雙方都采用手工錄入的方式上傳合同信息、訂單信息及發(fā)票信息等，醫(yī)院財(cái)務(wù)系統(tǒng)、物流系統(tǒng)未能與供應(yīng)商的發(fā)貨系統(tǒng)、開票系統(tǒng)等建立網(wǎng)絡(luò)接口，數(shù)據(jù)信息處于信息孤島之中，需要耗費(fèi)大量的人工錄入，人工按序開展銷賬的財(cái)務(wù)處理。

其次，由于耗材種類日益繁多，部分公立醫(yī)院前期對于醫(yī)用耗材集中信息化管理有限，致使未能及時篩選出到期合同耗材，報(bào)送招標(biāo)采購中心進(jìn)行招標(biāo)，或者其他不可抗力的原因，導(dǎo)致付款申請單中部分耗材不在合同范圍之內(nèi)，財(cái)務(wù)審核時無付款依據(jù)，大量的應(yīng)付耗材款掛賬無法處理，造成往來賬管理的混亂。

公立醫(yī)院醫(yī)用耗材應(yīng)付賬款管理的優(yōu)化

一、優(yōu)化應(yīng)付賬款核算方法

醫(yī)用耗材會計(jì)人員應(yīng)當(dāng)定期開展耗材對賬工作，通過與供應(yīng)商、庫房、采供部門的四方合作，降低應(yīng)付賬款核算的工作量與難度。同時，構(gòu)建更為科學(xué)合理的應(yīng)付賬款財(cái)務(wù)管理模式，確定不同供應(yīng)商的月末應(yīng)付賬款金額，為后續(xù)付款工作夯實(shí)基礎(chǔ)。

在支付應(yīng)付賬款時，必須對應(yīng)付賬款科目下的當(dāng)月掛賬金額進(jìn)行核對，確定無誤后進(jìn)行付款處理登記，由財(cái)務(wù)部門再次確認(rèn)后支付對應(yīng)款項(xiàng)。在這個過程中，要著力優(yōu)化付款流程，把握好每個付款環(huán)節(jié)的最長截止時間點(diǎn)，建立與供應(yīng)商的良好溝通體系，根據(jù)不同醫(yī)用耗材的不同付款周期，從入庫環(huán)節(jié)到清款支付環(huán)節(jié)進(jìn)行合理區(qū)分，確保每筆款項(xiàng)的支付都是最優(yōu)支付。

二、加強(qiáng)應(yīng)付賬款的內(nèi)部管理

公立醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對應(yīng)付賬款會計(jì)人員素質(zhì)的培養(yǎng)與提升，健全內(nèi)部管理體系。首先，明確采購、驗(yàn)收、付款等崗位的職責(zé)分工，通過各不相容崗位的嚴(yán)格執(zhí)行，做好業(yè)務(wù)記錄、憑證填寫、賬賬核銷等工作。其次，定期或不定期進(jìn)行崗位工作總結(jié)及輪崗，杜絕職工利用職權(quán)謀取私利、損害醫(yī)院利益的行為出現(xiàn)。加強(qiáng)工作人員的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素養(yǎng)培訓(xùn)，防止應(yīng)付賬款不實(shí)、應(yīng)付賬款明細(xì)錯誤、收受賄賂等行為發(fā)生。最后，財(cái)務(wù)部門要以采供部門上交的醫(yī)用耗材采購合同、發(fā)票、入庫單等原始憑證為依據(jù)，扎實(shí)開展應(yīng)付賬款的監(jiān)督審核工作，整理不同供應(yīng)商的應(yīng)付賬款往來明細(xì)，并按付款計(jì)劃及時付款。

應(yīng)加強(qiáng)對供應(yīng)商的評價(jià)。首先，公立醫(yī)院應(yīng)當(dāng)扎實(shí)開展對醫(yī)用耗材供應(yīng)商的評價(jià)工作，調(diào)整不同供應(yīng)商的信用等級，在維護(hù)醫(yī)院合理權(quán)益、保障醫(yī)院現(xiàn)金流的同時，維護(hù)那些優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商的權(quán)益，按期及時支付他們的應(yīng)付賬款。其次，將審核中發(fā)現(xiàn)的錯誤上傳發(fā)票信息、上傳虛假發(fā)票等情況，納入對供應(yīng)商的評價(jià)體系。有針對性地開展大規(guī)模醫(yī)用耗材的招標(biāo)工作，通過醫(yī)院大量采購的方式提高與供應(yīng)商議價(jià)的能力，降低醫(yī)用耗材的單價(jià)，減少耗材采購成本的支出，不但減輕醫(yī)院資金壓力，也減輕病人的支出。

三、提升管理的信息化水平

公立醫(yī)院應(yīng)全面提升醫(yī)用耗材應(yīng)付賬款管理的信息化水平，盡可能地用信息化技術(shù)取代煩瑣的人工操作環(huán)節(jié)，減少因人為因素造成的錯誤或失誤，提高應(yīng)付賬款管理的效率與質(zhì)量。

可引進(jìn)網(wǎng)上報(bào)銷平臺系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材往來賬目審批的網(wǎng)絡(luò)化。采供部門直接將醫(yī)用耗材采購及驗(yàn)收入庫等原始憑證上傳到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，各級領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)部門按審批權(quán)限依次進(jìn)行審核、審批后，自動進(jìn)入應(yīng)付賬款科目，生成應(yīng)付賬款計(jì)劃，提高醫(yī)用耗材應(yīng)付賬款管理的效率。

可引進(jìn)合同管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將醫(yī)用耗材采購合同的起草、審批、結(jié)算等全部在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，構(gòu)建動態(tài)化合同管理體系，利用其中的結(jié)算管理功能，設(shè)置供應(yīng)商應(yīng)付賬款提醒，有效提高醫(yī)用耗材應(yīng)付賬款管理的準(zhǔn)確性及準(zhǔn)時性。

應(yīng)改進(jìn)優(yōu)化財(cái)務(wù)系統(tǒng)，將醫(yī)用耗材同品類供應(yīng)商代碼統(tǒng)一起來，設(shè)置應(yīng)付賬款輔助核算科目，實(shí)現(xiàn)對應(yīng)付賬款等明細(xì)賬目的實(shí)時查詢，并通過時間提醒設(shè)置，及時預(yù)警那些長期掛賬未處理的應(yīng)付賬款，提醒應(yīng)付賬款會計(jì)人員及時關(guān)注，明確未處理原因，對于應(yīng)處理未處理的應(yīng)付賬款及時處理，對于確有原因未處理的則通知經(jīng)辦人處理。

應(yīng)打破信息孤島，將采供、庫房與財(cái)務(wù)部門的相關(guān)數(shù)據(jù)聯(lián)通起來，實(shí)現(xiàn)一定權(quán)限范圍內(nèi)的實(shí)時共享。比如，采購部門與財(cái)務(wù)部門均能查詢到供應(yīng)商開具的醫(yī)用耗材發(fā)票信息，降低財(cái)務(wù)人員對賬核實(shí)的工作量。通過對醫(yī)用耗材應(yīng)付賬款的使用情況進(jìn)行梳理，可為臨床科室提供本量利分析數(shù)據(jù)，幫助科室針對性控制不必要的耗材損耗，合理配置耗材資源，推動各臨床科室的降本增效。

總之，公立醫(yī)院醫(yī)用耗材應(yīng)付賬款管理既關(guān)系到醫(yī)院的成本支出，也關(guān)系到醫(yī)院的信譽(yù)度，還關(guān)系到病人的支出壓力，醫(yī)院相關(guān)管理人員及工作人員一定要重視工作中存在的各種問題，實(shí)施具有針對性、可行性的措施解決問題。具體來看，公立醫(yī)院醫(yī)用耗材應(yīng)付賬款管理的策略主要有優(yōu)化應(yīng)付賬款核算方法、加強(qiáng)應(yīng)付賬款的內(nèi)部管理、提升管理的信息化水平等，能夠有效地提高醫(yī)院資金的使用效率及使用安全性，提高醫(yī)院醫(yī)療護(hù)理質(zhì)量與水平，為公立醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展夯實(shí)管理基礎(chǔ)。（作者單位：安徽醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院）

（責(zé)任編輯：趙新江）