化解中小企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型痛點(diǎn)

2023年清華大學(xué)《中國(guó)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型研究報(bào)告》顯示，89.3%的受調(diào)研企業(yè)正處于數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程的全面優(yōu)化或重點(diǎn)突破階段。而人力資源管理數(shù)字化應(yīng)用涵蓋招聘、培訓(xùn)、績(jī)效評(píng)估、員工關(guān)系管理、薪酬福利管理等各個(gè)方面。根據(jù)相關(guān)調(diào)查，在2023年中國(guó)企業(yè)已使用的數(shù)字化應(yīng)用類別前十排行榜中，人力資源類應(yīng)用以接近半數(shù)的占比高居榜首。

當(dāng)前，人力資源管理數(shù)字化應(yīng)用已經(jīng)成為企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵，在企業(yè)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、提升生產(chǎn)效率、增強(qiáng)組織協(xié)同能力、降低運(yùn)營(yíng)成本等方面發(fā)揮著重要作用。本文以Z公司人力資源管理數(shù)字化應(yīng)用為基礎(chǔ)，從提高效率、決策科學(xué)度、企業(yè)內(nèi)部溝通協(xié)作的角度分析了人力資源數(shù)字化應(yīng)用的作用和實(shí)踐中的不足，并提出相應(yīng)的思考與建議。

數(shù)字化應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)

Z公司是一家咨詢服務(wù)類企業(yè)，其組織規(guī)模在150人左右，其中管理人員占比25%，技術(shù)人員占比75%—85%。自2020年開(kāi)始，Z公司陸續(xù)投入250萬(wàn)元進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，經(jīng)過(guò)幾年的適應(yīng)、優(yōu)化和調(diào)整，各類應(yīng)用逐漸在提升人力資源管理工作效率、提高決策科學(xué)性、優(yōu)化內(nèi)部協(xié)同和溝通機(jī)制等方面顯現(xiàn)出效果。

●從提高效率的角度看

Z公司在采用人力資源管理數(shù)字化應(yīng)用后，員工信息管理、考勤管理等各個(gè)分項(xiàng)的工時(shí)耗費(fèi)明顯下降（見(jiàn)第64頁(yè)表1）。數(shù)字化應(yīng)用大幅度提升了員工檔案信息存儲(chǔ)、檢索、調(diào)閱、更新和管理的效能，推動(dòng)人力資源部門從煩瑣的日常事務(wù)性工作向高價(jià)值的戰(zhàn)略核心工作轉(zhuǎn)移。此外，人力資源管理數(shù)字化系統(tǒng)的工作量并不會(huì)隨著員工數(shù)量的增加而顯著增加，但如果依賴人工操作，那么管理所需花費(fèi)的工時(shí)則隨著信息數(shù)量的增加而增長(zhǎng)。由此可見(jiàn)，在企業(yè)規(guī)模越大、員工人數(shù)越多、人力資源基礎(chǔ)信息倍數(shù)增加的情況下，人力資源數(shù)字化應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)越明顯。

●從提高決策科學(xué)性角度看

人力資源管理曾被視為較少受數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的崗位職能之一，但由信息、計(jì)算、連接技術(shù)等組合形成的數(shù)字技術(shù)應(yīng)用使人力資源管理的各項(xiàng)數(shù)據(jù)逐漸成為企業(yè)決策的重要參考依據(jù)。第65頁(yè)表2展示了Z公司人力資源數(shù)字化系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)的主要功能及應(yīng)用場(chǎng)景。從中可以發(fā)現(xiàn)，各類應(yīng)用的作用主要體現(xiàn)在三方面。首先體現(xiàn)為人力資源數(shù)據(jù)可視化。Z公司人力資源數(shù)字化應(yīng)用可根據(jù)需求形成數(shù)據(jù)圖表或者分析報(bào)告，在一定程度上使決策依據(jù)更為直觀和易于理解，進(jìn)而提升決策效率。其次體現(xiàn)為人力資源數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。數(shù)字化應(yīng)用可以有效監(jiān)控人力資源管理活動(dòng)的全過(guò)程，甚至前瞻性地預(yù)測(cè)相關(guān)工作的發(fā)展方向，有效地避免傳統(tǒng)人力資源管理因主觀失誤造成的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。最后體現(xiàn)為人力資源數(shù)據(jù)的價(jià)值性。數(shù)字化應(yīng)用可以有效提取各類結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的關(guān)鍵信息，并利用算法和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對(duì)提取到的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和建模，從而發(fā)現(xiàn)其中隱藏的規(guī)律和趨勢(shì)。

●從促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部溝通協(xié)作角度看

首先，企業(yè)可依托數(shù)字化系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)建立溝通平臺(tái)，促進(jìn)內(nèi)部溝通與協(xié)作。比如，企業(yè)可以通過(guò)數(shù)字公告板功能發(fā)布內(nèi)部活動(dòng)通知、政策變更、內(nèi)部招聘信息等內(nèi)容，增加組織內(nèi)部信息透明度，確保信息傳達(dá)的及時(shí)性與準(zhǔn)確性。其次，數(shù)字化系統(tǒng)的應(yīng)用使得線上人事審批流程更加順暢高效，在實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公的同時(shí)，也便于員工進(jìn)行請(qǐng)休假申請(qǐng)、外出審批等操作。此外，數(shù)字化應(yīng)用還可以幫助企業(yè)建立員工績(jī)效考核管理協(xié)同平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)考核指標(biāo)的下達(dá)、確定、分配、監(jiān)控等功能，在提高效率的同時(shí)建立公平、客觀的績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制，最大限度地降低績(jī)效考核評(píng)價(jià)者主觀因素對(duì)績(jī)效評(píng)定的影響。

數(shù)字化轉(zhuǎn)型痛點(diǎn)

Z公司在搭建數(shù)字化應(yīng)用體系的過(guò)程中，主要面對(duì)三個(gè)管理難題。

●數(shù)字化應(yīng)用效果未能最大化

在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，數(shù)字化應(yīng)用的研發(fā)建設(shè)是一項(xiàng)具有階段性、周期性的復(fù)雜工程。雖然很多企業(yè)都投入了大量財(cái)力、人力進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，但各類數(shù)字化應(yīng)用在運(yùn)行初期效果不夠理想。根據(jù)埃森哲發(fā)布的《2022中國(guó)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型指數(shù)研究》，我國(guó)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型取得顯著成效的比例僅為17%。分析發(fā)現(xiàn)，這主要是因?yàn)槿肆Y源管理數(shù)字化應(yīng)用著力點(diǎn)偏移，企業(yè)往往將大量精力和投資用于數(shù)據(jù)可視化開(kāi)發(fā)，忽略了企業(yè)自身人力資源管理環(huán)節(jié)、流程和場(chǎng)景的梳理和優(yōu)化；數(shù)字應(yīng)用的建設(shè)沒(méi)有根據(jù)企業(yè)本身需求和發(fā)展階段循序研發(fā)，過(guò)于貪大求全；數(shù)字化應(yīng)用不夠深入，只將數(shù)字化應(yīng)用作為人力資源基礎(chǔ)工作的工具，忽略了對(duì)大數(shù)據(jù)的積累與開(kāi)發(fā)。

●數(shù)字應(yīng)用與業(yè)務(wù)場(chǎng)景的融合不夠緊密

企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型涉及行政、人事、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等模塊，數(shù)字化應(yīng)用必須契合各模塊的業(yè)務(wù)場(chǎng)景，同時(shí)還要注重各模塊需求的聯(lián)動(dòng)。但從Z公司的實(shí)踐來(lái)看，轉(zhuǎn)型初期，因跨部門協(xié)同管理能力薄弱，部門間技術(shù)、管理、業(yè)務(wù)思維等具有較大差異，人力資源管理數(shù)字化應(yīng)用未能與各部門的實(shí)際業(yè)務(wù)場(chǎng)景融合，導(dǎo)致數(shù)字化應(yīng)用的很多功能未能充分發(fā)揮作用。

●數(shù)據(jù)安全防控難度高

企業(yè)人力資源管理各類應(yīng)用數(shù)據(jù)涉及員工個(gè)人隱私，其安全風(fēng)險(xiǎn)程度不亞于企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)。IBM安保部門發(fā)布的《數(shù)據(jù)泄露成本報(bào)告》顯示，僅2023年全球就有550多家企業(yè)遭遇數(shù)據(jù)泄露。由此造成的成本損失平均達(dá)475萬(wàn)美元。人力資源數(shù)據(jù)技術(shù)性風(fēng)險(xiǎn)往往出現(xiàn)在企業(yè)使用第三方應(yīng)用的過(guò)程中，第三方應(yīng)用過(guò)度讀取用戶信息數(shù)據(jù)的行為至今難以根治。此外，網(wǎng)絡(luò)攻擊仍呈高發(fā)態(tài)勢(shì)，這給企業(yè)人力資源數(shù)字化應(yīng)用技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)防控造成了很大的壓力。

行思結(jié)合構(gòu)建數(shù)字化體系

本文認(rèn)為，盡管企業(yè)無(wú)法從根本上改變?nèi)肆Y源管理數(shù)字化應(yīng)用的現(xiàn)狀，但可以從以下方面對(duì)其進(jìn)行完善和優(yōu)化。

●轉(zhuǎn)換思維，重塑數(shù)字化建設(shè)框架

一是形成戰(zhàn)略性思維。提高企業(yè)人力資源管理戰(zhàn)略高度，緊密銜接企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，使其有效嵌入企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略。二是形成全過(guò)程思維。明確企業(yè)人力資源管理數(shù)字化開(kāi)發(fā)、運(yùn)維以及優(yōu)化等全過(guò)程特點(diǎn)，明確企業(yè)發(fā)展各階段的人力資源數(shù)字化需求，逐步規(guī)劃，逐步實(shí)施，全程投入。三是形成前瞻性思維。深刻理解企業(yè)發(fā)展的動(dòng)態(tài)性，科學(xué)預(yù)測(cè)企業(yè)發(fā)展趨勢(shì)和內(nèi)外環(huán)境變化，為企業(yè)人力資源管理數(shù)字化應(yīng)用建設(shè)提供方向。

●協(xié)同建設(shè)，減少數(shù)字化建設(shè)壁壘

一是完善協(xié)作機(jī)制。增加公司各部門合作機(jī)會(huì)，加強(qiáng)不同類型、不同分工部門的協(xié)作能力，減少思維模式差異，進(jìn)而減少數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中的摩擦。二是加強(qiáng)文化認(rèn)同。通過(guò)企業(yè)價(jià)值觀、共同目標(biāo)來(lái)凝聚員工共識(shí)，同時(shí)拓寬企業(yè)員工參與人力資源管理數(shù)字化建設(shè)渠道，廣泛聽(tīng)取員工意見(jiàn)，提升員工參與感。三是明晰角色定位。通過(guò)明晰數(shù)字化平臺(tái)（體系）建設(shè)過(guò)程中各部門的角色定位，明確開(kāi)發(fā)流程、工作流程及各方權(quán)責(zé)，從而提升協(xié)同效率。

●整合資源，構(gòu)建數(shù)字化信息安全環(huán)境

一是提升員工素養(yǎng)。為員工提供關(guān)于信息安全和數(shù)據(jù)保護(hù)等相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)，同時(shí)通過(guò)與關(guān)鍵員工簽訂崗位保密協(xié)議、員工責(zé)任書(shū)等方式，壓實(shí)數(shù)字化建設(shè)安全責(zé)任。二是加強(qiáng)技術(shù)防控。通過(guò)身份驗(yàn)證、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)傳輸加密以及系統(tǒng)軟件補(bǔ)丁更新等途徑，加強(qiáng)企業(yè)在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、傳輸以及使用等過(guò)程中的安全性。

人力資源管理數(shù)字化應(yīng)用涉及大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能、云計(jì)算和物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，具有復(fù)雜性、多重性等特性。因此，企業(yè)人力資源管理數(shù)字化應(yīng)用需要與信息技術(shù)科學(xué)領(lǐng)域緊密融合。同時(shí)，受信息技術(shù)成本等限制，小微企業(yè)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中需要更加關(guān)注自身的定位、面臨的困難，從而制定符合自身發(fā)展需要的對(duì)策。

作者單位 寧波交投管理咨詢有限公司