基于物聯(lián)網(wǎng)技術的檔案管理工作探究

關于物聯(lián)網(wǎng)起源的說法有很多種，最早可以追溯到20世紀90年代。1999年麻省理工學院的Ashton教授正式提出物聯(lián)網(wǎng)這一概念?，F(xiàn)代意義上的物聯(lián)網(wǎng)可以實現(xiàn)對物的感知識別控制、網(wǎng)絡化互聯(lián)和智能信息處理的有機統(tǒng)一，從而形成高智能決策?！段锫?lián)網(wǎng)“十三五”發(fā)展規(guī)劃》首次將物聯(lián)網(wǎng)操作系統(tǒng)列為四大關鍵技術之一，這也適應了經(jīng)濟智能化的潮流。2009年物聯(lián)網(wǎng)被正式列為國家五大新興戰(zhàn)略性產(chǎn)業(yè)之一，寫入“政府工作報告”。2019年Lora 在我國正式獲批。2020年，首個物聯(lián)網(wǎng)應用商店建立。2022年，“物聯(lián)網(wǎng)+一切”興起，自此物聯(lián)網(wǎng)技術走向各行各業(yè)，物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理系統(tǒng)中的運用也開始發(fā)展起來。

一、傳統(tǒng)實體檔案管理的現(xiàn)狀和問題

目前，絕大部分檔案館（室）依然停留在手工管理與電腦管理相結合的階段。檔案查找、定位、盤點困難，特別是針對錯位檔案的定位，困難度比較大，需要耗費大量的人力物力查找，整體管理效率低下。

實體檔案的安全問題，包括檔案實體存儲安全問題和檔案內(nèi)容信息安全問題，具體涉及檔案庫房溫濕度、空氣狀況等硬件環(huán)境問題以及檔案管理系統(tǒng)、檔案管理制度、人員技術、工作意識等軟件環(huán)境問題。傳統(tǒng)的檔案管理方法，因為設備或技術落后、檔案管理人員的專業(yè)技術掌握程度不夠和工作意識缺乏等原因，容易造成實體檔案的安全隱患問題，給實體檔案帶來無法彌補的損失。

二、物聯(lián)網(wǎng)技術應用的特點和優(yōu)勢

（一）智能互聯(lián)，智能管理

物聯(lián)網(wǎng)技術通過嵌入式傳感器和芯片，實現(xiàn)設備和物體之間的智能連接。它拓寬了人類的溝通范圍，不僅能做到物品與物品之間的溝通，也實現(xiàn)了物品和人之間的溝通。在檔案工作中，物聯(lián)網(wǎng)技術有助于實體檔案的合理分類存儲、清點、跟蹤和管理。

（二）利用快捷化、準確化

物聯(lián)網(wǎng)是一種建立在互聯(lián)網(wǎng)上的泛型網(wǎng)絡，能與其他平臺進行互聯(lián)，運用智能化技術使檔案的查找和利用工作更快捷、更準確。

（三）人性化

檔案的憑證價值是檔案的基本價值之一，是檔案的核心價值。簡單來說，檔案存在的主要理由就是為了提供利用。傳統(tǒng)的簡單的檔案利用已經(jīng)遠遠不能充分實現(xiàn)檔案的憑證價值，物聯(lián)網(wǎng)技術通過與不同平臺的互聯(lián)，主動推送、深度挖掘潛在的檔案價值，以滿足用戶對檔案查詢的更多需求，實現(xiàn)了檔案工作“以人為本”的價值所在。

（四）可視化配置

物聯(lián)網(wǎng)技術用平面圖的形式直觀地展示了檔案庫房的現(xiàn)狀，這是檔案管理歷史在技術上的重大突破。物聯(lián)網(wǎng)可視化配置在檔案庫房管理中具體包括庫藏資源可視化、檔案資源變化情況可視化和檔案庫房安全監(jiān)控情況可視化。

1．庫藏資源可視化。從檔案類別、保管期限、密級程度等維度對庫房、框架等進行分層次視圖化展示。檔案庫房管理人員在操作系統(tǒng)界面，按照排架→柜節(jié)→檔案盒的順序，依次進入對應的立面視圖，最后點擊檔案盒圖標，會顯示此檔案盒內(nèi)所存檔案的信息，包括檔案題名、檔案類別、日期、保管期限、密級、歸檔人等。

2．檔案資源變化情況可視化。按照年月日等不同時間維度顯示各類檔案數(shù)量和入庫檔案的總數(shù)量[1]。

3．檔案庫房安全監(jiān)控情況可視化。包括庫房漏水實時狀況、空氣質(zhì)量實時狀況、溫濕度實時狀況以及在某一時間段內(nèi)以上所有狀況的變化情況。

以上各種可視化圖表可集中成為一個可視化展示大屏，方便檔案管理人員更加直觀、快捷地了解檔案及庫房的各類情況。

三、物聯(lián)網(wǎng)應用關鍵技術

（一）傳感器技術、RFID標簽

傳感器技術是物聯(lián)網(wǎng)應用中的關鍵技術。傳感器技術是從自然信源獲得信息，并把獲取的信息進行處理、變換、識別的一門多學科交叉的現(xiàn)代科學與工程技術，具體來說，傳感器通過聲、光、電、熱、力、位移、濕度等信號感知現(xiàn)實世界，把模擬信號轉換成計算機可以處理的數(shù)字信號，為物聯(lián)網(wǎng)提供了最原始的信息。

RFID標簽也是一種傳感器技術，它是一種融合無線射頻技術和嵌入式技術為一體的綜合技術。RFID標簽上存有規(guī)范且具有互通性的信息，通過無線數(shù)據(jù)、通信網(wǎng)絡自動把他們采集到中央信息系統(tǒng)中，從而實現(xiàn)物品的識別。從物聯(lián)網(wǎng)應用關鍵技術架構上來說，傳感器技術、RFID標簽屬于感知層，是物聯(lián)網(wǎng)的基礎結構。RFID標簽具有非接觸式讀寫功能，可以對幾十米外的檔案進行數(shù)據(jù)讀寫操作，識別速度快、準確率高，對檔案內(nèi)容信息、使用情況、存放位置等內(nèi)容進行迅速識別并存儲，可以大量減少人為失誤，有助于后期檔案的盤點、查找和歸還工作，提高檔案管理效率。

（二）網(wǎng)絡與通信技術

網(wǎng)絡與通信技術是物聯(lián)網(wǎng)關鍵技術中不可替代的重要部分，包括了有線技術、無線技術和網(wǎng)關技術等[2]，它們構成了技術架構上的網(wǎng)絡層。網(wǎng)絡層負責把感知層采集來的信息安全上傳到應用層進行分析處理。網(wǎng)絡層包括接入網(wǎng)和傳輸網(wǎng)，其中接入網(wǎng)負責實現(xiàn)底層傳感器網(wǎng)絡和RFID網(wǎng)絡的“最后一公里”接入，而傳輸網(wǎng)則由公網(wǎng)和專網(wǎng)組成，負責信息的遠距離傳輸。網(wǎng)絡層的建設旨在實現(xiàn)廣泛的互聯(lián)互通，通過融合和擴展現(xiàn)有網(wǎng)絡技術，以滿足物聯(lián)網(wǎng)的海量數(shù)據(jù)傳輸和高質(zhì)量服務要求。

物聯(lián)網(wǎng)技術可以通過云計算、大數(shù)據(jù)等技術實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的存儲和分析。將檔案信息存儲在云平臺上，實現(xiàn)對檔案信息的集中管理和備份；通過大數(shù)據(jù)分析檔案利用率、流動情況等，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。

（三）計算、管理與服務技術

網(wǎng)絡層傳輸來的多種信息經(jīng)過優(yōu)化分析，實行智能化處理并服務于決策，在技術構架上屬于處理和應用層。通過智能化系統(tǒng)、人機交互界面等技術實現(xiàn)檔案管理的智能化和個性化。

四、物聯(lián)網(wǎng)在檔案智能化管理中的應用

（一）檔案入庫、編目、盤點、追蹤、統(tǒng)計、查閱、借閱和歸還等

1．檔案入庫。目前大部分檔案館（室）的檔案入庫采用人工粘貼檔號或一維二維條形碼識別管理，自動化程度不高，費時費力，還容易出錯。RFID自動識別技術，將文件名稱、日期、檔號、密級等基本信息存儲到RFID標簽芯片中，貼于檔案盒表面，RFID終端設備可以在非接觸中讀取這些基本信息，系統(tǒng)自動分配盒編號以及柜號，并生成入庫清單，同時將這些信息自動保存到數(shù)據(jù)庫，完成檔案智能化入庫過程。

2．檔案編目。傳統(tǒng)的檔案編目工作主要采用手工方式錄入電腦，再打印出來裝入檔案盒內(nèi)，整個過程重復煩瑣并難以及時發(fā)現(xiàn)錯誤之處。RFID技術采用無線無接觸采集數(shù)據(jù)方式，迅速完成信息編目工作，并自動儲存到數(shù)據(jù)庫，速度快，準確率高。

3．檔案盤點。傳統(tǒng)的盤點工作主要靠人工逐一打開檔案盒進行識別和登記，工作量大，容易出錯。RFID采用無線電波，無需打開檔案盒，只需手持特定的識讀器接近檔案存放位置，即可同時讀取多個標簽信息，而且每個RFID標簽具有唯一的識別碼，不易被偽造，大大提高了盤點的準確率，也降低了工作成本。

4．檔案追蹤。RFID標簽上存儲著檔案的各種信息，包括檔案內(nèi)容、檔案形成時間、存儲位置、類型等。檔案工作者按照系統(tǒng)自動安排的存儲位置存放檔案，整個過程處于全程監(jiān)控階段。如果遭到非法涂改或者損壞時，系統(tǒng)便立刻自動報警，實時跟蹤檔案的變化情況，并把過程記錄存儲在數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)了檔案的智能化追蹤管理。

5．檔案統(tǒng)計。檔案統(tǒng)計主要是展示檔案及庫房的存儲現(xiàn)狀、變化情況和預測未來存儲情況。物聯(lián)網(wǎng)技術下的檔案統(tǒng)計可分類別提供多維度的統(tǒng)計方式。系統(tǒng)可根據(jù)庫房名稱、裝盒人、檔案類別、保管期限、密級等進行分類統(tǒng)計，也可根據(jù)檔案的出入庫情況（包括數(shù)量和頻率）預測未來檔案的大概數(shù)量。同時，系統(tǒng)也會對檔案庫房溫濕度、人員出入頻率等環(huán)境信息進行統(tǒng)計，以保證檔案和庫房的安全。

6．檔案查閱。物聯(lián)網(wǎng)技術下的檔案查閱可以分為線上線下兩種方式。線上查閱，即用戶通過指定的網(wǎng)站提出申請，上傳和填寫自己的相關證件和信息，由檔案管理人員給予線上回復或采用快遞的方式完成查閱的工作環(huán)節(jié)。也可以采用線下方式，即用戶持有效證件，通過檔案管理系統(tǒng)中提出閱讀申請，系統(tǒng)對用戶進行閱讀權利審批，審批通過后，庫房屏幕上會自動出現(xiàn)三維導航圖，檔案工作者可以根據(jù)聲光指示迅速找到檔案所在位置，大大減少了查閱時間。

7．檔案借閱和歸還。傳統(tǒng)的借閱方法一般采取登記方式，標注借閱內(nèi)容、借閱人、借閱日期以及預計歸還日期等，事后由檔案管理人員以電話或者短信形式按期催促歸還。物聯(lián)網(wǎng)時代，借閱者憑有效證件將借閱的檔案信息輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)對借閱者和檔案進行識別記錄，對未歸還檔案的用戶自動發(fā)送E-mail進行催還。另外，系統(tǒng)還會根據(jù)用戶的借閱歷史和頻率進行統(tǒng)計，了解用戶的需求方向，主動向用戶推送其他相關檔案信息，更好地滿足用戶的需求。

借閱者執(zhí)行歸還手續(xù)，同樣可以采取系統(tǒng)操作，系統(tǒng)核對歸還的檔案與借閱者信息，核對正確后，檔案管理人員根據(jù)三維導航圖將檔案歸還原位。采用檔案柜模式時，檔案歸還必須到原位，否則檔案柜以及系統(tǒng)會自動報警提示，直至檔案歸還原位。

（二）監(jiān)控檔案庫房環(huán)境方面的應用

包括灰塵、霉菌、有害氣體、噪音、溫濕度等環(huán)境監(jiān)控方面的應用。傳統(tǒng)的檔案庫房，除霉、除塵、凈化空氣、調(diào)控溫濕度等工作基本上靠人工完成。空調(diào)、除濕機等設備是庫房必備，庫房也需要專人定期巡視?？紤]到不同材質(zhì)的檔案保管條件不同，不僅需要良好的設備條件，還需要檔案工作者具備過硬的專業(yè)知識和強烈的工作責任心，缺一不可。物聯(lián)網(wǎng)技術下的檔案庫房，無須布線，無須組網(wǎng)，通過溫濕度傳感器、光照度傳感器、新風傳感器、有害氣體傳感器等各類傳感器，將各類相關數(shù)據(jù)發(fā)送至終端協(xié)調(diào)器，并對收集到的數(shù)據(jù)進行預處理、匯總、統(tǒng)計和分析，對異常數(shù)據(jù)進行檢測和分析，對可能成為隱患的區(qū)域實時自動報警。物聯(lián)網(wǎng)庫房系統(tǒng)可以做到遠程控制和操作，也可以實現(xiàn)自我調(diào)節(jié)，例如，當檔案庫房的溫度過高或過低，與系統(tǒng)里設置的數(shù)值有較大偏差時，系統(tǒng)會自動打開空調(diào)或者關閉空調(diào)，將檔案庫房的溫度調(diào)節(jié)在規(guī)定范圍內(nèi)。

（三）檔案庫房安防方面的應用

1．智能防盜監(jiān)控報警系統(tǒng)

門禁系統(tǒng)，包括門禁、紅外探測、報警器等部分，實時監(jiān)控檔案庫房進出口，進出人員需持卡進入。對進出人員和進出檔案進行檢測和記錄統(tǒng)計，對沒有授權的進出人員或者進出檔案實時報警。檔案庫房內(nèi)的遠程視頻監(jiān)控，可以讓檔案管理人員隨時查看檔案庫房內(nèi)部情況，全方位防護，實現(xiàn)庫房的高質(zhì)量管理。

2．防漏水實時監(jiān)控系統(tǒng)

紙質(zhì)檔案遇水后容易產(chǎn)生變形、粘連、（下轉64頁）（上接55頁）霉變甚至破損等情況，磁帶、光盤等遇水后也會受到一定的損害。檔案庫房漏水也會造成庫房里的電子設備造成短路，輕則破環(huán)電器，重則引發(fā)火災，所以，對于檔案庫房管理人員來說，防漏水是一件非常重要的任務。目前來說造成檔案庫房漏水的主要原因有三：一是空調(diào)漏水，夏季空調(diào)運行時，空氣中的水分經(jīng)過冷凝管時會凝結成水滴，冷凝水收集器收集冷凝水經(jīng)排水管道排出，長期使用會造成污垢，一旦堵住排水管，就會向外溢出。二是檔案庫房外窗漏水，主要原因是外窗的密封條老化、密封不嚴造成的。這種情況經(jīng)常見到，特別是夏季遇到強降雨的時候極易見到外窗漏水現(xiàn)象。三是水管老化或者破裂造成漏水。

物聯(lián)網(wǎng)技術下的檔案庫房配置有漏水報警檢測系統(tǒng)，由區(qū)域漏水控制器、漏水感應器、電腦系統(tǒng)和相關的輔助設備組成，在檔案庫房的漏水檢測中“預防大于應急”，多元預警漏水情況的發(fā)生。漏水報警檢測系統(tǒng)能夠實現(xiàn)秒級漏水報警，無須人工看守，實時檢測檔案庫房漏水情況，保障檔案庫房安全。

3．防火滅火預警系統(tǒng)

檔案庫房因為其特殊的保管性，空調(diào)、除濕機、恒溫恒濕系統(tǒng)、電腦、消毒設備等電器設備眾多，功率大，長期運行容易造成短路，產(chǎn)生火災隱患。目前，國內(nèi)大部分檔案庫房仍然以配備感煙器、干粉滅火器和報警系統(tǒng)為主，物聯(lián)網(wǎng)技術下的庫房防火消防系統(tǒng)，在原有的火災自動報警系統(tǒng)的基礎上，加裝獨立式感煙探測器、智慧消防水源采集器、智慧消防RFID標簽等前端物聯(lián)探測設備，實現(xiàn)對火災隱患、消防設施及人員等信息的實時感知和采集。

物聯(lián)網(wǎng)技術的不斷完善和發(fā)展促進了檔案管理智能化的迅猛發(fā)展，但是由于受到經(jīng)濟情況、技術標準、網(wǎng)絡安全、人員意識等因素的影響，依然有很多問題亟待我們?nèi)ソ鉀Q。

參考文獻：

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[2]付浦君，張莉莉.基于供應鏈協(xié)同理論的制造企業(yè)采購管理研究[J].中國管理信息化，2013，16（10）： 57-59.

作者單位：合肥工業(yè)大學檔案館