高校教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)踐重點(diǎn)研究

[摘" 要]高校的教學(xué)檔案包含了該校建校多年來的各種檔案資源，但隨著建校時(shí)間的增長、教學(xué)檔案資源的增加，采用傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)實(shí)需求，為適應(yīng)高校穩(wěn)定、快速發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)十分必要。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，數(shù)字化建設(shè)有利于教學(xué)檔案的保存和利用，加快高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的改革進(jìn)程，對(duì)于高校加強(qiáng)教學(xué)管理、促進(jìn)教學(xué)改革和提升教學(xué)質(zhì)量有著十分重要的意義。本文從教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性和可行性出發(fā)，結(jié)合高校在教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中面臨的主要問題，提出大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高校教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)策略，以期有效促進(jìn)高校教育教學(xué)改革。

[關(guān)鍵詞]教學(xué)檔案數(shù)字化" 建設(shè)實(shí)踐研究" 高校教學(xué)改革

大數(shù)據(jù)時(shí)代下的各行各業(yè)都有了新的發(fā)展方向，高校教學(xué)檔案工作也是如此。在現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展的同時(shí)，高校教學(xué)檔案的載體、內(nèi)容與管理方式也逐漸呈現(xiàn)出多元化和數(shù)字化的特點(diǎn)。教學(xué)檔案的數(shù)字化有利于優(yōu)化檔案管理模式，構(gòu)建更科學(xué)的檔案運(yùn)轉(zhuǎn)體系，提高高校教學(xué)檔案管理工作效率，真正地發(fā)揮出教學(xué)檔案的實(shí)際價(jià)值，加快高校教學(xué)改革進(jìn)程。然而，當(dāng)前仍有許多高校在教學(xué)檔案數(shù)字化的管理和應(yīng)用中存在一些問題，因此，如何做好教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)，也是高校亟待解決的新課題。

高校教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

1.高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理是時(shí)代發(fā)展需求

高校檔案管理是一項(xiàng)具有社會(huì)性和服務(wù)性的工作，記錄著高校的發(fā)展歷史，可為高校未來的發(fā)展方向提供參考。傳統(tǒng)的教學(xué)檔案通常為紙質(zhì)檔案，以手工方式管理，而隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，高校的各項(xiàng)檔案資料也越來越豐富多元，傳統(tǒng)的檔案管理方法已難以滿足現(xiàn)代化高校對(duì)于教學(xué)檔案資源的需求。高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理有利于加強(qiáng)高校與社會(huì)的對(duì)接，可為社會(huì)各方提供檔案資源。21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，高校教學(xué)檔案信息也是社會(huì)信息資源的重要組成部分，為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，高校應(yīng)加快教學(xué)檔案數(shù)字化進(jìn)程，大力開發(fā)和挖掘教學(xué)檔案信息資源的價(jià)值，使其更好地服務(wù)于高校教學(xué)改革和創(chuàng)新發(fā)展。

2.教學(xué)檔案數(shù)字化管理是高校發(fā)展的客觀需求

教學(xué)檔案是高校實(shí)施教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的最原始記錄，在高校管理、人才選用等方面具有無法替代的重要作用，它全面系統(tǒng)地記錄了各院系、學(xué)科的日常教學(xué)工作，包括教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)成果，等等。這些真實(shí)的記錄能夠?yàn)楦骷?jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行教學(xué)管理改革提供參考，為各院系進(jìn)一步開展教學(xué)工作提供現(xiàn)實(shí)依據(jù)，為研究人員研究高校發(fā)展相關(guān)問題提供真實(shí)有效的一線材料。高校教學(xué)檔案是衡量學(xué)校管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志，是教學(xué)檢查和教學(xué)評(píng)估的重要依據(jù)，是今后教學(xué)工作參考的重要信息資源。在高校教學(xué)檔案管理工作中，應(yīng)基于本校實(shí)際情況，立足自身發(fā)展客觀需求，以事物客觀發(fā)展規(guī)律為準(zhǔn)繩，經(jīng)過科學(xué)論證和充分調(diào)研，結(jié)合信息化背景積極探索適合自身發(fā)展需要的檔案管理工作新模式，構(gòu)建新型現(xiàn)代檔案管理服務(wù)體系，力求最大限度地發(fā)揮教學(xué)檔案在高校教學(xué)、高校管理、高校發(fā)展等方面的作用。

高校教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)中的主要問題

1.檔案信息資源開發(fā)利用不充分

大數(shù)據(jù)時(shí)代為高校教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)提供了極大的便利，然而縱觀我國高校檔案工作發(fā)展進(jìn)程，相當(dāng)一部分高校的教學(xué)檔案工作重點(diǎn)多集中于信息服務(wù)，提供較為基礎(chǔ)的在線查詢和數(shù)字檔案展覽服務(wù)，開發(fā)與利用較為單一，缺乏深度和廣度，尚未充分挖掘出檔案資源的潛在價(jià)值，導(dǎo)致高校教學(xué)檔案信息資源嚴(yán)重浪費(fèi)。

2.檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

高校工作繁雜，在重點(diǎn)培養(yǎng)人才之余往往會(huì)忽視檔案管理工作，部分學(xué)校甚至沒有獨(dú)立的教學(xué)檔案管理機(jī)構(gòu)，這樣的惡性循環(huán)一旦形成，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作被逐漸邊緣化。工作人員常常因?yàn)槿狈W(xué)校重視而喪失工作積極性，僅以“不損壞檔案資料”為主要工作目標(biāo)，且傳統(tǒng)的人力式管理也缺乏靈活性與創(chuàng)新性，不能很好地為學(xué)校和學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校應(yīng)對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，提高高校檔案管理工作的服務(wù)性和有效性，為學(xué)校發(fā)展提供科學(xué)合理的依據(jù)和方向，通過教學(xué)檔案數(shù)字化改革推動(dòng)高校創(chuàng)新發(fā)展。

3.數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施投入不足

通常情況下，高校教學(xué)檔案管理工作是各院系的檔案管理人員收集本院系的教學(xué)檔案，然后上交到學(xué)校檔案部門，并配合進(jìn)行存儲(chǔ)、校對(duì)和整理等工作。這種傳統(tǒng)的檔案管理流程需要專門的檔案盒與檔案柜，同時(shí)需要學(xué)校提供足夠的儲(chǔ)存空間。部分高校缺少教學(xué)檔案數(shù)字化所需的基礎(chǔ)設(shè)施和良好條件，如教學(xué)檔案系統(tǒng)軟件、計(jì)算機(jī)、檔案管理數(shù)據(jù)庫、檔案查詢平臺(tái)、自動(dòng)化辦公設(shè)備等，軟硬件條件與技術(shù)手段的缺失，直接影響了高校檔案管理工作的效率與數(shù)據(jù)處理能力。另外，有的高校還存在未按照檔案管理周期需要科學(xué)配置信息技術(shù)設(shè)備、軟硬件設(shè)施維護(hù)不到位、未構(gòu)建專業(yè)教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫、安全防控設(shè)施不足等一系列問題，使得教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)工作難以進(jìn)行，制約了教學(xué)檔案數(shù)字化發(fā)展的進(jìn)程。

4.缺乏教學(xué)檔案信息化管理系統(tǒng)

高校的紙質(zhì)檔案和電子檔案主要是以電子表格的形式編制檔案目錄，面對(duì)載體多樣、數(shù)量巨大、內(nèi)容繁多的教學(xué)檔案，工作人員很難對(duì)其進(jìn)行快速、高效的管理。當(dāng)前，部分高校仍未建立起科學(xué)、合理、高效的教學(xué)檔案信息系統(tǒng)，對(duì)教學(xué)檔案的歸檔進(jìn)庫與借出使用缺乏記錄。對(duì)于教學(xué)檔案資料的使用僅停留在查詢、復(fù)制等基礎(chǔ)功能，而未深入系統(tǒng)地挖掘、整合檔案數(shù)據(jù)，也沒有對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)分析。缺乏教學(xué)檔案信息化管理系統(tǒng)使得很多高校的檔案管理出現(xiàn)問題，如違規(guī)操作教學(xué)檔案管理系統(tǒng)、相關(guān)權(quán)責(zé)劃分不明確、管理制度條款缺乏可行性、相關(guān)人員缺乏數(shù)字化意識(shí)，等等，以致檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作難以在短時(shí)間內(nèi)取得突破。作為一項(xiàng)制度化工作，高校必須要建設(shè)一個(gè)現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，以更好地管理教學(xué)檔案。

以教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐促進(jìn)高校教學(xué)改革創(chuàng)新

1.加快智慧校園檔案管理建設(shè)

智慧校園是大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校發(fā)展的必然結(jié)果。為推進(jìn)教學(xué)檔案數(shù)字化進(jìn)程、加快智慧校園與智慧檔案建設(shè)，高校應(yīng)從學(xué)校的高度出發(fā)統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)劃，既要以發(fā)展的眼光縱向思考智慧校園檔案管理建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展，又要從全校各個(gè)部門以及其他校外機(jī)構(gòu)的協(xié)作關(guān)系進(jìn)行橫向思考。一方面，要結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代背景，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)還要加大數(shù)字化教學(xué)檔案及其應(yīng)用價(jià)值的宣傳力度，為學(xué)校進(jìn)一步發(fā)展提供強(qiáng)有力的數(shù)字化支撐。另一方面，要提高所有教職工的檔案意識(shí)，將教學(xué)檔案管理納入教學(xué)常規(guī)工作中，保證其真實(shí)性和有效性，以更好地為教學(xué)實(shí)踐研究提供參考。

2.更新數(shù)字化設(shè)備和技術(shù)

完善的硬件條件和軟件條件是教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，因此高校要增加經(jīng)費(fèi)投入，購置數(shù)字化設(shè)備儀器，更新數(shù)字化教學(xué)檔案技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高校檔案館的智慧化升級(jí)。軟件條件主要指一些綜合檔案管理軟件；硬件則包括能流暢運(yùn)行專門檔案系統(tǒng)軟件的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器，具體有非接觸式掃描儀、高速掃描儀、檔號(hào)打印機(jī)、智能卷皮填寫系統(tǒng)、檔案連續(xù)性數(shù)據(jù)保護(hù)裝備、檔案除塵凈化整理臺(tái)等。為了讓軟硬件更好地服務(wù)于教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)，還需要引入運(yùn)行教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)服務(wù)。因此，高校應(yīng)該加大教學(xué)檔案管理工作的資金投入與技術(shù)投入，以最新的軟硬件和技術(shù)服務(wù)為教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)提供有力保障，推動(dòng)教學(xué)檔案管理工作向自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化升級(jí)。除此之外，還需要開發(fā)安全系統(tǒng)以保護(hù)教學(xué)檔案資源的安全，對(duì)軟件與硬件進(jìn)行定期維護(hù)與升級(jí)，不斷優(yōu)化檔案管理服務(wù)。

3.建立電子檔案管理系統(tǒng)

為加快檔案管理數(shù)字化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)手工管理模式向數(shù)字化管理模式的轉(zhuǎn)變，需要引入先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建符合時(shí)代發(fā)展的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，這是教學(xué)檔案數(shù)字化管理的核心部分。高?？山㈦娮訖n案管理系統(tǒng)，以更好地收集、歸檔、整理、保管和利用教學(xué)檔案，對(duì)檔案資源進(jìn)行一站式數(shù)字化管理。教學(xué)檔案具有知識(shí)屬性，具備知識(shí)服務(wù)的功能，而檔案管理系統(tǒng)的功能十分強(qiáng)大，不僅具有檔案歸檔、儲(chǔ)存、錄入、查詢利用、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、下載打印等一體化功能，而且有處理迅速、查閱便捷等諸多優(yōu)點(diǎn)。學(xué)校可以為教職工和在校學(xué)生設(shè)置不同權(quán)限賬號(hào)，師生能夠隨時(shí)隨地登錄教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，查詢、瀏覽、下載和打印教學(xué)檔案信息。除此之外，用戶還可以申請(qǐng)預(yù)約查詢檔案，向檔案管理員反饋檔案利用效果，促使檔案管理系統(tǒng)不斷完善。

4.搭建信息化教學(xué)平臺(tái)輔助教學(xué)

隨著高校教育教學(xué)的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化發(fā)展，智慧校園建設(shè)工作成效頗豐，許多網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺(tái)已廣泛應(yīng)用于各學(xué)科教學(xué)之中。借助于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，學(xué)生可以文本、圖片、視頻和音頻等多種形式收集和整理學(xué)習(xí)資料，與此同時(shí)，學(xué)生的學(xué)習(xí)過程會(huì)形成電子學(xué)籍檔案，用以評(píng)價(jià)學(xué)習(xí)狀況，可達(dá)到促進(jìn)學(xué)生自主學(xué)習(xí)的目的。高校應(yīng)當(dāng)看到并重視教學(xué)檔案在研究教育規(guī)律、分析教育效果、制訂教育決策等事務(wù)中所起到的關(guān)鍵作用，充分利用檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)為教學(xué)工作提供多種服務(wù)。

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代下，以教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)促進(jìn)高校教學(xué)改革創(chuàng)新，首先要明確教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)的意義及其對(duì)教學(xué)改革創(chuàng)新的促進(jìn)作用，分析高校教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)中的主要問題，通過加速智慧校園檔案管理建設(shè)、更新數(shù)字化設(shè)備技術(shù)、搭建信息化教學(xué)平臺(tái)等方式提高教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)的水平與質(zhì)量。

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（文小瓊：西安建筑科技大學(xué)檔案館）