淺談全宗卷與檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)的整合路徑

科學(xué)整合檔案信息資源[1]是2014年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合發(fā)布《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》中提出的要求。通過對中國知網(wǎng)全文數(shù)據(jù)庫檢索，發(fā)現(xiàn)近10年來關(guān)于“科學(xué)整合檔案信息資源”主題的文章約1100篇，足以看出學(xué)者對此主題的高度關(guān)注?？v覽這些文章，其主要觀點(diǎn)集中在大數(shù)據(jù)背景下檔案資源的合理配置[2]、館際合作[3]、深度開發(fā)[4]、有效共享[5]、政策完善[6]等方面的研究，而將整合檔案信息資源的理念應(yīng)用至《全宗卷規(guī)范》與河北省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)（以下簡稱標(biāo)準(zhǔn)），至今仍為空白。本文結(jié)合對《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》的理解，將整合理念應(yīng)用至《全宗卷規(guī)范》與標(biāo)準(zhǔn)，探索二者整合的路徑。

一、全宗卷與標(biāo)準(zhǔn)整合的必要性

（一）全宗卷與“標(biāo)準(zhǔn)”獨(dú)立整理的弊端

為了更好地對檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，適應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)要求，很多基層立檔單位針對標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行逐條梳理，獨(dú)立整理出一套“專項(xiàng)檔案”。隨著各省因適應(yīng)時(shí)代發(fā)展而不斷修訂標(biāo)準(zhǔn)，基層立檔單位同時(shí)整理出多套不同版本的“專項(xiàng)檔案”，一定程度上影響了檔案的科學(xué)管理。一是“專項(xiàng)檔案”與全宗卷內(nèi)容有重疊，對于保存套數(shù)有限的檔案，需要復(fù)印保存，復(fù)印檔案不僅耗用時(shí)間精力、重復(fù)占用庫房空間，還增加了檔案原件破損的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)。二是多個(gè)標(biāo)準(zhǔn)下的“專項(xiàng)檔案”容易出現(xiàn)斷層，不能形成年代連續(xù)的案卷，難以做到后續(xù)高效地統(tǒng)籌利用。三是“專項(xiàng)檔案”是為完成檔案達(dá)標(biāo)工作而產(chǎn)生的，隨著標(biāo)準(zhǔn)版本的修訂更新，“專項(xiàng)檔案”需要不斷調(diào)整，卷（件）數(shù)量大的“專項(xiàng)檔案”在不斷調(diào)整中增加了破損甚至丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）全宗卷與標(biāo)準(zhǔn)整合的優(yōu)勢

全宗卷與各省出臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)相對獨(dú)立，但也有一定相關(guān)性。將不斷修訂的標(biāo)準(zhǔn)整合到相對穩(wěn)定的全宗卷，有很多優(yōu)勢。一是避免了重復(fù)復(fù)印，節(jié)省了時(shí)間、空間，提高了檔案工作效率，降低了原件的使用率，有力地保護(hù)了檔案原貌。二是突破了多版標(biāo)準(zhǔn)的束縛，建立連續(xù)的全宗卷文件級(jí)目錄，便于后期檢索利用，有利于更好地應(yīng)對不斷更新的標(biāo)準(zhǔn)考核。三是全宗卷內(nèi)文件排序更加穩(wěn)定，全宗卷內(nèi)容更加豐富，文件突破了“保管期限”的限制，如文件歸檔的通知、檔案培訓(xùn)的通知等，按照保管期限劃分為定期保存的檔案，有利于檔案管理相關(guān)文件的長期保存。

二、全宗卷與標(biāo)準(zhǔn)的范疇界定

（一）全宗卷的含義及版本選取

全宗卷是由記錄和說明全宗立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀的有關(guān)文件材料組成的專門案卷，是管理全宗檔案的重要工具[7]。全宗卷整理的指導(dǎo)性文件是《全宗卷規(guī)范》。《全宗卷規(guī)范》我國現(xiàn)執(zhí)行的版本是DA/T12-2012，上一版是DA/T12-94，作為行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)具有相對穩(wěn)定性。2012版《全宗卷規(guī)范》中“全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成”分9項(xiàng)條款，分別為全宗（館藏）介紹類、檔案收集類、檔案整理類、檔案鑒定類、檔案保管類、檔案統(tǒng)計(jì)類、檔案利用類、新技術(shù)應(yīng)用類、綜合全宗卷。大多基層立檔單位不涉及第9項(xiàng)綜合全宗卷，因此本文僅從前8項(xiàng)條款展開討論。

（二）標(biāo)準(zhǔn)的含義及典型版本選取

標(biāo)準(zhǔn)是各省檔案行政部門制定的衡量基層立檔單位檔案整理水平的依據(jù)，是推動(dòng)檔案科學(xué)規(guī)范管理的指導(dǎo)性文件。隨著時(shí)代的發(fā)展，各省檔案局為全面貫徹落實(shí)國家檔案局和各省檔案工作安排部署，不斷修訂標(biāo)準(zhǔn)來更好地引領(lǐng)各單位檔案工作。近年來，河北省檔案局陸續(xù)出臺(tái)5份關(guān)于“檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定”的標(biāo)準(zhǔn)，分別為《河北省機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位檔案工作目標(biāo)管理辦法》（冀檔﹝2003﹞4號(hào)）、《河北省機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位檔案工作目標(biāo)管理特級(jí)標(biāo)準(zhǔn)考核辦法（試行）》（冀檔發(fā)﹝2006﹞10號(hào)）、《河北省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定辦法》（冀檔﹝2011﹞2號(hào)）、《河北省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定辦法》（冀檔發(fā)﹝2021﹞1號(hào)）、《河北省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定辦法》（冀檔發(fā)﹝2024﹞1號(hào)）。伴隨不同版本標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái)，基層立檔單位整理出5套“專項(xiàng)檔案”，不利于“專項(xiàng)檔案”保存的連續(xù)性，不能高效發(fā)揮“專項(xiàng)檔案”應(yīng)有的歷史價(jià)值。為了解決這些弊端，本文選擇現(xiàn)執(zhí)行2024年版標(biāo)準(zhǔn)與全宗卷進(jìn)行整合，其他版本（如2003年版、2006年版、2011年版和2021年版）可參照借鑒。

三、全宗卷與標(biāo)準(zhǔn)整合的路徑

（一）堅(jiān)持類目相似或相近原則

堅(jiān)持類目相似或相近原則進(jìn)行整合，將全宗卷與2024年版標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行匹配，簡化了整合程序，提高了整合效率。具體操作如下：

將類目相似或相近原則應(yīng)用至2024年版標(biāo)準(zhǔn)。2024年版標(biāo)準(zhǔn)四大項(xiàng)分別為體制機(jī)制、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、信息化建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)中的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息化建設(shè)分別與《全宗卷規(guī)范》中的檔案保管類、新技術(shù)應(yīng)用類相對應(yīng)。基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)下設(shè)7項(xiàng)，分別為一般要求、形成與收集、整理與歸檔、保管與保護(hù)、鑒定與銷毀、利用與開發(fā)、統(tǒng)計(jì)與移交。第2—7項(xiàng)可分別對應(yīng)《全宗卷規(guī)范》中的檔案收集類、檔案整理類、檔案保管類、檔案鑒定類、檔案利用類、檔案統(tǒng)計(jì)類。一般要求均可在《全宗卷規(guī)范》中找到相應(yīng)內(nèi)容（圖1）。

（二）堅(jiān)持求同存異原則

將全宗卷與標(biāo)準(zhǔn)整合，本質(zhì)上是將標(biāo)準(zhǔn)并入全宗卷。在并入過程中，有時(shí)會(huì)遇到《全宗卷規(guī)范》沒有明確提及的類目，這時(shí)需要堅(jiān)持求同存異原則，保留不同之處。例如，2024年版標(biāo)準(zhǔn)中的“體制機(jī)制”，此內(nèi)容在《全宗卷規(guī)范》沒有明確提及，本著求同存異原則，同時(shí)保持“體制機(jī)制”中項(xiàng)目的關(guān)聯(lián)性，經(jīng)過反復(fù)考量，建議將此部分內(nèi)容劃至《全宗卷規(guī)范》的第1項(xiàng)全宗（館藏）介紹類。

四、細(xì)化整合后全宗卷的整理代碼

（一）全宗卷的門類代碼

將全宗卷與標(biāo)準(zhǔn)整合后，全宗卷的內(nèi)容更加豐富，基層立檔單位在進(jìn)行檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定時(shí)，如何快速地從大量全宗卷文件中找到所需成為難點(diǎn)。本文借鑒2018年國家檔案局令第13號(hào)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》[8]第三十三條的機(jī)關(guān)檔案門類代碼和2022年國家檔案局檔函﹝2022﹞58號(hào)中的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》（樣例）中門類劃分的規(guī)定，將全宗卷內(nèi)容設(shè)置一級(jí)和二級(jí)門類代碼。

1.全宗卷的一級(jí)門類代碼

一級(jí)門類代碼與《全宗卷規(guī)范》“全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成”相對應(yīng)，選擇關(guān)鍵詞首字母設(shè)置代碼，如選取全宗（館藏）介紹類中的關(guān)鍵詞“介紹”的首字母JS作為門類代碼，選取檔案收集類中的關(guān)鍵詞“收集”的首字母SJ作為門類代碼，以此類推。檔案整理類、檔案鑒定類、檔案保管類、檔案統(tǒng)計(jì)類、檔案利用類的門類代碼分別為ZL、JD、BG、TJ、LY（圖2）。新技術(shù)應(yīng)用類中的關(guān)鍵詞“技術(shù)”首字母JS與全宗（館藏）介紹類中的關(guān)鍵字“介紹”的首字母JS相同，因此，借用2024年版標(biāo)準(zhǔn)中的第四項(xiàng)“信息化建設(shè)”的關(guān)鍵詞“信息化”首字母XXH作為新技術(shù)應(yīng)用類的門類代碼。

2.全宗卷的二級(jí)門類代碼

為了更好地將全宗卷的內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)有序管理，在全宗卷下設(shè)二級(jí)門類格外重要。

（1）全宗（館藏）介紹類

在探討全宗卷與兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的整合路徑時(shí)，將2024年版標(biāo)準(zhǔn)中的體制機(jī)制劃入《全宗卷規(guī)范》中的全宗（館藏）介紹類。建議將全宗（館藏）介紹類中原有表述涵蓋的內(nèi)容命名為全宗背景，現(xiàn)執(zhí)行的2024年版標(biāo)準(zhǔn)中的體制機(jī)制下設(shè)的4項(xiàng)為二級(jí)類目名稱，即《全宗卷規(guī)范》第1項(xiàng)全宗（館藏）介紹類的二級(jí)類目名稱為全宗背景、組織領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)構(gòu)人員、基本機(jī)制、經(jīng)費(fèi)保障。選取關(guān)鍵詞背景、組織、機(jī)構(gòu)、機(jī)制、經(jīng)費(fèi)的首字母作為二級(jí)門類代碼，即BJ、ZZ、JG、JZ、JF。

（2）檔案收集類

檔案收集類在《全宗卷規(guī)范》中的解釋為“檔案接收和征集工作的辦法、標(biāo)準(zhǔn)，檔案（資料）交接文據(jù)及相關(guān)目錄，檔案來源和檔案歷史轉(zhuǎn)移過程說明材料等”。作為基層立檔單位，此類大多為交接文據(jù)及相關(guān)目錄，《全宗卷規(guī)范》解釋中的辦法、標(biāo)準(zhǔn)、說明材料等相對較少，因此，建議將其分為兩部分，即交接手續(xù)和收集說明，取關(guān)鍵詞手續(xù)和說明的首字母作為二級(jí)門類代碼，即SX和SM。

（3）檔案整理類

檔案整理類在《全宗卷規(guī)范》中的解釋為“文件材料分類、保管期限和歸檔范圍的規(guī)定，檔案整理工作方案、整理工作說明和小結(jié)等”[7]。作為基層立檔單位，此類大多為整理完畢的歸檔案卷目錄和歸檔文件目錄，兩類目錄可以分別取文件和案卷的首字母作為二級(jí)門類代碼，即WJ和AJ。檔案整理類的解釋內(nèi)容以整理說明作為二級(jí)類目名稱，取“說明”的首字母SM作為二級(jí)門類代碼。

（4）檔案保管類

檔案保管類在《全宗卷規(guī)范》中的解釋為“檔案保管工作制度，檔案安全檢查、檔案破損情況調(diào)查與修復(fù)（搶救）、重點(diǎn)檔案保護(hù)、珍貴檔案仿真復(fù)制件制作等工作的記錄和說明材料，檔案保管狀況分析和工作總結(jié)、報(bào)告等”。建議將保存內(nèi)容較多的安全檢查、出入庫登記、溫濕度記錄設(shè)為二級(jí)門類名稱，取關(guān)鍵詞首字母作為二級(jí)門類代碼，即JC、CR、WS。其他相關(guān)的工作制度、應(yīng)急預(yù)案等文件，以保管說明作為二級(jí)類目名稱，二級(jí)門類代碼設(shè)為SM。

（5）檔案利用類

檔案利用類建議將利用手續(xù)、利用效果、利用成果設(shè)為二級(jí)門類名稱，取關(guān)鍵詞手續(xù)、效果、成果的首字母作為二級(jí)門類代碼，即SX、XG、CG。其他相關(guān)的工作制度、檢索工具編制情況等文件，以利用說明作為二級(jí)類目名稱，二級(jí)門類代碼設(shè)為SM。

（6）檔案鑒定類、檔案統(tǒng)計(jì)類、新技術(shù)應(yīng)用類

這三類對于基層立檔單位來說，每年產(chǎn)生的文件較少，不建議設(shè)置二級(jí)門類。對于此三類產(chǎn)生文件較多的立檔單位，可根據(jù)實(shí)際情況自行設(shè)置二級(jí)門類。

（二）全宗卷的文件編號(hào)

1.文件編號(hào)的組成要素

《全宗卷規(guī)范》中規(guī)定文件材料以件為單位進(jìn)行裝訂，文件材料的編號(hào)由“全宗號(hào)—類號(hào)—件號(hào)”三部分組成。鑒于大多基層立檔單位不在檔案館移交范圍內(nèi)，沒有特有的全宗號(hào)，因此將文件材料進(jìn)行編號(hào)時(shí)可省略全宗號(hào)一項(xiàng)。綜合本文所述的一級(jí)和二級(jí)門類代碼，文件編號(hào)宜由“一級(jí)門類代碼—二級(jí)門類代碼—件號(hào)”三部分組成。例如，全宗卷中全宗（館藏）介紹類全宗背景中第一件文件的編號(hào)為JS-BJ-1，檔案收集類收集手續(xù)中第一件文件的編號(hào)為SJ-SX-1。

2.文件編號(hào)的標(biāo)注用筆

全宗卷文件作為立檔單位重要的檔案，降低因涂改編號(hào)而帶來的損壞，也是保護(hù)檔案原貌的一種方式。因此，文件編號(hào)宜使用鉛筆標(biāo)注，以便在出臺(tái)新的《全宗卷規(guī)范》后進(jìn)行靈活調(diào)整。

3.文件編號(hào)的多重使用

對于可以放在兩個(gè)以上全宗卷門類的特殊文件，可以僅將完整文件放在排序靠前的門類，后續(xù)可在全宗卷目錄中標(biāo)明首次出現(xiàn)的文件編號(hào)，類似于檔案管理中的“互見號(hào)”，避免了同一全宗內(nèi)的重復(fù)復(fù)印。例如，基礎(chǔ)數(shù)字匯編，既可以歸到檔案統(tǒng)計(jì)類，又可歸到檔案利用類檔案利用成果中，若無多份文件，可以將文件放入第一次出現(xiàn)的門類檔案統(tǒng)計(jì)類，第二次出現(xiàn)的門類可以在全宗卷目錄中僅填寫文件編號(hào)。

本文以科學(xué)整合檔案信息資源為理論基礎(chǔ)，立足于我國現(xiàn)階段執(zhí)行的《全宗卷規(guī)范》DA/T12-2012，以舉例的方式，探討了行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與省級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的整合方法，希望基層立檔單位在不斷更新的省級(jí)標(biāo)準(zhǔn)下，能夠?qū)⑷诰砦募砗?，將達(dá)標(biāo)工作完成好。

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作者單位：河北省地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測院