事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及優(yōu)化路徑

包高娃

［摘 要］檔案是事業(yè)單位的重要資產(chǎn)，包含著單位的歷史沿革、組織結(jié)構(gòu)、人事信息等重要內(nèi)容，科學(xué)、規(guī)范的檔案管理制度，可實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、準(zhǔn)確歸檔，提高信息的利用率和處理效率，同時(shí)優(yōu)化檔案管理流程，簡(jiǎn)化辦事程序，從而減少煩瑣的手續(xù)和時(shí)間成本，為增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理運(yùn)作效率提供有效依據(jù)。

［關(guān)鍵詞］事業(yè)單位；檔案管理；優(yōu)化路徑

［中圖分類號(hào)］G27文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

事業(yè)單位檔案中往往包含大量敏感信息，如員工個(gè)人信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等，建立完善的檔案保密制度和安全措施，可有效防范信息泄露、篡改等安全風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)一步提升檔案信息可控性。作為為公眾提供服務(wù)的機(jī)構(gòu)，事業(yè)單位檔案管理直接關(guān)系到服務(wù)的便捷性和效率，優(yōu)化檔案管理流程，構(gòu)建便捷的檔案查詢和借閱機(jī)制，能夠更好地滿足用戶需求，提升服務(wù)體驗(yàn)。

1 事業(yè)單位檔案管理相關(guān)概述

1.1 事業(yè)單位檔案管理的含義

事業(yè)單位檔案管理是指對(duì)事業(yè)單位（如政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等）產(chǎn)生的各類文件、資料進(jìn)行系統(tǒng)的收集、整理、保存、利用和銷毀的活動(dòng)。事業(yè)單位檔案的收集是指搜集、匯總和獲取相關(guān)信息、文件和記錄的過(guò)程。有效的檔案收集是建立全面檔案庫(kù)的第一步，能夠?yàn)楹罄m(xù)管理提供基礎(chǔ)。整理檔案指對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、排序、歸檔和編目的過(guò)程，以便于后續(xù)的檢索和利用，有助于提高工作效率，減少信息檢索的時(shí)間成本。保存指對(duì)整理好的檔案進(jìn)行妥善的保管和存檔，確保其長(zhǎng)期保存完整、安全，并使用適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)設(shè)備，采用防火、防水等措施。針對(duì)不同類型的檔案有著不同的法規(guī)要求，需要事業(yè)單位檔案管理人員在日常工作中注意符合相關(guān)規(guī)范［1］。利用檔案是指將檔案信息應(yīng)用于組織的運(yùn)營(yíng)、管理、研究等方面，并通過(guò)實(shí)際案例分析，闡述如何有效利用檔案信息來(lái)支持業(yè)務(wù)決策和改進(jìn)管理。

1.2 事業(yè)單位檔案管理的特征

事業(yè)單位檔案管理的特征主要包括法制性、責(zé)任性和服務(wù)性。

首先，檔案管理必須遵循相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，如《中華人民共和國(guó)檔案法》等，規(guī)定事業(yè)單位檔案的管理范圍、流程、責(zé)任等內(nèi)容，為檔案管理提供了法律依據(jù)，也明確了檔案管理的權(quán)責(zé)主體，包括檔案管理部門、管理人員及相關(guān)工作人員的權(quán)利和義務(wù)，以確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。

其次，事業(yè)單位檔案管理強(qiáng)調(diào)管理人員對(duì)檔案的責(zé)任與義務(wù)，要求管理人員確保檔案的安全、完整和準(zhǔn)確，及時(shí)制定檔案管理制度、指導(dǎo)檔案管理工作，并對(duì)檔案管理工作的執(zhí)行負(fù)責(zé)，對(duì)于檔案管理中的失誤、疏漏或違規(guī)行為，事業(yè)單位應(yīng)建立相應(yīng)的追責(zé)機(jī)制［2］。

最后，事業(yè)單位檔案管理旨在為單位內(nèi)部管理、決策和外部服務(wù)提供支持，可幫助管理者做出科學(xué)決策，推動(dòng)工作的開(kāi)展和發(fā)展。同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理也為社會(huì)公眾提供服務(wù)，如提供歷史文獻(xiàn)的查詢、檔案復(fù)制等，促進(jìn)社會(huì)的文化、學(xué)術(shù)交流和研究［3］。

2 事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作的重要性

2.1 工作決策依據(jù)

首先，事業(yè)單位檔案中包含了大量的歷史數(shù)據(jù)、管理文件、決策記錄等信息，管理者可以通過(guò)對(duì)這些檔案信息進(jìn)行分析和研究，了解單位的運(yùn)行狀況、問(wèn)題所在以及未來(lái)發(fā)展方向，從而為決策提供可靠的依據(jù)和參考。

其次，事業(yè)單位檔案中保存過(guò)去的管理經(jīng)驗(yàn)和決策記錄，通過(guò)歷史檔案的分析和總結(jié)，可發(fā)現(xiàn)以往管理中的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)，從而在當(dāng)前決策中吸取經(jīng)驗(yàn)、避免犯錯(cuò)，提高管理的科學(xué)性和效率性［4］。

最后，事業(yè)單位檔案記錄了單位的各項(xiàng)管理活動(dòng)和決策過(guò)程，可作為決策合法性的重要驗(yàn)證依據(jù)，幫助管理者避免違反法律法規(guī)或組織規(guī)章制度，減少法律風(fēng)險(xiǎn)和管理風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 提升信息資源利用價(jià)值

首先，事業(yè)單位檔案中包含著大量的信息資源，包括歷史文書(shū)、管理文件、決策記錄等，對(duì)單位的運(yùn)行和發(fā)展至關(guān)重要，規(guī)范管理和有效利用檔案信息，可保護(hù)信息的完整性和安全性，避免信息泄露和損毀的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也可以充分利用這些信息資源支持單位的各項(xiàng)工作和決策。

其次，事業(yè)單位檔案中所記錄的歷史數(shù)據(jù)、管理經(jīng)驗(yàn)、決策過(guò)程等信息，可以為管理者提供決策支持和智慧化管理的重要依據(jù)，通過(guò)對(duì)檔案信息的分析和研究，發(fā)現(xiàn)潛在問(wèn)題、把握發(fā)展趨勢(shì)，為管理者提供科學(xué)決策的參考和指導(dǎo)，推動(dòng)管理工作的智能化和精細(xì)化發(fā)展。

最后，事業(yè)單位檔案承載著單位的文化傳統(tǒng)和社會(huì)責(zé)任，也是文化傳承的重要載體，有效管理和利用檔案信息能夠弘揚(yáng)單位的優(yōu)良傳統(tǒng)和價(jià)值觀，傳承文化遺產(chǎn)，樹(shù)立良好的社會(huì)形象，為社會(huì)和諧穩(wěn)定做出積極貢獻(xiàn)［5］。

2.4 保障公共資源

首先，事業(yè)單位檔案中包含了大量的公共資源，如財(cái)務(wù)信息、人力資源、物資資料等，這些資源為單位的正常運(yùn)行和公共服務(wù)的開(kāi)展提供重要的支撐，通過(guò)規(guī)范管理和開(kāi)展有效利用檔案信息，可確保公共資源的合理配置和有效利用，提高資源利用效率，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置，推動(dòng)單位的可持續(xù)發(fā)展。

其次，事業(yè)單位檔案管理對(duì)于提升公共服務(wù)的質(zhì)量和效率具有重要作用，可幫助事業(yè)單位及時(shí)掌握公共服務(wù)的需求和變化，優(yōu)化服務(wù)流程和服務(wù)方式，提高服務(wù)時(shí)效性和便利性，滿足公眾對(duì)優(yōu)質(zhì)服務(wù)的需求，提升單位服務(wù)水平和競(jìng)爭(zhēng)力［6］。

最后，事業(yè)單位檔案中記錄了當(dāng)?shù)馗黜?xiàng)管理活動(dòng)和決策過(guò)程，通過(guò)對(duì)檔案信息的規(guī)范管理和有效利用，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)和預(yù)防安全風(fēng)險(xiǎn)及突發(fā)事件，保障公共秩序和社會(huì)穩(wěn)定，維護(hù)公民合法權(quán)益和社會(huì)的和諧發(fā)展。

3 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀以及面對(duì)的挑戰(zhàn)

3.1 管理觀念仍需提高

事業(yè)單位檔案管理在一些單位中仍被認(rèn)為是次要的甚至是可有可無(wú)的工作，缺乏足夠的重視和認(rèn)知，導(dǎo)致對(duì)檔案管理工作的投入不足，管理制度不健全，檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)增加，公共資源的合理利用受到威脅。因此，應(yīng)提高管理者和員工的檔案管理意識(shí)，將檔案管理納入單位發(fā)展戰(zhàn)略中［7］。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息安全已成為事業(yè)單位檔案管理工作中的重要問(wèn)題。然而，部分事業(yè)單位在信息安全意識(shí)方面存在不足，對(duì)檔案信息的安全保護(hù)和風(fēng)險(xiǎn)防范不夠重視，單位內(nèi)部應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全意識(shí)的宣傳教育，建立健全的信息安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保護(hù)和監(jiān)控，確保信息安全穩(wěn)定［8］。

3.2 管理內(nèi)容有待優(yōu)化

部分事業(yè)單位的檔案分類與整理過(guò)程煩瑣，導(dǎo)致檔案存儲(chǔ)混亂、檢索困難。這就要求事業(yè)單位建立科學(xué)的檔案分類體系，根據(jù)檔案的性質(zhì)、用途和重要性進(jìn)行分類整理，確保檔案的清晰歸檔和便捷檢索，提高檔案利用效率。積極引入先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和管理，提高檔案管理工作的效率和便捷性，確保檔案信息的安全和完整性［9］。同時(shí)，部分事業(yè)單位對(duì)檔案保護(hù)與安全的重視程度不夠，存在著檔案信息泄露和損毀的風(fēng)險(xiǎn)，未建立健全的檔案保護(hù)機(jī)制，對(duì)檔案信息的備份、加密和權(quán)限控制存在不足，降低了檔案信息的安全性和可靠性，易出現(xiàn)信息泄露和損毀等事件。

3.3 缺少專業(yè)管理人才

事業(yè)單位檔案管理工作需要專業(yè)的管理人員和技術(shù)人才進(jìn)行支撐，然而部分單位在人員培訓(xùn)和選拔方面存在不足，缺乏專業(yè)的檔案管理人才，導(dǎo)致檔案管理工作的專業(yè)性和水平不高。事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和管理能力直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量和效率，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提升其專業(yè)水平和管理技能，增強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)的凝聚力和執(zhí)行力，推動(dòng)檔案管理工作的持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化。

3.4 缺乏完善管理體系

當(dāng)前，一些事業(yè)單位缺乏有效的檔案管理監(jiān)督與評(píng)估機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理工作的規(guī)范性和效果難以保障，未建立健全的監(jiān)督與評(píng)估機(jī)制，缺乏對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督和檢查，難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題，降低了檔案管理工作的規(guī)范性和透明度［10］。此外，事業(yè)單位檔案管理工作需要嚴(yán)格遵守相關(guān)的法律法規(guī)和政策規(guī)定，如缺乏對(duì)法律法規(guī)的深入了解和遵守，易造成檔案管理工作的違規(guī)行為和法律風(fēng)險(xiǎn)，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和宣傳，建立健全的法律法規(guī)遵守機(jī)制，確保檔案管理工作的合規(guī)性和穩(wěn)定性。

4 事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化的具體路徑

4.1 增加管理重視度

事業(yè)單位管理層的重視程度直接影響著檔案管理工作的開(kāi)展和效果。事業(yè)單位可以通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)講話、文件精神等形式，強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，將檔案管理納入單位工作的重要議程中，明確領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的關(guān)注和支持。事業(yè)單位內(nèi)部可通過(guò)組織培訓(xùn)、宣傳推廣等方式，向全體工作人員宣傳檔案管理的重要性和意義，增強(qiáng)員工對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和重視，形成全員參與、共同推動(dòng)檔案管理工作的良好氛圍［11］。此外，激勵(lì)是提高檔案管理工作積極性和主動(dòng)性的有效途徑，可通過(guò)表彰先進(jìn)、設(shè)立獎(jiǎng)勵(lì)等方式，激勵(lì)檔案管理人員積極投入檔案管理工作中，發(fā)揮其專業(yè)能力和創(chuàng)造力，推動(dòng)檔案管理工作的不斷創(chuàng)新和進(jìn)步。

4.2 提高信息化水平

檔案數(shù)字化是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理，是提高檔案管理信息化水平的重要途徑。事業(yè)單位檔案管理人員可采用掃描、數(shù)字化拍攝等技術(shù)手段，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔，建立數(shù)字化檔案庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的長(zhǎng)期保存和便捷訪問(wèn)。信息化檔案管理系統(tǒng)涉及大量的敏感信息，面臨著信息泄露和安全風(fēng)險(xiǎn)，因此事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息的加密、備份和權(quán)限控制，建立健全的信息安全管理制度，確保檔案信息的安全性和完整性，防止信息泄露和損壞事件的發(fā)生［12］。除此以外，信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和更新，要求檔案管理人員具備較高的信息化水平和技術(shù)能力，培訓(xùn)是提升檔案管理人員信息化能力的重要途徑，單位內(nèi)部可組織培訓(xùn)班、開(kāi)展培訓(xùn)課程，向檔案管理人員傳授信息化知識(shí)和技能，提升其信息化水平和應(yīng)對(duì)能力，推動(dòng)事業(yè)單位信息化檔案管理工作的順利開(kāi)展。

4.3 構(gòu)建合理管理體系

首先，事業(yè)單位應(yīng)建立健全的檔案管理組織架構(gòu)，根據(jù)當(dāng)前單位的規(guī)模和檔案管理需求，建立相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)和部門，明確各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)和權(quán)限，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行，并結(jié)合單位實(shí)際情況，制定檔案管理制度。

其次，監(jiān)督檢查和評(píng)估是保障檔案管理工作規(guī)范運(yùn)行的重要手段，可發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題和不足，及時(shí)糾正和完善檔案管理工作，事業(yè)單位可針對(duì)檔案管理工作建立健全的監(jiān)督檢查和評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，加強(qiáng)整改并提升工作水平［13］。

最后，檔案管理涉及國(guó)際交流與合作的領(lǐng)域，事業(yè)單位應(yīng)與國(guó)際組織、機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作與交流，借鑒國(guó)際先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，推動(dòng)檔案管理工作的不斷創(chuàng)新和進(jìn)步，定期開(kāi)展檔案管理領(lǐng)域的國(guó)際合作項(xiàng)目，促進(jìn)檔案管理國(guó)際化水平的提升。

4.4 加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

人才培養(yǎng)是事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化的重要環(huán)節(jié)，其方法和內(nèi)容應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需求和人才隊(duì)伍的特點(diǎn)進(jìn)行合理選擇和安排。

首先，應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的特點(diǎn)和要求，設(shè)計(jì)相應(yīng)的培訓(xùn)課程，包括檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、檔案管理制度和規(guī)范、檔案管理技術(shù)和工具等內(nèi)容，以提高檔案管理人員的專業(yè)水平和管理能力，并結(jié)合實(shí)際工作需要，安排實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)，讓檔案管理人員親自參與，鍛煉其實(shí)際操作能力和解決問(wèn)題的能力［14］。

其次，可建立導(dǎo)師制度，由資深檔案管理人員擔(dān)任導(dǎo)師，對(duì)新入職的檔案管理人員進(jìn)行指導(dǎo)和培養(yǎng)，幫助其快速適應(yīng)工作環(huán)境和提高工作能力。

最后，事業(yè)單位應(yīng)為檔案管理人員提供學(xué)歷提升支持，鼓勵(lì)其積極參加相關(guān)學(xué)歷教育和培訓(xùn)，提高學(xué)歷水平和專業(yè)素養(yǎng)。

5 結(jié)語(yǔ)

優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作在提升單位運(yùn)行效率、保障信息安全、提高服務(wù)質(zhì)量以及展現(xiàn)責(zé)任擔(dān)當(dāng)?shù)确矫娑季哂兄匾饬x，因此應(yīng)充分重視檔案管理工作，加強(qiáng)制度建設(shè)和技術(shù)支持，不斷提升檔案管理水平，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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