淺談施工項目全生命周期技術(shù)文件的管理

裴 珊, 沈 佳 威, 馬 曉 寧

(中國水利水電第十工程局有限公司,四川 成都 610036)

1 概 述

施工項目的技術(shù)文件管理是項目管理的重要環(huán)節(jié)之一,也是把控項目正常運行的重要手段。目前我公司所屬部分項目的技術(shù)文件未能得到規(guī)范的管理,特別是一些項目管理人員不專業(yè)、項目分管領(lǐng)導監(jiān)督不力,進而加劇了流程報審不規(guī)范、資料完成時間滯后、文件歸檔混亂等情況,在技術(shù)文件管理過程中出現(xiàn)了較多的問題,導致施工項目中的技術(shù)文件管理已經(jīng)成為影響項目穩(wěn)定運行的突出矛盾之一。因此,如何進一步加強施工項目全生命周期技術(shù)文件的管理,明確管理責任,強化管理責任擔當,保障項目穩(wěn)定高效運行已成為施工項目管理中急需解決的問題之一。

西昌區(qū)域項目主要以房建、市政項目為主,項目地址位于西昌市及周邊村鎮(zhèn),包含棚戶區(qū)改造、水利工程、市政道路及鋼結(jié)構(gòu)廠房等。經(jīng)分局與公司區(qū)域領(lǐng)導檢查后發(fā)現(xiàn)西昌區(qū)域項目在技術(shù)文件資料管理方面存在嚴重問題,其相關(guān)過程中的技術(shù)文件資料存在遺漏不全、未及時報審、未及時更新、未建立臺賬、未歸檔等諸多問題。為了促進西昌區(qū)域各項目規(guī)范管理項目部全生命周期技術(shù)文件資料,分局領(lǐng)導與公司區(qū)域領(lǐng)導制定了許多相關(guān)制度,從而使西昌區(qū)域各項目的相關(guān)技術(shù)文件管理得到了改善與加強。通過這些制度的制定與實施,筆者受到許多啟發(fā),現(xiàn)從個人經(jīng)驗角度出發(fā),結(jié)合公司制度與西昌區(qū)域各項目的實際情況對施工項目全生命周期技術(shù)文件的管理進行了闡述。

2 施工項目全生命周期技術(shù)文件管理的主要內(nèi)容

2.1 施工項目組織機構(gòu)文件的管理

(1)新開工項目在確定項目班子成員后,應根據(jù)項目的實際情況完善工程概況表、項目組織機構(gòu)框圖及項目部領(lǐng)導、成員分工與部門職責。

(2)項目部所屬職能部門必需根據(jù)項目的規(guī)模和具體情況設(shè)置,至少包含技術(shù)質(zhì)量部、安全環(huán)保部及綜合部三個基礎(chǔ)部門。

2.2 施工項目中的圖紙會審文件管理

(1)圖紙會審需要對設(shè)計圖紙的完整性、標注是否清楚、是否方便施工等進行項目部的內(nèi)部審查。由于項目主體結(jié)構(gòu)圖紙涉及面較廣、圖紙種類繁多,圖紙會審工作可按分部分項的方式進行。

(2)圖紙會審由項目總工程師組織,項目部所屬的相關(guān)管理和技術(shù)人員參加。對會審期間發(fā)現(xiàn)的問題以正式文件的形式上報監(jiān)理及設(shè)計單位,最終與設(shè)計回復意見一起閉合[1]。

(3)圖紙會審應與現(xiàn)場踏勘結(jié)合進行,以便于找出施工現(xiàn)場的實際情況與設(shè)計文件不合理之處,同時為后期技術(shù)交底、方案編寫提供依據(jù)。

2.3 施工技術(shù)方案文件的管理

(1)一般技術(shù)方案的管理。主要分為只需要編寫施工技術(shù)措施(方案)和既要編寫施工組織設(shè)計,又要編寫施工方案兩種情況。

(2)專項安全技術(shù)措施(方案)的管理。①對于項目部安全管理部門辯識出來的重大危險源。②對于危險性較大的分部分項工程在其施工前必須按照住建部“《危險性較大的分部分項工程安全管理規(guī)定》”文件要求編制專項安全技術(shù)方案。③對于超過一定規(guī)模的危險性較大的分部分項工程,項目部必須組織專家進行論證。

2.4 施工報表的管理

(1)項目部的施工報表主要指施工日報、周報、月報、質(zhì)量季報、年度施工報表以及其它技術(shù)資料等。

(2)項目技術(shù)質(zhì)量部部長負責施工報表的編制,項目總工程師全面負責對施工報表的審核工作,并對施工報表的真實性和及時性負責。

(3)項目技術(shù)質(zhì)量部或總工程師在編制項目進度計劃時,一定要根據(jù)現(xiàn)場的實際情況實事求是地按實際設(shè)備或人員功效進行編制,并且在計劃編制完成后交予項目主管生產(chǎn)的副經(jīng)理進行審核或查看,以便于提前對不合理的計劃進行修改或在施工過程中進行糾偏。

2.5 技術(shù)交底

(1)技術(shù)交底分為施工技術(shù)交底和安全技術(shù)交底兩類。交底工作應在技術(shù)方案審核通過后一周時間內(nèi)且在施工前進行。

(2)項目的技術(shù)交底由項目技術(shù)質(zhì)量部門的負責人編寫,項目總工程師負責審批。一級技術(shù)交底由項目技術(shù)負責人對技術(shù)與管理人員、作業(yè)隊(施工處或工區(qū))負責人進行交底;二級技術(shù)交底由項目技術(shù)質(zhì)量部對現(xiàn)場作業(yè)人員(主要為班組人員)進行交底。每級交底均需由交底單位和被交底單位的安全員監(jiān)督,并在交底文件上簽字。

(3)技術(shù)交底的主要內(nèi)容:

①施工技術(shù)交底的主要內(nèi)容有施工內(nèi)容與設(shè)計參數(shù)、施工方法、施工工藝、質(zhì)量標準、質(zhì)量控制要點、質(zhì)量檢驗與檢查、安全注意事項等。

②安全技術(shù)交底的主要內(nèi)容有施工內(nèi)容(施工作業(yè)點)、施工工藝(方法)、該施工項目的危險點及針對危險點應采取的具體防護(預防)措施、安全注意事項、相應的安全操作規(guī)程和標準、發(fā)生事故后應及時采取的避難和急救措施等。

③技術(shù)交底必須結(jié)合通過審批的施工組織設(shè)計及技術(shù)措施(方案)進行編寫,其必須符合相關(guān)規(guī)程規(guī)范和設(shè)計要求。內(nèi)容必須具體、準確、簡明易懂。鑒于各級技術(shù)交底的層次、對象不同,其交底內(nèi)容的語言表達方式、側(cè)重點亦應有所不同[2]。

(4)接受技術(shù)交底的人必須親自簽字并按手印(特別是對施工隊伍的交底),不得代簽。同時,每次交底必須留存交底現(xiàn)場及接受交底人員的正面照片,并將其與交底文件一起歸檔。

(5)技術(shù)交底完成后,項目經(jīng)理部結(jié)合花名冊、安全教育以及進出場的臺賬對交底效果進行隨機檢查(特別是分包隊伍),此項檢查可采用詢問、資料查閱、現(xiàn)場實操測試等形式進行。

(6)為了避免接受交底的人員出現(xiàn)遺漏(特別是項目分包人員的交底),項目技術(shù)質(zhì)量部在進場后積極與項目安全環(huán)保部配合,根據(jù)項目安全環(huán)保部統(tǒng)計的進場人員花名冊開展了技術(shù)交底工作;同時,根據(jù)該進場人員花名冊建立了本部門的技術(shù)交底臺賬,從而避免了進場施工人員的技術(shù)交底工作出現(xiàn)遺漏。

2.6 項目部內(nèi)部制定了嚴格的三檢制度

(1)“三檢制”主要包括:班組自檢(初檢)、現(xiàn)場主管技術(shù)員(或作業(yè)隊技術(shù)負責人)復檢、專職(兼職)質(zhì)檢員終檢。

(2)終檢合格后再由質(zhì)檢員通知現(xiàn)場監(jiān)理工程師進行驗收。

(3)在現(xiàn)場監(jiān)理等部門驗收期間,項目部采取了舉牌驗收(含驗收工程名稱、部位、時間、人員)并保留了驗收時的相關(guān)照片,以便于后期結(jié)算或?qū)徲嫊r使用。

2.7 施工日志管理

(1)施工日志由專人負責每日填寫,其填寫內(nèi)容在現(xiàn)場施工記錄的基礎(chǔ)上進行,且必須保持施工記錄與日歷天數(shù)的連續(xù)性。

(2)施工日志的主要內(nèi)容涉及當日天氣、施工部位及主要內(nèi)容、出勤與窩工設(shè)備及人員、質(zhì)量安全、送檢與驗收、進出場情況、與各方的聯(lián)系事宜及問題與建議等情況。

(3)項目經(jīng)理及項目總工程師在每本施工日志填寫完后的一周時間內(nèi)進行檢查并簽字。

2.8 技術(shù)文件的歸檔保管

(1)對于項目涉及到的各類技術(shù)資料進行了有計劃地分級、分類編號存放和管理,其標識清楚,便于查閱。

(2)對于技術(shù)文件歸檔保管工作,項目部做到了四不:不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失、不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。

(3)對于每個檔案盒,均在其內(nèi)側(cè)編制好案卷目錄清單,將文件的標題、日期等項目填寫清楚。

2.9 項目收發(fā)文管理

項目部建立了收文簿和發(fā)文簿,主要用于日常項目往來函件、技術(shù)方案、簽證等文件的報送與接收。

2.10 竣工資料的管理

(1)項目竣工資料的編制、整理和移交的責任人為項目總工程師,但其具體工作可指定項目技術(shù)質(zhì)量部專人負責[3]。

(2)竣工資料的編制內(nèi)容及數(shù)量必須根據(jù)當?shù)貦n案館、業(yè)主方、審計單位的要求進行編制,且在項目策劃中必須確定竣工資料的編制內(nèi)容及數(shù)量,確保竣工資料滿足移交要求。

(3)項目的竣工資料必須在工程竣工驗收之后六個月內(nèi)移交業(yè)主、檔案館。

(4)項目部向業(yè)主方等單位移交竣工資料時必須辦理移交手續(xù)。對于竣工資料移交清單,要求其必須詳細、清楚并完善簽字、蓋章等手續(xù)。

3 加強技術(shù)文件管理的措施

3.1 建立有效的管理制度

建立有效的管理制度是加強全生命周期技術(shù)文件管理的根本手段。項目部在開展技術(shù)文件管理工作前必須建立健全技術(shù)文件的管理制度,形成以項目總工程師為首的技術(shù)文件管理組織體系并明確各階段的技術(shù)文件管理任務以及責任分工,確保技術(shù)文件管理制度的合理性及可實施性,以保證技術(shù)文件管理工作的正常、有序開展。

項目部應結(jié)合實際情況以及不同地區(qū)對資料的要求和規(guī)定及時對項目技術(shù)文件管理制度進行梳理與更新,在其實施過程中,項目總工程師應對該制度的運行情況及職責分工、落實情況定期進行考核,以保障技術(shù)文件管理工作開展的合理性和高效性[4]。

3.2 提升技術(shù)文件管理人員的專業(yè)水平

在技術(shù)文件管理制度實施過程中,必需對技術(shù)文件管理人員的專業(yè)水平進行篩選,以保證其能夠滿足技術(shù)文件管理的基本要求。在管理過程中,需要對相關(guān)人員進行相應的培訓。培訓內(nèi)容包括:技術(shù)文件管理制度的培訓以及專業(yè)知識培訓。管理制度培訓的目的是落實管理分工并夯實管理職責,明確相關(guān)人員的實施責任,保證體系的正常運行。同時,培訓還包括專業(yè)知識培訓,以提升管理人員的專業(yè)技術(shù)能力,確保從事技術(shù)文件管理的人員能夠在規(guī)定的時間內(nèi)完成合格的技術(shù)資料。

培訓的方式較多,既可以由項目總工程師組織培訓,也可以組織相關(guān)人員外出學習或參加專業(yè)講座等方式以提升技術(shù)文件管理人員的專業(yè)水平。

3.3 加強技術(shù)文件的過程管理

施工項目全生命周期具有工期長、不可抗拒因素多的特點,這些特點導致在全生命周期技術(shù)文件管理過程中需要對技術(shù)文件做好嚴格的過程管理。技術(shù)文件的過程管理不僅包括資料完成的準確性、及時性、有效性,也包括全生命周期技術(shù)文件管理制度的運行情況,即包括執(zhí)行流程以及職責分工調(diào)整的情況。

在過程管理中,需要根據(jù)項目實施的周期對技術(shù)文件的主要管理內(nèi)容進行檢查及復核,以保證資料及時完成并滿足驗收要求。全生命周期技術(shù)文件管理制度的過程管理需要對其運行情況進行總結(jié),明確更方便快捷的流程路徑;同時應根據(jù)項目實際運行中的人員調(diào)動以及專業(yè)能力對其職責分工進行調(diào)整或重新劃分,以滿足項目技術(shù)文件管理制度的有效運行。

3.4 加強與外部單位的溝通與協(xié)調(diào)

施工項目全生命周期技術(shù)文件管理的主要目的是滿足施工過程的驗收、資料的移交以及后續(xù)對工程情況的追溯,因此,在技術(shù)文件管理過程中必須加強與外部單位的溝通與協(xié)調(diào)。在工程實施過程中,技術(shù)文件不僅要滿足外部單位中的監(jiān)理單位、建設(shè)單位以及質(zhì)監(jiān)站的驗收要求,還應滿足項目完成后審計單位的核查要求、檔案館的資料移交要求。因此,對于全生命周期技術(shù)文件的管理來說,加強與外部單位的溝通協(xié)調(diào)可以有效地提升技術(shù)文件管理的效率[5]。

4 結(jié) 語

施工項目技術(shù)文件的管理一直都是施工項目全生命周期管理中的重難點,尤其是近幾年建筑行業(yè)每況愈下的情況,技術(shù)文件管理工作更顯得尤為重要。筆者結(jié)合水電十局西昌區(qū)域各項目的技術(shù)文件管理情況,對施工項目全生命周期技術(shù)文件的管理進行了梳理,明確了各階段的技術(shù)文件管理任務、責任分工以及加強措施,取得了較好的效果,保證了工程的順利進行。實踐證明:施工項目在其實施過程中若結(jié)合筆者在文中所建立的相關(guān)配套措施及實施細則,可以有效地提高施工項目全生命周期技術(shù)文件的管理水平。