做好中學(xué)檔案管理開發(fā)與利用的若干思考

文/連素敏

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。中學(xué)檔案管理是學(xué)校管理的重要組成部分，是記錄學(xué)生成長歷程、教師教研過程、學(xué)校發(fā)展歷史的重要載體。做好中學(xué)檔案管理工作具有特殊意義，是推動學(xué)生、教師、學(xué)?！叭灰惑w”發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，事關(guān)學(xué)生成才、教師成長、學(xué)校發(fā)展。當前，中學(xué)檔案管理水平逐步提升，但開發(fā)與利用程度稍顯不足，需要學(xué)校不斷推動檔案管理工作，多措并舉，提高檔案管理開發(fā)與利用水平。

中學(xué)檔案管理的基本特征和作用

檔案管理指的是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱。中學(xué)檔案管理作為檔案管理的一個細分領(lǐng)域，其工作范圍限定為中學(xué)，面向?qū)W生、教師及學(xué)校?；谥袑W(xué)檔案管理的特殊屬性及面向群體，中學(xué)檔案管理具有保密性、階段性、綜合性等特征。

中學(xué)檔案管理開發(fā)與利用是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，既包括對檔案的管理，也包括基于有效管理的更高層次的開發(fā)與利用。管理、開發(fā)與利用三者構(gòu)成中學(xué)檔案管理工作的核心環(huán)節(jié)。其中，管理是基礎(chǔ)，其管理效率直接影響檔案開發(fā)與利用的程度；開發(fā)與利用是對檔案管理結(jié)果的再挖掘，開發(fā)與利用的水平高低直接關(guān)乎檔案價值挖掘的深度。在做好中學(xué)檔案管理的基礎(chǔ)上，合理開發(fā)與充分利用是為學(xué)校決策提供依據(jù)的現(xiàn)實需要，是為咨詢服務(wù)提供依據(jù)的必然要求，是為教學(xué)研究提供第一手材料的迫切需要。而做好中學(xué)檔案管理工作可以為學(xué)校決策提供參考。檔案記載著一所學(xué)校的發(fā)展情況，對檔案進行科學(xué)管理、有效開發(fā)與利用，是促進學(xué)?？茖W(xué)決策的前提。中學(xué)檔案內(nèi)容豐富、類型多樣，反映了學(xué)校的歷史及現(xiàn)狀。通過信息技術(shù)手段對數(shù)據(jù)進行整理，合理利用檔案，能為學(xué)校發(fā)展提供支持。同時，也可以把握學(xué)校發(fā)展趨勢，為管理層決策、開展教研工作提供參考。學(xué)校決策要以學(xué)校的辦學(xué)歷史為基礎(chǔ)，以學(xué)校發(fā)展的實際情況為依據(jù)。檔案是了解學(xué)校歷史的重要素材，對檔案進行開發(fā)利用則是分析學(xué)校當前發(fā)展狀況的重要來源。因此，做好檔案管理及其開發(fā)利用是為學(xué)校決策提供依據(jù)的現(xiàn)實需要。中學(xué)檔案管理還能為教學(xué)研究提供第一手材料。中學(xué)檔案管理包括對教師教研材料的管理，對這些材料依據(jù)不同學(xué)科、不同學(xué)段進行分類整理，使之成為精準分類的素材庫，將對教學(xué)創(chuàng)新、課程建設(shè)提供豐富素材、奠定基礎(chǔ)。分享性是檔案信息固有的屬性，它為實現(xiàn)教研信息共享打下了基礎(chǔ)。因此，建立教學(xué)教研素材庫是檔案分享屬性的充分體現(xiàn)，也是充分挖掘檔案價值的體現(xiàn)。各校以檔案管理、開發(fā)與利用為基礎(chǔ)建立素材庫，不僅能為本校教師教學(xué)教研提供便利，也能建設(shè)學(xué)校教育教學(xué)品牌，使其成為校與校溝通交流的素材。

中學(xué)檔案管理開發(fā)與利用應(yīng)遵循的原則

堅持以安全保密性為前提。無論何種類型的檔案，安全保密性原則是檔案管理的首要原則。中學(xué)檔案管理與其他類型的檔案管理相比，具有特殊屬性。其中包括對學(xué)生個人信息的收集與整理，對教師工作、職稱評聘材料的管理，對學(xué)校相關(guān)文件的管理。故而，在檔案開發(fā)利用的過程中要確保其安全保密性，做到安全保密性與共享性的有機平衡，不能以安全保密性為由，拒絕檔案開發(fā)與利用。同時要清楚分辨檔案的性質(zhì)，在開發(fā)與利用的過程中兼顧安全保密性。

堅持管理與開發(fā)利用相結(jié)合。對檔案進行精準分類、全面收集，是對檔案進行合理開發(fā)與利用的基礎(chǔ)工作。開發(fā)與利用是進一步挖掘檔案價值的必然要求，要通過信息化手段進行數(shù)據(jù)分析，以更好地服務(wù)學(xué)校發(fā)展。只管理、不開發(fā)利用或只開發(fā)利用而不進行檔案管理均是對檔案管理工作的片面理解。

中學(xué)檔案管理開發(fā)與利用的現(xiàn)實困境

中學(xué)檔案管理開發(fā)與利用的意識不足。中學(xué)檔案管理工作涉及的內(nèi)容復(fù)雜、種類多樣，包括黨政類、教學(xué)類、教師業(yè)務(wù)類、學(xué)生類等。當前，一些中學(xué)檔案管理工作只是對檔案進行收集、整理與分類，對檔案進一步開發(fā)與利用的意識不足。

中學(xué)檔案管理開發(fā)與利用的手段落后。中學(xué)檔案管理開發(fā)與利用工作的流程復(fù)雜，是多環(huán)節(jié)的集合體，涉及檔案的分類、整理、錄入、分析。盡管當前部分中學(xué)檔案管理工作者嘗試以信息化手段賦能檔案管理工作，但對信息化手段的使用不熟練，影響了開發(fā)與利用的效率與水平。

缺乏檔案管理開發(fā)與利用的專業(yè)人才。做好檔案管理工作需要扎實的專業(yè)能力作支撐。在技術(shù)高速發(fā)展的時代，做好檔案管理工作需要較強的學(xué)習(xí)能力。然而，當前許多中學(xué)檔案管理開發(fā)與利用面臨缺乏專業(yè)人才的問題。一是部分學(xué)校的中學(xué)檔案管理工作者多以兼職為主，人員流動性大。二是相關(guān)人員專業(yè)不對口，工作能力待提升。三是中學(xué)檔案管理工作隊伍中存在“老齡化”現(xiàn)象，這不利于人才培養(yǎng)與學(xué)習(xí)新技術(shù)，影響檔案管理信息化進程及相關(guān)技能培訓(xùn)進度。

中學(xué)檔案管理開發(fā)與利用的實踐路徑

轉(zhuǎn)變工作理念，強化檔案管理開發(fā)與利用的意識。理念是行動的先導(dǎo)，樹立創(chuàng)新理念是高效開展工作的前提。要合理開發(fā)、高效利用檔案，需轉(zhuǎn)變工作理念，強化意識。一是中學(xué)檔案工作既包含管理也包含開發(fā)、利用的工作理念。當前，部分中學(xué)檔案管理工作者認為檔案管理工作僅需做好檔案收集與整理，對檔案開發(fā)與利用缺乏積極主動性。因此，要轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作理念，引導(dǎo)其認識到管理、開發(fā)與利用均是廣義檔案管理的重要內(nèi)容。二是樹立主動運用信息化助力檔案管理工作的理念。相較于傳統(tǒng)的檔案管理方式，運用信息技術(shù)，使之賦能檔案管理具有更高的效率、更好的效果。要積極引導(dǎo)中學(xué)檔案管理工作者樹立學(xué)習(xí)新技術(shù)、運用新技術(shù)的工作意識，自覺主動提高信息化技術(shù)運用的能力與水平。

加強技能培訓(xùn)，增強檔案管理開發(fā)與利用的能力。檔案管理及其開發(fā)利用是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其中涉及信息管理、檔案管理、計算機技術(shù)等，專業(yè)基礎(chǔ)過硬、專業(yè)能力扎實的人才隊伍將有利于檔案管理工作的高效開展。因此，推動中學(xué)檔案管理工作更好發(fā)展，要著力建設(shè)專業(yè)過硬的工作隊伍。一是要聚焦基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)，通過系統(tǒng)培訓(xùn)，增強檔案管理工作人員對檔案管理知識的理解，為工作開展奠定基礎(chǔ)。二是要聚焦技術(shù)能力的培訓(xùn)?；A(chǔ)知識為檔案管理工作人員提供理論上的認識，而實踐操作則引領(lǐng)檔案管理工作人員深入檔案管理工作的內(nèi)核。隨著新興技術(shù)的發(fā)展，檔案管理方式逐步優(yōu)化升級。要對檔案管理工作人員進行技術(shù)能力的培訓(xùn)，使之掌握新技術(shù)、新手段，提高檔案管理工作的能力與水平。三是要多與其他單位進行交流，從其他行業(yè)、其他領(lǐng)域的檔案管理中汲取有益經(jīng)驗。

創(chuàng)設(shè)有利環(huán)境，為檔案管理開發(fā)與利用提供條件。中學(xué)檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜、種類繁多，對工作環(huán)境與設(shè)施設(shè)備具有一定要求。因此，學(xué)校要積極創(chuàng)設(shè)有利于開展檔案管理工作的環(huán)境，為檔案管理、開發(fā)與利用提供便利條件。一是學(xué)校有關(guān)部門要高度重視檔案管理工作，制定符合學(xué)校發(fā)展目標、立足學(xué)校發(fā)展實情的檔案管理制度，為學(xué)校檔案管理的開發(fā)與利用提供制度支持，營造良好工作氛圍。二是學(xué)校要統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理與開發(fā)利用工作，將其納入學(xué)校年度發(fā)展規(guī)劃中，使其發(fā)揮出為學(xué)生服務(wù)、為學(xué)校服務(wù)的價值。三是學(xué)校要依據(jù)實際情況，劃撥專門場地、專門經(jīng)費與專門人員，為檔案管理與開發(fā)利用提供場地支持、經(jīng)費保障與人員保障。同時，依據(jù)新技術(shù)的要求，配備相關(guān)的軟硬件設(shè)施。

做好中學(xué)檔案管理開發(fā)與利用工作事關(guān)學(xué)生、教師與學(xué)校，因此，中學(xué)需要樹立科學(xué)的工作理念、營造良好環(huán)境、優(yōu)化技術(shù)手段，在做好檔案管理的基礎(chǔ)上，充分挖掘檔案的價值。