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      淺析智慧化背景下檔案管理信息化建設的創(chuàng)新路徑

      2024-05-24 08:54:01韋富金
      四川勞動保障 2024年3期
      關鍵詞:檔案管理信息化信息

      文/韋富金

      檔案作為重要的信息憑證,具有獨一無二的作用,檔案管理則是單位各項工作的重中之重。隨著科技進步,檔案信息化逐漸成為各行各業(yè)普遍關注的話題。在智慧化背景下,借助互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術,檔案信息化使檔案載體、檔案工作、檔案利用等方面都發(fā)生了巨大改變,解決了傳統(tǒng)檔案的弊端,檔案管理工作實現(xiàn)自動化、統(tǒng)一化,提高了檔案資源的利用效率,凸顯檔案管理效果。因此,提升檔案管理的信息化就成為必然,可以使檔案管理工作更好地推動企業(yè)的發(fā)展,發(fā)揮其高效、便捷的服務功能。在新形勢下,采取積極有效的措施,加快檔案管理信息化建設,使檔案管理更加科學化、規(guī)范化,更好地適應新時代的發(fā)展。

      智慧化背景下加強檔案管理信息化建設的作用

      提高檔案數(shù)據(jù)的可用性。檔案數(shù)據(jù)種類多樣,在對檔案數(shù)據(jù)進行分門別類的時候,若對數(shù)據(jù)類型的劃分不夠精確,就會造成檔案數(shù)據(jù)混亂無章,增加檔案管理工作的難度。在智慧化背景下,信息數(shù)據(jù)、檔案數(shù)據(jù)不斷增長,傳統(tǒng)的檔案管理方式難以對海量數(shù)據(jù)進行快速加工和存儲。而在檔案管理中應用信息技術,可以大范圍收集有用數(shù)據(jù),并對這些數(shù)據(jù)進行深加工,實現(xiàn)對大量檔案信息的快速檢索和分析,提高效率。

      加強檔案數(shù)據(jù)動態(tài)化管理。在智慧化背景下,以數(shù)據(jù)為載體的檔案存儲方式得到廣泛運用,檔案數(shù)據(jù)的存儲容量較大,有效拓展數(shù)據(jù)管理的內容與空間。尤其是檔案數(shù)據(jù)的管理和儲存不會占用大量儲存空間,增加了檔案管理工作的靈活性,并實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的動態(tài)整理和存儲。例如,員工在入職和離職工作中,會產(chǎn)生較多連續(xù)性、動態(tài)化的信息數(shù)據(jù),這些人事檔案數(shù)據(jù)都需及時進行收集和整理。而加強檔案管理信息化建設,可以及時對數(shù)據(jù)信息進行收集和整理,使員工檔案信息更詳細,實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的動態(tài)化管理,從而使得檔案管理變得更完整、更真實。

      面臨的挑戰(zhàn)

      檔案信息安全問題成難點。隨著信息化技術的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及,越來越多的信息被存儲在電子設備中,在給檔案管理帶來便利的同時,也面臨一定的挑戰(zhàn),如儲存設備上的數(shù)據(jù)面臨著病毒攻擊、黑客入侵、網(wǎng)絡釣魚等威脅。因此,保障檔案信息安全成為檔案管理人員必須面對的問題之一。

      檔案管理信息化功能較單一。如今,許多單位已經(jīng)開始實行檔案數(shù)據(jù)的信息化、數(shù)字化管理,可以對檔案數(shù)據(jù)進行檢索。但許多還停留在以檔案著錄信息為主的傳統(tǒng)階段,缺少對檔案數(shù)據(jù)的信息化處理,檔案管理信息化功能比較單一,對檔案數(shù)據(jù)的保存、分析、共享以及監(jiān)管等作用未能完全、有效發(fā)揮出來。

      檔案管理人員綜合能力待加強。傳統(tǒng)的檔案管理大多以紙質化的形式記錄檔案信息,而智慧化背景下的檔案管理工作離不開各種信息化、數(shù)字化技術的支撐,需要檔案管理人員不斷加強學習,增強安全防范意識,提升業(yè)務水平和綜合能力。此外,部分單位的檔案管理工作人員是兼職負責檔案管理工作,事多且繁雜,也無太多精力去學習檔案專業(yè)知識,導致相關業(yè)務能力不高。

      創(chuàng)新路徑

      制定合理的檔案管理信息化策略。對檔案管理現(xiàn)狀、存在的問題和難點進行深入了解、分析,明確檔案管理信息化的目標和重點。根據(jù)分析結果,制定檔案管理信息化規(guī)劃(包括信息化建設的目標、技術路線、時間表、預算等內容),明確智能化技術的應用范圍和實施步驟。優(yōu)化檔案管理工作流程。檔案管理信息化不僅是技術層面的問題,更重要的是對檔案管理流程進行優(yōu)化和再造。因此,在制定信息化戰(zhàn)略時,應該注重對檔案管理流程的優(yōu)化,提高檔案管理的效率和質量。

      健全檔案管理制度。結合單位的實際情況,完善、健全檔案管理制度,使檔案管理更加規(guī)范、更加科學,做到有章可循、有法可依,進一步提高檔案的服務功能和利用率。具體包括:一是制定檔案管理信息化的基本原則、目標和要求等基本制度,明確智能化技術的應用范圍和要求。二是建立檔案數(shù)據(jù)管理制度,規(guī)范數(shù)據(jù)的采集、存儲、使用和共享等方面的管理,確保數(shù)據(jù)的安全性、準確性和可靠性。三是制定檔案信息安全制度,包括網(wǎng)絡安全、數(shù)據(jù)安全、應用安全等方面,保障檔案信息的安全性和保密性。四是建立檔案利用服務制度,規(guī)范檔案的查詢、借閱等服務流程,確保檔案利用服務的規(guī)范化和高效化。在建立檔案管理制度的過程中,需要重點強調檔案管理的科學性和合理性,同時還需要對工作人員的行為進行約束,強化制度的執(zhí)行力度,提高制度的約束性。

      加強信息安全防護。檔案信息化管理面臨的安全威脅是多方面的,基礎網(wǎng)絡的安全防護涉及檔案信息系統(tǒng)所在網(wǎng)絡環(huán)境的安全,做好安全防護才能保證檔案系統(tǒng)免遭跨域攻擊、網(wǎng)絡攻擊等。檔案管理部門要抓好信息安全防范工作,嚴格落實檔案信息網(wǎng)絡安全保密制度,認真落實各項技術安全防范措施,配齊網(wǎng)絡安全保密設備,確保檔案信息存儲、傳輸和服務利用的安全。要加強網(wǎng)絡安全管理和權限設置,對聯(lián)網(wǎng)的核心計算機要安裝殺毒軟件和防火墻,堵住網(wǎng)絡失泄密漏洞,防止越權使用和非法備份復制等問題發(fā)生。建立完善的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng),定期進行備份操作以保證資料不丟失或損壞。主動利用先進技術,確保與檔案數(shù)據(jù)相關的數(shù)據(jù)交換與使用安全、有效。選用適當?shù)膫浞萁橘|、備份系統(tǒng)以及備份方式,達到多模式、寬范圍存儲的目的。加大檔案監(jiān)管力度。強化全過程檔案數(shù)據(jù)管理,定期對檔案數(shù)據(jù)進行檢測,充分掌握數(shù)據(jù)的基本情況。運用檢測工具,對一些突出問題進行剖析和研究,從制度、政策、業(yè)務等方面進行梳理和改進,確保檔案數(shù)據(jù)的真實、有效、完整。抓好安全保密督查工作。要建立聯(lián)管聯(lián)查機制,定期邀請保密、機要等部門人員對日常檔案保管、規(guī)章制度落實、網(wǎng)絡信息安全等情況進行檢查督導;對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題,要拿出具體措施,實施具體指導,解決具體問題,抓好落實,消除隱患,確保檔案安全保密工作萬無一失。構建信息化平臺。在建設數(shù)字化檔案資源的基礎上構建集成化的信息化服務平臺,為用戶提供高效率的信息檢索與檔案的有序管理。建立檔案管理人員及用戶雙向反饋與溝通機制,使工作中存在的問題和使用專項模塊的體驗可以得到及時反饋,從而不斷優(yōu)化平臺。

      加強人才隊伍培訓。檔案工作人員承擔著收集、整理、保管、保護和開發(fā)利用這些寶貴資源的重要職責,其工作質量和工作效率直接關系到部門、單位檔案資料的齊全、完整、安全和利用效果,所以檔案工作人員必須具備強烈的責任感和事業(yè)心。要加強政治能力建設,錘煉檔案管理人員忠誠干凈擔當?shù)恼纹犯?,著力提高政治判斷力、政治領悟力、政治執(zhí)行力。在智慧化背景下,傳統(tǒng)的紙質化管理轉向信息化管理模式,這就要求檔案管理人員提高檔案管理信息化技術使用的熟練程度。因此,應該加大對檔案管理人員的培訓力度,通過交流會、專家講座等方式提高檔案管理人員的綜合素質和專業(yè)能力,培養(yǎng)更多創(chuàng)新型、管理型人才。同時建立完善的獎懲制度,提高檔案管理人員的主動性、積極性,從而提高檔案管理水平與工作效率,提供更高質量的檔案服務。要積極轉變檔案管理人員的觀念,強化信息化管理意識,讓現(xiàn)代化、數(shù)字化的檔案管理概念深入檔案管理人員的心中,使他們認識到檔案工作的重要性。

      檔案信息化建設能夠更加方便接收信息,為實現(xiàn)檔案的數(shù)字化提供重要的作用,讓檔案管理更加科學化。在智慧化背景下,檔案部門應該與時俱進,對檔案管理要求進行重新定位,重視檔案數(shù)據(jù)的安全、全程化監(jiān)管、人才隊伍建設、數(shù)據(jù)體系優(yōu)化等方面,持續(xù)完善檔案管理信息化工作。

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