新形勢下企業(yè)人力資源管理對人事檔案管理工作的新理念

郭忠

摘 要：21 世紀(jì)，是知識經(jīng)濟的時代，具有不可替代性，而管理的核心極為知識的管理；所有的競爭歸根結(jié)底就是知識的競爭，人力資源管理成為知識管理的核心內(nèi)容，而人事檔案管理的優(yōu)劣又很大的影響著人力資源管理的有效性，從而，人事檔案工作成為企業(yè)人力資源管理的重要支柱。做好企業(yè)人事檔案工作，將極大的促進企業(yè)人力資源管理工作，進而提高企業(yè)核心競爭力。知識經(jīng)濟時代，傳統(tǒng)的人事檔案管理已落后于時代的潮流，現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理對人事檔案管理工作提出了新的理念，人事檔案管理工作改革勢在必行。

關(guān)鍵詞：人力資源管理 人事檔案管理

21 世紀(jì)，知識成為推動人類發(fā)展的第一要素，是人類最寶貴的資源。這一時代，是知識經(jīng)濟的時代，管理的核心即為對知識的管理；所有的競爭歸結(jié)為人才的競爭，人力資源管理成為知識管理的核心內(nèi)容，而人事檔案管理的優(yōu)劣又極大的影響著人力資源管理的有效性，從而，人事檔案工作成為企業(yè)人力資源管理的重要支柱。企業(yè)人事檔案作為企業(yè)檔案的重要組成部分，它的主要作用一般有以下幾點：

1. 考察、了解職工的重要手段；

2. 人力資源管理工作不可缺少的根據(jù)；

3. 人力資源開發(fā)的信息和數(shù)據(jù)基礎(chǔ)；

人事檔案管理是一項管理工作，由它在企業(yè)中的主要作用可以看出，人事檔案管理和人力資源管理是一個有機的整體，兩者之間就像魚和水的關(guān)系一樣，不可分離，同步發(fā)展。人力資源管理離不開人事檔案提供的信息，而人事檔案管理工作所有的業(yè)務(wù)活動都是為了輸入或輸出人事檔案信息，為人力資源管理活動服務(wù)。 做好企業(yè)人事檔案工作，可以極大的促進企業(yè)人力資源管理工作，進而提高企業(yè)核心競爭力。

人事檔案是國家機構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄?，F(xiàn)代人力資源管理新趨勢對人事檔案管理工作的新思想。這些新的思想大致可以歸納為以下幾點：

1. 建立企業(yè)的核心價值體系?，F(xiàn)代人力資源管理把企業(yè)經(jīng)營管理作為一種道德行為，企業(yè)文化成為企業(yè)生存發(fā)展的重要支撐力量。

2. 建立多層次的價值評價體系。由傳統(tǒng)的人事考核轉(zhuǎn)向人力資源管理的價值評價體系。

3. 構(gòu)建以績效為導(dǎo)向的薪酬回報體系。

4. 把職業(yè)化作為衡量人力資源管理水平的重要標(biāo)志。

一、現(xiàn)代人力資源管理發(fā)展的諸多新趨勢對人事檔案管理工作提出了更多、更新的要求：

1. 人事檔案工作作為企業(yè)檔案工作的重要組成部分，也應(yīng)體現(xiàn)企業(yè)文化，為建立企業(yè)核心價值體系服務(wù)。

2. 人事檔案工作是企業(yè)價值評價體系的基礎(chǔ)，價值評價信息是人事檔案信息的重要來源，人事檔案提供的人事信息應(yīng)從原來的單一考核信息轉(zhuǎn)向多層次全方位的評價信息，并在記錄個人信息的同時注重組織、團隊信息，保持個人信息與組織團隊信息的聯(lián)系、一致性。

3. 人事檔案工作是企業(yè)價值分配體系的重要依據(jù)，人事檔案在提供分配信息的同時，還必須注意對價值分配結(jié)果反饋信息的記錄、更新。

4. 職業(yè)化是衡量人力資源管理水平的重要標(biāo)志，由此，人事檔案工作也必須注意對職業(yè)化相關(guān)信息的收集，并及時地提供利用。

二、企業(yè)人事檔案管理工作問題透視現(xiàn)階段，企業(yè)人事檔案管理工作存在很多問題，這些問題直接制約了企業(yè)檔案工作的發(fā)展，并為企業(yè)人力資源管理工作帶來極大的困擾，影響了企業(yè)發(fā)展。

1. 服務(wù)意識淡薄，缺乏開拓進取的精神不僅僅是企業(yè)人事檔案管理工作，很多企業(yè)檔案管理部門思想陳舊，缺乏開拓進取的精神，未從根本上意識到檔案工作是服務(wù)性的工作，檔案信息提供利用的有效性很大程度上直接取決于檔案服務(wù)工作的優(yōu)劣。

2. 合作意識淡薄，缺乏與相關(guān)部門的協(xié)作企業(yè)人事檔案管理不是一個單獨的實體，而與其他很多工作緊密相關(guān)。但是現(xiàn)今很多企業(yè)的人事檔案管理與企業(yè)的人力資源管理相脫節(jié)。員工的人事檔案很少能提供人事部門所需要的員工的信息，相應(yīng)的，人事部門也不會將新的員工人事信息交由檔案部門保管。

3. 競爭意識淡薄，缺乏時效性觀念傳統(tǒng)的思想。檔案部門缺乏競爭意識，沒有明確時效性觀念，使得檔案部門工作效率普遍低下，然而在知識經(jīng)濟時代，這對企業(yè)將會產(chǎn)生致命的影響。

4. 人事檔案管理制度不完善，缺乏科學(xué)性、先進性在制度上，人事檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、查閱、更新等環(huán)節(jié)相對滯后，致使應(yīng)該歸檔的沒有歸檔，該整理裝訂的沒有整理裝訂，流動檔案沒有及時清理，造成檔案混淆，需查的檔案查不到，不能真實、完整地反映一個人的歷史資料。

5. 傳統(tǒng)人事檔案分類的不科學(xué)性及檔案內(nèi)容的片面性傳統(tǒng)的人事檔案主要分為干部、學(xué)生、工人三大類，但隨著時代的發(fā)展，這種分類方式已不能滿足現(xiàn)代人事檔案管理的需要。

6. 人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)制約人事檔案管理工作的發(fā)展檔案工作人才結(jié)構(gòu)的不適應(yīng)，現(xiàn)有的檔案人員往往缺乏開拓精神和競爭意識，知識面較窄，知識結(jié)構(gòu)不合理，深深制約著人事檔案管理工作的進行和發(fā)展。

7. 人事檔案管理手段落后，制約人事檔案功能的發(fā)揮現(xiàn)在還有很多企業(yè)的人事檔案管理處于經(jīng)驗管理和手工管理階段，在人事檔案作用日益增加的情況下，這種方式越來越不能滿足現(xiàn)實工作的需要。

三、加強改進人事檔案管理工作，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理工作新要求人事檔案管理工作的改革要立足本職、根據(jù)現(xiàn)狀，以知識經(jīng)濟時代為背景，積極拓展管理職能，使人事檔案工作真正適應(yīng)企業(yè)人力資源管理的新要求，為企業(yè)的發(fā)展做出新的貢獻(xiàn)。

1. 增強服務(wù)意識，積極主動的提供利用

知識經(jīng)濟時代，人事檔案管理人員要更新觀念，端正態(tài)度，改變長期以來坐等上門的被動服務(wù)方式，增強服務(wù)意識，積極主動地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。

2. 增強合作意識，加強與相關(guān)部門的協(xié)作

知識經(jīng)濟背景下，企業(yè)的任何一個部門都不是獨立的，而是相互聯(lián)系，相互依存的。作為管理整個企業(yè)實踐活動載體、知識結(jié)晶的檔案部門來說，更是和所有的部門緊密聯(lián)系。

3. 樹立競爭意識，增強時效性意識

知識經(jīng)濟時代，知識是最寶貴的資源，而時間則是競爭的重要決勝性因素。檔案管理工作的效率也是企業(yè)整體工作效率的體現(xiàn)。人事檔案管理部門不僅應(yīng)及時、準(zhǔn)確地提供檔案信息，還應(yīng)縮短反饋信息收集、再利用的時間周期。

4. 建立健全科學(xué)、合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理工作中，對于不適應(yīng)新形勢、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、法律化。

5. 建立科學(xué)的人事檔案分類系統(tǒng)，充實檔案內(nèi)容

人事檔案的分類應(yīng)根據(jù)企業(yè)的內(nèi)部情況加以分別，建立適合企業(yè)自身的、科學(xué)合理的人事檔案分類系統(tǒng)，而不習(xí)慣于傳統(tǒng)工作分類。應(yīng)根據(jù)知識經(jīng)濟時代，人力資源管理的新觀點充實人事檔案內(nèi)容，使之能從多方位全面反映一個人。人事檔案內(nèi)容應(yīng)注重動靜結(jié)合、橫縱結(jié)合、定量與定性相結(jié)合，實現(xiàn)科學(xué)化，人性化的檔案管理。

6. 加快人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化進程

人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化既包括管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，又包括管理理念的現(xiàn)代化、科學(xué)化。最終是要在企業(yè)中建立一個以企業(yè)員工人事檔案信息為基礎(chǔ)的員工信息系統(tǒng)。而這個系統(tǒng)的初步要求則是建立人機結(jié)合并且相互和諧的技術(shù)性管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的計算機管理科技化。

時代在不停發(fā)展，人類在不斷進步，21 世紀(jì)是全球信息化的世紀(jì)，是知識爆炸的時代。信息與材料、能源一起構(gòu)成人類社會的三大資源，知識成為推動人類發(fā)展的第一要素，人才成為競爭的關(guān)鍵。檔案凝聚著企業(yè)的所有創(chuàng)造、所有知識，檔案承載著企業(yè)人才的信息，檔案管理不再是無足輕重。但是現(xiàn)今的檔案管理水平并不能完全適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的要求。人事檔案僅是企業(yè)檔案的一部分，在加強人事檔案工作改革的同時也應(yīng)積極推進企業(yè)檔案管理工作的全面改革，由主觀能動性著手，建立健全檔案管理制度，提高檔案人員素質(zhì)和專業(yè)技能，加快檔案管理工作的現(xiàn)代化進程，改變檔案管理工作以往的被動低迷的局面，使檔案管理工作真正適應(yīng)知識經(jīng)濟的時代要求，為現(xiàn)代新型企業(yè)的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)，開創(chuàng)檔案工作的新篇章。

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