中小企業(yè)財務(wù)會計信息系統(tǒng)建設(shè)研究

何 軍

（銀川能源學(xué)院 寧夏 銀川 750100）

為了適應(yīng)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，中小企業(yè)應(yīng)構(gòu)建新一代信息基礎(chǔ)設(shè)施，發(fā)展現(xiàn)代信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)體系，完善財務(wù)信息安全制度，進一步促進財務(wù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用。中小企業(yè)建立財務(wù)信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施，實現(xiàn)信息技術(shù)在中小企業(yè)財務(wù)管理中的基本應(yīng)用，同時，會計信息系統(tǒng)也給中小企業(yè)帶來了一定的管理風險，會計信息系統(tǒng)下的中小企業(yè)內(nèi)部管理和維護問題日漸增多，也會給中小企業(yè)管理帶來新的挑戰(zhàn)。特別是在會計業(yè)務(wù)處理過程中，防范和揭露舞弊行為的難度越來越大，在市場競爭日益激烈的今天，中小企業(yè)必須重視會計信息系統(tǒng)的建設(shè)。因此，有必要對會計信息系統(tǒng)進行全面研究。

一、會計信息系統(tǒng)相關(guān)理論

（一）會計信息系統(tǒng)概述

會計信息系統(tǒng)建設(shè)是指會計信息系統(tǒng)建設(shè)的全過程。無論規(guī)模、業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)和企業(yè)的復(fù)雜性，建立會計信息系統(tǒng)的程序基本上是相同的，包括總體規(guī)劃的發(fā)展，軟件選擇、硬件平臺的建立，人員培訓(xùn)、標準化的基本工作和持續(xù)改進的軟件實現(xiàn)和管理。會計信息系統(tǒng)管理是指為保證會計信息系統(tǒng)的正常運行而進行的人員、機器和信息工作，并使這些工作規(guī)范化、制度化，使會計信息系統(tǒng)能夠產(chǎn)生最佳的綜合管理運行效果。

（二）會計信息系統(tǒng)建設(shè)的必要性

1.會計信息系統(tǒng)在大數(shù)據(jù)時代下的需求

在大數(shù)據(jù)時代，信息化越來越重要。會計信息系統(tǒng)的建設(shè)為中小企業(yè)運營的管控提供了良好條件，提高了中小企業(yè)經(jīng)營管理的有效性，是發(fā)展企業(yè)的必要工具。會計信息化是企業(yè)發(fā)展的需求，不但提高了企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)的利用率，加強了中小企業(yè)的管理工作，而且解決了由于會計信息系統(tǒng)不健全導(dǎo)致企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)的真實性、規(guī)范性遭到投資者質(zhì)疑的問題，有利于吸引投資者投資。從長遠發(fā)展來看，會計信息系統(tǒng)的完善能夠為企業(yè)未來發(fā)展帶來巨大動力。

2.互聯(lián)網(wǎng)時代對會計信息系統(tǒng)建設(shè)的管理需求

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，給人們生活帶來了便利，也為中小企業(yè)會計信息系統(tǒng)建設(shè)帶來了發(fā)展機遇。在瞬息萬變的信息時代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷推動著企業(yè)的現(xiàn)代化管理。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的新環(huán)境下，信息技術(shù)的發(fā)展為中小企業(yè)提供了數(shù)據(jù)獲取、財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的收集、整理、分析和報告、企業(yè)從規(guī)劃到實施的科學(xué)管理及決策的準確性。通過建立和管理會計信息系統(tǒng)，可以提高中小企業(yè)管理水平。

二、會計信息系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀

（一）整體水平不高且發(fā)展失衡

目前，我國會計信息系統(tǒng)整體水平不高，相關(guān)軟件僅局限于會計子系統(tǒng)，主要由報表、會計和薪酬系統(tǒng)構(gòu)成。只有部分企業(yè)能夠完全實現(xiàn)會計信息化。同時，會計信息系統(tǒng)的發(fā)展水平在東部沿海地區(qū)和大中城市相對較高，中部和西部地區(qū)的發(fā)展還不夠平衡。

（二）會計信息系統(tǒng)安全性和可靠性不足

計算機的運行受到安全威脅，不能完全保證會計信息系統(tǒng)的運行安全。數(shù)據(jù)失真、泄漏或盜竊時有發(fā)生。當中小企業(yè)使用不可靠的軟件時，如果出現(xiàn)系統(tǒng)異常將無法保存數(shù)據(jù)，會導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，給中小企業(yè)信息的傳遞和會計工作帶來麻煩。如果系統(tǒng)在短期內(nèi)無法恢復(fù)正常工作，會導(dǎo)致相關(guān)工作無法正常運行。

（三）會計從業(yè)人員素質(zhì)要求提高

目前，會計從業(yè)人員技能水平還不能完全滿足現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)的要求。例如，財務(wù)人員的計算機技能相對薄弱，不能熟練操作會計信息系統(tǒng)，財務(wù)人員更注重核算功能，而忽略了管控方面的功能。

（四）會計信息系統(tǒng)不能完全滿足企業(yè)發(fā)展的管理需求

目前，部分中小企業(yè)財務(wù)信息系統(tǒng)只具備較為基礎(chǔ)的功能，無法滿足高層次的管理需求。信息系統(tǒng)主要是網(wǎng)上記賬、報表匯總、財務(wù)分析、采購、庫存管理等功能，將財務(wù)與業(yè)務(wù)簡單聯(lián)系在一起，但是沒有涉及類似績效考核、預(yù)算、客戶管理、供應(yīng)鏈管理等高級的ERP功能。即使有提供這些服務(wù)的供應(yīng)商，也僅僅是提供獨立模塊的應(yīng)用，沒能將財務(wù)管理的功能集成。因此，將財務(wù)與管理相結(jié)合是未來會計信息系統(tǒng)的發(fā)展方向。

三、中小企業(yè)會計信息系統(tǒng)建設(shè)困境

（一）會計信息系統(tǒng)人員管理方面

1.不相容崗位分離控制不到位

中小企業(yè)啟用會計信息系統(tǒng)，部分企業(yè)不同崗位職責重疊，崗位分配不明確導(dǎo)致系統(tǒng)管理混亂。嚴格的崗位分配可以有效提高企業(yè)的競爭力和效率，從而促進企業(yè)的發(fā)展，不相容的崗位分離要求員工不能同時擔任相互矛盾或相互依賴的職責。如果企業(yè)不進行不相容的工作分離，或者不適當?shù)剡M行不相容的工作分離，可能出現(xiàn)的錯誤和舞弊將會大幅度增加。

2.系統(tǒng)對操作者的身份識別及管理權(quán)限漏洞

在中小企業(yè)的傳統(tǒng)會計數(shù)據(jù)記錄中，會計憑證信息是基于紙面文件。在流通和移交的過程中，相應(yīng)的操作人員應(yīng)自行簽章，以證明檔案程序和票據(jù)的真實性，從而在一定程度上防止偽造票據(jù)。因此，會計信息系統(tǒng)識別是企業(yè)會計信息系統(tǒng)建設(shè)的重要組成部分。目前，中小企業(yè)的會計信息系統(tǒng)需要操作員輸入一系列密碼才能登錄系統(tǒng)。如果密碼正確，可以使用適當?shù)臋?quán)限，防御機制設(shè)置對應(yīng)權(quán)限密碼，如果密碼被盜或被黑，非法人員可能會修改數(shù)據(jù)，因為它無法被跟蹤，可能會給企業(yè)造成不可估量的損失，也可能導(dǎo)致企業(yè)的會計信息系統(tǒng)存在一定的管控風險。

3.對人員素質(zhì)的需求提升

中小企業(yè)會計信息系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中得到了廣泛應(yīng)用。一般企業(yè)會計信息系統(tǒng)的運行維護，要求配備相應(yīng)的專業(yè)人才。每個位置的用戶將使用自己的密碼登錄系統(tǒng)，并在自己的工作權(quán)限內(nèi)進行操作。由于系統(tǒng)用戶的服務(wù)質(zhì)量參差不齊，如果操作人員更改密碼或忘記密碼，可能導(dǎo)致系統(tǒng)登錄失敗，推遲工作流程，或被非法侵入系統(tǒng)的人員修改數(shù)據(jù)。同時，會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入和修改控制不到位，會給一些別有用心的人提供機會，導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，財務(wù)人員的素質(zhì)決定了企業(yè)財務(wù)狀況的好與壞。會計信息系統(tǒng)的出現(xiàn)方便了會計人員，同時對會計人員的素質(zhì)也提出了更高的要求。財務(wù)人員作為與會計信息系統(tǒng)接觸最為密切的操作人員，不僅要有專業(yè)的財務(wù)知識，還要具備一定的信息化知識。

（二）會計信息系統(tǒng)自身風險

1.會計信息系統(tǒng)的物理風險

中小企業(yè)網(wǎng)絡(luò)、信號、供電等等方面的情況會影響會計信息系統(tǒng)的正常使用。特別是網(wǎng)絡(luò)的質(zhì)量起著重要的作用，因為企業(yè)需要利用網(wǎng)絡(luò)進行憑證錄入、辦公自動化處理文件、網(wǎng)上銀行查詢與支付、系統(tǒng)稅務(wù)申報等。所以網(wǎng)絡(luò)的管理是非常重要的，企業(yè)應(yīng)不斷完善相應(yīng)的管理機制。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，會計信息具有共享性，網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客訪問都會給會計信息安全帶來很大的挑戰(zhàn)。因會計信息系統(tǒng)不再是孤島，信息會通過數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)傳輸，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外部信息的共享。但是，數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中，不法分子非法篡改或盜取信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)，會給企業(yè)帶來巨大的損失。

2.電子數(shù)據(jù)的保管與失真風險

中小企業(yè)信息化建設(shè)產(chǎn)生了電子數(shù)據(jù)，如果財務(wù)人員的操作出現(xiàn)錯誤，數(shù)據(jù)可能會丟失。財務(wù)數(shù)據(jù)通常由專業(yè)人員備份在一個固定位置，無論加密與否，都可能存在泄露、硬件損壞等突發(fā)性潛在危險，難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)恢復(fù)和保持業(yè)務(wù)連續(xù)性。

一方面，中小企業(yè)應(yīng)該備份電子數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失；另一方面，如果管理人員確定了數(shù)據(jù)的真實性和準確性，就要妥善保存憑證、賬簿、報表的數(shù)據(jù)和信息，防止無紙化憑證被篡改、偽造，并在修改前先進行保存，保證電子數(shù)據(jù)和紙質(zhì)憑證的一致性。

（三）會計信息系統(tǒng)效率不高，用戶體驗不佳

1.業(yè)務(wù)支持系統(tǒng)流程審批緩慢

有些企業(yè)已開發(fā)支持系統(tǒng)平板電腦客戶端和手機客戶端業(yè)務(wù)，方便企業(yè)審批管理者出差和在家時也能處理業(yè)務(wù)流程，但是審批管理人員的使用頻率不高，很多流程長時間得不到審批。如果是變更流程沒有審批完，后面的結(jié)算流程就無法發(fā)起，從而影響企業(yè)財務(wù)真實成本的歸集。業(yè)務(wù)流程也沒有設(shè)置處理提醒，若審批管理人員出差或者其他原因，長時間沒有登錄系統(tǒng)或無法登錄系統(tǒng)，不知道有需要自己審批的流程，就會造成流程積存，影響工作效率。

2.系統(tǒng)運行速度有待提高

中小企業(yè)會計信息系統(tǒng)日常運行速度穩(wěn)定，但到月末，特別是季末和年末等時間節(jié)點，系統(tǒng)運行就會變慢，甚至掉線。月末是財務(wù)人員最繁忙的時候，各項數(shù)據(jù)紛紛出爐，財務(wù)人員要根據(jù)業(yè)務(wù)分門別類，把對應(yīng)賬務(wù)歸集到合規(guī)的會計科目中。這一切都離不開高速的網(wǎng)絡(luò)，但是目前部分企業(yè)服務(wù)器運行還達不到應(yīng)有的速度。

（四）會計信息系統(tǒng)維護過程中的問題

會計信息系統(tǒng)的維護也是企業(yè)管理的重要組成部分。隨著會計信息系統(tǒng)的普遍應(yīng)用和運行，會計信息系統(tǒng)的運行故障也容易造成會計信息系統(tǒng)的損壞。同時，中小企業(yè)會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)比較復(fù)雜，容易橫向傳播U 盤病毒，如果出現(xiàn)問題容易導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰和系統(tǒng)故障。部分企業(yè)沒有相應(yīng)的會計信息系統(tǒng)維護系統(tǒng)，如果出現(xiàn)問題只能找軟件供應(yīng)商來解決，如果不進行處理可能會有潛在的安全風險。例如，在維護期間丟失相關(guān)數(shù)據(jù)等情況。

四、完善中小企業(yè)會計信息系統(tǒng)建設(shè)的措施

（一）完善與會計信息系統(tǒng)相配套的管理體系

1.合理安排員工職責，完善中小企業(yè)組織結(jié)構(gòu)

部分中小企業(yè)的員工結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，部分員工對自己的職責并不清晰，出現(xiàn)了不相容崗位不分離的情況。因此，企業(yè)應(yīng)明確每一位員工的責任，使系統(tǒng)高效運轉(zhuǎn)，提升工作效率。企業(yè)的財務(wù)部門和信息部門各崗位都要進行嚴格授權(quán)，使用密碼防止違規(guī)操作。同時，也要結(jié)合會計信息系統(tǒng)特點制定員工職責，以保證不相容崗位之間能夠進行職責分離，從制度上防范營私舞弊的事情發(fā)生。因此，企業(yè)應(yīng)當分離不相容崗位，遵循分離的原則。

2.完善會計信息系統(tǒng)操作體系

中小企業(yè)應(yīng)完善會計信息系統(tǒng)預(yù)防性功能和檢測性功能體系。預(yù)防性功能是在操作前實施功能性措施，操作者在運行程序時，系統(tǒng)會自動進行安全管控，檢驗其操作權(quán)限使系統(tǒng)安全顯著提高。例如，系統(tǒng)對特定的人員應(yīng)規(guī)定特定的權(quán)限，操作員在每次登錄時都應(yīng)輸入特定的用戶名稱和特定的密碼等。同時，對計算機、網(wǎng)絡(luò)等進行模擬違規(guī)操作，發(fā)現(xiàn)問題后及時處理。檢測性功能是為了阻止正在發(fā)生的事故造成更大的損失而采取的措施，從多個角度檢查數(shù)據(jù)是否合理，防止不合理的數(shù)據(jù)輸入，加強對系統(tǒng)操作人員訪問權(quán)限與管控。建立上機準則、操作規(guī)范，減少差錯提高效率，不給不法分子留下可乘之機。

3.加強人員管理，提高人員素質(zhì)

會計信息系統(tǒng)始終是由人來操作的，人占據(jù)主導(dǎo)地位。因此，中小企業(yè)對會計信息系統(tǒng)使用者的培訓(xùn)十分重要，要嚴格挑選計算機系統(tǒng)操作和管理人員，選擇素質(zhì)高且能勝任的工作人員，并且在設(shè)定崗位職責時明確系統(tǒng)人員的職責。對操作者的教育和要求不只局限于操作的規(guī)范和熟練，最好對系統(tǒng)的深層原理有所了解，同時意識到系統(tǒng)可能存在的風險及自己對系統(tǒng)所承擔的責任。中小企業(yè)應(yīng)加強職業(yè)道德的宣傳和教育，提高人員素質(zhì)。

（二）加強會計信息系統(tǒng)風險預(yù)防措施

1.加強安全管理和控制

中小企業(yè)在享受網(wǎng)絡(luò)帶來便捷的同時，也要增強安全意識。構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境，打贏網(wǎng)絡(luò)安全保衛(wèi)戰(zhàn)。會計信息系統(tǒng)應(yīng)使用企業(yè)內(nèi)網(wǎng)切斷病毒入侵的途徑，對輸入的數(shù)據(jù)進行病毒檢查。對會計信息系統(tǒng)采取病毒防御措施，并定期進行殺毒。機房內(nèi)所有設(shè)備應(yīng)設(shè)專人定期檢查、試驗和維護。配備不間斷電源，防止故障和停機。對會計信息系統(tǒng)操作、維護人員等建立相應(yīng)的系統(tǒng)用戶，根據(jù)職位設(shè)置密碼，支持密碼找回并定期更換。建立黑名單，對非法入侵的用戶記錄在案，設(shè)置會計信息系統(tǒng)防火墻，構(gòu)筑堅實的網(wǎng)絡(luò)壁壘，保證數(shù)據(jù)庫的安全。

2.完善檔案管理控制

中小企業(yè)應(yīng)建立完善的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)。數(shù)據(jù)恢復(fù)是為會計信息系統(tǒng)的安全做準備，系統(tǒng)損壞后應(yīng)及時進行備份和快速恢復(fù)。數(shù)據(jù)備份可以相對提高系統(tǒng)的效率，并建立日常數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，嚴格執(zhí)行不相容會計人員的崗位分工和操作權(quán)限，建立嚴格的會計制度，確保數(shù)據(jù)安全。備份的光盤要貼好標簽保存，還要定期做好防火、防塵等檢查，對重要的檔案應(yīng)一式兩份，分開存放。

（三）提高系統(tǒng)運行效率，增強用戶體驗

1.增加業(yè)務(wù)系統(tǒng)移動客戶端，加強業(yè)務(wù)流程維護并進行工作提醒

中小企業(yè)業(yè)務(wù)流程按崗位設(shè)定，當出現(xiàn)人員變動時，需要及時進行增補，否則會影響正常運行。企業(yè)系統(tǒng)管理員要定期檢查流程設(shè)置，防止異常情況的出現(xiàn)。企業(yè)業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員錄入業(yè)務(wù)流程后，需要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，但有的審批人員由于出差和其他原因，不能及時登錄辦公系統(tǒng)，造成流程積壓，影響工作進度。建議普及系統(tǒng)平板電腦端和手機端業(yè)務(wù)，擴展辦公途徑，提高辦公效率。費用報銷系統(tǒng)是經(jīng)常使用的辦公系統(tǒng)，員工普遍反映流程審批慢，因此建議增設(shè)處理流程的工作提醒，在流程發(fā)起時及時在系統(tǒng)里發(fā)送工作提醒，若流程在3小時內(nèi)沒有得到處理，將在系統(tǒng)內(nèi)再次發(fā)送工作提醒。此外，應(yīng)將系統(tǒng)賬號和用戶手機號綁定，建議超過12小時未處理的流程，發(fā)送短信提醒。

2.優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)硬件，提高網(wǎng)速，加快信息傳遞速度

中小企業(yè)應(yīng)加快各子系統(tǒng)間信息傳遞。目前，很多大型企業(yè)默認是每天零點進行數(shù)據(jù)提取，當天的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)最快要第二天才能出來，而且有時由于系統(tǒng)不穩(wěn)定等原因，數(shù)據(jù)的提取需要好幾天的時間，影響會計信息的及時性。因此，建議企業(yè)總部優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)硬件，提高服務(wù)器運行速度，盡量選擇能提供高速網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的運營商。

（四）構(gòu)建會計信息系統(tǒng)維護措施

隨著企業(yè)業(yè)務(wù)量日益增加，企業(yè)的數(shù)據(jù)信息也越來越多，對會計信息系統(tǒng)的要求更加嚴格。因此，維護人員在會計操作系統(tǒng)中的重要性是顯而易見的。

中小企業(yè)會計信息系統(tǒng)的維護由專人負責，嚴格按照審批程序進行。維護申請由運營方提交，經(jīng)管理部門批準備案并提交系統(tǒng)維護部門；系統(tǒng)維護部門制定維護計劃，在監(jiān)督下對系統(tǒng)進行測試，并編制測試驗收報告；部門主管批準報告后，將發(fā)出使用通知以備份文件。在會計信息系統(tǒng)的日常維護中，應(yīng)做到以下兩點：首先，維護部門要清理會計系統(tǒng)中的垃圾，修補系統(tǒng)運行中的漏洞，設(shè)置參數(shù)，維護企業(yè)的防火墻；其次，在會計信息系統(tǒng)的維護中，要注重安全系統(tǒng)的維護，如網(wǎng)絡(luò)、機房、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫、應(yīng)用系統(tǒng)、計算機終端等的操作與維護，這是企業(yè)信息和數(shù)據(jù)安全的關(guān)鍵。

五、結(jié)語

隨著社會經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)展，會計信息系統(tǒng)對使用者的要求也越來越高。針對中小企業(yè)存在的系統(tǒng)管理問題，建議中小企業(yè)合理安排員工職責，完善企業(yè)組織結(jié)構(gòu)，構(gòu)建會計信息系統(tǒng)預(yù)防功能和檢測功能，使操作系統(tǒng)更加安全，通過相應(yīng)的制度規(guī)范操作和提高員工素質(zhì)。面對會計信息系統(tǒng)自身風險，加強預(yù)防風險措施，成立預(yù)防風險小組，選擇成熟穩(wěn)定的系統(tǒng)軟件。為了能夠高效地完成業(yè)務(wù)工作，在優(yōu)化系統(tǒng)移動客戶端的同時，也要加快培養(yǎng)復(fù)合型人才。在中小企業(yè)不斷發(fā)展過程中，要有長遠的目標，制定適合企業(yè)業(yè)務(wù)未來發(fā)展的解決方案。不能盲目借鑒，而要根據(jù)企業(yè)的實際情況，有針對性地完善相關(guān)制度，打造專而精的會計信息系統(tǒng)。