新時(shí)代檔案開(kāi)放管理新發(fā)展

寧芳

創(chuàng)新型發(fā)展已經(jīng)成為我國(guó)發(fā)展的重要主題，任何行業(yè)、任何領(lǐng)域都要進(jìn)一步提升自主創(chuàng)新能力。檔案管理對(duì)任何單位來(lái)說(shuō)都是最重要的工作內(nèi)容之一，其中檔案的深度開(kāi)發(fā)利用已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)共享資源的重要方式。因此，各單位需要加大檔案的開(kāi)放力度，充分利用檔案的價(jià)值，結(jié)合信息化技術(shù)提升檔案的應(yīng)用價(jià)值，推動(dòng)檔案的創(chuàng)新發(fā)展?，F(xiàn)主要基于信息化、數(shù)字化、智能化背景，對(duì)檔案開(kāi)放路徑等方面的內(nèi)容進(jìn)行探討，以期為人們提供借鑒。

對(duì)已有資源進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)、利用以及共享已經(jīng)成為重要的資源利用方式。對(duì)檔案進(jìn)行深度的開(kāi)發(fā)利用可以進(jìn)一步提升檔案資源利用率，最大程度地發(fā)揮檔案資源的價(jià)值?！丁笆奈濉比珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中對(duì)檔案開(kāi)放的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了闡述；同時(shí)，2020年全新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》中也對(duì)檔案開(kāi)放作出了明確的規(guī)定，強(qiáng)調(diào)要進(jìn)一步提升檔案開(kāi)放的力度、增強(qiáng)其利用服務(wù)能力。近年來(lái)，我國(guó)的現(xiàn)代化技術(shù)飛速發(fā)展，在此背景下，檔案管理工作也需要進(jìn)行創(chuàng)新。隨著數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，檔案管理部門(mén)也需要積極探究數(shù)字化背景下檔案開(kāi)放的創(chuàng)新路徑和方法。

數(shù)字化環(huán)境下檔案管理工作的特征

近年來(lái)，我國(guó)的信息化、數(shù)字化技術(shù)飛速發(fā)展，其應(yīng)用領(lǐng)域也不斷擴(kuò)展，信息化建設(shè)已經(jīng)進(jìn)入智慧化階段。在此背景下，高校的檔案信息化建設(shè)發(fā)展迅速，在促進(jìn)院校各學(xué)院之間的信息共享、完善相關(guān)資源配置、加快學(xué)院建設(shè)等方面都發(fā)揮了積極的作用。高校在充分利用數(shù)字化技術(shù)提升建設(shè)水平、優(yōu)化學(xué)院環(huán)境的同時(shí)，也面臨著一系列風(fēng)險(xiǎn)，如云安全、數(shù)據(jù)安全、物聯(lián)網(wǎng)安全等方面的問(wèn)題。

檔案信息處理具有高效性特征

隨著高校改革不斷深入發(fā)展，在檔案管理過(guò)程中，高校不但要使內(nèi)部相關(guān)的教育機(jī)構(gòu)積極參與其中，同時(shí)也要充分分析教職人員以及學(xué)生的相關(guān)需求。在此背景下，高校需要在檔案管理方面不斷創(chuàng)新發(fā)展，有效提升管理質(zhì)量及效率，增加檔案管理的多元性，進(jìn)一步加快檔案管理的數(shù)字化、智能化建設(shè)，確保檔案信息收集的及時(shí)性以及處理的時(shí)效性，這也為檔案開(kāi)放打下了良好的基礎(chǔ)。

檔案信息存儲(chǔ)呈現(xiàn)出顯著的數(shù)字化特征

檔案信息化是檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質(zhì)資料、照片、錄音、錄像等作為載體，以手工操作為主的檔案管理方式，其工作量巨大，步驟煩瑣，檔案信息資源得不到充分利用，很大一部分被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)提供了良好的環(huán)境，檔案管理工作也在向著智能化方向轉(zhuǎn)變，智能化檔案管理以及應(yīng)用方式能夠進(jìn)一步提升檔案管理的效率，有利于檔案的開(kāi)放利用。

檔案信息資源呈現(xiàn)出顯著的多元化特征

對(duì)于信息化時(shí)代的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其要以信息共享平臺(tái)為基礎(chǔ)，通過(guò)平臺(tái)對(duì)信息進(jìn)行匯總和管控，從而進(jìn)一步提升檔案的價(jià)值。同時(shí)，在信息多元化的時(shí)代背景下，檔案管理工作也呈現(xiàn)出多元化的特征，但是要想提升檔案管理工作效率，提升檔案的利用率以及價(jià)值，就要加快信息化、數(shù)字化建設(shè)，將其充分融入檔案管理工作中，從而為擴(kuò)大檔案開(kāi)放范圍建立起安全的環(huán)境。

當(dāng)前檔案管理開(kāi)放面臨的問(wèn)題

對(duì)檔案管理開(kāi)放工作重視程度不足

當(dāng)前很多單位都將管理的重心放在業(yè)務(wù)方面，而對(duì)檔案的重要性和檔案利用的重視程度不足。一般情況下，高校的檔案管理工作主要是由相關(guān)行政管理人員負(fù)責(zé)的，主要采取兼職的方式，并沒(méi)有設(shè)置固定的崗位以及部門(mén)。這種較為松散的管理方式?jīng)]有營(yíng)造出適合檔案開(kāi)放的環(huán)境，限制了檔案的深度開(kāi)放和利用。

很多數(shù)據(jù)信息沒(méi)有及時(shí)收集存儲(chǔ)

在信息化和數(shù)字化時(shí)代，數(shù)據(jù)信息增長(zhǎng)的速度非?？欤胪暾?、全面、及時(shí)地獲取相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，不但需要消耗大量的人力和物力，而且也要通過(guò)多元化的信息統(tǒng)計(jì)方式以及數(shù)據(jù)處理方式來(lái)確保所獲取信息的準(zhǔn)確性、時(shí)效性。但是海量的數(shù)據(jù)信息必然會(huì)占據(jù)大量存儲(chǔ)空間，在收集存儲(chǔ)數(shù)據(jù)信息時(shí)也要充分考慮數(shù)據(jù)信息的安全性等問(wèn)題。

信息化平臺(tái)建設(shè)缺失，檔案開(kāi)放利用存在諸多限制

雖然信息化、數(shù)字化建設(shè)速度越來(lái)越快，但是高校的信息化檔案管理平臺(tái)建設(shè)需要循序漸進(jìn)。對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，其需要通過(guò)不同的渠道、不同的方式逐漸轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀(guān)念，從而有效提升檔案管理和利用的效率。但是一些工作人員目前還缺少應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的意識(shí)，其對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)缺少足夠的認(rèn)識(shí)，這導(dǎo)致檔案信息化管理工作過(guò)程中展現(xiàn)出了一系列問(wèn)題。除此之外，一些管理人員仍秉持舊有的檔案管理理念，無(wú)法很好地促進(jìn)檔案的開(kāi)放利用。

新時(shí)代背景下檔案開(kāi)放路徑

不斷完善相關(guān)法規(guī)，營(yíng)造檔案開(kāi)放的法治環(huán)境

首先，必須明確檔案開(kāi)放過(guò)程中各部門(mén)的責(zé)任。要理順檔案開(kāi)放中涉及的內(nèi)容，對(duì)有關(guān)單位的檔案開(kāi)放工作進(jìn)行協(xié)調(diào)、監(jiān)督和考核。

其次，進(jìn)一步健全檔案管理程序。要不斷完善檔案的管理程序，對(duì)各方的權(quán)益進(jìn)行協(xié)調(diào)，確保相關(guān)人員的訴求得到充分滿(mǎn)足。同時(shí)要確保程序的公開(kāi)性、透明性，使其能夠受到各方的有效監(jiān)督。

加大數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用力度，確保檔案開(kāi)放的安全性

第一，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理智能化水平也不斷提升。在檔案開(kāi)放過(guò)程中要加強(qiáng)區(qū)塊鏈、加密、關(guān)鍵詞庫(kù)等智能技術(shù)的應(yīng)用，同時(shí)以人工審核的方式為輔助，對(duì)檔案中所包含的敏感詞進(jìn)行標(biāo)記，以在檔案開(kāi)放時(shí)進(jìn)行提示，從而避免檔案開(kāi)放時(shí)敏感信息的泄漏。

第二，不斷完善信息化平臺(tái)建設(shè)，加大信息共享力度。一方面，在建設(shè)信息化管理平臺(tái)的過(guò)程中，需要一些專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的支持，從而確保信息化管理平臺(tái)的有效性，并以此為基礎(chǔ)建立起更加科學(xué)、更加先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)；另一方面，相關(guān)管理機(jī)構(gòu)也要定期檢查，及時(shí)更新信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)不斷探索合適的管理方式，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)影響檔案開(kāi)放的干擾因素并進(jìn)行修正，從而為檔案開(kāi)放營(yíng)造良好的環(huán)境和氛圍。

第三，在數(shù)字化背景下，智能化檔案信息管理至關(guān)重要。相關(guān)技術(shù)人員要采取有針對(duì)性的措施提升智能化信息管理系統(tǒng)的性能，從而為檔案開(kāi)放以及檔案的有效利用提供便利。同時(shí)，相關(guān)工作人員也要利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)其內(nèi)部的信息資源進(jìn)行共享，從而為其他人員利用檔案提供便利。

第四，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的監(jiān)管，保證其安全性。要想進(jìn)一步加大檔案開(kāi)放的安全管理力度，可以通過(guò)利用更加多元、更具實(shí)用性的信息化安全防護(hù)技術(shù)建立起檔案開(kāi)放利用的保護(hù)屏障，例如，電子文件封裝、條形碼等物理方面的安全技術(shù)手段。除此之外，也可以利用更先進(jìn)的技術(shù)手段對(duì)檔案信息進(jìn)行安全防護(hù)，如數(shù)據(jù)加密和備份、權(quán)限控制等。高校也要采取更具針對(duì)性的措施來(lái)完善計(jì)算機(jī)防火墻，加強(qiáng)安全保障。一方面，在收集相應(yīng)資料的過(guò)程中應(yīng)加大對(duì)檔案的安全管控力度，以最大程度降低由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)缺陷所造成的安全隱患；另一方面，要加強(qiáng)線(xiàn)上防護(hù)系統(tǒng)建設(shè)，提高其防病毒性能，定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)中存在的漏洞進(jìn)行詳細(xì)排查。除此之外，還要定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，及時(shí)對(duì)系統(tǒng)中存在的缺陷進(jìn)行修復(fù)，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)在高校檔案管理工作中的合理利用。

明確標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案開(kāi)放的審核效率

檔案開(kāi)放面臨著一系列問(wèn)題，例如檔案開(kāi)放和保密問(wèn)題、檔案開(kāi)放和信息公開(kāi)程度、人工和智能方面的關(guān)系等，需要針對(duì)這些問(wèn)題建立開(kāi)放鑒定糾錯(cuò)機(jī)制、責(zé)任與懲罰機(jī)制等，并在此基礎(chǔ)上充分運(yùn)用信息化技術(shù)，提高檔案開(kāi)放審核效率，彌補(bǔ)人工審核的不足。

加強(qiáng)創(chuàng)新性管理，為企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供保障

第一，技術(shù)創(chuàng)新是檔案開(kāi)放管理最重要的途徑，也是促進(jìn)檔案開(kāi)放的基礎(chǔ)條件。數(shù)字化、信息化時(shí)代下，在推動(dòng)檔案開(kāi)放的過(guò)程中要充分應(yīng)用智能技術(shù)，促進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。對(duì)于檔案的開(kāi)放管理來(lái)說(shuō)，信息化、數(shù)字化技術(shù)是創(chuàng)新性管理的驅(qū)動(dòng)源泉，要利用智能技術(shù)加快紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)變，從而為檔案開(kāi)放創(chuàng)建良好的環(huán)境。

第二，確保檔案信息的客觀(guān)性和真實(shí)性是檔案開(kāi)放的基本要求。因此，利用區(qū)塊鏈技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案真實(shí)性的管控，為檔案開(kāi)放做好準(zhǔn)備。要想確保所開(kāi)放檔案信息的真實(shí)性，就必須確保檔案數(shù)據(jù)的安全，最大限度防止檔案數(shù)據(jù)被隨意篡改和破壞。而利用區(qū)塊鏈技術(shù)可以保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全。傳統(tǒng)的電子檔案身份驗(yàn)證工作較為煩瑣，并且必須進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證，這為申請(qǐng)人帶來(lái)了困難。而區(qū)域鏈技術(shù)可以將個(gè)人信息做成加密私鑰，只需出示加密私鑰即可直接進(jìn)行信息整合，最大程度上優(yōu)化了運(yùn)行效率，減少了資源浪費(fèi)。學(xué)生通過(guò)輸入證書(shū)編號(hào)，即可直接進(jìn)入檔案平臺(tái)，可以更加便捷地獲取相應(yīng)的檔案信息，極大地優(yōu)化了查詢(xún)驗(yàn)證工作。這種方式徹底轉(zhuǎn)變了舊有的檔案管理模式，使檔案數(shù)據(jù)更具活力。應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)能夠保證檔案文件從獲取到應(yīng)用整個(gè)過(guò)程的真實(shí)性、可靠性。

第三，在檔案開(kāi)放的過(guò)程中，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性、可靠性是最為關(guān)鍵的內(nèi)容。檔案管理系統(tǒng)在數(shù)字化時(shí)代為組織提供了高效、便捷的檔案管理和存儲(chǔ)方式。然而，隨著數(shù)字化檔案數(shù)量的不斷增加，安全性和保密性開(kāi)始成為管理者關(guān)注的重要問(wèn)題。在檔案管理系統(tǒng)中，確保檔案的安全性和保密性至關(guān)重要，可以保證敏感信息不被泄露。檔案信息化的前提是加大對(duì)檔案管理工作的軟硬件建設(shè)投入，規(guī)范運(yùn)行管理制度，建立健全制度體系，完善安全保障機(jī)制，制定統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系。

隨著科技的快速發(fā)展，檔案管理也應(yīng)加快轉(zhuǎn)型發(fā)展，進(jìn)一步加大檔案的開(kāi)放力度，轉(zhuǎn)換管理思路和模式。但是檔案的管理涉及多方面內(nèi)容，尤其是在高價(jià)值非結(jié)構(gòu)化檔案的開(kāi)放過(guò)程中，更要積極引入數(shù)字化技術(shù)來(lái)保障檔案開(kāi)放的安全性，利用創(chuàng)新性管理模式加強(qiáng)檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)的深度協(xié)作，促進(jìn)檔案管理創(chuàng)新。

（作者單位：懷化學(xué)院文學(xué)與新聞傳播學(xué)院）