國(guó)有礦山企業(yè)項(xiàng)目檔案管理的要點(diǎn)探索

李晨旭

(中冶北方(大連)工程技術(shù)有限公司，遼寧 大連 116600)

0 引言

項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)、管理過程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。對(duì)于礦山企業(yè)來(lái)說，其項(xiàng)目周期相對(duì)較長(zhǎng)，從最開始的立項(xiàng)設(shè)計(jì)到最后的項(xiàng)目驗(yàn)收都會(huì)出現(xiàn)各種類型的文件材料。為了使項(xiàng)目檔案更加完善和準(zhǔn)確，礦山企業(yè)就需一套行之有效的管理方式對(duì)這些文件進(jìn)行全面的控制和管理。由于礦山企業(yè)項(xiàng)目特殊，參與的專業(yè)數(shù)量較多，規(guī)模也很大，檔案管理的流程更為復(fù)雜和艱巨，因此國(guó)有礦山企業(yè)對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作應(yīng)該有更高的要求。

1 礦山企業(yè)進(jìn)行項(xiàng)目檔案建設(shè)的必要性

隨著當(dāng)前礦山企業(yè)不斷進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級(jí)，以及自主研發(fā)的技術(shù)不斷呈現(xiàn)出上升的趨勢(shì)，企業(yè)自身的檔案管理升級(jí)和創(chuàng)新就成為了必然的發(fā)展趨勢(shì)。在項(xiàng)目推進(jìn)的過程當(dāng)中，企業(yè)自身的檔案管理起著重要的支撐作用，隨著項(xiàng)目建設(shè)流程的不斷推進(jìn)以及各類研發(fā)項(xiàng)目難度的日益上升，礦山項(xiàng)目檔案管理的難度也呈現(xiàn)出上升的趨勢(shì)，進(jìn)行項(xiàng)目檔案建設(shè)是迫切且必要的。

1.1 有助于強(qiáng)化礦山企業(yè)項(xiàng)目檔案的管理成效

礦山企業(yè)的特點(diǎn)是項(xiàng)目難度大、流程多，涉及到的管理內(nèi)容相對(duì)較多。因此對(duì)礦山企業(yè)的項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行全面的提升，就可更進(jìn)一步的明確當(dāng)前企業(yè)項(xiàng)目?jī)?nèi)部的檔案管理重點(diǎn)，對(duì)于各種礦山項(xiàng)目自身的管理流程和管理方式進(jìn)行更進(jìn)一步的優(yōu)化和完善，并結(jié)合當(dāng)前項(xiàng)目管理自身所存在的各類問題，為下一個(gè)相關(guān)項(xiàng)目提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)，提升未來(lái)項(xiàng)目管理成效。隨著當(dāng)前項(xiàng)目檔案的質(zhì)量和管理水平在不斷提升，礦山企業(yè)自身所積累下的豐厚底蘊(yùn)可為其余的項(xiàng)目提供更加具有針對(duì)性和系統(tǒng)性的信息來(lái)源，有助于礦山企業(yè)未來(lái)的發(fā)展。

1.2 有助于礦山企業(yè)項(xiàng)目檔案信息資源的開發(fā)和利用

新時(shí)代構(gòu)建下的礦山企業(yè)發(fā)展趨勢(shì)已和過去產(chǎn)生了極大的不同，尤其是在當(dāng)前我國(guó)全面參與到全球市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境當(dāng)中，我國(guó)礦山企業(yè)如果想要在當(dāng)前激烈的全球市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)一席之地甚至是主導(dǎo)地位，就需要對(duì)自身的項(xiàng)目進(jìn)行更加全面的掌握和控制，并在此基礎(chǔ)上對(duì)于未來(lái)的礦山發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行深刻的預(yù)測(cè)。這就要求礦山企業(yè)需要專門抽出相關(guān)的人力物力，對(duì)于各類項(xiàng)目的檔案信息資源進(jìn)行全面的研究和分析，在此基礎(chǔ)上通過各類信息化技術(shù)幫助當(dāng)前的企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行進(jìn)一步整合，并結(jié)合當(dāng)前國(guó)有礦山企業(yè)所進(jìn)行的相關(guān)項(xiàng)目，以及針對(duì)性的發(fā)展前景進(jìn)行專門的課題研究，對(duì)過去的檔案信息進(jìn)行全面地高效率地信息提煉，幫助企業(yè)未來(lái)的進(jìn)一步發(fā)展[1]。

1.3 有助于推進(jìn)我們國(guó)家礦山企業(yè)自身項(xiàng)目檔案管理的信息化進(jìn)程

隨著當(dāng)前信息化程度的不斷加深以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，礦山企業(yè)自身的項(xiàng)目建設(shè)檔案受到了各種信息技術(shù)的影響，如大數(shù)據(jù)云計(jì)算和區(qū)塊鏈等。如果這些技術(shù)企業(yè)不進(jìn)行充分的研究和掌握，就會(huì)一步慢、步步慢，落在相關(guān)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的身后。因此針對(duì)礦山企業(yè)項(xiàng)目的檔案管理建設(shè)，企業(yè)必須要與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)相關(guān)的信息管理進(jìn)程進(jìn)行充分的研究和掌控，積極推進(jìn)檔案信息化的建設(shè)。礦山企業(yè)由于其自身的難度和特點(diǎn)，在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中是處于追趕者的地位，相關(guān)的檔案管理人員面對(duì)的是一個(gè)巨大而復(fù)雜的系統(tǒng)性管理工程，這就需要礦山企業(yè)對(duì)相關(guān)的信息化建設(shè)進(jìn)行全面的研究，形成具有針對(duì)性的意見和建議，在保證當(dāng)前企業(yè)檔案的信息化進(jìn)程的前提下，對(duì)相對(duì)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行全面的引進(jìn)和掌控，并結(jié)合當(dāng)前實(shí)際的檔案管理需求進(jìn)行充分的自主化研究。

2 國(guó)有礦山企業(yè)進(jìn)行項(xiàng)目檔案管理的關(guān)鍵要點(diǎn)探討

針對(duì)于國(guó)有礦山企業(yè)來(lái)說，項(xiàng)目檔案管理是當(dāng)前企業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)過程中的重要環(huán)節(jié)之一，對(duì)于企業(yè)自身的發(fā)展和文化的傳承有著非常重要的影響。在新時(shí)代環(huán)境下，需要結(jié)合礦山企業(yè)自身的特點(diǎn)和條件，在充分滿足當(dāng)前企業(yè)檔案管理的基本需求的基礎(chǔ)上，對(duì)現(xiàn)在的信息技術(shù)進(jìn)行全面的引入，確保國(guó)有礦山企業(yè)項(xiàng)目檔案管理信息化進(jìn)程得到加快和提升[2]。除此之外，礦山企業(yè)的檔案管理人員還需要得到更進(jìn)一步的教育和培訓(xùn)，以此來(lái)提升自身的綜合能力以及對(duì)應(yīng)的素質(zhì)，更好的對(duì)企業(yè)項(xiàng)目檔案內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化。國(guó)有礦山企業(yè)自身的檔案管理軟硬件設(shè)施也需要更進(jìn)一步的得到完善，要對(duì)項(xiàng)目檔案管理平臺(tái)進(jìn)行全面的搭建，使礦山企業(yè)自身項(xiàng)目的檔案信息開發(fā)和利用得到更進(jìn)一步的提升。

2.1 積極引入各類高新信息技術(shù)，對(duì)當(dāng)前檔案管理的信息化模式進(jìn)行全面的強(qiáng)化

隨著現(xiàn)在科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和信息化程度的不斷增強(qiáng)，各種新型的信息管理技術(shù)，如大數(shù)據(jù)技術(shù)區(qū)塊鏈和云存儲(chǔ)等，對(duì)檔案管理優(yōu)化創(chuàng)新有很大幫助。項(xiàng)目管理是一個(gè)復(fù)雜性的系統(tǒng)工作，如果還是使用傳統(tǒng)的文檔管理方式進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的處理和整合，就往往會(huì)導(dǎo)致各類數(shù)據(jù)的錯(cuò)漏和丟失，不僅浪費(fèi)大量的時(shí)間，還會(huì)造成數(shù)據(jù)凌亂、無(wú)法進(jìn)行二次利用的情況出現(xiàn)，因此礦山企業(yè)的項(xiàng)目檔案管理需要結(jié)合當(dāng)前的信息技術(shù)發(fā)展實(shí)際情況進(jìn)行與時(shí)俱進(jìn)的升級(jí)，充分契合到當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)環(huán)境，進(jìn)行有針對(duì)性的檔案管理創(chuàng)新。

通過大數(shù)據(jù)管理模式的全面引用，礦山企業(yè)的項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量可得到更進(jìn)一步的提升，同時(shí)對(duì)于檔案的管理和利用效率也有著飛速的增強(qiáng)。大數(shù)據(jù)技術(shù)可對(duì)當(dāng)前的數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的歸類整理，在保證數(shù)據(jù)安全全面的基礎(chǔ)上維護(hù)自身的準(zhǔn)確性，節(jié)約大量的時(shí)間，為礦山企業(yè)下一個(gè)項(xiàng)目的開展帶來(lái)巨大的便利?；诖髷?shù)據(jù)模塊存儲(chǔ)的信息化檔案不僅可對(duì)文字資源進(jìn)行直接調(diào)用，還可對(duì)圖片和音頻等相關(guān)資源進(jìn)行全面的整理和查找，極大的簡(jiǎn)化了檔案利用流程，進(jìn)一步提升了檔案的利用價(jià)值[3]。云計(jì)算服務(wù)的大規(guī)模推廣，使檔案內(nèi)容調(diào)取變得更加便捷，無(wú)論是錄入和提取的速度，都相較以往的傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)得到了更進(jìn)一步的提高。在傳統(tǒng)檔案管理當(dāng)中，紙質(zhì)文檔就是針對(duì)檔案管理的核心要素，一旦發(fā)生了意外情況，如水淹，火災(zāi)或者蟲蛀等，檔案就會(huì)出現(xiàn)遺漏，甚至是徹底損毀。但是基于云計(jì)算和大數(shù)據(jù)背景下的檔案存儲(chǔ)和檔案管理模式，使檔案安全性得到了極大的提升，在檔案平臺(tái)的開發(fā)設(shè)計(jì)下，紙質(zhì)文件可通過一鍵掃描的方式變成云端電子文件并隨時(shí)進(jìn)行備份處理，為檔案的永久保存提供了更便捷的方式。在大數(shù)據(jù)環(huán)境的系統(tǒng)支持下，相關(guān)管理人員可對(duì)各種數(shù)據(jù)材料進(jìn)行全面的調(diào)用，并在此過程中對(duì)調(diào)用的痕跡進(jìn)行全面的記錄和整理，自動(dòng)生成全新的檔案使用記錄，為檔案管理的信息化發(fā)展提供了安全保障[4]。

由于大部分的礦山項(xiàng)目檔案管理內(nèi)容都有保密性質(zhì)，因此在進(jìn)行檔案信息化處理的過程中，相關(guān)人員應(yīng)對(duì)檔案的使用對(duì)象及權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，或把檔案設(shè)置成只讀模式，只可以進(jìn)行閱覽，卻無(wú)法進(jìn)行修改。在大數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)的交互性輔助下，這種針對(duì)檔案利用模式的控制，可以滿足礦山企業(yè)項(xiàng)目檔案管理的精細(xì)化要求，進(jìn)一步地幫助相關(guān)利用者在授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)相關(guān)檔案的內(nèi)容進(jìn)行利用。

2.2 全面提升礦山企業(yè)項(xiàng)目檔案管理人員的素質(zhì)技能

項(xiàng)目檔案管理內(nèi)容屬于相對(duì)較為復(fù)雜的企業(yè)管理內(nèi)容，因此需要有專業(yè)的人員進(jìn)行操控，這也就意味著礦山企業(yè)需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全面的培訓(xùn)和指導(dǎo)，確保當(dāng)前的檔案管理人員有足夠的能力對(duì)復(fù)雜的項(xiàng)目管理內(nèi)容進(jìn)行全面準(zhǔn)確的操控。

首先，國(guó)有礦山企業(yè)需要專門招募相關(guān)專業(yè)出身的人才進(jìn)行全面的系統(tǒng)化項(xiàng)目檔案管理維護(hù)。只有基于專業(yè)化的人才引入，才可以對(duì)當(dāng)前國(guó)有礦山企業(yè)，尤其是礦山企業(yè)自身的項(xiàng)目檔案管理工作的精準(zhǔn)性進(jìn)行全面的提升。就當(dāng)前國(guó)有礦山企業(yè)自身項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，很多人員都是非科班出身，對(duì)于檔案管理來(lái)說屬于兼職，這就直接導(dǎo)致了相關(guān)管理人員精力分散，對(duì)于進(jìn)行正式管理過程中的工作效率無(wú)法得到更進(jìn)一步的改善和提升。另一方面，礦山企業(yè)還需要對(duì)當(dāng)前的項(xiàng)目管理人才進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，積極推動(dòng)培訓(xùn)內(nèi)容的具體延伸以及拓展，使相關(guān)管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)符合新時(shí)代信息化檔案項(xiàng)目管理的需求，進(jìn)一步促進(jìn)礦山企業(yè)項(xiàng)目檔案發(fā)揮真正作用。

2.3 完善礦山企業(yè)項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)平臺(tái)內(nèi)容

基于信息化環(huán)境構(gòu)建下的項(xiàng)目檔案管理需要依托于強(qiáng)有力的硬件平臺(tái)和相關(guān)設(shè)施的配備才能真正的發(fā)揮作用[5]。相關(guān)管理人員需要根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的各類檔案管理需求，有針對(duì)性地配置網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行和存儲(chǔ)硬件以及配套的軟件系統(tǒng)。

其次，由于礦山企業(yè)的項(xiàng)目檔案相對(duì)涉密較多，因此在進(jìn)行軟硬件平臺(tái)配置的過程中需要提高安全意識(shí)，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)相關(guān)的技術(shù)操作以及對(duì)應(yīng)的安全管理，針對(duì)各種意外情況和黑客入侵等事件進(jìn)行全面的預(yù)防，提升項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)管理的安全程度?？茖W(xué)化和系統(tǒng)化的檔案信息化管理平臺(tái)，是企業(yè)信息化進(jìn)程的關(guān)鍵前提，因此需要根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際情況對(duì)平臺(tái)的功能模塊進(jìn)行開發(fā)，保證檔案信息化管理的順利實(shí)行。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著當(dāng)前信息技術(shù)的不斷發(fā)展，國(guó)有礦山企業(yè)的檔案管理也呈現(xiàn)出日新月異的發(fā)展趨勢(shì)。需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行針對(duì)性的高質(zhì)量的管理。只有充分考慮了新時(shí)代背景下的創(chuàng)新和動(dòng)態(tài)發(fā)展，才會(huì)對(duì)當(dāng)前檔案管理的前景進(jìn)行更進(jìn)一步的預(yù)估，更好地推進(jìn)國(guó)有礦山企業(yè)項(xiàng)目檔案管理工作向前發(fā)展。