規(guī)范檔案管理 服務白蟻防治事業(yè)

張麗梅

隨著南通經(jīng)濟、社會的高速發(fā)展，城市化進程的不斷加快，白蟻預防工程量逐年增加。由此產生的白蟻防治檔案逐漸增多，檔案管理水平也面臨新的考驗。規(guī)范白蟻防治檔案管理，對于保證預防工程質量，促進白蟻防治事業(yè)優(yōu)質高效、規(guī)范發(fā)展尤為重要。目前，南通市白蟻防治管理中心收集整理的檔案涉及文書、業(yè)務、會計、設備、聲像、實物、電子、基建等。其中：文書檔案8142件、業(yè)務檔案2892件、會計檔案1307卷、設備檔案340卷、聲像檔案6冊（211張）、實物檔案182件、電子檔案13卷、基建檔案3卷，與檔案有關的圖書資料124本。中心建立了手檢和機檢檔案目錄，編制了檢索工具15本（盒），編寫了檔案編研材料15種，基本實現(xiàn)了檔案目標管理標準化、規(guī)范化、制度化和科學化。檔案工作于2013年7月順利通過江蘇省三星級規(guī)范測評，2018年9月省三星級規(guī)范復查合格。

一、領導重視，健全檔案管理升級工作組織體系

近年來，中心嚴格落實《中華人民共和國檔案法》《江蘇省檔案管理條例》，根據(jù)《江蘇省機關團體企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》的要求，重視人力、物力、資金投入，集中時間，認真組織實施檔案目標管理創(chuàng)建準備工作。中心領導將檔案管理升省三星級工作納入年度工作計劃重點內容，將檔案管理工作納入領導崗位職責，實行分級（分科室、分崗位）負責，明確每個人的工作職責，切實做到了檔案工作有具體部署、有檢查督促，并結合單位實際情況提出了具體工作要求。按規(guī)范化、標準化要求進行整理、立卷、裝盒、入柜。為確保檔案升級工作得到落實并有序進行，經(jīng)多次召開辦公會、升級工作領導小組會、檔案管理網(wǎng)絡成員會研究部署，排出了檔案升級工作任務時間表。在市行業(yè)主管部門和業(yè)務主管局的精準指導和幫助下，建立和完善了檔案管理分類方案和各種管理制度、歸檔范圍及保管期限表；調集有關人員協(xié)調一致，克服困難，通過全面細致的工作，對1990—2012年的檔案資料進行了全范圍的收集和整理；從2013年開始每年5月對上年度的檔案材料進行整理、歸檔，做到統(tǒng)一立卷、統(tǒng)一編號、統(tǒng)一規(guī)格，使歷年來的檔案分類清楚、有序，組卷、保管期限劃分準確，排列整齊，裝訂結實，案卷標題簡明扼要，卷內目錄清晰無誤。

二、加強學習，不斷提升檔案管理隊伍專業(yè)化水平

為了推動檔案管理工作邁上新臺階，不斷提升檔案管理專業(yè)化水平，中心及時配備政治素質高、工作責任心強、熟悉電腦操作、又有秘書類工作經(jīng)驗的同志從事檔案管理工作。堅持業(yè)務學習制度，定期組織中心檔案管理員及綜合科負責檔案工作的人員參加主管局以及市檔案局組織的檔案管理培訓班，參加培訓的人員均取得了檔案工作上崗資格證書。建立調研交流機制，組織本單位檔案管理工作人員到兄弟單位學習交流，邀請市檔案局領導、檔案管理專家到中心現(xiàn)場授課。通過以上措施，大大提高了檔案管理人員的業(yè)務素質，不斷提升檔案管理專業(yè)化水平。在此期間，還多次邀請市檔案局的業(yè)務指導人員到中心指導檔案管理工作，傳授經(jīng)驗，解決難題，保證了升級工作的有效開展。同時，通過印發(fā)文件、會議傳達、試卷測試、知識競賽等形式，使全體人員進一步明晰檔案工作定位，把檔案管理制度和保密制度自覺運用到本職工作當中，使檔案工作更好地為單位的業(yè)務發(fā)展和規(guī)范化建設服務，提高工作效率和服務水平。為凝聚集體智慧，還采取書面意見的形式，征求大家對本單位檔案工作的意見和建議。

三、建章立制，規(guī)范檔案管理程序

深刻認識和理解各種法律、法規(guī)是做好檔案工作的重要依據(jù)和準則。中心始終把貫徹落實《中華人民共和國檔案法》作為一項重要工作來抓。每年在開展檔案業(yè)務培訓的同時，結合工作實際穿插保密法律知識教育，讓每個人明確自己既是檔案管理者，也是保守國家秘密工作者。為把依法治檔落到實處，中心重新調整了《南通市白蟻防治管理中心檔案管理制度及相關職責》《各門類檔案總分類方案》，規(guī)定了檔案的立卷歸檔要求，分類方案，保管期限，保密、借閱、移交、鑒定、銷毀制度，明確了檔案室的職能和兼職檔案管理人員的崗位職責，使檔案管理工作進一步制度化、規(guī)范化。同時，按照各項標準及制度的要求，嚴格辦事程序，健全各項手續(xù)，多年來沒有出現(xiàn)任何失密、泄密和丟失檔案的責任事故。

四、創(chuàng)新方法，不斷提高白蟻防治檔案質量

南通地處長江下游，濱江臨海，氣候濕潤，屬于白蟻危害地區(qū)，每年的防治、滅治任務繁重，且一旦白蟻造成了危害，經(jīng)濟損失無法挽回，甚至會發(fā)生重大安全事故。因此，必須不斷強化白蟻防治檔案綜合管理水平，更有效地保障城市房屋的住用安全和廣大城市居民的人身財產安全。

一是明確檔案歸檔流程。由白蟻預防和滅治項目負責人統(tǒng)一領導，業(yè)務科負責前期資料的收集，工程科負責工程施工和進度統(tǒng)計，質監(jiān)科負責從工程餌劑安裝組、工程質量驗收組、評價組中收集工程安裝資料，工程竣工后整理、立卷、建檔，交綜合科指定的保管人員保存。

二是加強檔案室建設。為確保白蟻防治工作檔案資料長期保存，中心專門設置60m2檔案室，其中45m2檔案庫房用于存放保管所有檔案，并配置了檔案管理專用電腦、打印機、復印機、數(shù)碼照相機、數(shù)碼攝像機、裝訂縫紉機、碎紙機以及檔案管理軟件等，保證檔案工作規(guī)范有效安全。

三是檔案資料科學分類。根據(jù)白蟻防治工作的特點，建立了文書檔案、業(yè)務檔案、設備檔案、實物檔案和項目檔案的分類大綱，同時按照文件、資料的重要程度以及不同的歸檔時期進行了分類，堅持一事一卷。

四是合理利用檔案。為了使檔案管理工作規(guī)范化、制度化、標準化，建立健全了一系列檔案管理制度，重點建立完善了檔案利用（調閱）和保管制度，確保檔案管理水平逐年提高。

五、存在問題及對策措施

中心在檔案目標管理方面做了大量工作，檔案工作順利通過省三星級檢查，進一步促進了檔案工作和其他工作的開展，但仍存在一些不足，主要表現(xiàn)在：一是受辦公用房由市級機關事務管理局統(tǒng)一分配的限制，檔案室規(guī)范化、標準化管理還存在著差距，制約著檔案管理工作的快速發(fā)展；二是案卷的數(shù)量由于體制編制等歷史原因還不十分完善，質量上還需提升；三是檔案工作人員的業(yè)務技能還有待進一步提高；四是個別人員的檔案意識還不能適應檔案工作的需要。

針對以上問題，提出對策措施如下：

一是加快白蟻防治檔案信息化建設步伐。要重視白蟻防治業(yè)務工作的信息化建設，積極推進白蟻防治大數(shù)據(jù)運用。利用大數(shù)據(jù)建立白蟻防治信息系統(tǒng)，運用信息化手段來分工受理、派件、施工、質檢、歸檔、查詢等工作環(huán)節(jié)，落實責任到人。白蟻防治大數(shù)據(jù)的運用，使得系統(tǒng)管理所產生、存儲的信息直接交換成業(yè)務檔案原始數(shù)據(jù)，整理歸檔的途徑更加便捷、數(shù)據(jù)更加精準，從而促進白蟻防治檔案管理工作盡快實現(xiàn)從傳統(tǒng)手工管理向以計算機管理為主的現(xiàn)代化管理方式轉變。

二是進一步規(guī)范白蟻防治工作檔案。每項白蟻防治工程竣工后，要及時收集整理、編制序號、制作檢索表、掃描入庫，確保及時、準確、全面、真實記錄白蟻防治工作的全過程，為今后更好地研究分析白蟻防治工作打下堅實的基礎。

三是加強檔案管理網(wǎng)格成員的素質提升。白蟻防治事業(yè)的轉型升級、藥物的更新?lián)Q代、裝備的快速提升，對白蟻防治一線施工作業(yè)組人員結構優(yōu)化、知識更新提出了更高要求。每個施工作業(yè)組要配備一名既精通現(xiàn)場防治技術又熟悉資料管理的技術人員，使得每個白蟻防治項目從接件、方案擬定、現(xiàn)場施工到竣工，全套原始資料完備，從而實現(xiàn)施工、管理、整理、歸檔之間的無縫銜接。

四是建立白蟻防治工作特色卷宗。防治檔案不能一完工就立卷歸檔入庫，要做到精細化，完整記錄整個防治過程。工程施工情況有變化的應及時做好變更記錄，對竣工后的工程要進行復查回訪跟蹤記錄，保證工程檔案及時、準確、有效地反映整個白蟻預防項目的情況，真正成為服務社會的“助推器”。