醫(yī)院“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理方案的實(shí)施

文/濰坊市中醫(yī)院 黃河

信息時代，檔案管理工作的重點(diǎn)就是利用網(wǎng)絡(luò)平臺，將分散在檔案管理人員手中的文件資料集中管理[1]。醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)利用信息技術(shù)，對醫(yī)院相關(guān)檔案進(jìn)行收集、整理、存儲和利用，以提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量，保證檔案信息安全。因此，檔案管理系統(tǒng)必須保證文件的完整、準(zhǔn)確、有效。然而，隨著網(wǎng)絡(luò)平臺的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的要求。本文通過對醫(yī)院應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理方案的實(shí)施效果進(jìn)行評估，從醫(yī)院實(shí)際應(yīng)用出發(fā)，介紹了方案的基本結(jié)構(gòu)及模塊功能，為醫(yī)院提高檔案管理工作效率、降低運(yùn)營成本、提升醫(yī)院核心競爭力提供參考。

一、醫(yī)院檔案管理工作的內(nèi)容

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院運(yùn)行中的重要環(huán)節(jié)，以下是醫(yī)院檔案管理工作的主要內(nèi)容和職責(zé)：第一，病案管理，負(fù)責(zé)醫(yī)院病歷、病案的收集、整理、歸檔和保存工作，包括對病歷的審核、歸檔和編碼等，確保醫(yī)生的醫(yī)療記錄完整準(zhǔn)確，且滿足醫(yī)療質(zhì)量管理與醫(yī)療保險結(jié)算的要求；第二，電子病歷管理，負(fù)責(zé)醫(yī)院電子病歷系統(tǒng)的建設(shè)、運(yùn)行和維護(hù)，確保電子病歷信息的安全性和完整性；第三，數(shù)據(jù)管理，負(fù)責(zé)醫(yī)院各類數(shù)據(jù)的收集、整理和分析工作，如統(tǒng)計醫(yī)院的病床使用率、手術(shù)情況、疾病發(fā)病率等，為醫(yī)院的運(yùn)營決策提供數(shù)據(jù)支持；第四，檔案借閱管理，負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案的借閱、歸還和管理工作，保證檔案的安全和完整；第五，檔案數(shù)字化管理，推動醫(yī)院檔案的數(shù)字化建設(shè)，提高檔案的檢索和管理效率；第六，信息保密，負(fù)責(zé)醫(yī)院患者病歷和其他敏感信息的保密工作；第七，培訓(xùn)與指導(dǎo)，負(fù)責(zé)對醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行檔案管理知識與技能的培訓(xùn)，提高醫(yī)務(wù)人員對檔案管理的重視度。

二、醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理方案存在的不足

首先，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案占用了大量的存儲空間，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案室需要大面積的空間來存放檔案，給醫(yī)院的建筑布局和管理帶來了一定的困擾。其次，紙質(zhì)檔案需要手動檢索和查找，工作效率較低。醫(yī)院工作人員需花費(fèi)大量時間在檢索、整理和歸檔上，不僅浪費(fèi)了時間，還容易出現(xiàn)檔案遺失和混亂等問題。再次，紙質(zhì)檔案容易受到自然災(zāi)害、鼠害、火災(zāi)等因素的影響，一旦檔案丟失或損壞，可能會對醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量造成不利影響。此外，紙質(zhì)檔案難以實(shí)現(xiàn)信息共享，無法滿足醫(yī)院多部門之間的信息交流和共享的需求，降低了醫(yī)院內(nèi)部工作的協(xié)同效率。最后，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院信息化建設(shè)的需求。數(shù)字化時代對醫(yī)療信息的準(zhǔn)確性、及時性和安全性有著更高的要求，紙質(zhì)檔案無法滿足這些要求。因此，針對傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式的不足，醫(yī)院應(yīng)推行“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理模式，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”提高檔案的存儲、查詢、共享和保密等方面的工作效率，進(jìn)一步優(yōu)化醫(yī)院的管理和服務(wù)水平。

三、醫(yī)院應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理方案的必要性

檔案管理工作是醫(yī)院發(fā)展過程中的重要環(huán)節(jié)，是醫(yī)院發(fā)展的基礎(chǔ)，檔案管理水平直接影響著醫(yī)院的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益[2]。隨著我國“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃的實(shí)施，檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。因此，在實(shí)際工作中，各大醫(yī)院應(yīng)該采取一系列有效措施，積極推進(jìn)信息化建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和能力。同時，應(yīng)加大投入力度，構(gòu)建完善的檔案管理制度體系和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系，完善電子檔案的歸檔和利用機(jī)制。此外，還要加大宣傳力度，引導(dǎo)社會各界認(rèn)識到檔案工作在醫(yī)院發(fā)展中的重要作用，不斷完善“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理系統(tǒng)功能模塊建設(shè)，使之更加符合醫(yī)院實(shí)際發(fā)展需要[3]。例如，為提升檔案管理質(zhì)量、加強(qiáng)檔案資源整合、規(guī)范檔案管理流程，某院投入大量人力物力構(gòu)建了醫(yī)院內(nèi)部電子文件歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了電子文件歸檔、電子檔案查詢與利用等功能，大大提高了醫(yī)院檔案管理工作效率[4]。

“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理方案實(shí)施的必要性主要體現(xiàn)在檔案管理的安全性、完整性、可靠性和有效性四個方面。第一，通過“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理方案的實(shí)施，能夠?qū)崿F(xiàn)對醫(yī)院電子文檔的集中統(tǒng)一管理，提高工作效率，降低管理成本，方便用戶查詢，提高了醫(yī)院對信息資源的利用水平，保證了檔案的完整性；第二，通過“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理方案的實(shí)施，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案文件資料的集中統(tǒng)一管理，避免因檔案管理人員手工操作失誤而造成的數(shù)據(jù)丟失問題，提高了檔案的安全性。同時，“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理方案具有較好的開放性、可擴(kuò)展性和兼容性。醫(yī)院應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理方案，通過檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，能使檔案工作在技術(shù)、管理上與醫(yī)院的信息化建設(shè)同步發(fā)展。一方面，提升了工作效率，減少了人工投入；另一方面，提高了信息利用率，增強(qiáng)了檔案工作的服務(wù)功能。

四、醫(yī)院“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理方案的實(shí)施策略

（一）醫(yī)院“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理方案的構(gòu)建思路。1.規(guī)劃和準(zhǔn)備階段。（1）明確檔案管理的目標(biāo)和需求。確定醫(yī)院檔案管理的目標(biāo)，如提高效率、降低成本、提升服務(wù)質(zhì)量等。（2）開展資源調(diào)查。評估醫(yī)院的現(xiàn)有檔案管理資源和技術(shù)基礎(chǔ)，確定是否需要引入新的硬件、軟件和人員等資源。2.技術(shù)選型和系統(tǒng)建設(shè)階段。（1）選擇適合醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)。根據(jù)醫(yī)院的需求，選擇合適的檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)考慮功能性、可操作性等因素。（2）開展系統(tǒng)建設(shè)和定制化開發(fā)。根據(jù)醫(yī)院的具體情況，進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)和定制化開發(fā)，確保系統(tǒng)能夠滿足醫(yī)院的需求，并進(jìn)行相應(yīng)的測試工作。3.檔案數(shù)字化導(dǎo)入階段。（1）紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理。對醫(yī)院現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案采用掃描、拍照或圖片采集等方式，將其轉(zhuǎn)換為電子檔案。（2）對已數(shù)字化的檔案進(jìn)行整理和導(dǎo)入。對數(shù)字化的檔案進(jìn)行整理和分類，并導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)中，確保相關(guān)人員可以方便地查詢和管理檔案。4.培訓(xùn)和推廣階段。（1）培訓(xùn)管理人員和醫(yī)院其他員工。對檔案管理系統(tǒng)的使用方法和操作流程進(jìn)行講解和宣傳，使管理人員和其他員工能夠熟練地使用系統(tǒng)，并了解檔案管理的相關(guān)政策和規(guī)定。（2）推廣宣傳和促進(jìn)使用。通過內(nèi)部宣傳和推廣活動，積極宣傳和推介“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理的優(yōu)勢和效益，鼓勵醫(yī)院的工作人員廣泛使用檔案管理系統(tǒng)。5.安全管理和監(jiān)控階段。（1）建立檔案安全保密機(jī)制。建立嚴(yán)格的檔案安全保密機(jī)制，包括權(quán)限管理、檔案加密、訪問控制等，確保檔案的安全。（2）監(jiān)控和維護(hù)檔案系統(tǒng)。建立檔案系統(tǒng)的監(jiān)控機(jī)制，及時檢測和處理系統(tǒng)故障或異常，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)的可靠性。

（二）醫(yī)院“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理方案的實(shí)施內(nèi)容。1.檔案數(shù)字化建設(shè)。將醫(yī)院的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，存儲在電腦或云端服務(wù)器中，大大減少紙質(zhì)檔案的存儲空間，方便檔案的查詢和共享。2.建立檔案管理系統(tǒng)。醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)包括檔案管理平臺、數(shù)據(jù)庫、查詢和操作界面等。通過這個系統(tǒng)，醫(yī)院工作人員可以方便地進(jìn)行檔案的錄入、查詢、整理和歸檔等工作，并且可以根據(jù)權(quán)限設(shè)置實(shí)現(xiàn)不同層級的檔案訪問控制。3.引入智能化技術(shù)。結(jié)合人工智能、自然語言處理、圖像識別等技術(shù)，提高檔案的管理效率。同時，應(yīng)對管理人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，使其能熟練運(yùn)用這些技術(shù)。例如，利用智能識別技術(shù)可以自動對檔案進(jìn)行分類、標(biāo)記和索引，能夠識別醫(yī)療影像資料，并進(jìn)行自動化歸檔和檢索。4.加強(qiáng)檔案安全保密建設(shè)。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作需要注意檔案安全和隱私保護(hù)，可以建立嚴(yán)格的權(quán)限管理機(jī)制，對檔案進(jìn)行加密和訪問控制，確保只有授權(quán)人員可以查詢和操作檔案，明確醫(yī)院內(nèi)部的授權(quán)等級。同時，還需要建立完善的備份機(jī)制，確保檔案的安全性和可靠性。5.推行移動化應(yīng)用。借助移動設(shè)備和相關(guān)應(yīng)用軟件，可以實(shí)現(xiàn)檔案的移動化管理和使用。例如，醫(yī)院工作人員可以利用智能手機(jī)或平板電腦進(jìn)行檔案的查閱和編輯，無論是在科室、病房還是外出工作時，都可以方便地使用和處理檔案。通過“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理方案的實(shí)施，醫(yī)院可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、自動化和智能化，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為醫(yī)院提供更好的服務(wù)。

（三）實(shí)施醫(yī)院“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理方案的保障策略。為了有效落實(shí)醫(yī)院“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理方案，需要采取以下保障策略。1.安全保障。首先，加強(qiáng)系統(tǒng)安全管理。建立完善的系統(tǒng)安全管理制度，包括權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、日志監(jiān)控與審計等，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。其次，加密傳輸與存儲。采用加密技術(shù)確保檔案在傳輸和存儲中的安全性，防止檔案的泄露。最后，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊。使用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)和安全認(rèn)證機(jī)制等技術(shù)手段，防止黑客和惡意軟件對檔案系統(tǒng)的攻擊，保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全。2.規(guī)范操作與責(zé)任。首先，制定操作規(guī)范。明確檔案系統(tǒng)的使用規(guī)范和操作流程，對醫(yī)院管理人員和其他員工進(jìn)行培訓(xùn)，提高其操作的規(guī)范性。例如，醫(yī)院可以定期舉辦知識講座，促使相關(guān)人員進(jìn)行集中學(xué)習(xí)，使其能明確使用規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。其次，確定責(zé)任和權(quán)益。明確檔案管理的責(zé)任人員和職責(zé)，并建立相關(guān)的監(jiān)督和評估機(jī)制，鼓勵醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員全體進(jìn)行相互監(jiān)督，確保檔案管理的合規(guī)性。最后，數(shù)據(jù)備份與災(zāi)備。定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保在系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失時能夠及時恢復(fù)。同時，建立災(zāi)備機(jī)制，包括備份設(shè)施、備用電源等，確保在自然災(zāi)害或系統(tǒng)故障時能夠繼續(xù)提供檔案管理服務(wù)。3.定期評估與改進(jìn)。首先，定期評估檔案系統(tǒng)。定期對檔案系統(tǒng)進(jìn)行評估，包括用戶滿意度、系統(tǒng)性能、安全性等方面，可利用問卷調(diào)查等方式對醫(yī)護(hù)人員的使用滿意度進(jìn)行調(diào)查，并根據(jù)評估結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)和優(yōu)化。其次，緊跟技術(shù)發(fā)展。醫(yī)院應(yīng)鼓勵相關(guān)管理人員及時關(guān)注檔案管理技術(shù)的發(fā)展和更新，及時引進(jìn)新的技術(shù)和應(yīng)用，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

通過以上的保障策略，能夠有效地保障和落實(shí)醫(yī)院的“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理方案，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性、完整性和可用性，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為醫(yī)院提供有效的業(yè)務(wù)支持。

五、結(jié)語

綜上所述，在醫(yī)院檔案管理工作中應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”方案，有利于提高醫(yī)院檔案管理工作的效率，并促進(jìn)檔案信息資源的共享和利用，對加快醫(yī)院信息化建設(shè)步伐、提升醫(yī)院整體競爭力來說具有十分重要的意義。未來，醫(yī)院“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理有著廣闊的發(fā)展前景。例如，通過智能化的數(shù)據(jù)分析和挖掘，提升醫(yī)院的業(yè)務(wù)決策能力和效率。同時，醫(yī)院的檔案管理將更多地依賴于云端存儲。通過云端存儲，醫(yī)院可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程訪問和共享，云端存儲也能夠提供更強(qiáng)大的災(zāi)備和容災(zāi)功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。此外，“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理將更多地側(cè)重于多方的協(xié)同合作。醫(yī)院、患者、醫(yī)保機(jī)構(gòu)等各方可以共享檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)信息的互通互聯(lián)，提高診療效率和質(zhì)量，提供更好的醫(yī)療服務(wù)。