如何做好新時(shí)期企業(yè)檔案工作

文/田 媛

檔案是企業(yè)生產(chǎn)決策、運(yùn)營(yíng)管理的重要參考資料，檔案對(duì)于企業(yè)發(fā)展和管理有著重要意義。在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，如何做好檔案管理工作,成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重中之重。2015年，中共陜西省委印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》，全方位對(duì)做好新時(shí)期檔案工作提出了要求，本文結(jié)合陜西投資集團(tuán)有限公司實(shí)際情況，從八個(gè)方面提出如何做好新時(shí)期企業(yè)檔案工作。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視

檔案工作的開展離不開領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心、重視和支持，理順檔案工作管理體制，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化管理，成為檔案工作的首要任務(wù)。一是要明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作列入集團(tuán)年度工作計(jì)劃、列入目標(biāo)業(yè)績(jī)考核，定期進(jìn)行檢查，及時(shí)解決問題。二是檔案人員要學(xué)好業(yè)務(wù)干好工作，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持。俗話說打鐵還須自身硬，檔案人員要做到“四會(huì)”，會(huì)指導(dǎo)兼職檔案員收集檔案，會(huì)指導(dǎo)施工單位、部門整理檔案，會(huì)按照制度管理檔案，會(huì)迅速有效查找檔案。還要做到“三滿意”，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，讓利用者滿意，讓上級(jí)管理部門滿意。三是提高全員檔案意識(shí)。通過競(jìng)賽答題、培訓(xùn)講座、評(píng)選先進(jìn)、舉辦展覽等方式，營(yíng)造人人都是檔案員的良好工作氛圍。多年來，陜投集團(tuán)高度重視檔案工作，分管領(lǐng)導(dǎo)從人、財(cái)、物方面給予全力支持。2009年集團(tuán)本部率先通過了陜西檔案目標(biāo)管理AAA級(jí)認(rèn)證，集團(tuán)投產(chǎn)的建設(shè)項(xiàng)目均通過了國(guó)家級(jí)、省級(jí)項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收，2017年還被陜西省檔案局授予“陜西省檔案工作優(yōu)秀單位”。

二、集中管理

國(guó)務(wù)院1956年4月明確要求“各級(jí)機(jī)關(guān)的檔案材料應(yīng)該由機(jī)關(guān)的檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)集中管理，不得由承辦部門或個(gè)人分散保存”，但陜投集團(tuán)在多次檢查中發(fā)現(xiàn)，部分企業(yè)沒有做到檔案的集中統(tǒng)一管理。如文書檔案由辦公室保管，會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部保管，項(xiàng)目檔案由工程部保管，聲像檔案、照片檔案由宣傳部保管。各部門管理各自檔案，沒有專人負(fù)責(zé)，造成文件丟失、損毀，不利于管理利用。2015年陜投集團(tuán)印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作的意見》，強(qiáng)調(diào)集團(tuán)所屬企業(yè)檔案必須集中管理，明確分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案室負(fù)責(zé)人和專職檔案人員，并在各部門設(shè)置兼職檔案人員，形成層層有人管的管理網(wǎng)絡(luò)，確保檔案齊全完整。

三、健全制度

陜投集團(tuán)在每年開展的檔案工作檢查中發(fā)現(xiàn)，部分新建企業(yè)的檔案制度與本單位實(shí)際工作聯(lián)系不緊密，存在照搬照套現(xiàn)象，在實(shí)際運(yùn)行過程中，因缺乏現(xiàn)實(shí)性和可操作性不能貫徹執(zhí)行，使工作非常被動(dòng)。集團(tuán)規(guī)定所屬企業(yè)應(yīng)建立檔案收集、整理、編目、保密、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀等檔案管理制度。參照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，制定或修訂文件材料的歸檔范圍和保管期限，報(bào)上級(jí)檔案部門審核后實(shí)施，做到應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收。

四、收集齊全

陜投集團(tuán)將檔案的移交納入了有關(guān)人員崗位職責(zé)、部門職責(zé)和年終考核范圍，將工程檔案與工程款支付掛鉤，檔案資料不齊全、不規(guī)范，檔案人員不予簽字，財(cái)務(wù)部門不能支付工程款，同時(shí)要求檔案人員參加設(shè)備開箱驗(yàn)收、參加招投標(biāo)會(huì)議，及時(shí)收集第一手資料，確保了工程檔案的齊全完整。近年來，集團(tuán)所屬企業(yè)各門類（載體）檔案的完整率、歸檔率達(dá)95%以上，已投產(chǎn)的建設(shè)項(xiàng)目均通過了國(guó)家、省級(jí)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，涼水井煤礦還被國(guó)家檔案局授予“全國(guó)建設(shè)項(xiàng)目檔案示范工程”。

五、規(guī)范整理

陜投集團(tuán)要求各門類（載體）文件材料要整理規(guī)范，符合國(guó)家、行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；案卷目錄、卷內(nèi)目錄、歸檔文件目錄、備考表編制規(guī)范；歸檔章填寫規(guī)范、清晰；檔案號(hào)編制科學(xué)，檔案實(shí)體上架排列規(guī)范。集團(tuán)定期開展檔案工作檢查，對(duì)所屬企業(yè)檔案整理，出現(xiàn)文件分類不準(zhǔn)確、保管期限劃分錯(cuò)誤、文件題名填寫模糊、卷內(nèi)文件材料排列混亂、備考表填寫不清晰、檔號(hào)編制不規(guī)范等問題，下達(dá)《整改通知書》并進(jìn)行“回頭望”。通過多次檢查整改，所屬企業(yè)高度重視檔案工作，做到了同計(jì)劃、同實(shí)施、同驗(yàn)收。

六、安全保管

陜投集團(tuán)高度重視檔案的安全保管。一是加強(qiáng)庫(kù)房建設(shè)，創(chuàng)造良好的保管條件。檔案室做到了辦公、閱覽和庫(kù)房三分開，配備了必要的設(shè)施配備,滿足“八防”需要。二是定期開展安全檢查，及時(shí)消除安全隱患。每天下班對(duì)庫(kù)房進(jìn)行全面檢查，關(guān)窗鎖門，切斷電源，確保萬無一失。三是制定切實(shí)可行的《檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案》，發(fā)生災(zāi)害第一時(shí)間應(yīng)給誰報(bào)告，檔案由誰搶救，怎么搶救，明確責(zé)任，落實(shí)到人，確保了檔案實(shí)體安全。

七、開發(fā)利用

檔案管理人員要利用各種方式充分挖掘檔案的價(jià)值，把“死檔案”變成“活信息”，把“檔案庫(kù)”變成“思想庫(kù)”。一是加強(qiáng)檔案編研工作。陜投集團(tuán)本部檔案室利用檔案編制了董事會(huì)決議、會(huì)議紀(jì)要、月度資訊、年度工作報(bào)告等各類文件匯編38冊(cè)，方便機(jī)關(guān)員工使用。二是加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。近年來，陜投集團(tuán)高度重視信息化建設(shè)，投資建設(shè)了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，掃描加工紙質(zhì)文件60萬張，掛接電文件21000條，錄入條目60200條，年平均查檔案500人次，提高了檔案利用率和工作效率。目前集團(tuán)有14家企業(yè)建立了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，為集團(tuán)檔案信息資源建設(shè)提供了有力保障。三是積極主動(dòng)提供利用。近年來，集團(tuán)公司在主動(dòng)提供檔案信息服務(wù)、開發(fā)企業(yè)檔案信息資源方面，取得了較好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。2017年陜投集團(tuán)開展了檔案資源開發(fā)利用優(yōu)秀案例征集活動(dòng)，共有15家單位上報(bào)案例18份，經(jīng)評(píng)議篩選了5篇優(yōu)秀案例上報(bào)省檔案局，4篇獲省局通報(bào)表彰，1篇由省局推薦至國(guó)家檔案局參評(píng)。

八、達(dá)標(biāo)認(rèn)證

檔案工作目標(biāo)管理是加強(qiáng)和促進(jìn)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制，以及組織建設(shè)、制度建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)和隊(duì)伍建設(shè)的重要途徑，也是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要環(huán)節(jié)。陜投集團(tuán)認(rèn)真貫徹企業(yè)檔案工作規(guī)范，以目標(biāo)管理為手段，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，整合檔案資源，全面提高了集團(tuán)檔案管理整體水平。目前，集團(tuán)系統(tǒng)通過國(guó)家二級(jí)認(rèn)證的企業(yè)1家、通過省級(jí)AAA認(rèn)證的7家、通過省級(jí)AA認(rèn)證的2家。