科研單位機(jī)構(gòu)知識(shí)庫建設(shè)面臨的問題與解決策略研究

鄭璐

［摘 要］國(guó)內(nèi)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫（Institutional Repository，IR）建設(shè)發(fā)展已有十余年，取得了一定成果，但也面臨諸多問題。文章以SHAO機(jī)構(gòu)知識(shí)庫為研究對(duì)象，從成果收錄情況、功能建設(shè)情況以及使用情況三方面進(jìn)行梳理，分析其在建設(shè)中存在的諸多問題，并提出針對(duì)性的解決策略。

［關(guān)鍵詞］機(jī)構(gòu)知識(shí)庫；知識(shí)庫建設(shè)；科研單位

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.02.065

［中圖分類號(hào)］TP392；G250.74［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2024）02-0202-04

0? ? ?引 言

自我國(guó)第一個(gè)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫建設(shè)上線，至今已有17年，經(jīng)過多年的發(fā)展，我國(guó)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫的數(shù)量和內(nèi)容都已初具規(guī)模，在促進(jìn)學(xué)術(shù)成果的開放獲取中發(fā)揮了積極作用［1］。但是，其在建設(shè)實(shí)踐和實(shí)際使用過程中也面臨諸多問題。本文研究SHAO機(jī)構(gòu)知識(shí)庫建設(shè)現(xiàn)狀，分析其建設(shè)過程中存在的主要問題，針對(duì)問題提出解決策略，以期為其他科研單位建設(shè)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫提供參考，推動(dòng)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫可持續(xù)發(fā)展。

1? ? ?SHAO機(jī)構(gòu)知識(shí)庫建設(shè)現(xiàn)狀

1.1? ?成果收錄情況

SHAO機(jī)構(gòu)知識(shí)庫始建于2009年，截至2023年7月31日，平臺(tái)中存儲(chǔ)知識(shí)內(nèi)容類型共12類，條目總量為8 310條，全文量共5 274篇，具體情況如圖1所示。根據(jù)圖1數(shù)據(jù)可以看出，SHAO機(jī)構(gòu)知識(shí)庫收錄的成果內(nèi)容類型以公開發(fā)表的期刊論文、會(huì)議論文等為主，共8類成果，約占條目總量的85%；演示報(bào)告、課件、精品課程、科學(xué)數(shù)據(jù)、學(xué)習(xí)討論集、學(xué)術(shù)報(bào)告等未公開發(fā)表的過程性科研成果基本零收錄。在平臺(tái)收錄的成果中，學(xué)位論文、專利、文集論文全文存儲(chǔ)率較高，超過90%；期刊論文、會(huì)議論文的全文存儲(chǔ)率約為70%；由于項(xiàng)目、成果兩類是零存儲(chǔ)，所以總體的全文存儲(chǔ)率約為63.5%，存在較大的缺口。

1.2? ?功能建設(shè)情況

SHAO機(jī)構(gòu)知識(shí)庫是基于CSpace軟件平臺(tái)建設(shè)的，核心功能為知識(shí)成果的存儲(chǔ)管理、發(fā)現(xiàn)利用服務(wù)以及個(gè)人學(xué)術(shù)主頁、統(tǒng)計(jì)分析及圖譜化揭示，包括基礎(chǔ)功能、拓展功能和個(gè)性化服務(wù)功能三類?；A(chǔ)功能是存儲(chǔ)知識(shí)成果的組織及瀏覽，包括成果展示、分類導(dǎo)航、一站式檢索等；拓展功能是基于存儲(chǔ)數(shù)據(jù)為用戶提供的學(xué)科化服務(wù)，包括知識(shí)圖譜、知識(shí)整合、學(xué)習(xí)討論、學(xué)科評(píng)估及報(bào)告導(dǎo)出功能等；個(gè)性化服務(wù)功能包括成果存儲(chǔ)認(rèn)領(lǐng)、個(gè)人主頁服務(wù)，其中個(gè)人主頁包括個(gè)人信息、科研成果展示與統(tǒng)計(jì)、研究方向和合作作者的可視化展示等功能。此外，SHAO機(jī)構(gòu)知識(shí)庫還與權(quán)威商業(yè)數(shù)據(jù)庫、本單位自建的人員系統(tǒng)對(duì)接，論文信息和本機(jī)構(gòu)人員信息均采取自動(dòng)同步的方式獲取，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)共享、交換與關(guān)聯(lián)集成。目前功能設(shè)置已經(jīng)具備支持科研管理和學(xué)科建設(shè)的條件。

1.3? ?使用情況

SHAO全體人員均有本單位IR的賬戶，根據(jù)平臺(tái)數(shù)據(jù)，目前SHAO機(jī)構(gòu)知識(shí)庫共有可用賬戶603個(gè)，但曾有平臺(tái)操作記錄的賬戶僅有26個(gè)，而最近一年平臺(tái)操作記錄超過10次的用戶僅2名，且均為IR平臺(tái)管理員。另外，SHAO機(jī)構(gòu)知識(shí)庫采取依據(jù)網(wǎng)際互連協(xié)議（Internet Protocol，IP）地址限制訪客使用權(quán)限的模式，平臺(tái)及條目信息開放全網(wǎng)訪問權(quán)限，但全文下載權(quán)限僅限本機(jī)構(gòu)IP地址。自2009年10月建成使用開始，截至2023年7月31日，SHAO機(jī)構(gòu)知識(shí)庫平臺(tái)累計(jì)訪問量35萬余次，累計(jì)下載量16 254次，篇均下載頻次約為3次，而根據(jù)Web of Science數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)，作者地址包含SHAO的論文自2013年至今篇均使用次數(shù)約為7.8次。IR的論文使用數(shù)據(jù)與商業(yè)數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)存在較大出入，說明SHAO機(jī)構(gòu)知識(shí)庫的使用數(shù)據(jù)無法客觀地體現(xiàn)其科研影響力。

2? ? ?SHAO機(jī)構(gòu)知識(shí)庫建設(shè)面臨的問題

2.1? ?用戶參與度低，知識(shí)數(shù)據(jù)更新慢

SHAO機(jī)構(gòu)知識(shí)庫建設(shè)采用由圖書館工作人員負(fù)責(zé)建設(shè)和維護(hù)的模式，活躍用戶僅有兩名平臺(tái)管理人員，普通用戶幾乎不參與建設(shè)，自存儲(chǔ)方式的裹足不前使本應(yīng)由科研人員參與共建共享的交流平臺(tái)幾乎成了圖書館的“獨(dú)角戲”［2］。這種模式也導(dǎo)致知識(shí)數(shù)據(jù)收集、上傳、更新的效率低。截至2023年7月31日，SHAO機(jī)構(gòu)知識(shí)庫僅有35條2023年的知識(shí)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)收集、上傳、更新慢是IR建設(shè)中普遍存在的問題，多數(shù)機(jī)構(gòu)的IR并不能做到實(shí)時(shí)更新，因?yàn)榭蒲薪逃龣C(jī)構(gòu)每年會(huì)統(tǒng)計(jì)其科研產(chǎn)出成果，而IR最基礎(chǔ)的作用是收集、整理、保存本單位的知識(shí)產(chǎn)品，為了提高工作效率，IR建設(shè)部門往往利用科研成果統(tǒng)計(jì)結(jié)果，省略收集和整理知識(shí)產(chǎn)品的步驟，所以其建設(shè)模式類似數(shù)字檔案館的建設(shè)，知識(shí)數(shù)據(jù)收集、上傳往往是每年集中更新一次。這種建設(shè)方式不僅內(nèi)容更新周期長(zhǎng)，而且無法激發(fā)用戶參與建設(shè)的積極性，同時(shí)降低了用戶瀏覽使用IR的可能性，客觀上抑制了其衍生功能和作用的發(fā)揮。

2.2? ?知識(shí)數(shù)據(jù)質(zhì)量欠佳，限制平臺(tái)功能發(fā)揮

當(dāng)前，各單位IR采集的主要知識(shí)內(nèi)容類型為期刊論文、會(huì)議論文、專著、學(xué)術(shù)論文、專利等公開發(fā)表的科研成果，而研究報(bào)告、演示報(bào)告、成果、會(huì)議錄、課件等非公開發(fā)表，但詳細(xì)記錄科研過程，十分有科研價(jià)值和學(xué)術(shù)意義的資料鮮有收錄［3］，SHAO機(jī)構(gòu)知識(shí)庫同樣如此。這種內(nèi)容建設(shè)方式不符合IR的建設(shè)初衷，限制了IR功能的發(fā)揮和完善，導(dǎo)致IR的利用率和影響力無法提升。同時(shí)，由于采用人工采集并上傳知識(shí)數(shù)據(jù)的方式，知識(shí)條目信息不全的現(xiàn)象普遍存在。以期刊論文為例，其條目信息包含題名、作者、出版物名稱、出版時(shí)間、卷期號(hào)等至少16種字段，但條目信息項(xiàng)缺失或錯(cuò)誤的現(xiàn)象十分普遍。由于知識(shí)數(shù)據(jù)質(zhì)量欠佳，平臺(tái)現(xiàn)有的部分知識(shí)挖掘分析結(jié)果不準(zhǔn)確，更加導(dǎo)致知識(shí)關(guān)聯(lián)、再組織等知識(shí)管理功能的發(fā)揮缺乏基礎(chǔ)和前提條件，從根本上限制了平臺(tái)功能的發(fā)揮。

2.3? ?限制開放獲取，平臺(tái)使用率低

SHAO機(jī)構(gòu)知識(shí)庫采取依據(jù)IP限制使用權(quán)限的方式，用戶無法全網(wǎng)開放獲取平臺(tái)上的知識(shí)數(shù)據(jù)。這種限制開放獲取的方式不僅限制了機(jī)構(gòu)外用戶出于學(xué)術(shù)目的的訪問和下載，同時(shí)還限制了本機(jī)構(gòu)用戶的使用。用戶使用率低進(jìn)而降低了用戶參與IR建設(shè)的意愿，用戶的需求和建設(shè)意見便無法得到反饋，加劇了圖書館“自導(dǎo)自演”建設(shè)IR的模式，致使平臺(tái)建設(shè)模式進(jìn)入惡性循環(huán)。IR建設(shè)的封閉化和對(duì)IR內(nèi)容開放獲取的限制，使其成為“信息孤島”，導(dǎo)致后續(xù)功能開發(fā)和系統(tǒng)完善無力的局面。同時(shí)，由于知識(shí)內(nèi)容類型不豐富，且以公開發(fā)表的期刊論文、會(huì)議論文等論文為主要內(nèi)容，這種知識(shí)類型使得機(jī)構(gòu)知識(shí)庫某種意義上成為機(jī)構(gòu)論文庫，其內(nèi)容基本都已收錄在商業(yè)數(shù)據(jù)庫中。用戶檢索利用知識(shí)內(nèi)容時(shí)，IR與廣大專業(yè)數(shù)據(jù)庫成為并列的檢索工具，但與專業(yè)的商業(yè)數(shù)據(jù)庫相比，IR目前建成的可使用的功能使其并不具有明顯優(yōu)勢(shì)，因而IR的可替代性很強(qiáng)，這種情況大大限制了平臺(tái)的使用率，進(jìn)而限制了平臺(tái)的作用及影響力的提升。

3? ? ?SHAO機(jī)構(gòu)知識(shí)庫建設(shè)問題的解決策略

3.1? ?完善知識(shí)存儲(chǔ)方法

首先，采取全體用戶協(xié)同建設(shè)的方法。IR是機(jī)構(gòu)的知識(shí)管理工具，若只靠一兩個(gè)專員負(fù)責(zé)建設(shè)和維護(hù)，建設(shè)效率和效果不佳的結(jié)果幾乎可以預(yù)見，而全體用戶協(xié)同建設(shè)是完善平臺(tái)知識(shí)數(shù)據(jù)最高效的方法。IR是機(jī)構(gòu)內(nèi)部的“維基百科”，存儲(chǔ)和展示的是機(jī)構(gòu)內(nèi)部所有人員的知識(shí)成果，全員參與IR建設(shè)不僅可以豐富知識(shí)內(nèi)容類型、提高知識(shí)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)率，而且因?yàn)槠鋵?duì)知識(shí)內(nèi)容的邏輯結(jié)構(gòu)和關(guān)聯(lián)更加明了，讓知識(shí)關(guān)聯(lián)、挖掘和管理有了更大的可能，IR功能可以得到更強(qiáng)的發(fā)揮。

其次，改變依靠人工的方式，實(shí)現(xiàn)信息自動(dòng)化抓取和存儲(chǔ)、平臺(tái)間共享，是完善知識(shí)存儲(chǔ)的第二種方法。一方面是與權(quán)威商業(yè)數(shù)據(jù)庫合作，實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)知識(shí)信息的抓取和推送，這樣不僅可以提高建設(shè)效率，而且可以保證條目信息的準(zhǔn)確性和完善性，為知識(shí)組織和挖掘功能的發(fā)揮奠定基礎(chǔ)。另一方面是將IR與本機(jī)構(gòu)各知識(shí)平臺(tái)和內(nèi)部系統(tǒng)平臺(tái)互通，將IR建設(shè)成為機(jī)構(gòu)知識(shí)網(wǎng)絡(luò)的結(jié)點(diǎn)。大多數(shù)機(jī)構(gòu)的知識(shí)平臺(tái)不止IR一種，出版物平臺(tái)、部門或個(gè)人網(wǎng)站應(yīng)用、開放研究者與貢獻(xiàn)者身份識(shí)別碼（Open Researcher and Contributor ID，ORCID）（如iAuthor）集成應(yīng)用等，都有存儲(chǔ)和管理成員科研成果的功能；同時(shí)，機(jī)構(gòu)內(nèi)部建設(shè)的人事平臺(tái)、科研系統(tǒng)平臺(tái)、會(huì)議視頻平臺(tái)等存儲(chǔ)的本機(jī)構(gòu)人員信息和科研數(shù)據(jù)，是本單位IR實(shí)現(xiàn)知識(shí)成果統(tǒng)計(jì)、知識(shí)挖掘的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。通過IR將機(jī)構(gòu)內(nèi)的“信息孤島”聯(lián)通起來，發(fā)揮機(jī)構(gòu)各網(wǎng)絡(luò)功能，自動(dòng)收集數(shù)據(jù)信息和知識(shí)內(nèi)容，豐富鏈接和知識(shí)關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)并完善IR知識(shí)管理和組織功能。

3.2? ?改善平臺(tái)建設(shè)模式

要想改善平臺(tái)建設(shè)模式，首先各機(jī)構(gòu)之間要展開共享合作。IR的建設(shè)發(fā)展不是某一單位的責(zé)任，而是廣大單位共同的目標(biāo)。當(dāng)前處于協(xié)同創(chuàng)新的時(shí)代，目前國(guó)內(nèi)也有建設(shè)發(fā)展IR的聯(lián)盟，應(yīng)充分發(fā)揮聯(lián)盟的推動(dòng)作用，搭建各單位之間的橋梁，開展共享與合作，實(shí)現(xiàn)資源整合，而聚合規(guī)模效應(yīng)是建設(shè)IR的高效方式。建設(shè)IR的過程中，要組建相對(duì)穩(wěn)定的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，持續(xù)地建設(shè)和完善升級(jí)系統(tǒng)，并且分享建設(shè)經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，如此，IR的建設(shè)才能取得巨大的進(jìn)步和長(zhǎng)足的發(fā)展。

其次，IR功能建設(shè)應(yīng)該“走出去”，與其他相關(guān)知識(shí)平臺(tái)對(duì)接，開放接口，嵌入功能或利用數(shù)據(jù)完善自身建設(shè)。商業(yè)數(shù)據(jù)庫發(fā)展速度很快，其功能也比較強(qiáng)大和完善，將其功能嵌入融合是完善IR功能比較快速、便捷的方法。同時(shí)，IR建設(shè)應(yīng)該關(guān)聯(lián)權(quán)威數(shù)據(jù)庫，獲取實(shí)時(shí)知識(shí)數(shù)據(jù)，讓用戶在使用中了解相關(guān)成果及期刊影響力等相關(guān)數(shù)據(jù)。如此不僅可以拓展IR的功能，而且可以增強(qiáng)IR建設(shè)發(fā)展的活力。

最后，IR建設(shè)要采取開放獲取的模式。對(duì)IR建設(shè)過程中產(chǎn)生的知識(shí)成果開放共享是保證其發(fā)展的持續(xù)動(dòng)力。目前，國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)界對(duì)知識(shí)的開放獲取達(dá)成共識(shí)，開放獲取的意愿和實(shí)際行動(dòng)也在不斷加強(qiáng)。IR是伴隨開放存取的發(fā)展而興起的一種學(xué)術(shù)交流與資源共享的新模式，是開放存取的知識(shí)平臺(tái)，對(duì)其存儲(chǔ)內(nèi)容實(shí)行開放獲取是IR建設(shè)的目的，也是必然選擇。改變現(xiàn)階段平臺(tái)訪問和內(nèi)容獲取的限制，是提高IR利用率的重要前提，也是其發(fā)展完善的助力。

3.3? ?豐富平臺(tái)內(nèi)容與功能

為保證平臺(tái)功能的發(fā)揮和持續(xù)開發(fā)，在保證內(nèi)容質(zhì)量的同時(shí)，更要豐富平臺(tái)的內(nèi)容類型。在科研教學(xué)等機(jī)構(gòu)中，實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、培訓(xùn)教程、講座、過程文件等非公開發(fā)表文獻(xiàn)同樣有著重要的價(jià)值［4］。因此，建設(shè)IR要拓寬思路，重新定位，改變發(fā)表成果“一統(tǒng)天下”的局面，豐富、完善知識(shí)庫內(nèi)容類型，優(yōu)化機(jī)構(gòu)產(chǎn)出知識(shí)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，為IR知識(shí)關(guān)聯(lián)、管理功能的開發(fā)拓展奠定基礎(chǔ)。

另外，要建設(shè)平臺(tái)的交流功能。將IR建設(shè)成為知識(shí)管理平臺(tái)是目的，知識(shí)管理的過程有知識(shí)存儲(chǔ)、知識(shí)關(guān)聯(lián)、知識(shí)挖掘、知識(shí)組織及知識(shí)發(fā)現(xiàn)。這一過程中絕離不開知識(shí)分享和交流，所以還應(yīng)該根據(jù)IR的功能定位將其建設(shè)成學(xué)術(shù)交流平臺(tái)，即開發(fā)其學(xué)習(xí)社區(qū)的社交功能［5］。成熟的學(xué)習(xí)社區(qū)，如B站、知乎等，不僅是知識(shí)交流的平臺(tái)，還兼有知識(shí)挖掘和組織的功能，其建設(shè)效果和影響力有目共睹。IR建設(shè)應(yīng)借鑒學(xué)習(xí)社區(qū)的成熟經(jīng)驗(yàn)，對(duì)IR功能重新進(jìn)行定位，將協(xié)同創(chuàng)作納入平臺(tái)建設(shè)理念之一，包含個(gè)人社區(qū)、多人協(xié)作文檔編輯平臺(tái)、信息共享空間等，為用戶提供實(shí)時(shí)的學(xué)習(xí)交流平臺(tái)，將第一手科學(xué)數(shù)據(jù)、過程文檔等留存在系統(tǒng)中。

如此，可以將IR建設(shè)成為知識(shí)內(nèi)容類型豐富，且具有社交學(xué)習(xí)功能的知識(shí)管理平臺(tái)，進(jìn)而完善IR功能，提高平臺(tái)利用率和影響力，實(shí)現(xiàn)建設(shè)目標(biāo)。

3.4? ?提高知識(shí)服務(wù)能力

首先，對(duì)目前存儲(chǔ)的知識(shí)信息進(jìn)行全方位的組織挖掘，充分發(fā)揮已建成的功能。IR存儲(chǔ)的本機(jī)構(gòu)的知識(shí)成果必然具有連續(xù)性和關(guān)聯(lián)性，對(duì)已存儲(chǔ)的知識(shí)進(jìn)行組織和分析是IR知識(shí)管理作用發(fā)揮的主要方式。對(duì)已存儲(chǔ)的知識(shí)內(nèi)容進(jìn)行關(guān)聯(lián)和分析，包括知識(shí)作品類型分布、研究單元產(chǎn)出分布、論文收錄類型分布、研究人員發(fā)文量排行、論文引用排行、論文關(guān)鍵詞共現(xiàn)圖譜、作者合作網(wǎng)絡(luò)圖譜等，是知識(shí)管理的前提和知識(shí)服務(wù)能力建設(shè)的基礎(chǔ)。知識(shí)組織和分析應(yīng)有多種方式和切入點(diǎn)，知識(shí)圖譜的功能也有可深入挖掘的巨大空間，各單位可根據(jù)教職人員的科研學(xué)習(xí)習(xí)慣和實(shí)際狀況，提高知識(shí)挖掘的廣度和深度，做深做細(xì)知識(shí)服務(wù)。

其次，建設(shè)平臺(tái)的學(xué)科化服務(wù)功能。借鑒商業(yè)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，不斷完善參考文獻(xiàn)導(dǎo)出、文獻(xiàn)分析閱讀、文獻(xiàn)推送等知識(shí)服務(wù)功能，IR也具備開發(fā)上述功能的先決條件。另外，完善知識(shí)推送、引用格式推薦等知識(shí)服務(wù)，通過分析科研人員檢索記錄、論文高頻詞等探究其研究方向，向其實(shí)時(shí)推送相關(guān)的學(xué)科發(fā)展資訊、科研論文及專利等，為科研和學(xué)習(xí)提供助力。IR開發(fā)此功能具有優(yōu)勢(shì)，特別是在科研院所，因?yàn)榭蒲袑W(xué)科相對(duì)集中，出版物等也有一定學(xué)科類型偏好，所以學(xué)科化服務(wù)具有更強(qiáng)的針對(duì)性。

4? ? ?結(jié)束語

目前，國(guó)內(nèi)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫建設(shè)已經(jīng)取得一定的成績(jī)，但是由于知識(shí)數(shù)據(jù)更新效率及質(zhì)量欠佳，IR平臺(tái)功能發(fā)揮受限，而限制開放獲取又導(dǎo)致平臺(tái)使用率和用戶參與度低，這些問題限制了IR的可持續(xù)發(fā)展。在今后IR建設(shè)發(fā)展中，要拓寬其功能定位，改善知識(shí)集成、存儲(chǔ)方法，堅(jiān)持開放共享、協(xié)同共建的建設(shè)原則，在保證已建成的知識(shí)服務(wù)功能可發(fā)揮的基礎(chǔ)上，迎合用戶使用習(xí)慣和科研需求，有針對(duì)性地持續(xù)開發(fā)新功能，以增強(qiáng)平臺(tái)知識(shí)管理和學(xué)科化服務(wù)能力，提高用戶體驗(yàn)和平臺(tái)利用率，達(dá)到IR建設(shè)的預(yù)期效果。

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［5］聶華，韋成府，崔海媛.CALIS機(jī)構(gòu)知識(shí)庫：建設(shè)與推廣、反思與展望［J］.中國(guó)圖書館學(xué)報(bào)，2013（2）：46-52.

［收稿日期］2023-08-12