“三位一體”指引下的中學(xué)檔案信息化建設(shè)研究

摘 要：中學(xué)檔案既是教育事業(yè)發(fā)展的重要成果，也是我國檔案工作的重要組成部分。因此，新時代中學(xué)檔案信息化建設(shè)要秉持新理念、采取新舉措、確保新實效。要緊緊圍繞“十四五”國家信息化規(guī)劃目標(biāo)，立足中學(xué)檔案工作管理實際，穩(wěn)步推動檔案信息化建設(shè)。本文首先從教育、政策和檔案三個方面分析了中學(xué)檔案建設(shè)的現(xiàn)實背景，并從檔案工作、教學(xué)管理和服務(wù)保障方面提出了中學(xué)檔案建設(shè)的現(xiàn)實意義，進(jìn)一步提出中學(xué)檔案信息化建設(shè)的思路和方法，最后，從“服務(wù)性、特色性和數(shù)字化”三個方面提出“三位一體”指引下新時代中學(xué)檔案信息化建設(shè)的具體路徑，具有積極的理論指導(dǎo)意義和現(xiàn)實借鑒參考價值。

關(guān)鍵詞：服務(wù)性；特色化；數(shù)字化；檔案信息化

沒有信息化就沒有現(xiàn)代化。《“十四五”國家信息化規(guī)劃》對我國“十四五”時期各個領(lǐng)域信息化發(fā)展做出部署。提出要“提升教育信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平，構(gòu)建高質(zhì)量教育支撐體系”，從基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)字資源和教學(xué)變革等方面提出具體要求，為“十四五”時期教育信息化發(fā)展指明方向[1]。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》把“檔案信息化建設(shè)再上新臺階”作為“十四五”時期我國檔案事業(yè)發(fā)展七大主要目標(biāo)之一，提出要“加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化”“到2025年檔案工作走向現(xiàn)代化取得實質(zhì)性進(jìn)展”。中學(xué)檔案作為教育事業(yè)、檔案工作的重要組成部分，要緊緊圍繞已經(jīng)確定的“十四五”規(guī)劃目標(biāo)，立足中學(xué)教育教學(xué)管理實際，步穩(wěn)蹄疾地積極推動檔案信息化建設(shè)。

1 中學(xué)檔案信息化建設(shè)背景

1.1 教育發(fā)展

從教育發(fā)展的現(xiàn)實背景來看，當(dāng)前，以5G、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)為代表的新一代信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不斷推陳出新，新技術(shù)推動教育高質(zhì)量發(fā)展，學(xué)校信息化建設(shè)及管理水平取得顯著提升。2021年8月，貴州省教育廳發(fā)布《貴州省教育發(fā)展“十四五”規(guī)劃》提出要“加快信息化時代教育變革”，推進(jìn)“教育治理體系和治理能力現(xiàn)代化”，積極“落實教育信息化2.0行動計劃，推動數(shù)字校園建設(shè)”。2021年，遵義市教育體育局發(fā)布的《遵義市“十四五”教育事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，提出要“努力建設(shè)教育現(xiàn)代化強市”，積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+教育”，大力開發(fā)“優(yōu)質(zhì)網(wǎng)絡(luò)教育資源”，以“教育信息化推動教育現(xiàn)代化”，到2025年，“實現(xiàn)信息技術(shù)與教育教學(xué)深度整合，促進(jìn)信息技術(shù)在教育、學(xué)校和行政管理中推廣應(yīng)用”。全省、全市關(guān)于教育方面的規(guī)劃頂層設(shè)計也為中學(xué)檔案信息化建設(shè)提供了根本遵循和指引，是中學(xué)檔案信息化建設(shè)的行動指南。

1.2 政策規(guī)范

從國家對教育信息化建設(shè)的政策支持和規(guī)范出臺情況來看，為大力推進(jìn)信息化建設(shè)，尤其是教育、檔案領(lǐng)域信息化建設(shè)，2021年，教育部發(fā)布《關(guān)于加強新時代教育管理信息化工作的通知》，明確提出建立“中央統(tǒng)籌、分級推進(jìn)、逐級負(fù)責(zé)”的信息化責(zé)任體系，建立“主要負(fù)責(zé)人牽頭抓”的工作機制，并出臺了一系列教育管理信息化標(biāo)準(zhǔn)體系以及檔案信息化管理方面的國家標(biāo)準(zhǔn)，出臺了一系列規(guī)范性文件。如《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》《電子檔案單套管理一般要求》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》等，這些都從政策及規(guī)范中提出了檔案信息建設(shè)的體制、機制和要求以及檔案信息化建設(shè)現(xiàn)實依據(jù)。

1.3 檔案事業(yè)

從檔案事業(yè)自身發(fā)展現(xiàn)實背景來看，新修正的《檔案法》明確把“檔案信息化建設(shè)”作為一章，以立法形式將檔案信息化建設(shè)予以確定，使各行各業(yè)檔案信息化建設(shè)有了法律依據(jù)?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出要推動檔案工作“三個走向”，到2025年，檔案工作“三個走向”要取得實質(zhì)性進(jìn)展，為建設(shè)檔案強國奠定基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)要實現(xiàn)再上新臺階，新一代信息技術(shù)與檔案事業(yè)各項工作深度融合。提出“中西部檔案信息化提升項目”，獲得“政策保障、定點幫扶和專業(yè)指導(dǎo)”。鼓勵推動檔案全面納入國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，并要把檔案信息化納入本地區(qū)、本單位信息化發(fā)展規(guī)劃。

2 中學(xué)檔案信息化建設(shè)意義

中小學(xué)檔案是學(xué)校教育、教學(xué)、科研、師生概況以及相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施等各方面主要情況原始性、基礎(chǔ)性、權(quán)威性的資料，蘊含著重要的參考研究價值[2]。做好中學(xué)檔案信息化建設(shè)對提升檔案工作效率、促進(jìn)教育教學(xué)管理和優(yōu)化服務(wù)保障都具有積極的現(xiàn)實意義。

2.1 檔案工作提檔升級

中學(xué)檔案信息化是在中學(xué)檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，并對中學(xué)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用，無論是中學(xué)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，還是檔案管理模式均實現(xiàn)較大變化。從傳統(tǒng)的以中學(xué)檔案實體管理、利用為主轉(zhuǎn)向以中學(xué)檔案信息數(shù)字化存儲和利用服務(wù)為重心轉(zhuǎn)變。將互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)融入中學(xué)檔案管理工作，利用網(wǎng)盤存儲或數(shù)字化錄入等方式，克服傳統(tǒng)模式人工錄入效率低、差錯率高等弊端，將中學(xué)檔案信息資源存儲于光盤、軟盤中，能夠有效降低空間占用，借助檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)實現(xiàn)中學(xué)檔案資源互聯(lián)互通、共享共用，促進(jìn)檔案信息資源在采集、存儲、管理、使用、備份及查閱等方面的優(yōu)勢凸顯[3]。

2.2 促進(jìn)教育教學(xué)管理

中學(xué)檔案信息化建設(shè)始終圍繞教育教學(xué)管理這一核心，一方面，將大量教學(xué)、科研、管理等方面的檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息，存儲于中學(xué)檔案應(yīng)用系統(tǒng)平臺；另一方面，借助互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等將存儲于系統(tǒng)平臺的中學(xué)檔案信息資料以更為便捷化、現(xiàn)代化的方式呈現(xiàn)，能夠在中學(xué)教育教學(xué)管理中發(fā)揮重要的“資政存史育人”功能。例如，根據(jù)教育教學(xué)需要，利用信息化技術(shù)能夠快速查詢歷年試卷、科研成果、學(xué)生成績冊等等，深入分析這些檔案，有助于進(jìn)行學(xué)科教學(xué)研究、教學(xué)方法改進(jìn)、學(xué)生心理研究[4]，為其教學(xué)質(zhì)量的提升奠定良好的基礎(chǔ)。

2.3 優(yōu)化服務(wù)保障內(nèi)容

中學(xué)檔案除了教育教學(xué)外，還存有許多涉及教師、學(xué)生檔案以及校園管理方面的檔案，利用信息化技術(shù)做好這些檔案管理，能夠進(jìn)一步優(yōu)化服務(wù)保障內(nèi)容。例如，在教師提拔任用、職稱評定時，教師通過權(quán)限賦予，登錄其身份信息，通過輸入姓名、事由等關(guān)鍵項，可直接在應(yīng)用系統(tǒng)中便捷且準(zhǔn)確地查詢到所需的檔案資料，直接打印即可完成。為中學(xué)檔案編研提供豐富的檔案資料，利用關(guān)鍵詞匹配度，搜索“制度”便可快速查詢到中學(xué)教育、教學(xué)、學(xué)校管理等方面出臺的制度，按照一定規(guī)律和要求，匯編成冊，提升檔案編研質(zhì)量[5]。此外，還可挖掘中學(xué)檔案中的先進(jìn)師生的事跡資料，在校慶等特殊時間節(jié)點進(jìn)行先進(jìn)典型宣傳，使校園文化建設(shè)具有鮮活事例，更具感染力。

3 中學(xué)檔案信息化建設(shè)思路

中學(xué)檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)性工程，需要長期堅持，要立足中學(xué)財力、人力和物力資源現(xiàn)狀及教學(xué)實際，既不能裹足不前，更不可冒進(jìn)，要循序漸進(jìn)、分步實施，要始終堅持效果導(dǎo)向的思路，注重發(fā)揮檔案信息化建設(shè)在推動中學(xué)教育、教學(xué)中的作用發(fā)揮。

3.1 堅持實際需要

中學(xué)檔案信息化建設(shè)要始終圍繞學(xué)校的高效管理、教學(xué)的優(yōu)質(zhì)開展、師生的服務(wù)需求以及中學(xué)檔案自身管理的實際需求，把實際需要作為中學(xué)檔案信息化建設(shè)的出發(fā)點和落腳點，搭建務(wù)實管用的檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)和平臺，選擇適宜中學(xué)檔案管理特點的存儲方式，開發(fā)教學(xué)、管理、科研成果等與中學(xué)教育教學(xué)管理相關(guān)的專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫。

3.2 堅持分步實施

中學(xué)檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)性工程，建設(shè)和管理都要有明確的規(guī)劃。堅持把中學(xué)檔案信息化建設(shè)納入中學(xué)發(fā)展規(guī)劃之中，做好頂層的規(guī)劃設(shè)計。要堅持循序漸進(jìn)、分步實施的原則和理念，近期目標(biāo)是要實現(xiàn)中學(xué)檔案信息化建設(shè)全覆蓋，建立高質(zhì)量、高效率信息化檔案管理系統(tǒng)，中遠(yuǎn)期目標(biāo)是要提高中學(xué)檔案管理和服務(wù)的質(zhì)量、水平，為中學(xué)教育、教學(xué)和廣大師生提供更加精準(zhǔn)、優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。按照積極做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，搭建中學(xué)檔案信息化管理平臺，建立中學(xué)檔案信息資源庫、數(shù)據(jù)庫，建立中學(xué)檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)，中學(xué)檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及檔案信息化人才隊伍建設(shè)等，持續(xù)推進(jìn)。

3.3 堅持效果導(dǎo)向

在推動學(xué)校檔案信息化建設(shè)的過程中，需要學(xué)校把握好具體的建設(shè)方向，才能最大限度地和社會共享信息化建設(shè)帶來的成果。要始終以效果為導(dǎo)向，突出中學(xué)檔案信息化建設(shè)在中學(xué)教育教學(xué)管理中的服務(wù)功能，在中學(xué)特色化辦學(xué)中的應(yīng)用功能以及在推動提升學(xué)校管理能力和水平方面發(fā)揮的應(yīng)用作用。即堅持以中學(xué)檔案服務(wù)理念引領(lǐng)信息化建設(shè)、以中學(xué)檔案特色資源推動信息化建設(shè)、以數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用助力信息化建設(shè)。

4 “服務(wù)性、特色化、數(shù)字化”三位一體指引下的中學(xué)檔案信息化建設(shè)路徑

新時代中學(xué)檔案信息化建設(shè)要秉持系統(tǒng)思維、整體理念，堅持立足實際、分步推進(jìn)和效果導(dǎo)向的建設(shè)思路，以“服務(wù)性、特色化、數(shù)字化”三位一體舉措，推動中學(xué)檔案信息化建設(shè)，以中學(xué)檔案信息化建設(shè)助力中學(xué)檔案現(xiàn)代化目標(biāo)的實現(xiàn)。

4.1 服務(wù)理念引領(lǐng)

首先是精準(zhǔn)定位。中學(xué)檔案是中學(xué)教育教學(xué)的重要歷史記錄，來源于日常的教育教學(xué)，最終也要通過服務(wù)于教育教學(xué)來體現(xiàn)和發(fā)揮其應(yīng)有價值。要把為師生服務(wù)、為學(xué)校管理服務(wù)作為檔案工作的出發(fā)點和落腳點，以提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)理念引領(lǐng)信息化建設(shè)。其次是轉(zhuǎn)變理念。中學(xué)檔案包括文書類、教學(xué)類、會計類、科技類、實物類、學(xué)籍類、基建類以及教師業(yè)務(wù)檔案等，在堅持服務(wù)性理念價值的引領(lǐng)下，做好這些類型檔案資料的收集整理，按照檔案價值便捷化應(yīng)用為理念，去粗存精、去偽存真，優(yōu)化檔案條目和結(jié)構(gòu)。再次是把握重點。中學(xué)檔案信息化要緊緊圍繞教育教學(xué)服務(wù)需要，重點做好教學(xué)類檔案的收集、整理。以“增量電子化、存量數(shù)字化”為原則，優(yōu)先將室藏的教學(xué)管理類檔案（如教學(xué)工作計劃總結(jié)、典型經(jīng)驗材料等）、學(xué)生管理類檔案（如學(xué)籍材料、招收錄取新生材料、思想政治教育材料、退/轉(zhuǎn)學(xué)證明文件等）、教師管理類檔案[6]（如教師培養(yǎng)計劃、公開教學(xué)教案及評價、教師榮譽及職稱評定等）、教學(xué)研究類（如教學(xué)改革方案、學(xué)術(shù)著作、教研活動等）、考試資料類檔案實行數(shù)字化掃描，錄入專題檔案數(shù)據(jù)庫，方便廣大師生及時查詢檢索利用中學(xué)檔案信息資源?？傊?，中學(xué)檔案信息化建設(shè)在技術(shù)應(yīng)用、平臺搭建和數(shù)據(jù)資源庫等方面都要秉持為師生、為學(xué)校服務(wù)的理念，把服務(wù)理念融入中學(xué)檔案信息化建設(shè)全過程。

4.2 特色資源推動

檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項長期的工作。中學(xué)檔案信息化建設(shè)要有學(xué)校自己的特色，既要有形式上的特點，也要有載體上的亮點，更要有內(nèi)容上的特色。首先是外在組織形式來看，中學(xué)要成立專門的檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，協(xié)調(diào)解決信息化建設(shè)過程中遇到的各種問題，動員學(xué)校教務(wù)、總務(wù)、信息中心、檔案、人事等各方資源，把中學(xué)檔案信息化納入學(xué)校建設(shè)整體規(guī)劃。從載體上來看，中學(xué)檔案信息化建設(shè)要配備專門的計算機，安裝符合信息化需求的系統(tǒng)和軟件，配備掃描儀，存儲光盤等相關(guān)設(shè)備，要開設(shè)特色專題數(shù)據(jù)庫，如科研成果數(shù)據(jù)庫、名師工作室檔案數(shù)據(jù)庫、表彰獎勵數(shù)據(jù)庫，等等。從內(nèi)容上來看，就是要通過信息化建設(shè)，將收藏的特色檔案資源錄入管理平臺，尤其是注重挖掘?qū)W校文化個性和特色的檔案資源。此外，還要立足本校實際，制定具體的信息化建設(shè)和管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。作為擁有近百年辦學(xué)歷史的遵義四中，積淀了大量體現(xiàn)四中辦學(xué)特色、人文精神以及相關(guān)具有保存價值的物件、照片，如?；?、校歌、駱駝班創(chuàng)建、新校址建設(shè)批復(fù)文件等，都是遵義四中特色檔案資源，在信息化建設(shè)中，要充分挖掘這些特色資源，以特色檔案資源來推動檔案信息化建設(shè)，走品牌化、特色化建設(shè)之路。

4.3 數(shù)字技術(shù)助力

積極發(fā)揮先進(jìn)信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)在中學(xué)檔案信息化建設(shè)中的作用，以信息技術(shù)助力中學(xué)檔案信息化建設(shè)的科技含量。具體來說，就是要引入先進(jìn)數(shù)字化設(shè)備技術(shù)，如添置數(shù)字化掃描設(shè)備、相機、錄音及視頻設(shè)備。運用先進(jìn)數(shù)字化處理技術(shù)，做好電子檔案數(shù)字信號的處理。開通局域網(wǎng)、校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等，利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)中學(xué)檔案信息遠(yuǎn)程存取、檢索、查詢。根據(jù)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫、非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的特點和實際，選用合適的數(shù)據(jù)庫技術(shù)，優(yōu)化中學(xué)檔案信息的組織、分類、檢索和管理。重視安全保密技術(shù)應(yīng)用，如數(shù)字簽名技術(shù)、雙備份、加密技術(shù)、權(quán)限管理等，確保檔案信息的安全和隱私。

結(jié)語

中學(xué)檔案信息化建設(shè)是國家信息化建設(shè)的重要組成部分。要以建立健全服務(wù)教育事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的檔案資源體系為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)資源共享，開展遠(yuǎn)程利用，使檔案信息資源公共服務(wù)惠及全體師生。在大數(shù)據(jù)時代背景下，要堅持系統(tǒng)觀念，轉(zhuǎn)變思想理念，豐富檔案資源，注重技術(shù)應(yīng)用，努力提升中學(xué)檔案信息化水平，不斷為中學(xué)教育教學(xué)管理和教育事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的信息資源支持，提供不竭的動力。

參考文獻(xiàn)

[1]楊宗凱.《“十四五”國家信息化規(guī)劃》專家談：加快教育信息化 支撐終身數(shù)字教育[EB/OL]http：//www.cac.gov.cn/2022-03/08/c_1648363725755324.htm.

[2] 王元.中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)思考[J]青海教育，2018（6）：55.

[3]高子靜.推動電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)促進(jìn)檔案開發(fā)利用[J]檔案學(xué)研究，2017（S2）：33-36.

[4]虞吉芬.信息化管理在中學(xué)試卷檔案中的應(yīng)用分析[J]辦公室業(yè)務(wù)，2019（8）：72.

[5]劉國芝，沈潔.芻議“互聯(lián)網(wǎng)+”時代學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)[J]辦公室業(yè)務(wù)，2017（16）：106.

[6]譚燕.教學(xué)檔案的科學(xué)分類及其他[J]徐州工程學(xué)院學(xué)報：社會科學(xué)版，1995（4）：95-98.

作者簡介：王小慧（1987—），大學(xué)學(xué)歷，遵義市第四中學(xué)中級職稱。主要從事檔案管理研究。