醫(yī)院檔案管理中檔案信息化建設(shè)分析

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和醫(yī)療體制改革的全面推進(jìn)，醫(yī)院的社會(huì)地位與公眾關(guān)注度得以提升，醫(yī)院檔案工作作為醫(yī)院管理的重要組成部分，在新時(shí)代背景下實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化、智慧化建設(shè)已成為大勢(shì)所趨，為醫(yī)院健康發(fā)展、提高檔案管理水平、樹立良好社會(huì)形象起到良好的推動(dòng)作用。本文主要探討了醫(yī)院檔案管理中的信息化建設(shè)，圍繞趨勢(shì)及意義、面臨問題、解決策略、優(yōu)化路徑進(jìn)行全面分析，探尋新形勢(shì)下醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的有效途徑，進(jìn)而為廣大醫(yī)院管理提供參考性建議。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；信息化建設(shè)；優(yōu)化路徑

醫(yī)院檔案是記錄醫(yī)療機(jī)構(gòu)發(fā)展歷程、科研成果、人事、財(cái)務(wù)、醫(yī)患關(guān)系的重要文件，隨著醫(yī)療事業(yè)的蓬勃發(fā)展，每天都在產(chǎn)生大量的結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，管理難度也成倍劇增。在新時(shí)代發(fā)展背景下，醫(yī)院檔案管理利用載體由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的電子文件，工作模式由過去人工手動(dòng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)樵诰€信息化管理。在此前提下，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員要緊抓時(shí)代機(jī)遇，勇于擔(dān)當(dāng)盡責(zé)，制定完善醫(yī)院檔案信息化轉(zhuǎn)型升級(jí)規(guī)劃及工作方案，并以標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)為引領(lǐng)，落實(shí)檔案信息化工作制度化、規(guī)范化、程序化的新要求，真正意義上實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對(duì)醫(yī)院檔案信息化的有效應(yīng)用，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院未來各項(xiàng)工作的創(chuàng)新性發(fā)展。

1 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的趨勢(shì)及意義

1.1 檔案信息化建設(shè)發(fā)展趨勢(shì)

1.1.1政策支持。國(guó)家衛(wèi)生健康委等六部門聯(lián)合印發(fā)的《深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革2023年下半年重點(diǎn)工作任務(wù)》明確提出要促進(jìn)多層次醫(yī)療保障有序銜接，進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院管理與現(xiàn)代化服務(wù)成為行業(yè)發(fā)展的首要目標(biāo)。同時(shí)，中辦、國(guó)辦印發(fā)的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中重點(diǎn)指出，要堅(jiān)持改革創(chuàng)新，推動(dòng)檔案工作與新技術(shù)深度融合，為檔案事業(yè)發(fā)展提供持久動(dòng)力。有了國(guó)家政策制度的支持，為醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展指明方向、提供發(fā)展路徑、營(yíng)造良好環(huán)境。

1.1.2技術(shù)支撐。大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)逐漸應(yīng)用到各行各業(yè)，信息化管理、智慧化應(yīng)用已成為各行各業(yè)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)的主要方式方法，通過信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作的應(yīng)用，經(jīng)融合多元化檔案信息，可有效規(guī)避傳統(tǒng)模式的不足之處，使各項(xiàng)工作更為便捷，在符合時(shí)代發(fā)展潮流的同時(shí)，也促進(jìn)了醫(yī)療行業(yè)與社會(huì)人民群眾的長(zhǎng)效溝通。

1.2 以自動(dòng)化提升醫(yī)院檔案管理效率

傳統(tǒng)模式的紙質(zhì)化管理，只適用于數(shù)量少、內(nèi)容簡(jiǎn)單、分類單一的檔案類型。新發(fā)展形勢(shì)下海量醫(yī)院檔案的管理及開發(fā)利用過程，為管理人員帶來極大的不便，在檔案征集、分類保管、文件查詢過程中耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，嚴(yán)重影響管理人員工作積極性。實(shí)現(xiàn)信息化管理后，可使管理人員更加直觀地了解檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)容，通過醫(yī)院內(nèi)部檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，利用強(qiáng)大的搜索引擎，達(dá)到快速檢索的目的，使各部門科室自主查詢資料，在提高檔案資源利用率的同時(shí)用更少的成本提供更好的服務(wù)，醫(yī)院檔案的實(shí)際價(jià)值被最大限度地優(yōu)化。再就是信息化管理，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院龐大檔案資源的高度整合，可在此基礎(chǔ)上構(gòu)建更為流暢的檔案運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，以適應(yīng)新時(shí)代不斷擴(kuò)大的醫(yī)院規(guī)模和醫(yī)療深化改革的需要，也能更好地滿足患者的多元化檔案使用需求[1]。

1.3 以網(wǎng)絡(luò)化拓寬醫(yī)院檔案共享范圍

醫(yī)院檔案分布廣泛、涉及范圍較大、細(xì)化分支復(fù)雜，在此前提下，檔案的信息化管理可利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與操作系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)散落在醫(yī)院各處的檔案信息在線歸檔，進(jìn)一步強(qiáng)化信息支撐。信息化管理使檔案數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)速度加快、利用效率提高，借助系統(tǒng)平臺(tái)可將醫(yī)院內(nèi)部各業(yè)務(wù)科室連接起來，打破時(shí)空限制，消除數(shù)據(jù)壁壘，進(jìn)而推動(dòng)將有價(jià)值的資源用好用活，多渠道、多方式提升廣大社會(huì)公眾及醫(yī)院全體職工對(duì)檔案工作的認(rèn)同感和歸屬感。例如，患者看病時(shí)，系統(tǒng)可根據(jù)病情自動(dòng)分配相應(yīng)科室，實(shí)現(xiàn)線上掛號(hào)，并將各科室保存的患者病史集中到公共信息平臺(tái)，有效解決了群眾以往看病候時(shí)長(zhǎng)等問題，以“最短時(shí)間、最高效率”服務(wù)群眾就醫(yī)，進(jìn)而提高醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量。

1.4 以數(shù)字化強(qiáng)化醫(yī)院檔案安全指數(shù)

一是現(xiàn)代醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)量增大，業(yè)務(wù)類型復(fù)雜，開發(fā)利用工作較難開展利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息化信息流轉(zhuǎn)方式，更深層次上加強(qiáng)了對(duì)檔案信息進(jìn)行利用的安全性，摒棄了過去傳統(tǒng)利用模式下人員隨意翻閱、文件混亂利用等問題，構(gòu)建了更加智能、安全、科學(xué)的檔案信息運(yùn)轉(zhuǎn)體系。二是有效保護(hù)原始檔案文件。紙質(zhì)檔案文件一方面會(huì)因?yàn)槌睗瘛⑾x蛀、風(fēng)化等自然因素受到損傷，另一方面也會(huì)因?yàn)轭l繁翻閱和利用不規(guī)范等人為因素造成數(shù)據(jù)泄露、文件丟失等不可逆的損失。通過利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，將醫(yī)院檔案由紙質(zhì)文件翻閱轉(zhuǎn)化為電子文件管理，大幅增加了原始檔案文件的使用壽命，有效避免各類風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也可節(jié)約空間成本，節(jié)省人力、物力、財(cái)力。例如，利用人工智能中的風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，可以對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息整理利用過程中隱藏的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，并及時(shí)處理，防止風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)散。

2 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)面臨的問題與挑戰(zhàn)

2.1 檔案整體管理體系有待完善

一是思想意識(shí)薄弱?！拜p開發(fā)、輕服務(wù)”思想嚴(yán)重，甚至部分人員認(rèn)為只要做好醫(yī)院檔案的保存管理即可，不主動(dòng)參與熟練掌握和操作計(jì)算機(jī)技術(shù)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，僅憑過往經(jīng)驗(yàn)管理醫(yī)院檔案，信息化轉(zhuǎn)型工作難以高效開展。二是管理制度不完善。大多數(shù)醫(yī)院直接使用國(guó)家或當(dāng)?shù)厣霞?jí)部門頒布的制度文件，實(shí)用性不強(qiáng)，沒有根據(jù)自身發(fā)展現(xiàn)狀制定相應(yīng)規(guī)范，使相關(guān)流程無章可循。三是在信息化視角下對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行管理利用，雖然能夠依托信息系統(tǒng)代替人工完成一系列基本工作，但是對(duì)干部隊(duì)伍的專業(yè)性提出了較高要求。目前，部分醫(yī)院的檔案管理人員水平素質(zhì)難以開展信息化管理工作。

2.2 信息化建設(shè)缺乏長(zhǎng)效性規(guī)劃

部分醫(yī)院的信息化建設(shè)停留在表面，甚至紙上談兵，在頂層設(shè)計(jì)層面對(duì)信息化工作的政策、資金支持力度較小，致使系統(tǒng)平臺(tái)軟硬件設(shè)施較為薄弱，沒有做到與時(shí)俱進(jìn)、實(shí)時(shí)更新。與此同時(shí)，部分醫(yī)院即使開展檔案管理技術(shù)創(chuàng)新工作，也因忽略了信息化制度體系建設(shè)導(dǎo)致創(chuàng)新流程缺乏明確的方向和目標(biāo)，過程不夠科學(xué)、規(guī)范，信息化優(yōu)勢(shì)難以充分發(fā)揮，在一定程度上浪費(fèi)了不少資源[2]。

2.3 部門間檔案管理協(xié)同性不足

主要體現(xiàn)在共建共享力度薄弱方面，在檔案信息化管理建設(shè)過程中對(duì)于電子政務(wù)系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的上下聯(lián)動(dòng)開發(fā)力度不足，系統(tǒng)平臺(tái)已建立，但是由于底層設(shè)計(jì)構(gòu)架不匹配、數(shù)據(jù)不兼容導(dǎo)致其難以與辦公自動(dòng)化、“互聯(lián)網(wǎng)+”相融合，最終雖然在表面上實(shí)現(xiàn)了檔案電子文件管理，但實(shí)際仍采用人工采集電子檔案的方式充實(shí)醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫。再就是在審批流程與部門溝通方式上，不同部門的協(xié)同性不足，審批流程較為復(fù)雜，在原有的工作模式下信息流轉(zhuǎn)較慢，審批時(shí)間較長(zhǎng)，運(yùn)用信息化管理后，在信息逐級(jí)申報(bào)中仍需要多重認(rèn)證，導(dǎo)致部門間職責(zé)混淆，沒有發(fā)揮信息化管理的真正價(jià)值。

2.4 安全化、規(guī)范化水平仍需提高

隨著信息化水平的提高，各項(xiàng)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中普遍應(yīng)用，隨之網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客入侵的專業(yè)性、多元性也在不斷增加，醫(yī)院檔案系統(tǒng)管理平臺(tái)極易受到病毒攻擊而造成損失。一方面是系統(tǒng)平臺(tái)安全設(shè)備配置不足，應(yīng)用軟件、數(shù)據(jù)庫存在安全漏洞，容易使社會(huì)不法分子通過網(wǎng)絡(luò)途徑非法入侵。另一方面是安全防護(hù)手段不完善，在對(duì)外共享利用過程中對(duì)用戶信息、訪問路徑、信息加密工作等收集較少，可溯性不強(qiáng)，管理人員缺乏對(duì)檔案的安全防控意識(shí)，在一定程度上增加了醫(yī)院電子檔案被泄露和篡改的風(fēng)險(xiǎn)。

3 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)未來整改策略及優(yōu)化路徑

3.1 建立健全醫(yī)院檔案信息化管理新體系

一是思想意識(shí)方面。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者、檔案管理科室和其他業(yè)務(wù)部門人員應(yīng)在檔案信息化進(jìn)程中不斷提升主動(dòng)性與積極性，通過專題片、展覽、智慧醫(yī)院App等方式多種渠道宣傳檔案工作，深刻認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理工作的重要意義，形成自上而下對(duì)檔案事業(yè)的廣泛認(rèn)同。二是組織架構(gòu)方面。醫(yī)院應(yīng)成立檔案信息化管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌醫(yī)院整體檔案工作，明確各部門職能職責(zé)，將醫(yī)院檔案管理及檔案信息化業(yè)務(wù)工作的實(shí)時(shí)進(jìn)展與醫(yī)療事業(yè)同研究、同部署，防止關(guān)鍵時(shí)刻有關(guān)部門發(fā)生互相推諉扯皮的情況。同時(shí)，要根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和自身發(fā)展現(xiàn)狀，明確檔案信息化建設(shè)制度和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，不斷優(yōu)化相關(guān)工作流程。例如，《醫(yī)院檔案歸檔工作條例》《醫(yī)院電子檔案開發(fā)利用制度》《電子檔案文件保密制度》等，提高各項(xiàng)工作的科學(xué)性與規(guī)范性，堅(jiān)決杜絕檔案信息化管理各個(gè)環(huán)節(jié)的不規(guī)范行為，防止管理不到位、利用不安全等現(xiàn)象的發(fā)生[3]。三是注重干部培養(yǎng)。大力引進(jìn)綜合業(yè)務(wù)強(qiáng)、信息化理論了解深入、管理技能熟練的高素質(zhì)人才，不斷為干部隊(duì)伍注入新的血液，同時(shí)加強(qiáng)檔案信息化管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，帶領(lǐng)業(yè)務(wù)骨干“走出去”學(xué)習(xí)先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，從而打破制約自身發(fā)展瓶頸、化解發(fā)展困局，進(jìn)而提升醫(yī)院檔案管理干部隊(duì)伍理論水平和實(shí)操經(jīng)驗(yàn)。

3.2 持續(xù)優(yōu)化醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)新功能

要持續(xù)加大軟硬件設(shè)備投入，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)資金配置。領(lǐng)導(dǎo)層面與領(lǐng)導(dǎo)小組要擬定相應(yīng)的更新方案，從而滿足信息化建設(shè)實(shí)際需要，同時(shí)在系統(tǒng)建設(shè)初期要選擇優(yōu)質(zhì)軟件服務(wù)商開發(fā)針對(duì)性強(qiáng)、應(yīng)用價(jià)值高的檔案收集、整理、檢索平臺(tái)，合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、數(shù)據(jù)挖掘等先進(jìn)技術(shù)，設(shè)計(jì)友好、簡(jiǎn)明、便捷業(yè)務(wù)管理服務(wù)界面，保證檔案信息化管理系統(tǒng)具有分布式辦公、登錄權(quán)限管理、自動(dòng)著錄、用戶管理、檔案搜索引擎、協(xié)同平臺(tái)等模塊，確保信息化技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院檔案在線征集、集中整合、日常管理、開發(fā)利用、共建共享全流程，進(jìn)而為醫(yī)生和患者提供更多優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[4]。

3.3 全面打造檔案信息化共建共享新格局

這就需要醫(yī)院各部門認(rèn)識(shí)到“利益共同體”的內(nèi)涵，全面梳理檔案管理各個(gè)流程及環(huán)節(jié)，在工作流程中及時(shí)查漏補(bǔ)缺，并簡(jiǎn)化各個(gè)事務(wù)處理流程，對(duì)于工作交叉的情況及時(shí)劃分最終責(zé)任人，切實(shí)解決流程冗雜的情況。一是審核管理機(jī)制。領(lǐng)導(dǎo)小組要建設(shè)檔案管理業(yè)務(wù)流程，確定各部門職責(zé)范疇與工作要求，保障醫(yī)院制度的規(guī)范性、指導(dǎo)性。二是充分利用“無紙化辦公”“互聯(lián)網(wǎng)+”等先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部各部門聯(lián)動(dòng)。緊靠醫(yī)院各項(xiàng)工作的現(xiàn)實(shí)需求，形成工作合力，保障醫(yī)院穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)。三是確保資源整合。在檔案系統(tǒng)建設(shè)初期，充分調(diào)研醫(yī)院財(cái)務(wù)、人事、醫(yī)療各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)的底層架構(gòu)，提高檔案系統(tǒng)的兼容性，并通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)整合檔案資源，將檔案管理工作擴(kuò)大化，力求醫(yī)院全員參與檔案管理，推動(dòng)各個(gè)分支的檔案數(shù)據(jù)以適當(dāng)?shù)母袷酱鎯?chǔ)在檔案管理數(shù)據(jù)總庫，提高檔案數(shù)據(jù)的使用效率。

3.4 不斷提升檔案信息安全監(jiān)督管理新手段

一是硬件方面。要在系統(tǒng)平臺(tái)服務(wù)器、存儲(chǔ)器、計(jì)算機(jī)終端等基礎(chǔ)設(shè)施采購過程中，配套購買安全審計(jì)、漏洞掃描等安全設(shè)備，全面提升系統(tǒng)平臺(tái)自身的安全性能。二是軟件及防護(hù)手段方面。要保證涉及檔案信息化管理的所有訪問終端安裝類似于360天擎、瑞星殺毒等殺毒軟件，安排專人專班負(fù)責(zé)定期升級(jí)病毒庫，同時(shí)采用身份驗(yàn)證、數(shù)字簽章、密鑰管理、入侵檢測(cè)、電子簽名等安全防護(hù)手段，進(jìn)一步加強(qiáng)安全防范，消除醫(yī)院電子檔案數(shù)據(jù)在管理利用過程中被攻擊，使檔案管理系統(tǒng)成為一個(gè)現(xiàn)代化、大規(guī)模、高效率的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)[5]。三是制度管理方面。醫(yī)院檔案包括大量財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、病患檔案，如若安全工作、保密工作開展不當(dāng)，有可能帶來嚴(yán)重的社會(huì)問題。這就需要醫(yī)院設(shè)置必要的安全管理規(guī)范，及時(shí)彌補(bǔ)檔案管理制度、安全保密制度漏洞，全面強(qiáng)化檔案管理人員和醫(yī)護(hù)人員的檔案安全意識(shí)，構(gòu)建完善的檔案信息化安全管理監(jiān)督機(jī)制，必要時(shí)可運(yùn)用績(jī)效考核方法等有效落實(shí)檔案安全防控工作的基本要求。

結(jié)語

隨著時(shí)代的發(fā)展，醫(yī)療行業(yè)的檔案工作也要跟上時(shí)代的腳步，檔案領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)牢固樹立檔案信息化管理意識(shí)，分析新形勢(shì)下先進(jìn)技術(shù)優(yōu)點(diǎn)及價(jià)值，夯實(shí)檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)，基于良好的安全防控體系對(duì)醫(yī)院檔案信息進(jìn)行深度挖掘，并針對(duì)現(xiàn)實(shí)存在的問題尋求合理化建議，多角度、多途徑、多渠道地改善醫(yī)院檔案發(fā)展模式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)我國(guó)醫(yī)療水平的不斷進(jìn)步和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：王丹（1987—），大學(xué)學(xué)歷，鞍山市傳染病醫(yī)院館員。研究方向：醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案資源建設(shè)。