探究學校內(nèi)部控制的優(yōu)化方法

宋 鋆

(靖江市城南新區(qū)中學，江蘇 靖江 214500)

0 引言

隨著經(jīng)濟建設工作的不斷深入，國家在教育行業(yè)投入的財政資金逐漸增加，使得社會各界更加關(guān)注教育經(jīng)費的使用效率以及學校各項管理工作是否合法合規(guī)。 在此背景下，學校需要規(guī)范自身內(nèi)部控制管理工作，優(yōu)化經(jīng)營管理流程，加強風險防控和評估工作，確保學校的各項經(jīng)濟活動和教育活動能夠高效有序進行，保障學校的教育教學質(zhì)量，為學校未來發(fā)展創(chuàng)造良好的內(nèi)部環(huán)境。

1 相關(guān)基礎(chǔ)內(nèi)容

1.1 內(nèi)部控制概念

內(nèi)部控制是指某一組織機構(gòu)為了自身健康發(fā)展和落實既定的管理目標，進行的一系列有效管控活動，其主要目的在于風險管控和權(quán)責劃分，保障該組織機構(gòu)的核心利益以及會計信息安全完整，為組織機構(gòu)的各項管理工作有序進行提供強大助力。 隨著當前市場經(jīng)濟制度的逐漸完善，組織機構(gòu)對內(nèi)部控制提出了更高的管理需求，在與內(nèi)外環(huán)境互動的過程中，逐步形成了權(quán)責分明、協(xié)同管控的管理模式[1]。

1.2 內(nèi)部控制要素

在當前內(nèi)部控制理論體系中，將內(nèi)部控制要素分為內(nèi)控環(huán)境、風險評估、控制活動、信息溝通以及內(nèi)部監(jiān)督等內(nèi)容。

第一，內(nèi)部環(huán)境。 內(nèi)部環(huán)境是指組織機構(gòu)在實施內(nèi)部控制工作過程中所處的環(huán)境背景，具體內(nèi)容包括內(nèi)部控制制度體系、內(nèi)部控制管理意識以及內(nèi)部控制組織機構(gòu)等多方面內(nèi)容，內(nèi)部控制環(huán)境的好壞決定了后續(xù)內(nèi)部控制工作成效，因此，在內(nèi)部控制五要素中，內(nèi)部環(huán)境對內(nèi)部控制的實際成效影響最為明顯，需要企業(yè)組織機構(gòu)領(lǐng)導對該項工作引起高度重視。

第二，風險評估。 風險評估是內(nèi)部控制的重要職能作用，組織機構(gòu)在日常管理工作中，需要借助科學的方法識別組織機構(gòu)內(nèi)發(fā)生的風險以及原因以及該風險類型可能帶來的后續(xù)危害等，并針對風險特征制訂合理的應對方案，減少風險帶來的經(jīng)濟損失。由此可見，風險評估是一項具有預測性的管理活動，通過對風險進行預判，并將風險發(fā)生控制在可接受范圍之內(nèi)，促進組織機構(gòu)穩(wěn)定運行。

第三，控制活動。 控制活動是指組織機構(gòu)高層針對管理目標的落實而采取的有效管理行動。 其崗位職能和組織機構(gòu)的應用管理控制活動貫穿整個內(nèi)部控制工作，實現(xiàn)對管理活動全過程監(jiān)督，確保所有工作在既定規(guī)范內(nèi)進行，為內(nèi)部控制奠定堅實基礎(chǔ)。

第四，信息溝通。 內(nèi)部控制要求組織機構(gòu)以系統(tǒng)化方式進行運行管理，而要進行系統(tǒng)性管理，只有各部門之間加強溝通交流，從而實現(xiàn)協(xié)調(diào)合作，因此信息溝通是促進組織機構(gòu)實現(xiàn)系統(tǒng)化管理的必要條件。 在進行信息溝通過程中，組織機構(gòu)要確保各部門崗位之間能夠高效傳遞數(shù)據(jù)信息，基于對其他部門工作進展了解的基礎(chǔ)上，對自身管理措施進行有針對性的調(diào)整，確保組織機構(gòu)內(nèi)所有資源能夠有效整合、高效應用。

第五，內(nèi)部監(jiān)督。 內(nèi)部監(jiān)督是指由組織機構(gòu)內(nèi)的審計監(jiān)督部門對日常經(jīng)營管理活動進行監(jiān)督管控，確保所有部門崗位成員嚴格按照既定規(guī)范要求做好本職工作，并對內(nèi)部控制工作中薄弱環(huán)節(jié)進行重點監(jiān)控，盡可能減少組織機構(gòu)內(nèi)的管理活動風險，為創(chuàng)造安全穩(wěn)定的內(nèi)部環(huán)境提供有力保障[2]。

1.3 學校內(nèi)部控制概念

學校與傳統(tǒng)企業(yè)存在明顯不同，傳統(tǒng)企業(yè)經(jīng)營運行的根本目的在于獲取利益，而學校運行發(fā)展的主要目的則在于為社會培養(yǎng)更多專業(yè)人才，因此，具有明顯的公益性。 由于兩大組織機構(gòu)的管理目標不同，其內(nèi)部控制也存在一定差異。 內(nèi)部控制主要是為財政資金高效使用提供了有力保障，確保會計信息的準確完整，推動學校經(jīng)濟活動、學術(shù)研究以及文化建設等方面工作有序進行。 此外，高校內(nèi)部控制體系建設還需要基于當前學校的內(nèi)外環(huán)境、管理目標以及管理對象等因素，確保實施內(nèi)部控制體系的可行性。

2 當前學校內(nèi)部控制存在的問題

2.1 內(nèi)部環(huán)境問題

對于學校而言，內(nèi)部控制工作是一項全面的系統(tǒng)性管理工作，因此需要學校轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念，完善組織機構(gòu)，為學校內(nèi)部控制工作開展提供良好的內(nèi)部環(huán)境。 但是目前部分學校的內(nèi)部控制環(huán)境存在諸多問題，具體表現(xiàn)在以下幾點:第一，組織機構(gòu)有待完善，從當前部分學校的內(nèi)部控制組織機構(gòu)建設情況來看，雖然建立了內(nèi)部控制管理制度，但是并未專門設立職能部門負責內(nèi)部控制的推進實施，部分學校將內(nèi)部控制工作統(tǒng)一交由財務部門負責管理，由于財務部門本身工作較為繁重，財務管理和內(nèi)部控制的執(zhí)行都受到負面影響。 第二，未進行部門權(quán)責劃分。 內(nèi)部控制管理機制主要是通過劃分崗位權(quán)責范圍，使部門成員處于相互監(jiān)督制約的工作狀態(tài)，從而達到了良好的管控效果。 然而部分學校并未對崗位職責范圍進行合理劃分，因此部門之間存在模糊的職責界限，一旦出現(xiàn)管理問題，就會出現(xiàn)互相推諉責任的情況，引發(fā)部門之間矛盾，不利于內(nèi)部控制執(zhí)行工作開展。

2.2 風險評估問題

風險評估是內(nèi)部控制工作的主要職能之一，當前部分學校在風險評估方面存在諸多問題，具體表現(xiàn)在以下幾點:第一，風險意識欠缺。 當前部分學校缺乏風險評估意識，對風險發(fā)生的嚴重性和危害性意識不足，日常風險評估機制的建設工作較為敷衍，對學校的風險評估要求較低，僅通過以往經(jīng)驗簡單預測，由于自身缺乏風險評估和管控的專業(yè)知識，使得學校的風險評估工作流于形式。 第二，風險應對方式單一。 當前部分學校在進行風險評估管控過程中過于依賴人工模式，由于人工模式在進行數(shù)據(jù)收集和數(shù)據(jù)處理方面效率偏低，無法保證處理分析結(jié)果的準確性和客觀性，導致學校在進行風險評估工作方面頻頻出錯，難以及時發(fā)現(xiàn)日常管理工作中潛藏的風險，給學校帶來不必要的經(jīng)濟損失。

2.3 控制活動問題

控制活動之前能夠有效切斷學校內(nèi)部控制工作的具體方向，但是部分學校在控制活動方面存在諸多問題，具體表現(xiàn)在以下幾點:第一，控制活動缺乏前期準備。 當前部分學校在進行管理活動和制訂決策方面缺乏初期目標論證，由于未確認該方案的可行性，在后期工作執(zhí)行過程中，頻頻需要變更執(zhí)行方案，影響執(zhí)行工作有序進行。 第二，收入支出缺乏嚴格審核控制。 收支業(yè)務是學校日常運行的重點管理工作內(nèi)容之一，雖然部分學校已經(jīng)建立了收支管理制度，但是并未建立對應的審核監(jiān)督機制，使得學校的收支管理工作在缺乏審核流程監(jiān)督的情況下出現(xiàn)了多處違規(guī)行為，比如，某些實際收支金額與預算金額不符，財務部門便采取臨時墊付方式來掩蓋錯誤信息，在學校預算收入支出控制方面缺乏嚴格把關(guān)。

2.4 信息溝通問題

學校應當認識到內(nèi)部控制是一項系統(tǒng)性工作，因此需要借助信息溝通來促使學校構(gòu)成有機整體，實現(xiàn)學校系統(tǒng)性管理，但是目前在信息溝通方面，部分學校存在諸多問題，具體表現(xiàn)在以下幾點:第一，無法實現(xiàn)信息高度共享。 當前部分學校在各個部門采用不同型號的信息系統(tǒng)設備，各個系統(tǒng)應用的數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，因此這些數(shù)據(jù)信息無法在不同系統(tǒng)之間傳輸共享，只能在各部門內(nèi)部流通，出現(xiàn)了“信息孤島”現(xiàn)象，不利于學校內(nèi)部控制體系的建設發(fā)展。 第二，未建立完善的溝通管理機制。 部分學校采用的信息活動機制依然以過往的人工交接模式為主，并未在信息溝通流程當中添加信息標準化管理內(nèi)容，比如，數(shù)據(jù)格式、信息管理崗位要求等內(nèi)容，使得現(xiàn)有的管理機制難以在信息化管理背景下實施。

2.5 內(nèi)部監(jiān)督問題

內(nèi)部監(jiān)督是確保學校內(nèi)部控制各項工作能夠真正落實的可靠保障，但是當前學校在內(nèi)部監(jiān)督方面存在諸多問題，具體表現(xiàn)在以下幾點:第一，內(nèi)部監(jiān)督不能全程參與。 當前部分學校的內(nèi)部監(jiān)督工作僅在部分環(huán)節(jié)中實施，并未全程參與學校的內(nèi)部控制執(zhí)行工作，使得多數(shù)工作環(huán)節(jié)并未在內(nèi)部監(jiān)督環(huán)境下進行，因此無法確保該執(zhí)行工作符合既定的規(guī)范要求，為后續(xù)的工作開展埋下了隱患。 第二，內(nèi)部監(jiān)督部門缺乏獨立性。 當前部分學校的內(nèi)部監(jiān)督工作主要是由內(nèi)部審計部門負責，但是學校并未賦予審計部門必要的獨立性和權(quán)威性，導致其他部門負責人頻繁利用職權(quán)干涉內(nèi)部審計監(jiān)督部門的正常工作，使得審計結(jié)果在人為因素的干擾下，難以保證準確性和客觀性。

3 優(yōu)化學校內(nèi)部控制的具體措施

3.1 優(yōu)化內(nèi)部環(huán)境

優(yōu)化內(nèi)部環(huán)境是當前學校開展內(nèi)部控制工作的首要任務，具體需要做好以下幾項工作內(nèi)容:第一，完善組織機構(gòu)。 學校需要基于對內(nèi)部控制的正確認知，建立內(nèi)部控制職能部門，由該部門專門負責內(nèi)部控制的推進工作，比如，內(nèi)部控制體系構(gòu)建以及決策制訂，將財務部門從繁重的工作負擔中解放出來，進而同時提高財務部門和內(nèi)控部門的工作效率和工作質(zhì)量。 第二，明確劃分相關(guān)職能部門的權(quán)責范圍。學校需要借助內(nèi)部控制機制，基于內(nèi)部控制理論，對相關(guān)部門成員的權(quán)責范圍進行合理劃分，以追責機制來增強其責任意識，使其處于相互監(jiān)督、相互制約的管理環(huán)境當中，加大部門成員的執(zhí)行力度，減少因責任模糊帶來的內(nèi)部矛盾，促進內(nèi)部控制工作順利開展[3]。

3.2 加強風險評估

加強風險評估需要學校做好以下幾項工作:第一，增強風險評估意識。 學?？赏ㄟ^知識講座和專題會議等形式向廣大基層職工宣傳風險評估相關(guān)知識理論，使其對風險評估和風險管控工作引起高度重視，必要時可進行專業(yè)能力培訓活動，使其掌握基本的風險評估和風險管控專業(yè)知識，從而促進學校風險評估工作順利進行。 第二，優(yōu)化風險評估機制。在當前信息化管理環(huán)境下，傳統(tǒng)人工風險評估方式顯然已經(jīng)不再適用，為此學校需要發(fā)揮信息系統(tǒng)的技術(shù)優(yōu)勢，借助信息技術(shù)構(gòu)建風險數(shù)據(jù)庫，將學校遭遇過的風險數(shù)據(jù)信息定期錄入數(shù)據(jù)庫當中，對其進行分析處理之后生成風險預警模型，幫助學校風險評估管控轉(zhuǎn)向智能化和自動化。

3.3 實施控制活動

加大控制活動實施力度，需要學校做好以下幾項工作內(nèi)容:第一，做好控制活動計劃分析論證。 學校在編制控制活動方案之前，需要對學校當前的發(fā)展狀況和資源配置進行詳細了解。 基于詳細了解的基礎(chǔ)上，確認可靠的控制活動目標并將其目標進行拆分，最終完成內(nèi)部控制活動計劃，保證該控制活動計劃能夠在實施控制活動過程中發(fā)揮其指導作用，避免計劃方案頻繁發(fā)生變動，影響后續(xù)內(nèi)部控制工作實施。 第二，加強控制活動監(jiān)督。 學校需要在控制活動方面加大監(jiān)督審核力度，并建立監(jiān)督審核機制，將控制活動的實際結(jié)果與預期控制活動目標進行比對分析，找出存在差異背后的具體原因，幫助學校排除控制活動中的潛在風險。

3.4 促進溝通交流

促進溝通交流需要學校做好以下幾項工作內(nèi)容:第一，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)高度共享。 分析發(fā)現(xiàn)，學校內(nèi)部數(shù)據(jù)信息無法共享的主要原因在于各部門的信息系統(tǒng)型號不一和數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，因此學校需要在購置信息技術(shù)設備之前，明確信息系統(tǒng)的功能需求，并對各部門購置的信息技術(shù)設備型號和品牌進行統(tǒng)一，確保系統(tǒng)應用的數(shù)據(jù)格式一致，為不同部門系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)對接和高度共享創(chuàng)造客觀條件。 第二，優(yōu)化信息溝通機制。 為了確保構(gòu)建的信息溝通機制能夠在信息化管理環(huán)境下有效實施，學校需要在現(xiàn)有的信息溝通機制當中添加信息化管理標準要求，比如，數(shù)據(jù)格式、部門溝通時間節(jié)點等內(nèi)容，推動學校內(nèi)部控制實現(xiàn)系統(tǒng)化管理。

3.5 強化內(nèi)部監(jiān)督

加大內(nèi)部監(jiān)督力度，需要學校做好以下幾項工作內(nèi)容:第一，確保內(nèi)部監(jiān)督的全程性和全面性。 學校需要將內(nèi)部監(jiān)督范圍覆蓋管理工作當中，并全程參與企業(yè)各項管理活動，要求所有執(zhí)行工作嚴格按照既定規(guī)范落實到位，并確認監(jiān)督工作環(huán)節(jié)的主次級別，在重點風險薄弱環(huán)節(jié)加大監(jiān)督管控力度，盡可能減少因人為操作失誤而帶來的管理風險，減少學校不必要的經(jīng)濟損失。 第二，賦予內(nèi)部監(jiān)督審計部門的獨立性。 學校需要賦予內(nèi)部審計監(jiān)督部門必要的獨立性和權(quán)威性，使其從組織機構(gòu)當中完全脫離出來，不受任何管理人員的干涉和制約，并且為了提高內(nèi)部審計監(jiān)督的工作成效，審計人員可直接對學校負責，定期向其匯報審計監(jiān)督工作結(jié)果，由學校根據(jù)其工作反饋情況，提出合理的改進建議，充分發(fā)揮內(nèi)部監(jiān)督的職能作用。

4 結(jié)論

綜上所述，學校開展內(nèi)部控制工作，能夠有效提升學校的整體管理水平，再加上國家和社會各界對教育事業(yè)越來越重視，學校內(nèi)部控制管理有效實施的重要性日益凸顯。 學校應當對內(nèi)部控制工作引起高度重視，以國家出臺的相關(guān)文件要求作為核心依據(jù)，構(gòu)建完善內(nèi)部控制體系，掌握內(nèi)部控制管理理論方法，找出目前學校內(nèi)部控制管理工作中存在的問題，并針對學校具體發(fā)展狀況進行持續(xù)優(yōu)化，充分發(fā)揮內(nèi)部控制的職能作用，促進學校健康長遠發(fā)展。