企業(yè)應(yīng)收賬款管理存在的問題及在ERP 系統(tǒng)中運(yùn)用對(duì)策

石賽燕 固力發(fā)集團(tuán)股份有限公司

引言

隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，各行各業(yè)的市場競爭也逐漸激烈，大部分企業(yè)為擴(kuò)大銷售，采用賒銷方式進(jìn)行交易，從而產(chǎn)生應(yīng)收賬款。任何事物的形成都有利有弊，對(duì)于應(yīng)收賬款，一方面，可以幫助企業(yè)增加銷量減少庫存，節(jié)省存貨資金占用、存儲(chǔ)、管理等方面成本；另一方面，存在一定的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，管理不好可能直接導(dǎo)致財(cái)務(wù)危機(jī)。因此，企業(yè)在日常工作中加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理極其重要。

一、企業(yè)應(yīng)收賬款管理存在的問題

（一）忽視客戶的信用管理和動(dòng)態(tài)信息跟蹤

企業(yè)客戶信息檔案管理不健全，對(duì)客戶資信度調(diào)查不夠深入，未建立系統(tǒng)的信用政策或已建立信用政策和信用期限，但管理粗放，公司內(nèi)控制度中未明確規(guī)定不同類型客戶的欠款信用額度和賬期。企業(yè)銷售人員未及時(shí)關(guān)注到客戶的動(dòng)態(tài)信息，如客戶的資金流情況、履約情況、法律訴訟情況等，使管理不具有針對(duì)性。

（二）企業(yè)缺乏對(duì)銷售合同評(píng)審及證據(jù)檔案的系統(tǒng)管理

企業(yè)忽視銷售合同在簽訂、執(zhí)行、后期跟蹤等環(huán)節(jié)涉及的評(píng)審、業(yè)務(wù)單據(jù)取證、資料保管等工作，造成后期收款有爭議時(shí)，難以實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)保全。

（三）企業(yè)對(duì)銷售人員的獎(jiǎng)罰機(jī)制不健全

企業(yè)對(duì)銷售人員的內(nèi)部績效考核通常僅將銷售額與其的薪酬相掛鉤，未與回款掛鉤，使得銷售人員只考慮完成銷售收入業(yè)績指標(biāo)，不注重回款情況，進(jìn)而企業(yè)應(yīng)收賬款劇增，加上催收力度不夠，壞賬也越來越多，造成企業(yè)擁有高銷售額而低利潤的局面。

（四）企業(yè)內(nèi)部缺乏信息溝通

日常應(yīng)收賬款管理工作中，企業(yè)的銷售部門和財(cái)務(wù)部門各自獨(dú)立，之間較少有信息反饋，業(yè)務(wù)員重視的是銷售額的業(yè)務(wù)拓展，而公司的財(cái)務(wù)部門只專注于對(duì)應(yīng)收賬款的會(huì)計(jì)核算、核對(duì)工作，忽視對(duì)應(yīng)收款的跟蹤、反饋、分析，沒有健全業(yè)務(wù)報(bào)告體系，銷售部和財(cái)務(wù)部之間缺乏信息溝通，業(yè)務(wù)聯(lián)系嚴(yán)重脫節(jié)。

二、應(yīng)收賬款管理在ERP系統(tǒng)中的運(yùn)用對(duì)策

企業(yè)在加強(qiáng)應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)控制及管理過程中，隨著信息化水平的日益成熟，ERP 應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)可以在保障制度執(zhí)行、保證資產(chǎn)安全、提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量、提升工作效率等方面發(fā)揮較好的作用，利用ERP 管理系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的應(yīng)收賬款進(jìn)行內(nèi)部控制勢(shì)在必行。具體運(yùn)用對(duì)策如下：

（一）完善客戶資料信息檔案，將信用管理融入ERP 系統(tǒng)

詳細(xì)的客戶信息是高效率回籠資金、預(yù)防壞賬風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)，企業(yè)應(yīng)在ERP 系統(tǒng)建立詳細(xì)的客戶資料信息檔案，包括客戶名稱、客戶的法人信息、企業(yè)地址、聯(lián)系方式等工商登記情況、銀行賬戶信息、合同及審批流程、對(duì)接人、信用情況等。企業(yè)在確定賒銷客戶的信用期限和授信額度前，需對(duì)賒銷客戶進(jìn)行全面調(diào)查了解，并作出評(píng)估。企業(yè)銷售部負(fù)責(zé)客戶評(píng)級(jí)授信（客戶聯(lián)系、前期資信調(diào)查、真實(shí)性的核實(shí)）及其后續(xù)的管理工作，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)授信客戶實(shí)際結(jié)算的審核和監(jiān)督，對(duì) ERP 系統(tǒng)中客戶授信額度和授信期限的管理。

1.客戶信用評(píng)價(jià)、授信額度及授信流程設(shè)置

企業(yè)結(jié)合ERP 中記錄的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，每年開展對(duì)客戶進(jìn)行的信用評(píng)級(jí)工作，將客戶信用劃分為A、B、C、D 四個(gè)等級(jí)：A 類客戶為回款信譽(yù)優(yōu)質(zhì)，能夠按約定及時(shí)付款，上年度無逾期付款的記錄；B 類客戶為回款信譽(yù)良好，基本能夠按約定付款，極少逾期付款，逾期時(shí)間不超過3 個(gè)月；C 類客戶為回款信譽(yù)一般，偶有逾期付款，逾期時(shí)間超過3 個(gè)月，但能結(jié)清；D 類客戶為回款信譽(yù)較差，有長賬齡逾期未清，不能給予授信?？蛻粜庞玫燃?jí)做相應(yīng)的授信系數(shù)如下：

信用等級(jí)A B C D授信系數(shù)0.2 0.15 0.1 0

授信系數(shù)為相應(yīng)信用等級(jí)可申請(qǐng)的最大系數(shù)，并不是必須申請(qǐng)的系數(shù)，原則上授信額度不超過該客戶的上年賬期平均發(fā)貨額?？蛻粜庞妙~度是根據(jù)客戶信用評(píng)級(jí)的授信系數(shù)、上年貨款支付金額來核定，其計(jì)算公式為信用額度=上年累計(jì)銷售額*授信系數(shù)。

企業(yè)當(dāng)年新開發(fā)的客戶原則上不給予授信額度，不予賒賬，付款方式為款到發(fā)貨，但特殊情況經(jīng)企業(yè)業(yè)務(wù)員申請(qǐng)，銷售副總或總經(jīng)理特批，交財(cái)務(wù)部在ERP 系統(tǒng)中做臨時(shí)單項(xiàng)授信。企業(yè)當(dāng)年內(nèi)的授信的賒銷額度并非一成不變，而是當(dāng)出現(xiàn)以下情況可申請(qǐng)調(diào)增或調(diào)減信用額度：（1）客戶連續(xù)3 個(gè)月銷售業(yè)績?cè)鲩L幅度超過20%且付款記錄良好，可申請(qǐng)調(diào)增信用額度；（2）客戶連續(xù)3 個(gè)月銷售業(yè)績減少幅度超過20%，控制調(diào)減原信用額度；（3）客戶付款記錄不良，應(yīng)收賬款逾期超過 2 個(gè)月或者發(fā)生三次及以上貨款逾期，控制調(diào)減原信用額度。

企業(yè)銷售業(yè)務(wù)人員對(duì)區(qū)域內(nèi)符合授信標(biāo)準(zhǔn)且有授信需求的客戶進(jìn)行市場調(diào)查，確定客戶品質(zhì)、能力、資本情況并對(duì)授信額度進(jìn)行合理的填寫《信用額度及賬期申請(qǐng)表》，經(jīng)片區(qū)經(jīng)理審核后，銷售副總或總經(jīng)理進(jìn)行審批，審批流程最終到財(cái)務(wù)部歸檔生效，并在ERP 系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置相應(yīng)的信用額度和賬期。

客戶授信申請(qǐng)的流程如下：

2.授信后的管理措施

企業(yè)針對(duì)不同付款方式的客戶采取相應(yīng)的授信后的管理措施。

（1）付款方式為按合同支付的客戶應(yīng)注意賬期的計(jì)算方式，及時(shí)和客戶確認(rèn)并催收到期的款項(xiàng)，至少每月發(fā)一次對(duì)賬單確認(rèn)應(yīng)收款金額的準(zhǔn)確性。

（2）付款方式為月結(jié)的客戶應(yīng)和客戶確認(rèn)是否區(qū)分立賬日和付款日，客戶有立賬日的規(guī)定銷售內(nèi)勤應(yīng)每月在客戶立賬日前完成開票并寄達(dá)客戶，并在付款日之前提醒客戶支付貨款。

（3）付款方式為月清的客戶月底要及時(shí)對(duì)賬并通知客戶付清本月的發(fā)貨金額。

（4）對(duì)于超過授信額度使用臨時(shí)信用額度發(fā)貨的客戶最晚1周內(nèi)要付清超額部分。

（5）對(duì)于付款記錄不良，應(yīng)收賬款逾期超過 2 個(gè)月；或者發(fā)生三次及以上貨款逾期，銷售內(nèi)勤要及時(shí)反饋信息給業(yè)務(wù)員/業(yè)務(wù)經(jīng)理、客服經(jīng)理同時(shí)上報(bào)片區(qū)經(jīng)理，由業(yè)務(wù)經(jīng)理確認(rèn)是否調(diào)減客戶信用額度或者調(diào)整付款方式。

（6）對(duì)于信用額度20 萬元以上或者付款方式為按月結(jié)算的客戶，業(yè)務(wù)員每季度應(yīng)至少走訪1 次；信用額度50 萬元以上或賬期在1 個(gè)月以上的客戶，除業(yè)務(wù)員每季度至少1 次的市場走訪外，需銷售片區(qū)經(jīng)理或銷售副總每年至少走訪1 次。在客戶走訪中，密切關(guān)注客戶授信額度及回款期限的合理性，結(jié)合客戶的經(jīng)營情況、交易狀況及時(shí)調(diào)整授信情況。

客戶信用額度每年至少更新一次，在此期間，如果需要對(duì)個(gè)別客戶進(jìn)行緊急調(diào)整，應(yīng)及時(shí)對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行補(bǔ)充修改。

（二）啟用ERP 合同評(píng)審，規(guī)范銷售業(yè)務(wù)資料在ERP 系統(tǒng)中有效存檔

企業(yè)將標(biāo)準(zhǔn)化項(xiàng)目或重點(diǎn)關(guān)注事項(xiàng)列入ERP 的合同簽訂模塊中的必選條款，銷售人員合同簽訂，銷售訂單生成時(shí)就給予足夠的重視，如非常用大額產(chǎn)品訂單、非常規(guī)特制產(chǎn)品等賒銷業(yè)務(wù)，在系統(tǒng)錄入時(shí)，就自動(dòng)觸發(fā)評(píng)審機(jī)制，系統(tǒng)分別提示銷售主管、生產(chǎn)主管、技術(shù)人員、品質(zhì)人員、采購專員，分別做出評(píng)審，以此最大可能規(guī)避因產(chǎn)品質(zhì)量、交期、生產(chǎn)技術(shù)等可能產(chǎn)生的問題，所導(dǎo)致的客戶拒付貨款。

ERP 系統(tǒng)記錄了賒銷業(yè)務(wù)的整個(gè)流程單據(jù)，體現(xiàn)在系統(tǒng)內(nèi)產(chǎn)生的銷售合同、銷售訂單、發(fā)貨通知單、銷售出庫單、銷售稅控發(fā)票等，關(guān)聯(lián)了外部的托運(yùn)部物流單、客戶的簽收單、應(yīng)收款對(duì)賬單等，各單據(jù)的ERP 系統(tǒng)記錄存儲(chǔ)及紙質(zhì)保管，形成了系統(tǒng)的證據(jù)鏈，為后期涉及不良應(yīng)收款，如通過法律途徑催收時(shí)，提供了有效的保障。

（三）運(yùn)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)的客觀性和準(zhǔn)確性，確保賒銷制度的有效執(zhí)行

（1）事前控制。企業(yè)根據(jù)客戶信用檔案和歷史交易數(shù)據(jù)，在ERP 系統(tǒng)中針對(duì)不同類型客戶，對(duì)其基礎(chǔ)信息資料中錄入賒銷信用賬期和信用額度設(shè)置，防止人為隨意判定，從而保障制度的有效執(zhí)行。

（2）事中控制。在系統(tǒng)中對(duì)賒銷客戶的賒銷信用賬期和欠款額度信息錄入、銷售訂單制單和審核、發(fā)貨通知單的制單和審批分別設(shè)置了不同權(quán)限的人員操作。系統(tǒng)也將自動(dòng)拒絕不符合規(guī)范的操作步驟，一旦發(fā)現(xiàn)實(shí)際賬齡超過目標(biāo)賬期或欠款額度已經(jīng)超過授信的最高賒銷額時(shí)，ERP 系統(tǒng)中在新的銷售訂單生成時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)提示企業(yè)銷售內(nèi)勤，并無法對(duì)該筆銷售訂單的制單保存，從而觸發(fā)提示銷售人員抓緊催收之前的未結(jié)欠款。同時(shí)以信息傳遞為基礎(chǔ)，自動(dòng)形成財(cái)務(wù)信息，減少人為操作，有效防止隨意和虛假性，從而提高了信息的可靠性。

（3）事后控制。在ERP 系統(tǒng)中采取數(shù)據(jù)核對(duì)、信用重新評(píng)估等措施，通過搜集整理相關(guān)人員的日常工作操作，系統(tǒng)可自動(dòng)生成各類分析報(bào)表數(shù)據(jù)（如應(yīng)收款匯總表、應(yīng)收款明細(xì)表、應(yīng)收款賬齡分析表、到期債權(quán)表、客戶對(duì)賬單等），可供銷售和財(cái)務(wù)人員分析、催收、評(píng)價(jià)，通過系統(tǒng)全過程的監(jiān)控，保障賒銷制度的有效運(yùn)行。

（四）系統(tǒng)自動(dòng)生成實(shí)時(shí)的賬齡分析表和到期債權(quán)表，提供高效的決策依據(jù)

ERP 系統(tǒng)根據(jù)設(shè)置好的信用期限可自動(dòng)對(duì)客戶進(jìn)行賬齢和是否逾期分析，生成應(yīng)收款賬齡分析表和到期債權(quán)表。系統(tǒng)根據(jù)企業(yè)的需求，設(shè)置查詢分幾個(gè)不同時(shí)段對(duì)客戶進(jìn)行的賬齡分析，如應(yīng)收賬款分別產(chǎn)生在1 個(gè)月內(nèi)、1-3 個(gè)月、3-6 個(gè)月、6-12 個(gè)月、1 年以上、2 年以上、3 年以上……區(qū)間的金額及占比，通過應(yīng)收賬款賬齢分析，結(jié)合系統(tǒng)設(shè)置的賬期比對(duì)，生成到期債權(quán)表，確定是否逾期欠款，提示企業(yè)銷售業(yè)務(wù)員和財(cái)務(wù)應(yīng)收會(huì)計(jì)要把逾期款項(xiàng)作為工作重點(diǎn)，使企業(yè)進(jìn)一步研究，并及時(shí)調(diào)整合理的信用政策，提高應(yīng)收賬款的收現(xiàn)率，從而降低壞賬率。

（五）建立應(yīng)收賬款清收責(zé)任制，結(jié)合ERP 管理系統(tǒng)應(yīng)用

（1）完善ERP 系統(tǒng)業(yè)務(wù)內(nèi)部分工，明確崗位職責(zé)和權(quán)限。企業(yè)在ERP 系統(tǒng)中明確涉及合同洽談、銷售訂單簽訂、產(chǎn)品配貨、銷售發(fā)運(yùn)及銷售收款等銷售業(yè)務(wù)涉及的相關(guān)人員ERP 操作的權(quán)限和職責(zé)，以確保ERP 系統(tǒng)中各崗位的相互分離，以便相互監(jiān)督、稽核。企業(yè)銷售部、生產(chǎn)部發(fā)貨倉庫、財(cái)務(wù)部等部門和人員要做到各司其職，最大限度地提高應(yīng)收款回收，縮短應(yīng)收賬款的收賬期，減少呆賬。

（2）建立企業(yè)銷售、財(cái)務(wù)人員及客戶的對(duì)賬機(jī)制。企業(yè)開展定期和不定期的應(yīng)收賬款核對(duì)，每月初財(cái)務(wù)應(yīng)收會(huì)計(jì)將應(yīng)收款明細(xì)表、賬齡表、逾期欠款名單，發(fā)送給經(jīng)辦銷售業(yè)務(wù)人員進(jìn)行核對(duì)內(nèi)部記賬是否準(zhǔn)確，確認(rèn)無誤后，再由經(jīng)辦銷售人員通過ERP 系統(tǒng)客戶對(duì)賬模塊，與客戶進(jìn)行對(duì)賬并催收貨款，銷售人員將對(duì)賬及催款情況匯總反饋給財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)，財(cái)務(wù)人員分析并提取異常欠款客戶名單，列入“風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)收款客戶名錄”，據(jù)此進(jìn)行跟蹤記錄表反饋信息，直至該客戶移除風(fēng)險(xiǎn)名錄。各月核對(duì)過程中，企業(yè)根據(jù)自身的對(duì)賬情況，篩選相關(guān)客戶出具并發(fā)送企業(yè)對(duì)賬函；年末根據(jù)財(cái)務(wù)年報(bào)審計(jì)要求，由專業(yè)會(huì)計(jì)師事務(wù)所出具并發(fā)送詢證函。

（3）完善銷售業(yè)務(wù)人員應(yīng)收款責(zé)任制。為了防止企業(yè)銷售人員以達(dá)到銷售額為目的，而盲目采取賒銷，企業(yè)需制定切實(shí)可行的收款計(jì)劃，明確收款期限和收款金額，把應(yīng)收款的回籠責(zé)任明確到對(duì)應(yīng)銷售人員，在ERP 銷售訂單中明確記錄對(duì)應(yīng)負(fù)責(zé)銷售部門、銷售業(yè)務(wù)員、銷售內(nèi)勤。企業(yè)每月或每季度ERP 系統(tǒng)取值，同時(shí)啟用銷售額及資金回款情況對(duì)銷售人員進(jìn)行業(yè)績考核，對(duì)不能及時(shí)收回的應(yīng)收賬款進(jìn)行原因查詢、責(zé)任追究，根據(jù)責(zé)任范圍和失職程度，給予相應(yīng)績效處罰。如將銷售業(yè)務(wù)員和片區(qū)經(jīng)理的業(yè)績獎(jiǎng)勵(lì)與收款掛鉤，將在信用期內(nèi)收回的應(yīng)收款列入有效的銷售業(yè)績，逾期未收回的欠款不列入考核業(yè)績的獎(jiǎng)金計(jì)算基數(shù)，對(duì)逾期應(yīng)收賬款 3 個(gè)月內(nèi)收回，才補(bǔ)發(fā)獎(jiǎng)勵(lì)；3-6 個(gè)月收回，補(bǔ)發(fā) 50% 獎(jiǎng)勵(lì)；6-12 個(gè)月收回，不再補(bǔ)發(fā)；超過 1 年以上（每一季度累進(jìn)）按上年獎(jiǎng)勵(lì)金額30%處罰在當(dāng)年獎(jiǎng)勵(lì)中扣除。企業(yè)明確規(guī)定在應(yīng)收賬款未完全收回或妥善處理之前，相關(guān)責(zé)任人員不得調(diào)離本企業(yè)。

結(jié)語

企業(yè)運(yùn)用ERP 系統(tǒng)可快速收集、匯總、分析應(yīng)收賬款，為企業(yè)管理提供了高效的決策信息。但ERP 系統(tǒng)的技術(shù)不是萬能的，ERP 系統(tǒng)只是一種管理工具，它并不能完全代替人的管理。因此，加強(qiáng)應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)管理，離不開信息技術(shù)與管理手段的協(xié)調(diào)配合，將管理思想與信息技術(shù)完美結(jié)合在一起，完善企業(yè)應(yīng)收賬款管理，提高資金利用率，實(shí)現(xiàn)經(jīng)營成果最大化。