淺談智能化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建

文/十堰市企事業(yè)單位內(nèi)部審計(jì)指導(dǎo)中心 韓晶晶

新時(shí)期，智能化檔案管理已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的主要趨勢，它有利于檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、全面化和高效化發(fā)展，為企業(yè)的決策和長遠(yuǎn)發(fā)展提供有效的參考依據(jù)。智能化檔案管理對(duì)提高工作效率及檔案利用率、提升檔案管理工作水平及工作質(zhì)量具有積極的促進(jìn)作用，對(duì)企業(yè)發(fā)展起到良好的推動(dòng)作用。

一、智能化檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建概述

隨著智能技術(shù)在各領(lǐng)域的應(yīng)用，檔案管理信息涉及的種類和數(shù)量呈直線式增長。在這種情況下，檔案管理內(nèi)容包括保存信息、傳輸信息、更新信息、維護(hù)信息、查找信息等，工作越來越復(fù)雜。傳統(tǒng)的檔案管理模式多采用紙質(zhì)存儲(chǔ)、人工處理方式，涉及的檔案管理工作流程復(fù)雜，信息篩選以及數(shù)據(jù)整理都需要較長的時(shí)間，且質(zhì)量無法保證，還會(huì)耗費(fèi)大量的人力和物力，不利于檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。另外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理和人工處理方式存在損壞檔案信息的現(xiàn)象，從而影響檔案管理的質(zhì)量。智能化時(shí)代下，信息大數(shù)據(jù)、人工智能、計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)和系統(tǒng)能夠?qū)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案管理形式逐漸電子化，便于記憶、查找，可以有效實(shí)現(xiàn)信息共享和大量信息分析，不僅能夠提高查找速度，還可以保障信息的安全。智能化時(shí)代，檔案管理系統(tǒng)能夠有效實(shí)現(xiàn)與各領(lǐng)域的交融。首先，智能化時(shí)代的檔案管理模式、軟件系統(tǒng)平臺(tái)、運(yùn)維管理離不開計(jì)算機(jī)學(xué)科、智能化理工科等領(lǐng)域的知識(shí)和技術(shù)。其次，智能化時(shí)代下各領(lǐng)域的信息共融，檔案管理模式也要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，實(shí)現(xiàn)信息共享。因此，檔案管理智能化是不同領(lǐng)域和不同學(xué)科的交融體現(xiàn)，要有效建立智能化時(shí)代檔案管理系統(tǒng)，相關(guān)行業(yè)要實(shí)現(xiàn)各領(lǐng)域人員結(jié)構(gòu)的調(diào)整，充分運(yùn)用各領(lǐng)域的知識(shí)，更好地促進(jìn)智能化檔案管理系統(tǒng)新模式的應(yīng)用和管理[1]。

二、智能化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建現(xiàn)狀

傳統(tǒng)的檔案管理不僅消耗了大量人力、財(cái)力以及物力，而且無法滿足時(shí)代發(fā)展需求。智能化檔案管理打破了時(shí)間和空間的限制，有效實(shí)現(xiàn)了不同區(qū)域、不同單位、不同領(lǐng)域檔案信息的互通，使智能化時(shí)代檔案管理的信息量越來越大。因此，構(gòu)建智能化檔案管理系統(tǒng)尤為重要，具體包括以下幾點(diǎn)：第一，檔案管理涉及數(shù)據(jù)信息量大。在各個(gè)時(shí)間段內(nèi)不同地區(qū)、不同單位都會(huì)產(chǎn)生大量的檔案信息，且每天還在逐漸增加。第二，檔案處理速度快。各領(lǐng)域各部門互通速度越來越快，檔案信息更新就必須加快，同時(shí)還要具備處理大量數(shù)據(jù)的速度和能力。第三，數(shù)據(jù)信息類型越來越復(fù)雜。智能化時(shí)代，數(shù)據(jù)信息多種多樣，文本、圖片、短視頻、音頻、系統(tǒng)軟件等各種各樣的數(shù)據(jù)信息，呈現(xiàn)形式或靜態(tài)，或動(dòng)態(tài)，具有非常明顯的異形結(jié)構(gòu)和多樣化特點(diǎn)。

檔案智能化發(fā)展尚處于初級(jí)階段，隨著智能化技術(shù)的更新迭代，有些行業(yè)雖然完善了制度標(biāo)準(zhǔn)，但技術(shù)水平還跟不上智能技術(shù)的更新速度，導(dǎo)致與新技術(shù)不能很好地兼容。由于上述原因，智能化檔案管理工作停滯不前[2]。

三、智能化檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建的有效策略

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式。檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到智能化檔案管理的優(yōu)勢以及實(shí)施智能化管理的必要性，對(duì)內(nèi)部成員加大宣傳力度，通過會(huì)議、宣傳欄等多種渠道，拓展檔案管理智能化氛圍，讓全體成員形成檔案信息及數(shù)據(jù)智能化、電子化管理的共識(shí)，讓全體成員認(rèn)識(shí)到智能化檔案管理在日常工作中的重要性。同時(shí)，企業(yè)檔案管理人員要提高緊迫感和責(zé)任感，做好檔案管理工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)信息和參考依據(jù)[3]。智能化時(shí)代，無論是信息處理還是信息更新的速度和質(zhì)量要求都越來越高，涉及范圍越來越廣、存儲(chǔ)信息越來越多元、存儲(chǔ)形式也越來越復(fù)雜。對(duì)此，檔案管理工作人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維，有效構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)。首先，檔案管理部門需要結(jié)合智能化時(shí)代檔案管理的需求，不斷優(yōu)化管理制度和工作方式，完善各項(xiàng)業(yè)務(wù)考核和獎(jiǎng)懲制度，有效促進(jìn)檔案管理工作的順利開展，包括接收、登記、分發(fā)、傳閱和歸檔各類文件和公文，確保文件按照規(guī)定的程序和流程進(jìn)行審批、簽署和傳遞，并跟蹤和督促文件的處理進(jìn)度，確保文件的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，要強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，操作技術(shù)和方式方法應(yīng)隨時(shí)代的變化而變化，不斷提升工作人員的業(yè)務(wù)能力，在日常工作中要用多種方式引導(dǎo)和強(qiáng)化他們的創(chuàng)新思維，讓全體人員能夠?qū)n案管理智能化有全面的認(rèn)識(shí)，并熟練運(yùn)用在實(shí)際工作中。其次，檔案管理工作人員要不斷強(qiáng)化學(xué)習(xí)、提升專業(yè)素養(yǎng)，更好地迎接智能化時(shí)代新型檔案管理模式的挑戰(zhàn)[4]。

（二）完善智能化檔案管理工作規(guī)范。制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，能夠在更大范圍內(nèi)推廣智能化檔案管理工作。第一，政府部門要做好帶頭作用，結(jié)合當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況，出臺(tái)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)置智能化檔案管理工作準(zhǔn)則，為檔案管理工作的實(shí)操提供統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。檔案管理工作規(guī)范包括對(duì)文件進(jìn)行分類、編號(hào)、歸檔和存檔以及檔案的數(shù)字化加工，確保文件的完整性和可檢索性。同時(shí)，還應(yīng)建立和維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，確保檔案的合規(guī)性和規(guī)范性。此外，還需要負(fù)責(zé)處理文件的借閱和歸還手續(xù)，跟蹤和更新檔案狀態(tài)，根據(jù)規(guī)定期限銷毀檔案，牽頭做好檔案工作。第二，智能化檔案管理工作涉及很多領(lǐng)域，所以要提前整合技術(shù)資源，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)。為保障后期檔案工作檢索的效率，還需要提前做好檔案錄入和分類工作，包括對(duì)公章的保管、蓋章申請(qǐng)的審核和授權(quán)，確保公章安全和正確使用。確保公章使用符合相關(guān)法律法規(guī)和單位規(guī)定，防止公章被濫用或丟失，及時(shí)更新公章以保證其有效性。在檔案管理工作中，最主要的就是避免信息丟失和泄露，所以在工作過程中要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行定期檢測，加強(qiáng)對(duì)工作平臺(tái)的管理工作[5]。

（三）建立檔案管理人才隊(duì)伍。智能化時(shí)代下，人才隊(duì)伍是檔案管理智能化建設(shè)的關(guān)鍵因素，而檔案管理人員需要具備相應(yīng)的檔案管理能力和業(yè)務(wù)工作能力。1.檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建過程中要打破專業(yè)限制。檔案管理、數(shù)據(jù)分析、人工智能、計(jì)算機(jī)技術(shù)等領(lǐng)域的人才都應(yīng)該納入隊(duì)伍建設(shè)中，這樣才能夠打造一個(gè)科學(xué)合理且能夠順應(yīng)智能化時(shí)代發(fā)展的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)運(yùn)作、存儲(chǔ)信息分析利用、信息更新信息傳輸?shù)确?wù)，有效推動(dòng)檔案管理行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。在檔案管理過程中，管理人員必須根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況以及實(shí)際需求，有效調(diào)節(jié)初級(jí)檔案管理工作與高級(jí)檔案管理工作。在構(gòu)建資料庫的同時(shí)，考慮綜合性以及分級(jí)化的目標(biāo)，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享并改善傳統(tǒng)管理中存在的缺陷與不足。與此同時(shí)，還須對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)，提升服務(wù)意識(shí)，確保檔案管理工作人員符合工作要求。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過程中要打破專業(yè)限制。不同的專業(yè)知識(shí)，如社會(huì)發(fā)展動(dòng)態(tài)、時(shí)代前沿新聞、未來發(fā)展預(yù)測、檔案信息共享等內(nèi)容都能夠?yàn)闄n案管理實(shí)現(xiàn)智能化提供有效保障。同時(shí)，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理內(nèi)容，加強(qiáng)檔案保密管理，提高檔案管理的安全性和保密性[6]。檔案管理人員應(yīng)保障檔案內(nèi)容的安全，對(duì)于涉密檔案，要對(duì)操作人員進(jìn)行資質(zhì)審查，根據(jù)不同崗位給予相應(yīng)的權(quán)限級(jí)別，后臺(tái)記錄操作日志。要做好檔案的保密工作，加強(qiáng)檔案管理人員的保密教育，制定嚴(yán)格的保密制度，加強(qiáng)落實(shí)，責(zé)任到人，增強(qiáng)檔案管理人員的保密意識(shí)。根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，建設(shè)檔案保管辦公室，確保管理人員能夠準(zhǔn)確區(qū)分普通保管檔案和機(jī)密檔案，保證檔案管理工作安全有序地開展[7]。

（四）搭建智能化檔案管理系統(tǒng)。搭建智能化檔案管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化的關(guān)鍵。檔案管理主要圍繞檔案信息的生成、存儲(chǔ)、更新、傳輸、查找五個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行，檔案管理應(yīng)該借助智能化信息技術(shù)搭建一套符合智能化時(shí)代需求的檔案管理系統(tǒng)。

第一，檔案信息的生成是指生產(chǎn)信息和采集信息的過程，由主管部門錄入檔案信息或個(gè)人信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)自動(dòng)更新。第二，采用信息技術(shù)對(duì)錄入信息進(jìn)行篩選，同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，最終形成統(tǒng)一的檔案信息。匯總不同的、大量的存檔信息，建立信息存儲(chǔ)庫。第三，要搭建一個(gè)智能化檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)中的信息可以有效篩選、分析，使存儲(chǔ)信息為各領(lǐng)域工作提供有效幫助。第四，構(gòu)建全網(wǎng)防護(hù)體系，采用多種防護(hù)技術(shù)和管理手段，確保網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全和應(yīng)用安全，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案信息的安全管理。

（五）完善智能化基礎(chǔ)設(shè)施。為全面深入推進(jìn)檔案管理工作中基礎(chǔ)工作的智能化應(yīng)用，要完善智能化設(shè)備。首先，要購入硬件設(shè)施，例如計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等多種硬件設(shè)備，這項(xiàng)工作須投入大量的財(cái)力及物力。其次，要提前建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫、電子目錄以及接收中心，保障信息安全，這樣才能進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息智能化采集與錄入工作進(jìn)度。只有做好基礎(chǔ)工作，才能為下一項(xiàng)工作打好根基，保證檔案管理工作的高效開展。檔案管理智能化必須有先進(jìn)的硬件配套設(shè)施作保障，以提高檔案管理信息化的使用率。此外，還應(yīng)購入符合國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理軟件，確保軟件功能的全面有效使用，提升檔案信息的安全性和穩(wěn)定性[8]。

（六）做好檔案資料的信息安全管理工作。智能化檔案管理可借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息的整合與共享通過計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)處理檔案信息資料時(shí)，如不注意防范可能會(huì)造成信息泄露，存在潛在的安全隱患，如信息被篡改等。由于檔案內(nèi)含有大量的職工個(gè)人信息，一旦丟失將出現(xiàn)嚴(yán)重后果。因此，必須重視檔案信息的安全管理，強(qiáng)化軟件系統(tǒng)，設(shè)置并落實(shí)安全防范措施，防止病毒、黑客的入侵，防止泄露或損壞檔案信息[9]。在檔案智能化管理中，對(duì)產(chǎn)生的資料及存儲(chǔ)后的數(shù)據(jù)應(yīng)立即備份，除存儲(chǔ)在電腦外，還應(yīng)保存于其他可脫機(jī)的載體中，同時(shí)嚴(yán)格落實(shí)安全保密措施。對(duì)于長期或永久保存的檔案資料，應(yīng)制作紙質(zhì)檔案同期保存，并將其與電子檔案互聯(lián)。此外，嚴(yán)格執(zhí)行單位涉密文件和敏感信息的流轉(zhuǎn)程序，確保只有得到授權(quán)的人員能夠查閱和處理涉密文件。同時(shí)，采取安全措施防止信息泄露，并定期進(jìn)行安全審查和評(píng)估，確保信息的安全性。檔案管理人員應(yīng)保持高度的警惕，不斷提升智能化技術(shù)水平，確保檔案管理的安全性及保密性[10]。

四、結(jié)語

綜上所述，在新時(shí)代中，構(gòu)建智能化檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案管理工作的未來發(fā)展具有關(guān)鍵意義。智能化檔案管理系統(tǒng)能夠有效提升檔案管理效率和質(zhì)量，促使檔案管理順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，從而推動(dòng)檔案管理行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。