淺析辦公自動化背景下醫(yī)院文書檔案管理

文/福建省南平市第一醫(yī)院 陳君

近年來，現(xiàn)代信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于社會各領(lǐng)域。各大醫(yī)院，尤其是公立醫(yī)院、大型私立醫(yī)院對內(nèi)積極推行辦公自動化系統(tǒng)，利用辦公自動化將工作中的各種文件資料、通知、管理制度等以電子文件的形式傳遞給廣大醫(yī)務(wù)人員[1]。不僅節(jié)約了醫(yī)院的辦公成本，同時(shí)也提高了辦公效率及質(zhì)量。在辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院文書檔案管理工作被賦予了全新的發(fā)展內(nèi)涵。

一、辦公自動化背景下醫(yī)院開展文書檔案管理的必要性

（一）有利于提高文書檔案管理的時(shí)效性。從現(xiàn)階段我國各大醫(yī)院的文書檔案管理情況分析，部分醫(yī)院存在仍沿用傳統(tǒng)文書檔案管理模式的問題[2]。醫(yī)院傳統(tǒng)的文書檔案管理模式存在較大的局限性：1.文書檔案立卷歸檔難度較大。年終的整理歸檔過程需要耗費(fèi)大量的人力、物力和精力，工作枯燥乏味。2.文書檔案日常管理難度較大。醫(yī)院文書檔案管理流程復(fù)雜煩瑣，任務(wù)量較大。3.文書檔案的利用效率較低，精準(zhǔn)度有待提升。醫(yī)院文書檔案管理人員的立卷水平不足，導(dǎo)致歸檔不合理、文書檔案標(biāo)題不精準(zhǔn)等問題，這在一定程度上增加了文書檔案調(diào)取、查閱難度。現(xiàn)階段，多數(shù)醫(yī)院僅設(shè)置了一個(gè)文書檔案管理崗位，一些醫(yī)院的文書檔案管理人員甚至還兼任其他崗位，降低了文書檔案管理水平及工作質(zhì)量[3]。而辦公自動化系統(tǒng)能夠?yàn)獒t(yī)院文書檔案提供便捷簡單的管理手段，不僅能夠提高文書檔案歸檔的速度，還能夠強(qiáng)化文書檔案的共享性。辦公自動化背景下的文書檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子文件的有效轉(zhuǎn)變，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)按件整理檔案，提高醫(yī)院文書檔案管理的時(shí)效性及文書檔案的利用率。

（二）有利于強(qiáng)化文書檔案的共享性。針對醫(yī)院運(yùn)營與發(fā)展過程中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)信息，醫(yī)院成立專門部門進(jìn)行針對性管理。例如醫(yī)院綜合檔案室負(fù)責(zé)管理醫(yī)院文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案等，設(shè)備科負(fù)責(zé)管理設(shè)備、耗材檔案，病案統(tǒng)計(jì)科負(fù)責(zé)病歷檔案等，各種檔案分散于不同科室。雖然能夠提高醫(yī)院檔案管理的針對性，但也降低了各科室文書檔案間的有效共享及利用效率，影響了文書檔案的完整性及安全性。在辦公自動化背景下對醫(yī)院文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，能夠建立統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，為不同門類的文書檔案設(shè)置專門的管理模塊，不僅可以提升文書檔案管理工作的規(guī)范性，還可以提高文書檔案的共享性，減少文書檔案的使用時(shí)間，消除 文書檔案的空間限制，實(shí)現(xiàn)對部門間工作重點(diǎn)的動態(tài)了解。此外，借助辦公自動化系統(tǒng)，既能夠?yàn)獒t(yī)院各部門工作提供信息化支撐，也能夠保障文書檔案信息的安全性[4]。

二、辦公自動化背景下醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)實(shí)困境

（一）電子文件的保密性受限。近年來，伴隨著我國科技領(lǐng)域的創(chuàng)新發(fā)展，現(xiàn)代化信息技術(shù)給各行各業(yè)帶來了全新的發(fā)展機(jī)遇。其中，最具代表性的轉(zhuǎn)變就是紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募?。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子文件內(nèi)容具有較強(qiáng)的固定性，不會隨著時(shí)間的流逝而失去固有形式，文件內(nèi)容能夠得到長久保存。此外，電子文件的保密性較弱，容易出現(xiàn)無痕跡修改、篡改等問題?，F(xiàn)階段，相關(guān)技術(shù)領(lǐng)域雖然已經(jīng)針對電子文件的這些不足進(jìn)行了技術(shù)研發(fā)與創(chuàng)新，能夠在一定程度上防止電子文件造假、篡改等問題，但是電子文件在內(nèi)容變化上的安全風(fēng)險(xiǎn)比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案依舊大得多。此外，電子文件不具備特定字跡，使用者可以結(jié)合實(shí)際需求選擇不同的字號、字體，從而形成電子文件。這一功能雖然為電子文件管理工作提供了便利，但也造成了無法從字跡上辨別真?zhèn)蔚膯栴}[5]。電子文件無法進(jìn)行親筆簽名或者蓋章，這些都是制約電子文件保密性的重要因素。在網(wǎng)絡(luò)竊密技術(shù)不斷完善的背景下，醫(yī)院要結(jié)合上述問題，提高辦公自動化文書檔案管理的安全性。

（二）文書檔案管理人員的綜合素養(yǎng)有待提升。辦公自動化背景下醫(yī)院文書檔案管理工作的創(chuàng)新需要依托高素質(zhì)、專業(yè)能力強(qiáng)的優(yōu)質(zhì)管理人才來實(shí)現(xiàn)。尤其是針對電子文件進(jìn)行歸檔管理等環(huán)節(jié)，不僅需要文書檔案管理人員具備掌握紙質(zhì)檔案管理的理論、原則、流程和技術(shù)，同時(shí)還要求懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)通信技術(shù)等[6]，這對現(xiàn)階段醫(yī)院的文書檔案管理人員提出了較高的要求。但就現(xiàn)階段我國各大醫(yī)院的文書檔案管理情況來看，多數(shù)醫(yī)院都更注重培養(yǎng)醫(yī)療、護(hù)理技術(shù)人員的專業(yè)能力，并未將醫(yī)院文書檔案管理人員的培養(yǎng)納入人才培養(yǎng)計(jì)劃，導(dǎo)致醫(yī)院文書檔案管理人員的專業(yè)能力、管理水平和綜合素養(yǎng)無法滿足辦公自動化背景下文書檔案管理的新需求。

（三）文書檔案管理缺乏規(guī)范性要求。醫(yī)院在推進(jìn)辦公自動化發(fā)展的進(jìn)程中，文書檔案管理工作因涉及全院各科室，面廣量大，呈現(xiàn)一定的復(fù)雜性，很難真正實(shí)現(xiàn)規(guī)范化統(tǒng)一管理。眾所周知，醫(yī)院日常運(yùn)營發(fā)展過程中會產(chǎn)生大量的、多樣的文書檔案?，F(xiàn)階段部分醫(yī)院并未將各類文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，而是采用多種軟件進(jìn)行分開處理及存儲，導(dǎo)致數(shù)據(jù)運(yùn)用過程中系統(tǒng)頻繁切換、運(yùn)行緩慢，無法充分發(fā)揮智能化的優(yōu)勢。此外，醫(yī)院文書檔案檢索版塊也存在一定不足。雖然當(dāng)前文書檔案檢索方式分為人工檢索和電子檢索，但多數(shù)醫(yī)院仍以人工檢索為主，極大地降低了文書檔案管理效率[7]。

三、辦公自動化背景下提升醫(yī)院文書檔案管理水平的幾點(diǎn)思考

（一）做好辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)的隔離。基于辦公自動化背景下如何提高醫(yī)院文書檔案管理水平及質(zhì)量，當(dāng)務(wù)之急是針對醫(yī)院內(nèi)部辦公自動化網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)做好物理隔離。這樣能最大限度地確保醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)的安全運(yùn)行，進(jìn)而提高醫(yī)院文書檔案管理水平及質(zhì)量，這也是最安全、有效、經(jīng)濟(jì)的措施之一。1.建立第一層安全隔離防護(hù)網(wǎng)——路由器。路由器能夠自動過濾被系統(tǒng)屏蔽的IP地址和服務(wù)，醫(yī)院可以先將所有IP地址進(jìn)行屏蔽，然后從中篩選一部分地址，允許其進(jìn)入醫(yī)院內(nèi)部辦公自動化網(wǎng)絡(luò)中。2.建立第二層安全隔離防護(hù)網(wǎng)——防火墻。無論何種類型的安全防火墻，均具備以下幾方面特征：（1）篩查網(wǎng)絡(luò)進(jìn)出數(shù)據(jù)記錄；（2）管理網(wǎng)絡(luò)進(jìn)出訪問行為；（3）封閉某個(gè)禁止頁；（4）記錄信息內(nèi)容及活動行為；（5）檢測與警告對網(wǎng)絡(luò)攻擊的行為。對此，醫(yī)院需要結(jié)合以上網(wǎng)絡(luò)安全防火墻的共性特點(diǎn)，建立完善的防火墻，并定期對其進(jìn)行維護(hù)與清理，提高醫(yī)院文書檔案管理的安全性[8]。此外，醫(yī)院還應(yīng)從制度上嚴(yán)令禁止外部人員私自下載或者隨意篡改文書檔案。

（二）加強(qiáng)文書檔案管理專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)，培育高素質(zhì)的新型管理人才。任何工作的順利開展都離不開高質(zhì)量人才的助力與支持，辦公自動化背景下的醫(yī)院文書檔案管理工作更是如此。如何針對文書檔案管理人員開展有效的專業(yè)培訓(xùn)工作，打造一支復(fù)合型文書檔案管理隊(duì)伍，是現(xiàn)階段各大醫(yī)院的重點(diǎn)工作內(nèi)容。第一，醫(yī)院應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，積極打造良好的文書檔案管理硬件環(huán)境。及時(shí)更新老舊硬件設(shè)備，并結(jié)合自身運(yùn)營情況、文書檔案管理的實(shí)際需求等采購先進(jìn)的辦公自動化設(shè)備。這不僅能夠?yàn)獒t(yī)院辦公自動化發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，同時(shí)還讓醫(yī)院文書檔案管理人員擁有充足的空間進(jìn)行學(xué)習(xí)與實(shí)踐。第二，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)文書檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)力度，開展辦公自動化文書檔案管理理論知識及實(shí)踐技能培訓(xùn)，拓寬文書檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，為辦公自動化背景下醫(yī)院文書檔案管理工作的順利開展提供人才保障。第三，開展系統(tǒng)化、針對性、專業(yè)化的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)工作，例如醫(yī)院可以組織開展文書檔案管理軟件操作培訓(xùn)、辦公軟件的使用技巧等[9]。與此同時(shí)，針對醫(yī)院文書檔案管理人員定期開展思政教育，幫助醫(yī)院文書檔案管理人員樹立正確的崗位責(zé)任意識，提高他們的職業(yè)道德素養(yǎng)。

（三）建立健全醫(yī)院文書檔案管理制度。任何業(yè)務(wù)的順利開展都離不開完善的管理制度作為支撐。第一，針對辦公自動化背景下的文書檔案管理工作，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合本院文書檔案的性質(zhì)、特點(diǎn)、作用等，與辦公自動化的特點(diǎn)進(jìn)行有機(jī)融合，制定針對性的管理制度，例如，文書檔案收集管理制度、文書檔案編訂及鑒定制度、文化檔案自動化檢索及借閱制度等，各類管理制度相互作用，形成一個(gè)統(tǒng)一的管理網(wǎng)絡(luò)，這樣能夠提高文書檔案管理工作的規(guī)范性及合理性[10]。第二，根據(jù)醫(yī)院文書檔案管理相關(guān)制度要求，進(jìn)一步明確辦公自動化工作需求，統(tǒng)籌布局文書檔案管理崗位、職責(zé)，合理優(yōu)化文書檔案管理方法等。其一，醫(yī)院需要建立健全辦公自動化背景下文書檔案接收管理制度，即文書檔案管理人員從辦公自動化系統(tǒng)中接收文書檔案后，應(yīng)該健全文書檔案目錄，對文書檔案的名稱、內(nèi)容、發(fā)送部門等進(jìn)行明確記錄，以便后續(xù)核對與使用。其二，醫(yī)院應(yīng)該建立健全文書檔案存儲管理制度[11]，其中需要明確電子檔案、紙質(zhì)文書檔案的分類管理制度，以發(fā)揮文書檔案的效用。其三，建立辦公自動化背景下的文書檔案調(diào)取、借閱、銷毀管理制度，明確基本流程，完善文書檔案拷貝、分享授權(quán)制度，避免醫(yī)院文書檔案出現(xiàn)泄漏、丟失、篡改等情況。

（四）構(gòu)建全新的辦公自動化系統(tǒng)。在辦公自動化背景下，醫(yī)院文書檔案的管理水平及工作質(zhì)量受到醫(yī)院內(nèi)部辦公自動化水平的影響。對此，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合現(xiàn)階段的實(shí)際運(yùn)營情況、階段性戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)、新時(shí)代產(chǎn)生的新發(fā)展需求等，客觀分析并正視當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的各類問題，加強(qiáng)信息化建設(shè)投入力度，積極引進(jìn)各類先進(jìn)技術(shù)，構(gòu)建更為完善的辦公自動化系統(tǒng)，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案數(shù)據(jù)信息的自動化采集，并以數(shù)字化形式展現(xiàn)出來[12]。除此之外，醫(yī)院還應(yīng)借助辦公自動化系統(tǒng)對文書檔案管理流程進(jìn)行合理優(yōu)化，強(qiáng)化文書檔案管理的信息化特點(diǎn)，為使用者提供如信息檢索、自動化上傳等方面的便利。醫(yī)院還須注重提高文書檔案的共享性，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建文書檔案處理中心，對各類文書檔案進(jìn)行分類，確保文書檔案歸檔、調(diào)取工作的順利開展。針對辦公自動化系統(tǒng)，醫(yī)院需要定期進(jìn)行技術(shù)維護(hù)與安全漏洞排查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決系統(tǒng)中潛在的安全隱患，確保辦公自動化系統(tǒng)處于穩(wěn)定、安全的運(yùn)行狀態(tài)，科學(xué)管理醫(yī)院內(nèi)部文書檔案。

四、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院要在激烈的市場競爭及醫(yī)療衛(wèi)生體制深化改革的環(huán)境下進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量升級轉(zhuǎn)型與持續(xù)發(fā)展，就必須在日常管理工作中加強(qiáng)文書檔案管理工作，將文書檔案自動化管理置于管理工作的關(guān)鍵位置。醫(yī)院應(yīng)該結(jié)合新時(shí)代辦公自動化的特點(diǎn)、功能等，進(jìn)一步完善文書檔案管理制度，構(gòu)建辦公自動化文書檔案管理系統(tǒng)，提高文書檔案管理人員綜合素養(yǎng)。充分發(fā)揮辦公自動化效用，提高醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量及水平，促使文書檔案能夠靈活應(yīng)用于工作實(shí)踐，助力醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。