小型民營企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題及解決措施

彭川峽/文

隨著我國經(jīng)濟高速發(fā)展,改革開放政策的不斷深入,我國民營企業(yè)也在飛速發(fā)展,這離不開國家對民營企業(yè)的大力扶持,民營企業(yè)在國家經(jīng)濟中占據(jù)著重要地位,為國家經(jīng)濟發(fā)展創(chuàng)造了重要價值。在當下經(jīng)濟市場中,復(fù)雜的經(jīng)濟形勢、激烈的競爭環(huán)境,都導(dǎo)致各類民營企業(yè)面臨不同的經(jīng)營風(fēng)險和壓力,小型民營企業(yè)在經(jīng)營活動中的風(fēng)險也越來越大,因此,小型民營企業(yè)應(yīng)該注重企業(yè)內(nèi)部控制的建設(shè)。但是小型民營企業(yè)出于自身各種原因?qū)?nèi)部控制的重視程度不夠,導(dǎo)致小型民營企業(yè)存在較高的企業(yè)風(fēng)險,卻無法保持較強的市場競爭力。為了保障小型民營企業(yè)的生存,在經(jīng)濟市場中可以持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展,解決內(nèi)部控制問題已經(jīng)迫在眉睫。本文通過闡述小型民營企業(yè)的特點和內(nèi)部控制的意義,對其內(nèi)部控制可能存在的問題進行分析,最后提出合理化的相關(guān)解決措施,為小型民營企業(yè)之后的生存發(fā)展提供參考。

民營經(jīng)濟一直在我國經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展中擔(dān)任著重要角色,其中小型民營企業(yè)占多數(shù),由于受制于規(guī)模、資金投入等因素,小型民營企業(yè)常常面臨很難維持生存經(jīng)營,出現(xiàn)發(fā)展周期短、生存壽命短的問題。出現(xiàn)這些問題的原因大多都是小型民營企業(yè)不注重內(nèi)部控制管理,太過側(cè)重于自身盈利能力,導(dǎo)致企業(yè)不能更好地擴大發(fā)展。小型民營企業(yè)如果想要在復(fù)雜的市場環(huán)境中生存下去,就必須加強其內(nèi)部控制的建設(shè),只有積極完善企業(yè)自身內(nèi)部控制部控制,才能使自身具有更強的風(fēng)險規(guī)避力,才能擴大規(guī)模,提高市場競爭力,為加速國家經(jīng)濟建設(shè)做出更大的貢獻。

小型民營企業(yè)的特點及其內(nèi)部控制的意義

我國小型民營企業(yè)具有經(jīng)營規(guī)模較小、經(jīng)營模式靈活、經(jīng)營效率較高等特點,與大型民營企業(yè)相比,具有創(chuàng)新的優(yōu)勢。經(jīng)過長時間的發(fā)展,國內(nèi)部分小型民營企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營上有了重大突破,同時在自身改革、內(nèi)部管理問題上也取得了一定的成效,從而逐步成長為中小型民營企業(yè),進入良性循環(huán)發(fā)展。但是仍有部分小型民營企業(yè)存在內(nèi)部管理不嚴格,沒有進行良好的內(nèi)部控制建設(shè)工作等問題,導(dǎo)致其經(jīng)營不善面臨各類風(fēng)險。因此,如何積極主動進行內(nèi)部控制建設(shè)、進行有效內(nèi)部管理,已經(jīng)成為當下小型民營企業(yè)急需解決的問題。

內(nèi)部控制的建設(shè)對小型民營企業(yè)生存經(jīng)營的意義重大。首先,健全的內(nèi)部控制管理系統(tǒng)有利于小型民營企業(yè)今后的日常管理經(jīng)營活動更加合理有效,同時很大程度上提高了小型民營企業(yè)在經(jīng)營活動中規(guī)避風(fēng)險的能力,有效維護了小型民營企業(yè)財產(chǎn)安全,為企業(yè)實現(xiàn)長遠發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。其次,小型民營企業(yè)通過完善內(nèi)部控制制度,形成有效的內(nèi)部控制機制,可以不斷地提高企業(yè)經(jīng)營管理效率。較高的經(jīng)營生產(chǎn)效率有利于小型民營企業(yè)實現(xiàn)更高的盈利目標,為擴大經(jīng)營規(guī)模、持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。最后,科學(xué)模式下的內(nèi)部控制,可以保障小型民營企業(yè)內(nèi)部會計信息的真實準確,對小型民營企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)全面了解企業(yè)經(jīng)營情況,制訂相應(yīng)經(jīng)營策略有著重要意義。

小型民營企業(yè)內(nèi)部控制問題分析

內(nèi)部控制環(huán)境有待優(yōu)化

首先,小型民營企業(yè)在發(fā)展過程中體現(xiàn)出一個明顯的特征就是管理者的素質(zhì)水平不統(tǒng)一。一些小型民營企業(yè)管理者具有過大的實權(quán),在處理問題上,他們大多是將自己的想法作為主要觀點,沒有從企業(yè)自身實際的經(jīng)營狀況方面做決策,導(dǎo)致內(nèi)部發(fā)展出現(xiàn)獨斷的思維,不利于小型民營企業(yè)正向發(fā)展。雖然小型民營企業(yè)的管理層大多具有生意頭腦,但是并沒有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過管理知識,在企業(yè)經(jīng)營管理上存在漏洞,還有部分小型民營企業(yè)在員工招聘方面也具有隨意性,對員工素質(zhì)要求不高,不重視員工技能知識的培訓(xùn),不利于企業(yè)培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)較高的內(nèi)部控制型人才。

其次,小型民營企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的內(nèi)部控制管理意識不夠強。部分小型民營企業(yè)對內(nèi)部控制管理沒有概念,未能設(shè)置專門的內(nèi)部控制部門,大多將內(nèi)部控制管理問題交由財務(wù)部門負責(zé)。財務(wù)人員由于對內(nèi)部控制缺乏專業(yè)的了解,導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部控制不具有管理效果,影響了內(nèi)部控制制度在企業(yè)的滲透與執(zhí)行。

最后,小型民營企業(yè)還存在職能不匹配的現(xiàn)象。在進行經(jīng)營管理時,由于缺乏合理的監(jiān)督機制,對于一些崗位與能力不相符的問題并未及時發(fā)現(xiàn),大大降低了工作效率,不利于企業(yè)經(jīng)營活動的有效開展。

風(fēng)險評估體系有待完善

對于風(fēng)險的把控也是企業(yè)內(nèi)部控制管理需要完善的部分。一些小型民營企業(yè)風(fēng)險管控意識不清,首先是認為風(fēng)險評估體系針對的是大型企業(yè)和上市公司,對于小型企業(yè)沒有必要。存在這樣的想法,導(dǎo)致風(fēng)險評估系統(tǒng)被小型民營企業(yè)所忽視,而實際情況是,由于對風(fēng)險評估系統(tǒng)建設(shè)的不重視,導(dǎo)致部分企業(yè)不能有效預(yù)測可能遭受的風(fēng)險而沒有提前規(guī)避,導(dǎo)致企業(yè)面臨破產(chǎn)危險。

其次,部分民營企業(yè)將風(fēng)險評估工作全權(quán)交由財務(wù)部門負責(zé),未能形成完整的風(fēng)險評估系統(tǒng),面對風(fēng)險的到來,不能制訂相應(yīng)規(guī)避風(fēng)險的舉措,不利于小型民營企業(yè)的生存發(fā)展。還有一些企業(yè)不關(guān)注市場,對所處市場環(huán)境不了解,不能保障科學(xué)合理地對各項企業(yè)數(shù)據(jù)進行評估,難以根據(jù)自身發(fā)展狀況去有效分析市場環(huán)境變化趨勢,導(dǎo)致企業(yè)無法進行有效的風(fēng)險評估。

最后,部分小型民營企業(yè)只注重當下盈利狀況,沒有對企業(yè)今后發(fā)展進行長遠打算,即使對風(fēng)險進行預(yù)測,也只是從短期利益角度出發(fā),不利于企業(yè)后期持續(xù)發(fā)展。

內(nèi)部控制活動有待規(guī)范

規(guī)范的控制活動是落實內(nèi)部控制的關(guān)鍵,小型民營企業(yè)在控制活動中的執(zhí)行力有待提高。

第一,因為領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度不夠,一些企業(yè)沒有對重要的控制活動進行監(jiān)督,控制措施沒有具體意義,流于形式,控制建設(shè)沒有落實到位,不能有效實施,從而導(dǎo)致員工不能按照規(guī)范程序完成工作,容易徇私舞弊。一些小型民營企業(yè)受規(guī)模的影響,為了節(jié)約人力成本,一人兼任多崗位,尤其是財務(wù)人員,這樣更容易導(dǎo)致部分人員利用職務(wù)便利非法侵占企業(yè)財產(chǎn)。

第二,小型民營企業(yè)自身資產(chǎn)的保護制度有待完善。企業(yè)資產(chǎn)分為流動資產(chǎn)和非流動資產(chǎn)兩大類,對于非流動資產(chǎn)要做到賬實對應(yīng),但有些小型民營企業(yè)對于存貨、固定資產(chǎn)等往往沒有定期進行盤點,對資產(chǎn)的出入庫資料單也沒有及時記錄,就容易使小型民營企業(yè)管理者對自身經(jīng)營情況缺乏及時了解,最后導(dǎo)致資產(chǎn)流失或損毀,犧牲的是企業(yè)的利益。

第三,一系列控制活動需要規(guī)范,需要對小型民營企業(yè)存在的問題采取有效的措施。如果缺少嚴格的監(jiān)管體制,將使領(lǐng)導(dǎo)無法充分了解小型民營企業(yè)控制活動的執(zhí)行情況,導(dǎo)致控制活動不能順利開展,那么企業(yè)的發(fā)展也將受到阻礙。

監(jiān)督與溝通仍有待強化

小型民營企業(yè)由于受到規(guī)模的影響,并沒有自己專門的監(jiān)督部門,從而缺乏內(nèi)部控制的實施基礎(chǔ)條件,小型民營企業(yè)應(yīng)該強化監(jiān)督體系,在內(nèi)部成立專門的審計監(jiān)督部門,要保障該部門的獨立性,不受小型民營企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的制約,有效監(jiān)督小型民營企業(yè)在經(jīng)營過程中是否有不規(guī)范的行為出現(xiàn),嚴格要求每位員工合理規(guī)范工作,不做違法亂紀的事。但是小型民營企業(yè)大多具有熟人網(wǎng)脈,監(jiān)督體制的真正實施存在一定困難,因此監(jiān)督對小型民營企業(yè)來說,也是個挑戰(zhàn)。在審計監(jiān)督過程中,即使會發(fā)現(xiàn)其中存在的問題,但卻不能做到公正公平,難以保障審計部門能發(fā)揮出最大的監(jiān)督作用,也沒有實現(xiàn)內(nèi)部控制在小型民營企業(yè)的有效落實。此外,還有一些小型民營企業(yè)大多數(shù)情況下將管理者和監(jiān)督者合二為一,對于日常經(jīng)營活動缺乏監(jiān)督,經(jīng)營決策都是由一個領(lǐng)導(dǎo)決定,具有明顯的獨斷性,外加上小型民營企業(yè)沒有設(shè)立監(jiān)事會,更是使一人之權(quán)過大,對小型民營企業(yè)內(nèi)部控制缺乏強有力的監(jiān)督。

除此之外,小型民營企業(yè)橫向溝通有待加強。小型民營企業(yè)對信息的獲取和溝通缺乏及時性與有效性,小型民營企業(yè)員工容易形成次小團體,在面對一些問題的解決上,因為缺乏內(nèi)部溝通,信息間的傳遞不具有時效性,導(dǎo)致小型民營企業(yè)工作效率降低,內(nèi)耗嚴重。

小型民營企業(yè)內(nèi)部控制問題解決措施

提高重視程度,優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境

小型民營企業(yè)要做到加強高層對優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境的決心,提高全員對內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)的重視程度。小型民營企業(yè)大多都具有家族性,人員素質(zhì)參差不齊,一方面,要注重員工對內(nèi)部控制知識的了解和培訓(xùn),每月開展內(nèi)部控制活動知識競賽等,以活動的方式加強員工對內(nèi)部控制的了解,并設(shè)立內(nèi)部控制相關(guān)績效考核,加入獎懲體制,積極調(diào)動員工參與內(nèi)部控制知識的學(xué)習(xí),有利于小型民營企業(yè)培養(yǎng)內(nèi)部控制型專業(yè)人才。部分企業(yè)在招聘形式上具有隨意性,還應(yīng)該認真對待招聘活動,對人才的選拔要嚴格,注重人才培養(yǎng)。另一方面,作為小型民營企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者,也要認真學(xué)習(xí)內(nèi)部控制管理相關(guān)知識,提高自身專業(yè)素養(yǎng),為小型民營企業(yè)發(fā)展提供正確的方向,認識到內(nèi)部控制發(fā)展對于增強企業(yè)實力的重要性,起到帶頭作用,讓員工更能積極落實內(nèi)部控制制度而努力。只有堅定地實施內(nèi)部控制管理,優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境,才能為企業(yè)未來發(fā)展提供正確導(dǎo)向,才能促使企業(yè)未來良好健康發(fā)展。

增強風(fēng)險意識,完善風(fēng)險評估體系

小型民營企業(yè)也需要重視風(fēng)險防范,增強風(fēng)險意識,在面對風(fēng)險時,不至于無從應(yīng)對。風(fēng)險評估就是小型民營企業(yè)在實現(xiàn)戰(zhàn)略目標的過程中,對一些不確定因素的分析和識別,對經(jīng)營活動中可能發(fā)生風(fēng)險提前預(yù)估。要做好風(fēng)險防范工作,就需要建立完善的風(fēng)險評估體系,針對不同的風(fēng)險種類,構(gòu)建完善的風(fēng)險防范機制,對風(fēng)險等級進行合理劃分,為小型民營企業(yè)規(guī)避部分可預(yù)見風(fēng)險,保證未知風(fēng)險的到來對小型民營企業(yè)造成的損失在小型民營企業(yè)可控范圍內(nèi)。

小型民營企業(yè)在發(fā)展中會面臨多重風(fēng)險,首先要做的是根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果,在經(jīng)營活動開展前制訂相應(yīng)的應(yīng)對策略。若評估風(fēng)險將帶來嚴重損失,應(yīng)該考慮能否將風(fēng)險有效規(guī)避,或?qū)L(fēng)險控制在小型民營企業(yè)可以承受的范圍內(nèi),通過制訂這些風(fēng)險措施,保障小型民營企業(yè)的經(jīng)營活動順利開展。其次,也可以成立專門的風(fēng)險評估小組,提供風(fēng)險應(yīng)對措施,對可能造成的風(fēng)險因素進行分析,避免下次經(jīng)營活動繼續(xù)受這方面風(fēng)險的影響,同時加強工作人員風(fēng)險管理意識,完善風(fēng)險評估體系建設(shè),幫助小型民營企業(yè)更好地實現(xiàn)內(nèi)部風(fēng)險管理監(jiān)督,根據(jù)小型民營企業(yè)實際業(yè)務(wù)發(fā)展,及時修訂適合與企業(yè)自身的內(nèi)部控制制度。

加強內(nèi)部管理,嚴格規(guī)范控制活動

小型民營企業(yè)在經(jīng)營活動過程中,要嚴格規(guī)范控制活動。在日常經(jīng)營中涉及多方面業(yè)務(wù),要保障業(yè)務(wù)流程規(guī)范,可依據(jù)自身情況制訂規(guī)范流程,也可參考相關(guān)會計準則制定,對業(yè)務(wù)流程中出現(xiàn)的問題要進行嚴肅處理,保障經(jīng)營過程的控制活動有效開展。

第一,小型民營企業(yè)內(nèi)部實施不相容職務(wù)的規(guī)范控制。要求小型民營企業(yè)全面分析經(jīng)營業(yè)務(wù)可能會涉及到的不相容職務(wù),實行分離措施,如在實際經(jīng)營中要保障會計與出納不能兼任,做到各司其職,互相制約的工作機制。

第二,積極完善組織制度。內(nèi)部控制建設(shè)需要根據(jù)小型民營企業(yè)自身經(jīng)營情況出發(fā),針對各項活動,包括預(yù)算、成本、資金管理等,增強制度的約束性以及規(guī)范性。另外,小型民營企業(yè)的工作人員相對較少,可以讓小型民營企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)當監(jiān)督,財務(wù)部門成員提供相關(guān)專業(yè)人員對組織機構(gòu)進行監(jiān)督評價,形成相互制約的局面。

第三,注重員工與職位的匹配程度。部分員工所在崗位并不是其擅長的方向,這就要求企業(yè)管理組織提前進行調(diào)查,用科學(xué)的方法安排專業(yè)人員到各自擅長的領(lǐng)域部門發(fā)展,最后各司其職,將責(zé)任分配到每位員工身上,使得工作人員按時按規(guī)完成各自工作,有效提高員工工作效率。在此基礎(chǔ)上,企業(yè)還要不斷完善工作流程,為企業(yè)后期持續(xù)發(fā)展夯實基礎(chǔ)。

建設(shè)溝通渠道,完善企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督

良好的溝通渠道是小型民營企業(yè)維持長期經(jīng)營發(fā)展的必要條件。將企業(yè)內(nèi)部信息匯總,通過傳遞,實現(xiàn)信息準確傳遞到每位員工手中,進而提高工作效率。對小型民營企業(yè)來說,大部分信息掌握在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)手中,將信息從高層傳遞到下層時,必須要優(yōu)化溝通方式,建設(shè)雙向溝通渠道,確保信息獲取的準確性。

同時,小型民營企業(yè)應(yīng)落實監(jiān)督體制建設(shè),完善內(nèi)部監(jiān)督體制,設(shè)立專門的審計部門,進行監(jiān)督防控。對審計人員的選擇要做到專業(yè)性強、獨立性高的特點,保障審計工作可以在企業(yè)內(nèi)部順利開展。在執(zhí)行監(jiān)督工作時,要明確監(jiān)督目的,檢驗內(nèi)部控制制度是否有效執(zhí)行。內(nèi)部控制監(jiān)督的要求是企業(yè)找出自身內(nèi)部控制管理的缺陷,這會直接影響內(nèi)部控制監(jiān)督工作的執(zhí)行效果。在監(jiān)督過程中,對于已經(jīng)發(fā)現(xiàn)的內(nèi)部控制問題,要及時采取相應(yīng)措施應(yīng)對,降低企業(yè)損失。

例如,小型民營企業(yè)C公司,在深化內(nèi)部控制管理的過程中,設(shè)立了專門的內(nèi)部監(jiān)督機構(gòu),保證監(jiān)督的客觀性。在此機構(gòu)開展日常監(jiān)督工作中,對內(nèi)部控制進行積極有效評價,根據(jù)評價結(jié)果提出相應(yīng)整改措施;將會計崗位與出納崗位作為相互監(jiān)督、互相制約的手段;對監(jiān)督人員的選擇,注重其正義感和獨立性,也考慮是否具有該項監(jiān)督工作的勝任能力,重點在于是否能將內(nèi)部監(jiān)督工作落實到位,從而有效開展監(jiān)督工作,這對企業(yè)加強風(fēng)險管理具有重要作用。

隨著市場環(huán)境變得越來越苛刻,小型民營企業(yè)之間的競爭也越來越大,小型民營企業(yè)想要在這種環(huán)境中生存下去、維持長穩(wěn)發(fā)展,就需要足夠重視內(nèi)部控制管理。內(nèi)部控制建設(shè)并不是一朝一夕就能完善建立的,需要小型民營企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與所有員工的共同參與,小型民營企業(yè)應(yīng)該摒棄家族式管理模式,建立具有新思想的內(nèi)部控制管理,加強各部門監(jiān)督,嚴格規(guī)范各部門活動,促進內(nèi)部控制體系建設(shè),增強風(fēng)險管理意識,防患于未然。小型民營企業(yè)內(nèi)部控制制度的完善,有利于小型民營企業(yè)資源有效分配,規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險,減少企業(yè)財產(chǎn)損失,同時也有助于企業(yè)把握會計信息的準確可靠性,做出適合于小型民營企業(yè)生存發(fā)展的有效措施,提高企業(yè)規(guī)避風(fēng)險的能力,減少企業(yè)損失,保證企業(yè)自身競爭力的不斷提高,使得企業(yè)向更大規(guī)模發(fā)展。