零售企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的問(wèn)題與策略研究

王煥煥/文

新時(shí)代背景下,市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展給各行業(yè)各零售企業(yè)發(fā)展都帶來(lái)了一定壓力,各零售企業(yè)為了應(yīng)對(duì)靈活多變的市場(chǎng)局勢(shì),不得不選擇兼并重組等方式擴(kuò)大規(guī)模來(lái)應(yīng)對(duì)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。隨著各零售企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)規(guī)模的增大,隨之而來(lái)的問(wèn)題就是內(nèi)部復(fù)雜的財(cái)務(wù)管理工作。零售企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)高效的財(cái)務(wù)管控,必然要選擇先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理模式,而財(cái)務(wù)共享就是當(dāng)前備受關(guān)注的新型管理模式。由于財(cái)務(wù)共享中心系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)操性太強(qiáng),相關(guān)學(xué)者、社會(huì)人士在這方面的專(zhuān)業(yè)性研究較少,所以目前為止企業(yè)建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心依舊會(huì)存在著各種阻礙,影響其系統(tǒng)功能發(fā)揮?；诖?本文主要分析了零售企業(yè)建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心過(guò)程中存在的各種問(wèn)題,如業(yè)務(wù)流程與實(shí)操習(xí)慣不匹配、財(cái)務(wù)信息傳輸?shù)臅r(shí)效性差、財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)成本高等,最后相應(yīng)提出了先進(jìn)的、科學(xué)可行的建設(shè)路徑,以供更多企業(yè)家參照,成功建設(shè)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)。

零售企業(yè)在市場(chǎng)中的運(yùn)營(yíng)發(fā)展與廣大群眾日常生產(chǎn)生活有著密切關(guān)聯(lián),趁著改革開(kāi)放紅利,廣大群眾基本生活物資得到了滿(mǎn)足,人們開(kāi)始越來(lái)越多地追求高水平生活服務(wù),這對(duì)于零售企業(yè)來(lái)講必然是一種新型發(fā)展趨勢(shì)。各零售企業(yè)為了在市場(chǎng)中穩(wěn)定發(fā)展,紛紛開(kāi)始探索新型經(jīng)營(yíng)方式提升自身的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。隨著零售企業(yè)連鎖模式的出現(xiàn),越來(lái)越多的零售企業(yè)開(kāi)始引入財(cái)務(wù)共享模式進(jìn)行內(nèi)部基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息的共享、集中管控,這樣可以極大地提高數(shù)據(jù)信息的利用價(jià)值,也能夠通過(guò)分析基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息為其他高層做出投融資決策提供參考。本文主要針對(duì)零售企業(yè)建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心平臺(tái)展開(kāi)論述,希望能夠?yàn)楦嗔闶燮髽I(yè)建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心提供一定的理論支撐。

財(cái)務(wù)共享中心理論概述

財(cái)務(wù)共享中心系統(tǒng)建設(shè)并不是簡(jiǎn)單的一項(xiàng)工作,也不單單是一次財(cái)務(wù)管理組織架構(gòu)的調(diào)整,零售企業(yè)需要結(jié)合內(nèi)部人員技能、人員思維理念、組織架構(gòu)、系統(tǒng)、業(yè)務(wù)流程等多種因素進(jìn)行長(zhǎng)期升級(jí)變革。這是零售企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理的創(chuàng)新型模式,目的是通過(guò)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的應(yīng)用減少零售企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中重復(fù)性投入人力、物力等資源的情況,提高各環(huán)節(jié)管理質(zhì)量、效率,資金投入產(chǎn)出率。有了高技能的財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng),零售企業(yè)內(nèi)部一些低水平的基礎(chǔ)會(huì)計(jì)記錄、匯總、分析等工作量都可以被系統(tǒng)所替代,相應(yīng)崗位財(cái)務(wù)人員也會(huì)被淘汰,因此,會(huì)減少部分人工成本。建立共享財(cái)務(wù)中心后,各部門(mén)各崗位人員只需要完成規(guī)定的一部分工作內(nèi)容即可獲得全部財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息,很好地利用了系統(tǒng)共享功能開(kāi)展各環(huán)節(jié)工作。

零售企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的問(wèn)題研究

業(yè)務(wù)流程與實(shí)操習(xí)慣不匹配

零售企業(yè)在實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中有一個(gè)創(chuàng)新點(diǎn)值得贊賞,即全面梳理了當(dāng)前業(yè)務(wù)活動(dòng)流程,精細(xì)化各業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)流程,并對(duì)其中的冗余環(huán)節(jié)直接進(jìn)行刪減,但是在業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)上依舊存在著一定弊端,影響業(yè)務(wù)活動(dòng)正常開(kāi)展。零售企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)是由中高層領(lǐng)導(dǎo)人員商議決定的,并沒(méi)有征求基層一線(xiàn)員工實(shí)際建設(shè)意見(jiàn),會(huì)出現(xiàn)設(shè)計(jì)流程并不符合實(shí)際崗位人員操作習(xí)慣,存在著理論上流程能夠提高工作效率和質(zhì)量,但實(shí)際上并不能,甚至?xí)o相關(guān)崗位人員造成工作困擾的情況。實(shí)際操作中一線(xiàn)員工發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題也可能無(wú)法反饋到各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)層級(jí),無(wú)法對(duì)其進(jìn)行合理優(yōu)化改進(jìn)。

財(cái)務(wù)信息傳輸?shù)臅r(shí)效性差

現(xiàn)階段各零售企業(yè)在實(shí)際開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中多數(shù)都會(huì)借助智能的信息化系統(tǒng),減少純手工操作,減少零售企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)間人員額外傳輸數(shù)據(jù)信息時(shí)間,以此來(lái)提高各崗位工作效率,提升相應(yīng)環(huán)節(jié)工作質(zhì)量。實(shí)際上,太過(guò)智能化的設(shè)置對(duì)零售企業(yè)發(fā)展而言依舊存在著一定缺陷,即使是系統(tǒng)有智能化功能,但是依舊需要員工手動(dòng)進(jìn)行相應(yīng)數(shù)據(jù)信息的錄入,如果個(gè)別重要崗位人員自主工作意識(shí)較差,并沒(méi)有積極主動(dòng)對(duì)全部的數(shù)據(jù)信息及時(shí)錄入系統(tǒng),后續(xù)一系列工作開(kāi)展都會(huì)因此受到影響,甚至核心、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息的缺失使得財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)工作流程無(wú)法順利開(kāi)展。例如,零售企業(yè)經(jīng)營(yíng)存在的員工出差申請(qǐng)、采購(gòu)申請(qǐng)需要通過(guò)系統(tǒng)相關(guān)負(fù)責(zé)人的核驗(yàn)批復(fù)才可順利進(jìn)行,實(shí)際工作中有部分領(lǐng)導(dǎo)層人員太過(guò)繁忙,沒(méi)有太多時(shí)間用于審閱系統(tǒng)中提出的員工申請(qǐng),因此也無(wú)法及時(shí)作出批復(fù)意見(jiàn),導(dǎo)致整個(gè)申請(qǐng)流程就此擱置,相應(yīng)的出差、采購(gòu)工作也會(huì)被迫中止,由此造成內(nèi)部工作效率的降低,也會(huì)因無(wú)期限拖延打亂各部門(mén)原本計(jì)劃,不利于零售企業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。零售企業(yè)經(jīng)常會(huì)涉及應(yīng)收賬款,從理論角度講企業(yè)相關(guān)人員需要每天對(duì)系統(tǒng)中應(yīng)收賬款、預(yù)收賬款等賬簿進(jìn)行核對(duì),確保賬實(shí)相符才可進(jìn)入下一步流程。但是實(shí)際上,各企業(yè)并沒(méi)有安排專(zhuān)業(yè)的人員每日負(fù)責(zé)賬款核驗(yàn),經(jīng)常會(huì)拖延,出現(xiàn)多個(gè)賬款核驗(yàn)時(shí)才對(duì)其作出處理,極大地延誤了貨物發(fā)出時(shí)間,也會(huì)給客戶(hù)造成一定程度的損失,企業(yè)在行業(yè)內(nèi)的口碑會(huì)因此受到極大牽連。

財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)成本高

《人民日?qǐng)?bào)》原副總編輯梁衡幾年前在人民論壇撰文《享受豈能是頭銜？》，針對(duì)名片有“享受?chē)?guó)務(wù)院特殊津貼”，甚至追悼會(huì)上也不忘加這一條，“把‘津貼’掛在嘴邊，印之名片，顯于報(bào)章，足見(jiàn)其淺”?！敖蛸N”是“工資以外的補(bǔ)助費(fèi)，也指供給制人員的生活零用錢(qián)”，多用于特殊崗位?！皣?guó)務(wù)院政府特殊津貼”是中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院對(duì)于高層次專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才和高技能人才的一種獎(jiǎng)勵(lì)制度，獎(jiǎng)勵(lì)的是貨幣，印之名片不妥。民間有露面不真人的說(shuō)法，陳四益的打油詩(shī)可為炫耀虛職者戒：名高未必學(xué)問(wèn)多，羊頭狗肉也瘋魔。

零售企業(yè)建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)過(guò)程中必然會(huì)用到高新技術(shù),從而實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)孤島向新型財(cái)務(wù)共享模式的轉(zhuǎn)變,為此部分零售企業(yè)就會(huì)為了追求功能全面,毫無(wú)預(yù)算地投入大量系統(tǒng)建設(shè)資金,以保障系統(tǒng)能夠滿(mǎn)足財(cái)務(wù)共享的基本功能。但是因?yàn)樨?cái)務(wù)共享系統(tǒng)建設(shè)期間要同時(shí)解決的難題眾多,為了不產(chǎn)生“雞肋”,并且同時(shí)滿(mǎn)足超大量原始憑證掃描、核驗(yàn)、傳輸、檔案保管等要求,零售企業(yè)會(huì)一味地在財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)功能上想辦法,提高系統(tǒng)運(yùn)行內(nèi)存、提升運(yùn)行速率,必然會(huì)增大軟件系統(tǒng)建設(shè)費(fèi)用,甚至由于對(duì)系統(tǒng)功能要求足夠多,系統(tǒng)建設(shè)成本幾乎無(wú)上限,對(duì)企業(yè)發(fā)展盈利有著極大阻礙。

考慮到財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)成本較高,多數(shù)零售企業(yè)都會(huì)提前準(zhǔn)確定位財(cái)務(wù)共享中心。例如,K企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的定位是成本+管控,職能是提供高質(zhì)量服務(wù),實(shí)現(xiàn)全部業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)監(jiān)管,該零售企業(yè)從初步引入財(cái)務(wù)共享理念到最終建設(shè)完成相繼花費(fèi)5年。前三年間財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)定位主要是成本,要求相關(guān)崗位人員注重業(yè)務(wù)活動(dòng)經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)的過(guò)程,實(shí)現(xiàn)過(guò)程成本效率提升、支出費(fèi)用管控;而后續(xù)第四、第五年才逐漸把管控當(dāng)作定位目標(biāo),并要求各崗位人員重視財(cái)務(wù)高級(jí)管理職能的發(fā)揮,讓更多財(cái)務(wù)人員深入企業(yè)管理、決策工作中,力求實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目決策前期和中期的風(fēng)險(xiǎn)分析管控。

改進(jìn)零售企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的策略

大數(shù)據(jù)時(shí)代下,各類(lèi)先進(jìn)技術(shù)的普遍使用,為零售企業(yè)財(cái)務(wù)工作順利實(shí)施提供了多個(gè)優(yōu)勢(shì),要想保證財(cái)務(wù)工作實(shí)現(xiàn)集中化處理,提高工作效率及質(zhì)量,特別是零售企業(yè),需要全面把控公司財(cái)務(wù)、運(yùn)行情況,著手建立財(cái)務(wù)共享中心,具體策略如下。

完善財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)服務(wù)流程

零售企業(yè)實(shí)際經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中,業(yè)務(wù)范圍會(huì)逐漸增大、經(jīng)營(yíng)模式會(huì)逐漸變革,為此內(nèi)部財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)服務(wù)流程設(shè)計(jì)時(shí)要預(yù)留一定的改動(dòng)空間,保障所設(shè)置流程符合實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)需求,符合各崗位人員操作習(xí)慣。零售企業(yè)可借助DMAIC模型優(yōu)化財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)流程建設(shè),實(shí)現(xiàn)零售內(nèi)部采購(gòu)、收付款、營(yíng)銷(xiāo)、售后等一系列環(huán)節(jié)的融合,并以財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)為核心,實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部人員、部門(mén)、系統(tǒng)間的無(wú)阻礙溝通。DMAIC模型的建設(shè)主要利用原理及手段有含義、控制、分析、測(cè)算、優(yōu)化5個(gè)部分,利用這些科學(xué)原理及手段能夠很好地幫助相關(guān)人員發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中存在的問(wèn)題,也能夠借此對(duì)當(dāng)前業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理、優(yōu)化。為了保障財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)流程能夠有序開(kāi)展,零售企業(yè)還要設(shè)置獨(dú)立的監(jiān)督管理部門(mén),并安排相應(yīng)監(jiān)管人員負(fù)責(zé)整個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)流程全過(guò)程監(jiān)管,及時(shí)發(fā)現(xiàn)各環(huán)節(jié)中人員懈怠、系統(tǒng)缺陷,及時(shí)進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn),保障零售企業(yè)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)能夠充分發(fā)揮其效用。高效的系統(tǒng)全程監(jiān)管能夠利用其靈敏度準(zhǔn)確識(shí)別經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),并提醒相關(guān)人員做出合理的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案,盡可能保障零售企業(yè)免受經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的負(fù)面影響。

零售企業(yè)要想提高內(nèi)部財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息的傳輸時(shí)效,可通過(guò)各業(yè)務(wù)流程的精細(xì)化職責(zé)劃分,保障財(cái)務(wù)共享中心人員都能夠有精確的工作崗位職責(zé)分工,并制訂其他一系列可激發(fā)員工熱情、激發(fā)其工作潛能的措施,如績(jī)效考核、定期輪崗、在職培訓(xùn)考核等,保障各崗位人員都能夠積極開(kāi)展崗位工作內(nèi)容。為此零售企業(yè)要重視現(xiàn)階段的財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)工作流程建設(shè)問(wèn)題,要求每個(gè)環(huán)節(jié)都遵循標(biāo)準(zhǔn)化、制度化,督促各環(huán)節(jié)人員積極開(kāi)展工作,減少各種人為拖延情況。

另外,零售企業(yè)要設(shè)置完整的緊急情況預(yù)案應(yīng)對(duì)實(shí)際財(cái)務(wù)中心運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的人為主觀(guān)、客觀(guān)因素造成的誤差。緊急預(yù)案的設(shè)置是建立在合理把控各環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)基礎(chǔ)上,要求出現(xiàn)特殊情況時(shí)直接通過(guò)高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處理,減少中間環(huán)節(jié)走流程的煩瑣,提高該流程工作效率。比如,在費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)中,要求系統(tǒng)能夠自動(dòng)識(shí)別原始憑證、記錄,并轉(zhuǎn)換成文字、圖像等電子信息傳輸至審核人員日常工作系統(tǒng)中,以此來(lái)提醒審核人員待完成的工作內(nèi)容。

采用新型技術(shù)手段降低成本

財(cái)務(wù)共享中心系統(tǒng)的建設(shè)要考慮成本問(wèn)題,零售企業(yè)建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心都有一定資金預(yù)算,不能太過(guò)隨意進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè),出現(xiàn)嚴(yán)重超支現(xiàn)象。因此,在建設(shè)系統(tǒng)軟件過(guò)程中可以采用新型技術(shù)手段來(lái)降低成本,但同時(shí)要保障各種功能的齊全。零售企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)并不容易,不單單要設(shè)置系統(tǒng)內(nèi)部功能,構(gòu)建與之相匹配的、完善的制度體系、操作流程等,最關(guān)鍵的是要有足夠的資金做后盾,有了充足的資金保障才能確保后續(xù)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)建設(shè)期間不會(huì)因資金缺陷被迫停滯。為了合理利用軟件系統(tǒng)建設(shè)資金,高效發(fā)揮資金價(jià)值,軟件建設(shè)人員可采用合適的新型技術(shù)手段。在當(dāng)前數(shù)字化、智能化、信息化等快速發(fā)展的背景下,企業(yè)建設(shè)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)有了可供選擇的技術(shù)。常見(jiàn)的技術(shù)手段有用友軟件、ERP、集成技術(shù)、云應(yīng)用、云平臺(tái)、財(cái)務(wù)云、IPA、RPA、數(shù)據(jù)中臺(tái)、電子發(fā)票、在線(xiàn)審計(jì)、BI、電子會(huì)計(jì)檔案等。相關(guān)人員進(jìn)行財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)功能建設(shè)時(shí)還要考慮企業(yè)自身發(fā)展情況,選擇合適的財(cái)務(wù)共享模式,目前市場(chǎng)上廣受歡迎的財(cái)務(wù)共享中心模式主要有四種,如表1 所示。

表1 財(cái)務(wù)共享中心模式詳情

因此,各零售企業(yè)在實(shí)際建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心時(shí),要充分考慮自身業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、戰(zhàn)略發(fā)展方向、預(yù)算目標(biāo)等情況,選擇最合適的財(cái)務(wù)共享模式,在此基礎(chǔ)上設(shè)置可行的財(cái)務(wù)共享功能、操作流程等,確保共享中心的建設(shè)能夠有效規(guī)避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),促進(jìn)企業(yè)更好地運(yùn)營(yíng)發(fā)展。

另外,任何零售企業(yè)的發(fā)展都離不開(kāi)優(yōu)秀人才的付出,同樣零售企業(yè)要想有序建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,充分發(fā)揮共享中心作用,就需要專(zhuān)業(yè)的財(cái)務(wù)復(fù)合型人才分布于各崗位。零售企業(yè)可以選擇高薪聘請(qǐng)外部同行業(yè)尖端人才,但引入人才后要盡可能保障人才能夠長(zhǎng)期在零售企業(yè)任職。要用好人才、充分發(fā)揮人才作用,就需要加大人才獎(jiǎng)勵(lì)力度,解決人才后顧之憂(yōu),這樣才能保障人才全身心為零售企業(yè)發(fā)展出謀劃策。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心因自身優(yōu)勢(shì)逐漸在市場(chǎng)中興起,也被越來(lái)越多集團(tuán)型、跨國(guó)企業(yè)、連鎖零售等企業(yè)所關(guān)注。但是國(guó)內(nèi)在財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)方面的研究時(shí)間較短,在實(shí)際企業(yè)建設(shè)期間經(jīng)常會(huì)遇到各種阻礙,嚴(yán)重影響其系統(tǒng)功能設(shè)置、系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理效果也不明顯。為此本文主要針對(duì)當(dāng)前零售企業(yè)建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心的不足進(jìn)行了詳細(xì)研究,也相應(yīng)提出了合理的改進(jìn)建議,如完善財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)服務(wù)流程、強(qiáng)化過(guò)程管控、提高信息傳輸時(shí)效性、采用新型技術(shù)手段降低成本等。盡管筆者在研究過(guò)程中花費(fèi)了一定時(shí)間精力,但是受實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)技能的局限,會(huì)影響部分觀(guān)點(diǎn)的公正性,所以各零售企業(yè)在應(yīng)用本文相關(guān)結(jié)論時(shí),要酌情考慮自身企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r,科學(xué)借鑒本文提出的建議。希望各零售企業(yè)都能夠成功建設(shè)多功能財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,實(shí)現(xiàn)零售企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)高效管理的同時(shí)也促進(jìn)零售企業(yè)提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力,更長(zhǎng)遠(yuǎn)地在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳跟。