事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀及優(yōu)化建議

陽 琳/文

事業(yè)單位的固定資產(chǎn)是國家授權(quán)其使用和管理的資產(chǎn),也是支撐事業(yè)單位日常運行的基礎保障。在傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理模式下,財務人員需要管理的固定資產(chǎn)規(guī)模較小,在事業(yè)單位履職范圍越來越大、服務內(nèi)容越來越多的背景下,其對固定資產(chǎn)的需求也呈現(xiàn)出多元化特征,這對事業(yè)單位的管理水平提出了新的挑戰(zhàn)。作為事業(yè)單位運營管理體系的重要構(gòu)成內(nèi)容,固定資產(chǎn)管理工作是單位履行社會公共服務職能的基礎,在公共事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用,事業(yè)單位領(lǐng)導層和職員都應該高度重視此項工作。在這一背景下,事業(yè)單位應構(gòu)建起全生命周期的固定資產(chǎn)管理機制,結(jié)合國家有關(guān)規(guī)定進行固定資產(chǎn)購置預算的編制,建立規(guī)范化的固定資產(chǎn)管理監(jiān)督評價機制,為固定資產(chǎn)管理提供依據(jù)。本文簡單闡述事業(yè)單位加強固定資產(chǎn)管理工作的積極意義,針對具體工作中面臨的問題提出有效的優(yōu)化策略,希望為事業(yè)單位規(guī)范固定資產(chǎn)管理與使用行為提供建議和參考。

我國財政部出臺的《事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理暫行辦法》提出,事業(yè)單位要積極轉(zhuǎn)變管理理念,創(chuàng)新管理方法,順應新會計準則提出的各項要求,為事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理工作的開展提供指引。但是在具體工作中,許多事業(yè)單位在固定資產(chǎn)預算、驗收、核查、處置等方面存在著各種問題,容易出現(xiàn)浪費問題,影響了固定資產(chǎn)的高效利用?；诖?針對事業(yè)單位固定資產(chǎn)的管理現(xiàn)狀及優(yōu)化建議進行研究,具有積極的現(xiàn)實意義。

促進實現(xiàn)資產(chǎn)保值增值

通常情況下,事業(yè)單位通過政府采購獲得固定資產(chǎn),即采購行為受國家相關(guān)部門監(jiān)管,而且需要獲得財政資金的支持,因此,事業(yè)單位的固定資產(chǎn)通常都屬于國有資產(chǎn)。單位固定資產(chǎn)管理制度是否具備可操作性、管理組織機構(gòu)是否完善等因素,是影響資產(chǎn)管理水平的關(guān)鍵,一旦出現(xiàn)不規(guī)范使用行為或資產(chǎn)閑置等問題,將會直接影響本年度單位財政撥款的使用效率。事業(yè)單位可以通過規(guī)范內(nèi)部管理制度,加強固定資產(chǎn)管理,提高固定資產(chǎn)使用效率,從而為固定資產(chǎn)保值增值目標的實現(xiàn)提供助力。

保護資產(chǎn)安全完整

在事業(yè)單位的發(fā)展中,固定資產(chǎn)是各項工作順利進行的基礎條件,是單位發(fā)揮公共服務職能的重要保障。事業(yè)單位加強固定資產(chǎn)管理工作,可以確定資產(chǎn)管理人員的職責和權(quán)限,明確固定資產(chǎn)的范圍,建立科學規(guī)范的資產(chǎn)管理流程,通過定期盤點和清查,保證固定資產(chǎn)得到安全高效的利用。

提高社會經(jīng)濟效益

從事業(yè)單位發(fā)展角度來說,如果事業(yè)單位在履行社會公共服務職能的過程中,國家政策、經(jīng)濟環(huán)境等發(fā)生變化,必然會對工作的實際效果產(chǎn)生不同程度的影響。在新時期背景下,許多固定資產(chǎn)在應用過程中,使用價值不斷降低,甚至逐漸變成閑置資產(chǎn),而事業(yè)單位可以通過固定資產(chǎn)管理,如通過租賃等方式使其繼續(xù)發(fā)揮價值,幫助企業(yè)單位創(chuàng)造更多的經(jīng)濟和社會效益。

事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀

阿東說：“他只有這點享受，我就要讓他聽。你拿給我，你不給我，我明天辭職，我?guī)洁l(xiāng)下去住。我到?jīng)]有人的地方天天放給他聽?！?/p>

資產(chǎn)賬務與實物信息存在出入

一方面,資產(chǎn)入賬滯后。一些事業(yè)單位項目持續(xù)時間較長,手續(xù)申報不規(guī)范,使得已經(jīng)完成的項目未能及時登記入賬,造成實物資產(chǎn)長時間被納入在建項目科目,例如,某事業(yè)單位在進行非稅收入的收取時,與征收對象達成共識,通過實物資產(chǎn)進行收入抵扣,由于未能及時進行產(chǎn)權(quán)變更,使得資產(chǎn)長時間處于賬外狀態(tài),讓事業(yè)單位存在違規(guī)風險。另一方面,實物資產(chǎn)處置不當。一些事業(yè)單位在進行體制改革時,未能按照有關(guān)規(guī)定對閑置資產(chǎn)進行處置,也未及時進行賬務處理,不但容易出現(xiàn)賬實不符問題,也可能影響固定資產(chǎn)的原始價值。例如,內(nèi)部控制制度在資產(chǎn)處置環(huán)節(jié)缺位,會造成處置審批流程不規(guī)范,使業(yè)務部門會擅自將性能較差的辦公設備進行處置,容易給事業(yè)單位帶來經(jīng)濟損失。

資產(chǎn)處置審批缺乏科學性

當前,事業(yè)單位資產(chǎn)處置主要的依據(jù)是授權(quán)分屬分層,因為權(quán)限范圍以外的審批手續(xù)較為復雜,一些事業(yè)單位會選擇分散處置的方法避免受到監(jiān)管,影響了審核流程效用的發(fā)揮,容易出現(xiàn)固定資產(chǎn)流失問題。一些事業(yè)單位在處置固定資產(chǎn)的過程中,需要業(yè)務部門結(jié)合自身情況提出申請,由財務部門和資產(chǎn)管理部門負責對原始資料進行審核,并對實物價值進行檢查,最后上報給國資委或財政局進行審核。在這一過程中,一些事業(yè)單位為了減輕工作壓力或逃避某些責任,會以資料遺失、盤點困難等理由延長資產(chǎn)處置時間,出現(xiàn)資產(chǎn)實物已經(jīng)被處置,但是賬務未能及時核銷的情況,給固定資產(chǎn)侵占行為留下了空間。

資產(chǎn)使用管理過程中會計信息質(zhì)量較低

新政府會計準則的推出,對事業(yè)單位的會計核算工作提出了更高的要求。例如,事業(yè)單位在進行基礎建設項目時,常常需要結(jié)合合同規(guī)定向承建方支付一定的預付款,假如工程質(zhì)量出現(xiàn)問題,承建方需要將這些資金通過質(zhì)保金的形式返還給單位。然而在具體實施過程中,許多事業(yè)單位會將預付款納入固定資產(chǎn)科目,盡管這種處理方法不會對事業(yè)單位的資產(chǎn)結(jié)構(gòu)和規(guī)模產(chǎn)生影響,但是會使得資金支出通過資產(chǎn)的形式展現(xiàn),影響了會計信息的可靠性。

固定資產(chǎn)考核評價機制不完善

固定資產(chǎn)考核評價主要是對單位固定資產(chǎn)管理的整體質(zhì)量進行判斷,是激發(fā)職工參與固定資產(chǎn)管理工作的有效手段,但是從實際情況來看,許多事業(yè)單位在考核評價機制構(gòu)建過程中存在著以下兩個方面的問題:一方面,財務人員在進行考核指標設計時,對于業(yè)務科室資產(chǎn)使用、資產(chǎn)類型、內(nèi)控制度建設等方面的情況缺乏了解,制定出的考核指標與事業(yè)單位的實際情況不匹配,缺乏可操作性和科學性,影響了考核結(jié)果的公正性。另一方面,事業(yè)單位通常會根據(jù)上級財政部門提出的要求開展績效考核工作,但是單位固定資產(chǎn)使用效率偏低,很難找到能夠有效量化的考核指標,影響了指標體系的全面性,不利于績效考核機制效用的發(fā)揮。

事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理優(yōu)化策略

建立固定資產(chǎn)全周期控制體系

第一,事業(yè)單位在會計核算環(huán)節(jié)要對固定資產(chǎn)配置情況進行全面梳理,選擇與自身實際情況相匹配的會計核算方法,實現(xiàn)對固定資產(chǎn)資金支出的有效管控,提高財政資金的使用效率。第二,在進行固定資產(chǎn)采購的過程中,事業(yè)單位要積極采用集中購置模式,由各個部門結(jié)合自身實際需求進行采購預算的編制,在獲得預算管理主管領(lǐng)導審核批準以后,反饋給固定資產(chǎn)管理部門進行落實。在進行固定資產(chǎn)購置時,事業(yè)單位要堅持公開、透明、公平的原則,有效控制購置成本。第三,在對固定資產(chǎn)進行養(yǎng)護和維修的過程中,要對有關(guān)部門和崗位職工的責任進行明確,定期對其工作成果進行考核,并將考核結(jié)果納入部門和個人績效考核體系。事業(yè)單位要建立科學規(guī)范的固定資產(chǎn)維修養(yǎng)護制度和流程,明確資產(chǎn)調(diào)轉(zhuǎn)所需的手續(xù),從而保證固定資產(chǎn)調(diào)配和使用的規(guī)范性。第四,在對固定資產(chǎn)進行清查的過程中,各部門要做好資產(chǎn)臺賬的記錄,保證實物和賬務的一致性。同時,事業(yè)單位要建立規(guī)范化的固定資產(chǎn)清查盤點制度,結(jié)合清查結(jié)果對固定資產(chǎn)管理中具有突出表現(xiàn)的職工進行獎勵。第五,在對固定資產(chǎn)進行處置的過程中,事業(yè)單位要對價值評估方法進行創(chuàng)新和優(yōu)化,結(jié)合固定資產(chǎn)的實際情況制訂出有針對性的處置措施,包括報廢、置換、維修等,從而降低單位的經(jīng)濟損失。

規(guī)范固定資產(chǎn)預算和驗收管理

事業(yè)單位在進行固定資產(chǎn)管理的過程中,要加強對預算工具的應用,具體來說要從兩個方面入手:一方面,加強固定資產(chǎn)預算編制和審核。在進行預算編制的過程中,事業(yè)單位財務人員要對上一階段資產(chǎn)購置預算的落實情況進行全面梳理,了解各個部門固定資產(chǎn)采購、使用、處置的具體情況,并將統(tǒng)計和分析結(jié)果反饋給各個部門預算編制人員,指導他們進行固定資產(chǎn)配置預算和采購清單的編制。在審核環(huán)節(jié),財務人員要對各個部門上報的資產(chǎn)購置數(shù)據(jù)進行整理,上報到資產(chǎn)部門進行審核,由管理人員負責對預算數(shù)據(jù)的合理性進行判斷,從而加強對固定資產(chǎn)購置的管理。同時,資產(chǎn)部門要對固定資產(chǎn)進行統(tǒng)籌安排和集中管理,對資產(chǎn)臺賬和實物的一致性進行核對,了解固定資產(chǎn)是否超出使用年限,假如使用部門未提出更新要求,資產(chǎn)部門要集中進行購置預算的編制,及時更新老化資產(chǎn),從而保證事業(yè)單位的工作效率。資產(chǎn)部門完成資產(chǎn)購置預算的審核以后,要及時下發(fā)給財務部門和其他部門進行討論,為預算編制奠定基礎。另一方面,加強固定資產(chǎn)驗收流程的規(guī)范性。在進行政府集中采購時,事業(yè)單位要組織專業(yè)人員按照公平公正的原則進行招標采購,成立專門的驗收小組負責對固定資產(chǎn)的價值、性能、規(guī)格等進行檢查,由資產(chǎn)部門人員將采購申請、發(fā)票、合同等內(nèi)容掃描到信息系統(tǒng)當中,由財務人員對原始單據(jù)進行審核,建立固定資產(chǎn)臺賬。在進行零星采購時,采購人員、資產(chǎn)使用人員、驗收小組人員要到現(xiàn)場對資產(chǎn)合格證、說明書等進行核對,對產(chǎn)品性能進行測試,假如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題,要及時進行退還或者索賠,驗收完成后要在驗收單和發(fā)票上簽字確認。

高度重視固定資產(chǎn)檢查核查工作

事業(yè)單位在開展固定資產(chǎn)管理時,要通過檢查核查全面了解目前單位內(nèi)固定資產(chǎn)的總量和管理狀況,然后結(jié)合存在的問題制訂出有效的改進措施。一方面,事業(yè)單位要建立科學規(guī)范的固定資產(chǎn)清查制度,定期了解其內(nèi)部固定資產(chǎn)的形態(tài)和使用情況,結(jié)合自身工作特點合理設置清查期限,安排有關(guān)人員全面細致地對固定資產(chǎn)賬目、實物、卡片進行檢查,從而保證數(shù)據(jù)的一致性。同時,事業(yè)單位要由固定資產(chǎn)管理部門負責主導,組織其他部門職工對內(nèi)部固定資產(chǎn)進行全面核對和檢查,保證所有賬目單據(jù)數(shù)據(jù)的一致性,解決固定資產(chǎn)管理中可能存在的資金掛賬問題,假如檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題,要及時結(jié)合成因制訂出有針對性的解決措施。另一方面,事業(yè)單位要對固定資產(chǎn)檢查的時間進行優(yōu)化,明確各個部門在某個時間節(jié)點以前必須完成固定資產(chǎn)的清查,比如,可以每半年或一年安排一次全面的資產(chǎn)清查,有效提高事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理工作的動態(tài)性,保證臺賬、卡片、實物的一致性。同時,為了保證固定資產(chǎn)核查工作的順利進行,事業(yè)單位要設立專門的檢查和監(jiān)督部門,對有關(guān)人員的職能履行情況進行規(guī)范,確保核查工作的質(zhì)量。

優(yōu)化固定資產(chǎn)管理模式

首先,營造良好的管理環(huán)境。事業(yè)單位要對從事固定資產(chǎn)管理工作的人員進行思想培訓,使他們認識到固定資產(chǎn)管理在單位發(fā)展中的重要作用,為管理制度、政策方針、管理方法的執(zhí)行奠定基礎。同時,事業(yè)單位要對管理人員的職責和權(quán)限進行明確,選拔具有較強專業(yè)能力和責任意識的職工負責固定資產(chǎn)管理工作,利用其專業(yè)優(yōu)勢提高固定資產(chǎn)管理的質(zhì)量。其次,改進建議的收集和應用。事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理人員要結(jié)合單位的實際情況,將管理方法和成本核算方法的優(yōu)化辦法反饋給有關(guān)領(lǐng)導進行審批,不但可以獲得各個部門和職工的支持,更好地配合各項工作的開展,而且能夠統(tǒng)一單位職工的思想觀念,為固定資產(chǎn)工作的開展提供所需的人力、物力、財力保障,保證各項優(yōu)化措施實施的有效性。最后,固定資產(chǎn)賬目記錄方法的優(yōu)化。事業(yè)單位要順應新政府會計制度的要求,對內(nèi)部固定資產(chǎn)記賬方式進行調(diào)整,對計提折舊和權(quán)責發(fā)生制下的費用支出采用按期歸納的方式進行記錄,不但可以保證財政資金使用的安全性和高效性,而且能夠避免固定資產(chǎn)浪費問題。具體來說,事業(yè)單位在完成固定資產(chǎn)清查以后,要對內(nèi)部固定資產(chǎn)的范圍進行科學劃分,結(jié)合自身實際情況進行確認標準的調(diào)整和折舊方案的優(yōu)化,從而有效提高固定資產(chǎn)管理的質(zhì)量。

建設固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)

首先,當前,事業(yè)單位使用較多的信息化系統(tǒng)是金蝶財務管理系統(tǒng)和行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng),其中,金蝶系統(tǒng)主要負責賬務的處理,應用頻率較高,系統(tǒng)維護由系統(tǒng)提供方負責。但是許多事業(yè)單位系統(tǒng)內(nèi)的固定資產(chǎn)管理模塊不夠完善,容易出現(xiàn)崩潰問題。因此,事業(yè)單位要增加固定資產(chǎn)信息化系統(tǒng)建設方面的資金投入,結(jié)合自身業(yè)務特點和發(fā)展需求進行固定資產(chǎn)模塊功能的完善,對事業(yè)單位資產(chǎn)業(yè)務信息進行全面梳理,建立規(guī)范化的資產(chǎn)入庫、使用、維護、處置、購置等業(yè)務流程,并配備標準化的操作模式。信息化系統(tǒng)既可以提高固定資產(chǎn)管理工作的精細化,也便于在出現(xiàn)固定資產(chǎn)問題時對有關(guān)人員的責任進行追究。其次,事業(yè)單位不但要對財務人員、資產(chǎn)管理人員的系統(tǒng)操作權(quán)限進行合理設置,還要明確資產(chǎn)使用人員的系統(tǒng)訪問范圍,使信息化系統(tǒng)覆蓋到固定資產(chǎn)管理的各個環(huán)節(jié)。同時,為了提高信息化系統(tǒng)的使用效果,事業(yè)單位要安排專門的人員對硬件設備和軟件系統(tǒng)進行更新,保證信息系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性和數(shù)據(jù)信息的安全性。最后,事業(yè)單位財務人員還要積極學習信息化系統(tǒng)有關(guān)的理論知識和操作技術(shù),及時將信息化系統(tǒng)應用中發(fā)現(xiàn)的問題和實際的需求反饋給系統(tǒng)維護人員,幫助事業(yè)單位對信息化系統(tǒng)的功能進行完善,從而利用信息化系統(tǒng)提高固定資產(chǎn)管理工作的質(zhì)量和效率。

作為事業(yè)單位財務管理工作的核心內(nèi)容,固定資產(chǎn)管理是單位履行公共服務職能的基礎保障。事業(yè)單位管理人員要重視對固定資產(chǎn)的管理工作,積極應用信息化管理系統(tǒng),結(jié)合有關(guān)管理辦法對固定資產(chǎn)預算、驗收、核查等環(huán)節(jié)進行優(yōu)化,建立科學完善的全周期管理體系,提高單位固定資產(chǎn)使用效率,為單位健康穩(wěn)定發(fā)展提供助力。