內部控制體系在行政事業(yè)單位的應用

豐昌佐/文

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展,行政事業(yè)單位管理問題日益突出。為了提高行政事業(yè)單位管理水平,防范徇私舞弊的風險,近年來,我國不斷強化對行政事業(yè)單位內部控制體系的研究。但是由于我國行政事業(yè)單位內部控制體系起步時間相對較晚,在管理流程中還存在一些問題有待改進。自十八大以來,我國不斷強化對行政事業(yè)單位內部控制工作的建設,要求行政事業(yè)單位高度重視黨風廉政建設,加大反腐力度,通過規(guī)范各項管理流程防范風險,保障國有資產(chǎn)安全完整。在當前內部控制建設成為越來越多行政事業(yè)單位所關注的重點,行政事業(yè)單位要讓全體人員在工作中認識到內部控制的重要價值,形成對內部控制工作的重視,將內部控制的要求融入各環(huán)節(jié)。本文對當前我國行政事業(yè)單位內部控制的常見問題進行梳理,論述了內部控制體系在行政事業(yè)單位應用的建議,對行政事業(yè)單位改進內部控制體系具有一定的參考價值。

完善內部控制體系是行政事業(yè)單位控制風險、防范舞弊的重要保障。但是部分行政事業(yè)單位的內部控制較為混亂,沒有認識到內部控制對行政事業(yè)單位各項管理工作的重要意義。在當前時代下,對行政事業(yè)單位的內部控制工作進行研究,有助于幫助行政事業(yè)單位發(fā)現(xiàn)管理缺陷,為行政事業(yè)單位進一步提高內部控制水平提供支持。

內部控制體系在行政事業(yè)單位應用的問題

內部控制環(huán)境存在缺陷

內部控制環(huán)境作為內部控制工作的基礎,長期以來,我國行政事業(yè)單位人員未認識到內部控制工作的重要價值,行政事業(yè)單位員工沒有通過培訓了解內部控制工作的要求。同時部分行政事業(yè)單位未形成科學的管理制度對各項流程進行嚴格管控,內部控制工作中的關鍵流程未得到制度約束。

風險管理存在不足

行政事業(yè)單位開展風險管理,要針對行政事業(yè)單位的關鍵流程進行分析,判斷行政事業(yè)單位工作中存在的風險和不足,并針對所存在的風險建立健全控制措施,將風險防患于未然。但是部分行政事業(yè)單位未形成科學的風險防范機制,主要體現(xiàn)在行政事業(yè)單位沒有形成風險的識別與評估機制,各類風險在發(fā)生之后才倉促應對。部分風險一旦發(fā)生可能給行政事業(yè)單位帶來嚴重損失,出現(xiàn)腐敗、舞弊等問題。

內部控制活動不完善

內部控制活動包括預算管理、收支管理、政府采購、資產(chǎn)管理、合同管理等,通過內部控制活動能夠規(guī)范行政事業(yè)單位的管理流程。但是部分行政事業(yè)單位不重視內部控制活動建設,在關鍵的內部控制活動中存在一定漏洞,很可能產(chǎn)生腐敗、舞弊的風險。

信息溝通不暢

行政事業(yè)單位開展信息溝通要重視信息系統(tǒng)建設,并加強信息公開。但是部分行政事業(yè)單位信息溝通機制不完善,各類信息無法得到及時傳遞與互通。同時部分行政事業(yè)單位對內部控制關鍵事項未及時予以公開,不利于社會公眾對行政事業(yè)單位進行監(jiān)督。

監(jiān)督機制乏力

行政事業(yè)單位要建立常態(tài)化的評價制度,并重視內外部監(jiān)督。但是部分行政事業(yè)單位未根據(jù)內部控制的情況對內部控制進行監(jiān)督與評價,不利于發(fā)現(xiàn)內部控制的不足。同時單位未建立內部監(jiān)督主體對各項事項進行監(jiān)督,在監(jiān)督之后發(fā)現(xiàn)問題時部分行政事業(yè)單位不重視整改,監(jiān)督無法發(fā)揮應有的作用。

內部控制體系在行政事業(yè)單位應用的建議

完善內部控制環(huán)境

1.改進人員內部控制意識

首先,強化對行政事業(yè)單位領導的培訓。行政事業(yè)單位的領導作為單位各項活動的最高管理者,管理層的主觀能動性影響行政事業(yè)單位內部控制執(zhí)行效果,因此,行政事業(yè)單位要加強對領導的培訓,讓管理層認識到內部控制對行政事業(yè)單位發(fā)展的重要價值和意義。單位管理層要帶頭開展內部控制,并逐步完善內部控制管理文化,讓員工主動落實內部控制工作要求。其次,強化對基層人員的業(yè)務培訓。行政事業(yè)單位基層人員是各項工作開展的基礎,要探索完善的內部控制培訓機制,加強對人員的培訓。設置科學的培訓目標,組織人員積極學習各項制度,掌握內部控制工作的要點。行政事業(yè)單位可以聘請外部專家到行政事業(yè)單位內部進行授課,讓單位人員了解內部控制工作的重要價值,使內部控制體系順利執(zhí)行。最后,優(yōu)化激勵約束機制。行政事業(yè)單位要改進對人員的激勵,讓人員主動在工作中提高自身的工作能力,主動參與內部控制工作,結合單位人員的工作態(tài)度等方面進行考核。對長期無法勝任崗位或在工作中舞弊的人員還要引入退出機制,讓人員形成一定的危機感,提高人員的內部控制責任意識。

2.建立規(guī)范的內部控制制度

內部控制制度能夠對行政事業(yè)單位內部控制流程進行約束,通過完善制度體系有助于對行政事業(yè)單位工作進行規(guī)范。行政事業(yè)單位要建立健全內部控制體系,明確操作細則,讓人員了解在內部控制執(zhí)行過程中的具體要求及各環(huán)節(jié)的工作要點,讓各項工作有據(jù)可依。

優(yōu)化風險管理

1.提高人員對風險的認識

長期以來部分行政事業(yè)單位沒有有效分析風險,在風險管理的過程中一旦管理不當很可能發(fā)生舞弊、腐敗等問題而影響行政事業(yè)單位發(fā)展,因此,單位要提高對風險的認識。首先,行政事業(yè)單位要加強對內部全體人員風險評估工作的培訓。行政事業(yè)單位要利用專題培訓、開會學習等方式,讓全體成員認識到風險評估的重要價值,了解自身在風險管理工作中的職責,形成正確的風險管理理念。其次,設定科學的風險管控目標。行政事業(yè)單位要對風險管理目標進行細化管理,將風險管理的要求落實到具體員工,讓每個員工都了解自身崗位的風險管理要求,主動在工作中規(guī)避風險,促使單位工作有序開展。

2.合理評估風險

行政事業(yè)單位要形成對風險的細致分析,成立風險評估小組,由行政事業(yè)單位負責人任組長,部門負責人任組員,并且可以在風險評估小組中聘請外部專家參與為單位風險評估提供指導。行政事業(yè)單位應不定期開展風險評估,通過全面分析單位各環(huán)節(jié)工作的情況,判斷可能存在的風險及風險影響范圍。通過評估分析發(fā)現(xiàn)風險點,并掌握風險變化情況。

3.開展風險分析

行政事業(yè)單位在對各類風險進行評估之后,要對風險進行細致分析,分析風險發(fā)生的可能性以及對行政事業(yè)單位帶來的影響。通過風險分析可以發(fā)現(xiàn),單位管理工作中所存在的不足并建立相應的改進機制。在風險分析時行政事業(yè)單位可以按照定量分析和定性分析相結合的方法進行分析,掌握各風險點的情況,以此對行政事業(yè)單位各類風險進行排序。對發(fā)生可能性高、危害程度大的風險予以重點關注;對發(fā)生可能性小、危害程度小的風險進行定期檢查;對即便發(fā)生也無法產(chǎn)生實質性影響的風險可以忽略。

健全內部控制活動

1.優(yōu)化預算管理活動

行政事業(yè)單位要健全預算管理體系,通過預算對單位各類資源進行配置,在預算編制、執(zhí)行、決算等環(huán)節(jié)形成規(guī)范的管理體系。首先,規(guī)范預算組織。預算作為一項系統(tǒng)性的工作,行政事業(yè)單位全體成員都要參與其中,讓各層級人員了解預算工作的要求,由行政事業(yè)單位財務部門對預算工作進行領導,并由其他部門充分參與其中,配合預算的編制與執(zhí)行。其次,優(yōu)化預算編制。行政事業(yè)單位的預算編制要集思廣益,通過上下結合的方式讓基層人員參與其中對預算進行討論,征求多方面意見以提高預算編制合理性及可操作性,以確保預算數(shù)據(jù)全面且細致。行政事業(yè)單位通過規(guī)范預算的指向性,促使預算工作更科學。同時在預算編制時要盡可能采用零基預算的方式,零基預算是響應我國對行政事業(yè)單位預算改革號召的方式,通過零基預算能夠顯著控制單位的成本費用開支,提高預算編制的精確性。再次,在預算執(zhí)行過程中,行政事業(yè)單位要嚴格按照所編制的預算規(guī)范使用資金,避免不同項目出現(xiàn)支出混用的問題,確保資金的用途符合預算范圍。在預算執(zhí)行時通過嚴肅執(zhí)行預算,行政事業(yè)單位定期開展預算偏差分析,有助于發(fā)現(xiàn)預算管理中所存在的不足并及時予以整改,確保預算管理工作更規(guī)范。最后,在預算執(zhí)行完畢后,行政事業(yè)單位要根據(jù)預算執(zhí)行的偏差進行分析,并根據(jù)偏差形成考核機制,對工作中出現(xiàn)問題的人員予以懲罰,對有效完成預算任務的人員予以獎勵。

（一）營業(yè)總收入。1—8月，國有企業(yè)營業(yè)總收入370034.7億元，同比（由于企業(yè)增減變動以及股權變化等客觀因素影響，不同期間納入全國國有及國有控股企業(yè)匯總范圍的企業(yè)不完全相同。本月報同比增長相關數(shù)據(jù)，由本期匯總范圍內企業(yè)本年數(shù)據(jù)與同口徑上年同期數(shù)據(jù)對比計算得出。下同）增長10.3%。中央企業(yè)216197.5億元，增長10.6%。地方國有企業(yè)153837.2億元，增長9.9%。

2.規(guī)范收支管理

行政事業(yè)單位要根據(jù)收支業(yè)務建立完善的管理流程,確保收支環(huán)節(jié)得到嚴格控制。首先,財務部門作為收支管理工作歸口部門,要嚴格按照制度開展工作。財務部門要明確收支業(yè)務的標準、范圍、各項收支事項的審批流程,確保各類票據(jù)審查、保管、使用規(guī)范,并確保票據(jù)由專人管理、保存、登記。行政事業(yè)單位通過加大審查力度,確保票據(jù)信息清晰、可辨認。其次,行政事業(yè)單位在收支管理環(huán)節(jié)要杜絕大額現(xiàn)金支付的問題,對支出要通過國庫集中支付系統(tǒng)開展,不得以現(xiàn)金直接支付員工的加班費等,并且所有員工都要辦理公務卡,所有的工作支出要通過公務卡支付。例如,對于員工出差、培訓等方面的支出,行政事業(yè)單位要按照公務卡的方式支付,確保一切支出有痕跡。

3.完善政府采購業(yè)務

行政事業(yè)單位在政府采購方面要建立規(guī)范的制度并加以落實,形成完善的政府采購流程。首先,完善招標管理制度。行政事業(yè)單位在開展政府采購的招標方面,要確保招標流程及時公開,并明確招標過程中的監(jiān)督機制,提高財政資金使用合規(guī)性。其次,在政府采購環(huán)節(jié),行政事業(yè)單位要設立專門負責政府采購的人員,相關人員要了解各項制度文件及熟悉政府采購的流程,確保各部門進行積極的溝通,從政府采購的預算編制直至后續(xù)驗收等環(huán)節(jié)都要進行全過程監(jiān)督。

4.優(yōu)化固定資產(chǎn)管理流程

行政事業(yè)單位要規(guī)范固定資產(chǎn)的管理環(huán)節(jié),形成完善的管理制度,提高資產(chǎn)管理效率,避免出現(xiàn)資產(chǎn)閑置的問題。首先,明確管理責任。行政事業(yè)單位應抽調內部人員組成固定資產(chǎn)管理小組,由固定資產(chǎn)管理小組和各部門緊密配合,統(tǒng)籌管理單位的固定資產(chǎn),利用固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)梳理固定資產(chǎn)管理相關流程,針對固定資產(chǎn)的驗收、登記、使用等環(huán)節(jié)明確具體的管理要求。在固定資產(chǎn)管理中,行政事業(yè)單位按照誰使用、誰負責的原則,將固定資產(chǎn)管理的責任落實到具體的人員,出現(xiàn)職務變動等情況時,要及時在信息系統(tǒng)中更新相關數(shù)據(jù),做好資產(chǎn)交接工作。其次,定期對固定資產(chǎn)情況進行巡查。行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理小組要定期對固定資產(chǎn)進行巡查,分析是否存在故障,若存在故障要填寫資產(chǎn)維修申請書之后申請維修,待資產(chǎn)恢復可使用狀態(tài)之后繼續(xù)使用,防范資產(chǎn)提前報廢的問題。最后,建立資產(chǎn)盤點機制。行政事業(yè)單位要針對固定資產(chǎn)進行定期盤點,至少每年對所有固定資產(chǎn)進行一次全面盤點,通過盤點發(fā)現(xiàn)閑置、低效資產(chǎn),并及時將相關資產(chǎn)予以調撥或處置。對賬實不符的問題要及時分析成因、落實責任,避免行政事業(yè)單位資產(chǎn)流失的風險。在盤點結束后工作人員要填寫盤點表并針對所存在的盤盈盤虧問題進行審批,審批通過后及時調整賬務,確保賬實相符。

5.完善合同管理流程

改進信息溝通

1.建立健全信息平臺

信息平臺作為單位各部門之間溝通的媒介,在行政事業(yè)單位內部控制中起重要作用。為完善行政事業(yè)單位信息平臺,行政事業(yè)單位要重視辦公系統(tǒng)、軟硬件的升級換代,重視對信息資源的共享,優(yōu)化信息化管理體系。優(yōu)化信息系統(tǒng)的應用,建立健全信息溝通渠道,形成覆蓋單位內部各項業(yè)務的信息系統(tǒng),實現(xiàn)信息互聯(lián)互通,讓單位在業(yè)務管理、信息管理、人事管理等環(huán)節(jié)進行無障礙溝通,以確保行政事業(yè)單位各項管理要求得到及時傳遞,從而提高單位的管理效率,改善內部控制的有效性。

2.重視信息公開

隨著我國黨風廉政建設工作不斷推進,行政事業(yè)單位政務公開也成為工作重點,尤其是對社會公眾關注的三公經(jīng)費使用情況等要重點公開。行政事業(yè)單位要在門戶網(wǎng)站及地方政府政務公開平臺上,將行政事業(yè)單位的干部任免、年度預算、三公經(jīng)費情況等方面的信息進行全面公開,并且主動接受社會的監(jiān)督和問責。通過形成信息公開機制,有助于讓行政事業(yè)單位與社會公眾之間形成密切的互動關系,讓單位各項工作呈現(xiàn)在社會公眾監(jiān)督之下。

完善監(jiān)督機制

1.建立常態(tài)化評價機制

為提高行政事業(yè)單位內部控制評價監(jiān)督的有效性,應該形成規(guī)范化的監(jiān)督機制,針對內部控制工作的情況進行監(jiān)督和管理。行政事業(yè)單位要對內部控制開展情況進行自我評價,總結并分析工作中所存在的漏洞與不足。資金充裕的行政事業(yè)單位,可以聘請外部的會計師事務所等相關機構對行政事業(yè)單位工作進行評價監(jiān)督,從而更加準確地分析行政事業(yè)單位內部控制情況,根據(jù)內部控制的執(zhí)行情況改進行政事業(yè)單位工作狀態(tài)。

2.強化內外部監(jiān)督

不同行政事業(yè)單位規(guī)模相差較大,對規(guī)模較大的行政事業(yè)單位可以設置獨立的內部監(jiān)督部門,對規(guī)模較小的行政事業(yè)單位可以由其他崗位兼任內部監(jiān)督崗,負責對行政事業(yè)單位的各項工作進行全面監(jiān)督,重點檢查內部控制工作的執(zhí)行情況,分析行政事業(yè)單位是否在內部控制流程中存在風險及漏洞。同時行政事業(yè)單位要重視外部監(jiān)督,主動接受審計、紀檢監(jiān)察等相關部門監(jiān)督。外部監(jiān)督能夠幫助行政事業(yè)單位發(fā)現(xiàn)在黨風廉政建設等工作中存在的問題,及時解決問題。

行政事業(yè)單位的內部控制體系對財政資金和國有資產(chǎn)的安全有重要作用,行政事業(yè)單位要結合自身實際情況建立健全內部控制體系,保障行政事業(yè)單位的各項工作有序運行,從而讓行政事業(yè)單位發(fā)揮社會公共服務職能,為社會創(chuàng)造價值。本文認為行政事業(yè)單位內部控制是管理工作的重點,通過優(yōu)化內部控制能夠讓行政事業(yè)單位人員轉變管理理念,提高工作的規(guī)范性。行政事業(yè)單位在未來開展內部控制體系建設過程中,還要結合單位實際進一步優(yōu)化管理流程,以促使行政事業(yè)單位實現(xiàn)健康發(fā)展的目標。